新時代檔案管理工作改進對策分析

文/江蘇省如東縣委統戰部 繆兵

檔案管理能夠為單位和企業提供考察依據和參考兩方面的幫助，對于單位和企業的發展具有重要意義。但是當前部分單位和企業還沒認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作并不能給企業和單位直接帶來經濟效益，所以對檔案管理工作還不夠重視。這也導致檔案管理不能滿足檔案法律法規提出的要求，不能發揮應有的價值。再加之信息時代檔案管理工作還沒跟上時代進程，出現一些問題，這就亟待管理者和檔案管理工作人員協同解決，促進檔案管理工作效率的提高。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員專業性不強、素質不高。檔案管理人員的檔案專業知識掌握度和檔案素養直接決定著檔案管理工作的質量。但目前檔案管理工作人員還存在兩方面不足：一是專業性不強。出現此問題的原因在于單位或企業對于檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作并不能給單位、企業帶來直接效益，因此檔案管理工作也被認為是清閑工作，檔案管理工作人員大多為沒有上進心的、跟不上時代發展的老員工，影響檔案管理工作進程。二是專業素質不高。專業素質不高體現在部分檔案管理人員并非專業人員出身，對于最新檔案管理知識還不能掌握透徹，且在信息時代發展下，這部分員工因為自身原因墨守成規，無法跟上信息時代腳步，信息技術能力不足，不能利用信息技術去解決檔案管理問題。這也是導致檔案管理不能發揮真正價值的主要原因之一。

（二）檔案管理的保密性和信息安全有待加強。隨著信息技術的飛速發展，越來越多的不法分子在利用網絡信息技術行不義之事。網絡病毒和網絡黑客的出現影響著檔案管理的保密和安全。這主要是因為信息時代下的檔案管理大多為聯機操作，若操作不當、密碼丟失或網絡設備不完善、防火墻抵御能力較差，都可能出現檔案信息泄露、檔案信息被篡改等問題。檔案記載著重要的信息，有著重要的價值，若檔案信息泄露或篡改就會影響檔案管理工作的正常開展，給單位和企業帶來極大的損失。

（三）檔案管理軟件跟不上時代發展。信息時代，檔案管理工作也跟隨時代發展演變為檔案信息化。但不少單位和企業因為自身財力不足或對檔案管理缺乏重視等原因，檔案管理工作并未配置專門的檔案管理軟件。有些單位企業檔案管理軟件跟不上時代發展，這也導致檔案管理工作受到一定限制：一是軟件不夠先進，檔案部門的人員還采用傳統的紙質檔案，使得檔案極易因為潮濕、蟲蛀等各方面原因受到損壞。再加上紙質檔案除了不好保管外，在查找方面也極其麻煩，增加檔案管理人員的工作量，也影響著檔案的價值，給管理檔案帶來麻煩；二是檔案管理軟件不夠統一。檔案管理軟件不統一影響著檔案資源的分享和檔案管理工作的進程。比如兩個城市檔案管理軟件不統一，若有人因公需要調取檔案，但因為軟件不統一，無法在一個系統里查看檔案資料。調取檔案的人只好從A地前往B地，極大浪費著時間和財力，也影響著檔案管理工作的開展。

（四）檔案的價值和真實性存疑。信息時代有利有弊。隨著信息技術的飛速發展，網絡上也出現了一系列的造假行為，這也給檔案的價值和真實性鑒定帶來了難題。檔案的價值主要來源于檔案的信息價值，比如一些珍貴的手稿檔案、音視頻檔案，這些檔案有利于各方面的研究，具有極高的價值。但信息時代造假技術越來越厲害，手稿和音視頻都能通過信息技術復制、改編、造假等等，無法準確地辨別檔案的真實性，檔案的價值也就存在疑慮。

（五）相關檔案法律法規還不完善。我國有關于檔案的法律法規還不完善，1955年我國頒布了《中國共產黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》；1956年我國發布了《國務院關于加強國家檔案工作的決定》；1959年我國發布了《關于統一管理黨、政檔案工作的通知》。這些條例、決定和通知都是針對傳統的檔案管理工作，不適用于現代社會。而直到1987年我國才正式發布了檔案法，即《中華人民共和國檔案法》。檔案法的發布給檔案管理工作的進行帶來依據。雖然檔案法經過了幾次修改，但有些檔案法律法規跟不上時代的腳步，在信息時代也就無法為檔案信息化工作提供一定的參考和依據，影響著檔案管理工作的進行。

二、針對問題提出的改進對策

（一）培養一批專業的檔案管理隊伍。信息時代檔案管理人才的培養有助于推動檔案管理工作的進行，促進檔案管理工作的效率提升和質量提高。所以單位和企業要適應時代發展，培養一批專業的檔案管理隊伍。而人才的培養需要從兩方面進行：一是培養單位內部人才。單位和企業需要加強檔案管理部門人員的檔案素質，完善檔案專業知識，學習先進的信息知識和基本操作。為此單位和企業可送檔案管理人員去有關地點培訓、學習等，進而為單位企業檔案管理作貢獻。二是招聘一批具有檔案管理專業知識和掌握信息技術的年輕檔案專業人才。年輕檔案人才的到來一來可以激勵老員工的工作斗志，使得檔案工作有競爭有活力；二來年輕隊伍接受能力強、創新意識強，能給檔案管理工作帶來新的想法、好的思路。所以培養一批專業的檔案管理隊伍能夠提升檔案管理工作質量，促進檔案管理工作健康有序發展。

（二）強化檔案管理信息安全保障。信息時代檔案管理工作可能受到網絡攻擊和病毒影響，導致檔案信息的泄露。為此單位企業應該強化檔案管理信息安全保障，一是加強檔案信息系統建設，保證檔案信息資源的安全性。二是完善檔案數據庫，提升數據庫的穩定性。為此單位和企業一來需要嚴格規定檔案的儲存、查看、使用制度，保證檔案存儲安全，查看和使用需嚴格登記來訪人員的信息，避免檔案資源的泄露和遺失。三是及時更新系統、安裝殺毒軟件等等。通過設置防火墻、安裝殺毒軟件等，能夠有效規避市面上90%的病毒。此外工作人員要及時更新檔案系統，定期更換密碼等，以此來強化檔案管理信息的安全，為檔案信息安全提供保障作用。

（三）完善檔案軟件設備。信息時代單位企業也應與時俱進完善檔案管理相關軟件設備，為此需做到：1.先進的檔案管理軟件。先進的檔案管理軟件能夠減輕檔案管理工作人員的負擔和工作量，信息時代，檔案聯網設置后，工作人員保管、查找檔案不再需要依賴紙質檔案，而是直接將檔案保存在數據庫和儲存軟件中。當查找檔案時也只需要在網上查找關鍵詞，進而能迅速便利地找尋相關信息，大大方便檔案管理工作人員和人們。2.統一、規范檔案管理系統。單位內部的檔案管理體系應做到統一、規范、全國聯網，這樣能大大方便百姓。當有人需要異地調取、查看檔案時，也不再需要耗費人力物力精力跑到其他城市。通過統一規范的檔案管理系統，工作人員只需在網上查找調取相關檔案，極大方便了百姓，提高了檔案管理工作效率。

（四）嚴格落實檔案審批、鑒定環節。檔案的價值和真實性鑒定在信息社會受到極大沖擊，為此，為了保障檔案的價值和真實性，有關部門要做到嚴格落實檔案的審批和鑒定環節。首先，檔案的查看調取需要完善嚴格的登記信息和證明，這樣在檔案信息真實性出現問題時也能有跡可循，避免檔案信息的涂改、造假等。其次，檔案的鑒定需要請專業人員執行，確保檔案信息的真實性，保障檔案的價值和珍貴。

（五）完善相關法律法規。完善的檔案法律法規是實施檔案管理工作的基礎。在信息時代，有關部門應該順應時代潮流的發展進步，完善檔案法律法規，進而使檔案管理工作都能夠有章可循、有法可依，也能為檔案管理工作人員實行檔案管理提供基本保障，促進檔案管理工作的順利開展。

（六）及時更新檔案管理理念。有關單位和企業要及時更新檔案管理理念，摒棄以往的檔案管理不重要、不能給單位企業帶來直接效益的理念。為此檔案管理人員可通過多種手段擴寬檔案管理宣傳渠道，加深公眾和工作人員對于檔案管理的意識。如檔案部門可與新聞媒體等單位合作，通過加強宣傳來提升公眾對于檔案管理工作的重要性認識，創新有關領導的檔案觀念，促進檔案管理工作的完善，提高檔案管理質量。

三、結語

綜上所述，信息時代的檔案管理工作還存在檔案管理人員不夠專業、素質不強、檔案管理軟件不夠先進、信息安全和檔案價值不能保障、法律法規不夠完善等等問題。為此有關部門需要針對問題，完善檔案管理工作，進而促進檔案管理工作的順利進行，提高檔案管理工作的質量和效率。