淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

文/烏蘭察布市人口和計劃生育藥具管理中心 李瑞珍

檔案管理工作的意義重大，檔案是將有價值的歷史記錄保存下來，是對歷史的一項見證。從事業(yè)單位檔案管理工作實際運行情況來看，新時期背景下的檔案管理還存在著各種各樣的問題，面臨的挑戰(zhàn)極高，提出完善的優(yōu)化路徑是非常重要的。

一、加強事業(yè)單位檔案管理的必然性

事業(yè)單位檔案管理，主要是指事業(yè)單位在日常管理工作開展期間的相關記錄、各項社會活動實施過程中保存的有一定價值性的原始資料，針對檔案自身來講，是由多方面相互組合形成的，具體涉及了構成者、儲存價值和儲存載體。在這一環(huán)節(jié)中，其主要內容是可以展現出歷史活動真實面貌和真實狀態(tài)，而且有著儲存價值的原始性文件。

事業(yè)單位檔案管理期間，作業(yè)人員將會對檔案各項主體、實體以及信息數據進行整理，以此為事業(yè)單位內其他活動或者是工作的開展提供良好依據。事業(yè)單位內的檔案管理不但是各項工作的一項基礎性保障，同時檔案管理運行效率還決定了事業(yè)單位整體運行狀態(tài)，如：項目的合同原件是保證事業(yè)單位獲取合法權益的一項關鍵憑證，因此，檔案管理在事業(yè)單位運行發(fā)展以及改革期間都有著極高的作用。所以，加強事業(yè)單位檔案管理工作的管理力度是非常重要的，既能將事業(yè)單位管理優(yōu)勢體現出來，還可以完善各項體系，實現最終發(fā)展的目標。

二、對于事業(yè)單位檔案管理期間存在問題的分析

（一）檔案管理方式信息化水平處于較低的狀態(tài)。首先，在事業(yè)單位檔案管理工作開展期間，還有諸多的問題，具體表現為信息化水平不高，采取的檔案管理方式十分滯后和單一，雖然事業(yè)單位中的檔案管理工作已經和信息化技術相互結合到了一起，計算機信息技術應用領域逐漸延伸，不過在檔案管理工作實施期間，信息技術應用領域依舊受到了限制。其次，事業(yè)單位缺少有關于數字化方案的檔案管理配置，信息化工作效率不高，硬件方面和檔案管理工作基本要求不相符，相對偏僻的區(qū)域甚至沒有成立專業(yè)性的檔案室，數字化硬件設施不完善，工作人員依舊秉承以往單一的管理方式，長此以往，會導致工作質量和效率下降。最后，應用的現代化信息技術方式不利于完整的保存和收集檔案信息，檔案管理工作的執(zhí)行效果不佳。

（二）沒有加強檔案管理力度。檔案管理工作伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展而發(fā)展，一旦沒有前人留下檔案為依據的話，是沒法開展后期研究工作的。雖然上級檔案管理部門對于檔案價值性有著極高的重視程度，可是處于基層內，依舊存在著檔案管理工作重視程度不高的現象，存在沒有制定完善的制度，專業(yè)性人員缺失，設備不完善等現象，這些都是事業(yè)單位基層檔案管理工作開展期間面臨的難點。通常來講，檔案和事業(yè)屬于兩方面，管轄領域不統一、不完善，因此導致檔案管理環(huán)節(jié)中經常發(fā)生兩張皮的現象。處于信息化時代中，實施檔案管理信息化是必然趨勢，由于基層檔案管理機構根本不熟悉信息化檔案管理，指導不規(guī)范等，所以檔案管理工作有著極大的混亂性，檔案利用率低。

（三）人才隊伍素質有待增強。在檔案管理工作實施期間，人才占據的地位和產生的作用決定了檔案管理效率的提升以及整體效果的發(fā)揮，但事業(yè)單位內的檔案管理人才方面，還有著明顯的短板現象，檔案價值性高，檔案管理工作被逐漸重視，可是檔案自身價值并不是所有人都可以了解以及認識的。因為檔案和事業(yè)有著兩張皮的現象，上級部門對檔案管理工作的重視程度極高，可是檔案管理部門還處于尷尬地位，單位內的新鮮血液注入不夠，雖然有的人員學歷極高，可是學歷高并不代表業(yè)務能力強，人才隊伍結構不具備合理性，教育培訓方面的滯后性明顯，大部分檔案管理人員面臨著專業(yè)不對口現象，沒有經過專業(yè)性色教育培訓，僅僅是被灌輸了一些理論性的知識點和技能，專業(yè)性素養(yǎng)有待增強。

（四）沒有制定完善的管理體系。要想將檔案管理工作的有效性體現出來，還需要結合實際情況制定完善的管理體系。制度是實施各項工作的關鍵以及標準，但是在傳統檔案管理期間，制度處于虛設狀態(tài)，大多數管理人員并沒有遵循制度管理各個環(huán)節(jié)，敷衍了事現象明顯，管理質量降低。而且事業(yè)單位也沒有對檔案工作管理情況落實的標準，檔案管理工作的有效性受到影響。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式。事業(yè)單位職能部門具備細致化的特征，在檔案管理工作開展期間，大多數部門的檔案沒有被全面使用，這從一定程度上反映了檔案管理工作質量和水平處于較低的狀態(tài)。要想將此種現象徹底解決，就需要事業(yè)單位檔案管理人員進一步創(chuàng)新和改進檔案管理方式，摒棄單一模式，比如適當地增設網上服務專區(qū)，借助信息化互聯網技術和新型設備創(chuàng)新云檔案管理平臺，在提升事業(yè)單位檔案管理水平的基礎上促使工作良好開展。

（二）進行檔案管理信息化創(chuàng)新建設工作。其一，檔案管理工作人員應當增強自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實時傳遞。其二，引進新型技術和設備來管理檔案工作，比如，使用電子計算機和數碼掃描儀，在應用新型技術和各項設備的過程中，檔案管理人員應當將紙質檔案錄入電子計算機內，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅實基礎。其三，創(chuàng)建規(guī)范性的信息管理平臺，適當地公開構建保密屬性的信息和檔案，該項信息化網絡管理和共享平臺的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務。其四，在檔案管理工作開展期間，相關人員務必強化系統安全程度的維護力度，動態(tài)性檢驗檔案管理系統和周期。

（三）合理創(chuàng)建檔案。檔案管理的關鍵在于創(chuàng)建檔案，檔案是指對正在發(fā)生或者是已經發(fā)生的事情進行記錄，制定的檔案務必具備精細化特征，只有保持檔案精細，才可以準確開展工作，基于此，在制定檔案的過程中，需要將關注點落實于基層方面，采取實地調研的方式開展檔案建設工作，構建基礎臺賬，做到調查一人和登記一人，一個小數點也不可以錯過。在一般情況下，所記錄的檔案資料中，需要如實的記錄事件的發(fā)生原因以及事件的經過和最終的結果，并且，還需要包含事件所涉及的人物。相比較而言，傳統的檔案建設方法通常會由人工進行實地的考察，然而，使用這種古老的方式工作時間較長，工作效率也相對較低。對于從事特殊業(yè)務的事業(yè)單位來說，如果使用傳統的方法將不再適用于檔案的管理。所以，需要在原先的基礎上，實施新興的檔案管理模式，因地制宜，牢牢抓住工作的重點，與軟件開發(fā)企業(yè)進行合作，制定科學化的軟件，使用先進的互聯網技術收集檔案資料。

（四）需要全面提高檔案管理人員的專業(yè)能力。事業(yè)單位的檔案管理工作需要配備專業(yè)的管理人員，對于事業(yè)單位而言，只有認真做好專業(yè)化人才的管理，才可以在最大程度上發(fā)揮檔案管理的最大作用，才可以實現檔案管理可持續(xù)化發(fā)展。為此，首先需要做好檔案管理人員的培訓，不僅僅需要認真做好專業(yè)知識的教育，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的責任感。通過上述方式，可以更好地培養(yǎng)每一位檔案管理人員自身端正的態(tài)度，以高標準的要求進行工作，同時，也能夠不斷地豐富自身的知識，在日常工作中，使用更加現代化的手段進行檔案管理。在一般情況下，事業(yè)單位內部還會專門組建一支經驗豐富的隊伍進行檔案管理，其中，也會包含一些高素質現代化人才，為推動檔案管理現代化作出自己的貢獻，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

四、結語

對于事業(yè)單位而言，最為基礎性的工作就是檔案管理。然而，當前階段，因為我們國家大多數事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性，就導致檔案管理工作出現了很多的問題。在新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標準。目前，對于我們國家的事業(yè)單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，改變原有的思維方式，培養(yǎng)專業(yè)化高素質的人才。同時，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設備，將信息化技術與檔案管理工作結合起來。