架構(gòu)新型管理模式 推進(jìn)檔案創(chuàng)新發(fā)展
——以國(guó)家管網(wǎng)東部?jī)?chǔ)運(yùn)公司為例

文/國(guó)家管網(wǎng)東部?jī)?chǔ)運(yùn)公司 畢楊帆

一、檔案管理存在“點(diǎn)多線長(zhǎng)”問(wèn)題

（一）檔案業(yè)務(wù)技術(shù)良莠不齊。檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，既需要一定的理論基礎(chǔ)，又需要一定的業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員需要掌握本專業(yè)線條理論，通過(guò)理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能將內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣的檔案管好用好。隨著公司發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，職能分工細(xì)化，很多二級(jí)單位檔案員未能專一負(fù)責(zé)檔案工作，檔案人員平均年齡過(guò)大，更換頻率較高。檔案界“新人”又很少經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，檔案知識(shí)匱乏，專業(yè)素養(yǎng)較低，種種因素導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)水平青黃不接，影響檔案信息價(jià)值在公司經(jīng)營(yíng)管理、工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)等活動(dòng)領(lǐng)域的有效發(fā)揮。

（二）核心檔案資源相對(duì)分散。我部門一直秉承著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案資源管理理念，盡量做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”。但由于企業(yè)職能特色，導(dǎo)致核心檔案資源相對(duì)分散，未完全實(shí)現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一管理，滯后于公司全面實(shí)現(xiàn)信息化管理的發(fā)展需要。

（三）檔案信息化程度不高。由于舊系統(tǒng)操作界面繁雜，使用難度較高，后期維護(hù)不便，不適用當(dāng)前我公司檔案管理模式，對(duì)檔案人員造成了極大困擾。而且舊系統(tǒng)未與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)做關(guān)聯(lián)接口，直接導(dǎo)致電子文件無(wú)法線上歸檔，致使歸檔數(shù)據(jù)不齊全。因此檔案管理工作仍沿用著傳統(tǒng)的人工為主、EXCEL建賬管理為輔的模式，缺少現(xiàn)代化的檔案管理軟件、檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)更是無(wú)從談起。這種傳統(tǒng)的管理模式不僅影響著檔案信息提取的準(zhǔn)確可靠性，也影響了檔案資源開發(fā)的利用率，同時(shí)更是無(wú)法完全支撐企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（四）數(shù)字化流程不甚規(guī)范。檔案數(shù)字化仍停留在初級(jí)階段，各專業(yè)檔案目錄可以實(shí)現(xiàn)100%電子化，但原文數(shù)字化率依然不理想。檔案人員對(duì)數(shù)字化流程不甚了解，每一流程需要重視的工作點(diǎn)也相對(duì)模糊，僅僅完成了檔案整理、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)采集等過(guò)程，缺少必要的其他處理流程，整個(gè)數(shù)字化進(jìn)程受到了阻礙，數(shù)字化效果并不明顯。

（五）檔案利用效果不明顯。檔案利用形式單一且服務(wù)范圍不夠廣泛，缺少主動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，服務(wù)方式不夠多樣化，仍持有“重保管、輕利用”的思想，利用效率不高，利用檔案手續(xù)煩瑣，利用方式局限于工作考察等借閱利用，仍以紙質(zhì)借閱為主，過(guò)程較長(zhǎng)，同時(shí)也不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

二、“對(duì)癥下藥”創(chuàng)新檔案管理模式

（一）優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公司多次提出智能化、信息化等關(guān)鍵字眼，不斷推廣應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)、營(yíng)銷、物流、制造、管理平臺(tái)。在新時(shí)期、新形勢(shì)下，為了加快公司檔案工作管理創(chuàng)新進(jìn)程，一方面評(píng)估現(xiàn)有檔案人員能力，結(jié)合公司發(fā)展需要重新制定檔案崗位說(shuō)明書，提高崗位對(duì)信息化、管理能力、學(xué)歷的要求。另一方面為了提升檔案人員的技能水平和綜合素質(zhì)，檔案館專門組織各級(jí)專兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)的多層次理解，同時(shí)樹立檔案專業(yè)能手，鼓勵(lì)各二級(jí)單位互結(jié)對(duì)子，互相學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，更好地推進(jìn)檔案信息化工作。對(duì)于各單位檔案數(shù)字化和檔案管理系統(tǒng)推廣工作，擬采取劃分責(zé)任區(qū)的方式，由檔案館人員分別承包相應(yīng)單位，做好內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。聘請(qǐng)集團(tuán)公司檔案業(yè)務(wù)專家、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員前來(lái)培訓(xùn)指導(dǎo)、實(shí)操演練，策劃組織“檔案人員交流會(huì)”“檔案工作評(píng)價(jià)”等活動(dòng)。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、全面、科學(xué)的人才培養(yǎng)活動(dòng)，專職檔案人員全部持證上崗，熟練掌握了信息化設(shè)備的操作流程及信息化系統(tǒng)的使用方法，具備了與公司創(chuàng)新突破、改革發(fā)展相符合的能力素質(zhì)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主的管理模式已逐漸暴露出潛在問(wèn)題，國(guó)家管網(wǎng)東部?jī)?chǔ)運(yùn)公司“點(diǎn)多面廣”的地域差異也成為檔案核心資源相對(duì)分散的原因之一，基于這種情況，通過(guò)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)向檔案實(shí)體和數(shù)字化信息共同保管的雙重模式轉(zhuǎn)變，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，加快檔案信息化發(fā)展。在具體實(shí)踐中，我公司采用Windows Server 2008 R2 64位操作系統(tǒng)，運(yùn)用C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站相結(jié)合的檔案系統(tǒng)，將公司整個(gè)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)貫穿到一個(gè)服務(wù)器上，上至公司機(jī)關(guān)，下至各個(gè)二級(jí)單位，均能查看并應(yīng)用各自職權(quán)范圍內(nèi)的檔案資料，極大程度避免了檔案實(shí)體利用的各種弊端，初步解決了地域問(wèn)題帶來(lái)的不便因素。

（三）提升信息化管理能力。融入公司兩化融合管理體系建設(shè)，密切關(guān)注智能化管線深化應(yīng)用、“互聯(lián)網(wǎng)+”融合社會(huì)資源協(xié)同智能等方面的相關(guān)新型能力，大力提升公司檔案信息化管理水平。

第一，確保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完備可用，即檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化存儲(chǔ)和備份系統(tǒng)的設(shè)備，這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。我公司在基礎(chǔ)設(shè)備的選擇上嚴(yán)格執(zhí)行總部相關(guān)要求，簡(jiǎn)化了檔案管理系統(tǒng)，操作界面更人性化，更符合企業(yè)自身特點(diǎn)。

第二，著力開發(fā)檔案信息資源。檔案信息資源是社會(huì)發(fā)展不可或缺的一部分，檔案信息資源的開發(fā)對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，我部門利用一切可利用的資源，加大檔案數(shù)字化范圍，盡可能多的提高館藏?cái)?shù)字化率。

第三，梳理完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定符合本公司特色的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案信息化建設(shè)有著指導(dǎo)性的作用。我公司檔案數(shù)字化建設(shè)在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，特別調(diào)整并完善了一套數(shù)字化流程標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化了各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。

第四，鞏固檔案信息安全保障體系。提前對(duì)檔案信息及信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防御，確保檔案信息系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行，保障檔案信息的保密性、完整性、可用性、真實(shí)性、不可否認(rèn)性、可控性和可追溯性，使信息系統(tǒng)具備對(duì)檔案信息安全動(dòng)態(tài)實(shí)施保護(hù)的能力。

（四）創(chuàng)新優(yōu)化數(shù)字化流程。以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為基礎(chǔ)，嚴(yán)格把控每一工作流程，形成具有公司特色的數(shù)字化管理體系。

第一，遵循數(shù)字化對(duì)象，確定五項(xiàng)原則，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化。采取優(yōu)先原則，對(duì)需要搶救的、利用價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，減少破壞檔案實(shí)體，最大程度地維持檔案原貌。

第二，規(guī)范檔案提取整理流程，保障實(shí)體檔案安全。檔案館與項(xiàng)目組分別指派專人負(fù)責(zé)提取需要加工的檔案原件，雙方共同查驗(yàn)待整理檔案。項(xiàng)目組工作人員負(fù)責(zé)清點(diǎn)、核對(duì)提取檔案的內(nèi)容、數(shù)量是否與卷內(nèi)信息一致，并做好《項(xiàng)目檔案交接單》。

第三，合理選擇掃描方式、色彩模式及分辨率，明確圖像存儲(chǔ)格式及處理方式。由于館藏紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，很多紙張已粘連在一起，并且紙質(zhì)薄脆，很容易被損毀。鑒于這種情況，檔案館要求選用符合條件的平板掃描方式，以減少因處理不當(dāng)帶來(lái)的檔案破壞。

第四，完善目錄建庫(kù)及數(shù)據(jù)掛接，加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和完整性。一般來(lái)講，目錄建庫(kù)選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。我部門在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中充分利用現(xiàn)有資源，由檔案人員監(jiān)督并指導(dǎo)目錄建庫(kù)過(guò)程，對(duì)著錄項(xiàng)的文字錄入進(jìn)行正確率控制，保證錯(cuò)誤率低于1%。

第五，嚴(yán)格數(shù)據(jù)驗(yàn)收工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)完整備份。由檔案人員抽檢已完成數(shù)字化的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件格式及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。驗(yàn)收結(jié)論必須經(jīng)實(shí)施單位分管領(lǐng)導(dǎo)、驗(yàn)收組專家簽字方才有效。經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，我公司采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份、異地備份，對(duì)備份數(shù)據(jù)實(shí)行定期檢查模式并建立檢查記錄。

（五）開發(fā)建設(shè)檔案利用體系。檔案利用體系建設(shè)是衡量檔案工作完成效果的標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)檔案利用服務(wù)存在的相關(guān)問(wèn)題，分別采取了對(duì)應(yīng)措施加以解決，從而減少利用問(wèn)題帶來(lái)的負(fù)面影響。

第一，變被動(dòng)為主動(dòng)，注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉。被動(dòng)服務(wù)即要求所有檔案人員做到滿足利用者提出利用檔案的需求，包括接待閱覽，外借檔案及出具檔案證明等。主動(dòng)服務(wù)即利用館藏現(xiàn)有檔案資源，主動(dòng)了解利用者需求，開展檔案利用服務(wù)，將檔案送到生產(chǎn)、建設(shè)、科研等項(xiàng)目一線為其服務(wù)。

第二，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，注重檔案利用效果的收集。一般情況，在檔案利用完畢后檔案人員會(huì)要求利用者完成檔案利用效果的填寫記錄。然而并不是記錄完畢就可以了，檔案部門應(yīng)當(dāng)把這些利用效果加以收集整理，變靜態(tài)的紙張為動(dòng)態(tài)的分析，從而為改善館藏檔案結(jié)構(gòu)與成分，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供有力的科學(xué)依據(jù)。

第三，變紙質(zhì)為電子，注重應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的使用極大程度增強(qiáng)了檔案的利用率，不僅避免了對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞，還促進(jìn)了電子檔案的應(yīng)用，致使檔案利用更加便捷化與智能化。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代將推動(dòng)信息技術(shù)快速發(fā)展，在實(shí)際工作中，只有從整體出發(fā)，悉心研究數(shù)字檔案信息資源共享的方方面面，才能順利推進(jìn)企業(yè)檔案信息化發(fā)展，從而更好地為大眾提供服務(wù)。