信息化背景下的高校檔案服務策略分析

文/北京農業職業學院 張海東

檔案管理工作是高校管理工作的重要內容，對高校管理工作的整體質量有著直接的影響。目前，部分高校逐漸認識到了信息化背景下高校檔案服務面臨的困境與挑戰，并采取了一些應對策略，在一定程度上提高了檔案服務水平。但是由于思想觀念、規章制度等方面的影響，信息化背景下高校檔案服務中仍舊存在一些不足，工作還需進一步改進。因此，對信息化背景下高校檔案服務策略進行研究是十分必要的。

一、信息化背景下高校檔案服務中存在的問題

（一）高校對檔案服務的重視程度較低。在過去一段時間內，高校對檔案服務工作的認識不夠充分，并沒有意識到檔案服務工作的重要性，對檔案服務工作的質量造成了一些負面影響。信息化背景下，以往的檔案管理服務模式已經不能滿足現階段高校發展的需求，高校檔案服務對象對服務工作提出了新的要求。新形勢下，民眾的思想觀念發生了較大的變化，民眾愈加注重檔案的及時性、準確性及隱私性，這種情況下，高校應積極轉變自身的思想觀念，不斷對工作進行改進，以此提高工作開展的水平。另外，由于高校對檔案服務工作的重視程度較低，高校對檔案服務工作的投入較少，檔案服務工作缺乏穩定可靠的資金保障，這種情況下，檔案管理工作的開展缺乏可靠的基礎設施，而且檔案管理人員的薪資待遇較低，人員的工作積極性難以得到較好的調動，也會在一定程度上影響檔案服務的水平。

（二）高校檔案服務相關規章制度不完善。目前，我國高校現有的檔案管理工作規章制度不夠健全，難以滿足信息化背景下高校檔案管理工作的需求，檔案管理工作的進度及質量得不到必要的保障。而且現階段我國高校檔案管理獎懲制度的制定和實施仍舊存在較多的不足，獎懲制度并沒有發揮出自身應有的作用，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學有效的獎懲，使得人員工作熱情較低，難以真正投入到檔案管理工作中來。此外，部分高校在檔案管理工作開展的過程中對規章制度的重視程度較低，規章制度難以得到較好的實施，并不能對檔案管理人員的工作進行嚴格的規范，使得檔案管理工作水平整體偏低。

（三）高校檔案服務人員綜合素質較低。信息化背景下，高校檔案服務工作面臨著較多的挑戰，檔案管理工作難度大幅增加，對檔案管理人員提出了新的要求。但是值得注意的是，現階段我國高校檔案服務人員的綜合素質普遍偏低，并不能滿足信息化背景下高校檔案服務工作的要求，對檔案管理工作的進度及質量造成了一定負面的影響。由于在過去一段時間內，我國高校對檔案管理工作的重視程度較低，檔案管理工作人員聘用標準較低，人才聘用工作的質量得不到必要保障，使得檔案管理工作的質量整體偏低。而且我國高校對檔案管理人員的培訓力度較小，現有檔案管理人員對信息化背景下檔案服務工作的認識不夠充分，在實際工作中仍舊是沿用以往的工作模式，對新興理念及技術的了解及應用較少，檔案管理工作的質量較差。此外，由于人員的綜合素質較低，人員在實際工作中對信息化設備的應用較少，信息化設備的利用效率較低，造成了大量人力及物力資源的浪費。

（四）高校檔案服務中對信息化技術的應用較少。隨著科學技術的進步，信息化技術在民眾生活及社會生產中得到了較為廣泛的應用。但是由于信息化技術的出現時間較短，民眾對信息化技術的了解較少，信息化技術在高校檔案服務中的應用仍舊存在較多的不足，并沒有充分發揮出信息化技術應用的作用，檔案管理工作對人力資源的依賴性較強，會在一定程度上加大高校檔案管理成本。而且由于高校對檔案管理工作的不重視，高校對檔案管理工作的資金投入較少，信息化設施及設備較為缺乏，對檔案管理人員在工作中應用信息化技術造成了較大的阻礙，不利于檔案管理工作信息化水平的提升。此外，利用信息化技術開展高校檔案管理工作時信息泄露情況時有發生，對高校的信息安全造成了較大的威脅，這種情況下，高校對信息化技術的應用存在一些擔憂，在實際工作中不能放心應用信息化技術，也對信息化技術自身作用的發揮形成了一定的局限。

二、信息化背景下高校檔案服務策略

（一）高校應轉變自身觀念。信息化背景下，高校應積極轉變自身檔案管理工作理念，對檔案管理工作的開展給予足夠的關注，并明確信息化背景下檔案管理工作面臨的困境，積極需求措施提高檔案服務的水平。在高校擴招的大背景下，高校檔案管理工作難度不斷增加，檔案管理人員應充分認識到新形勢下工作中存在的挑戰，正視自身工作中存在的不足，不斷對檔案管理工作進行改進，以此提高檔案管理工作的水平。而且檔案管理人員應對服務對象的要求給予足夠的重視，不斷提高檔案服務的隱私性及可靠性，確保能夠滿足服務對象的需求，以此贏得服務對象的認可。此外，高校應加大對檔案服務工作的投入，為檔案管理工作的開展提供穩定的資金保障，不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，以此確保檔案管理人員對工作保持較高的激情，促進檔案管理工作質量及效率的大幅提升。

（二）完善高校檔案服務相關規章制度。完善的規章制度是檔案管理工作高效有序開展的基礎和前提，規章制度在高校檔案服務中發揮著不容忽視的作用。因此，高校在實際工作中應高度重視檔案服務相關規章制度的健全，不斷對規章制度進行完善，確保規章制度能夠涵蓋檔案管理中所涉及的內容，以確保規章制度能夠在實際工作中發揮出應有的作用。而且高校在實際工作中應注意獎懲制度的制定和實施，在實際工作中對檔案管理人員的表現進行評價，并根據人員工作情況采取物質或是精神層面的獎懲，調動人員的工作積極性，以此提高檔案管理工作的質量。另外，高校在實際工作中應注意已制定政策的實施，確保規章制度能夠落到實處，以此規范檔案管理人員的行為，保證檔案管理工作的進度及質量。

（三）打造高水平檔案服務人員隊伍。人員隊伍的綜合素質對高校檔案服務的水平有著直接的影響，因此，高校在實際工作中應高度重視高水平檔案服務人員隊伍的打造，為檔案管理工作的開展提供可靠的人才保障，以此提高檔案管理工作的水平。信息化背景下，高校應注意加強對現有人員的培訓，幫助現有檔案管理人員認識到新形勢下檔案服務面臨的調整，并鼓勵和引導現有人員學習和應用先進的工作理念，以此確保現有人員能夠滿足信息化背景下高校檔案服務工作的需求，以保證工作的高效有序開展。而且高校應對檔案管理人員引進工作進行調整，提高人員聘用標準，重點考察人員對信息化背景下高校檔案管理工作的認識及人員對信息化技術的掌握水平，以此為人員隊伍注入新鮮血液，實現對檔案管理人才隊伍結構的調整。另外，高校應組織檔案管理人員進行人才交流，積極借鑒其他高校的先進經驗，轉變檔案管理人員的思想觀念，幫助檔案管理人員樹立較強的責任意識，以此促進高校檔案服務水平的提升。

（四）在高校檔案服務中加大對信息化技術的應用。信息化背景下，高校應充分認識到檔案服務工作中面臨的挑戰，并積極對現有檔案管理模式進行革新，在檔案管理工作中注意對信息化技術的應用，切實提高檔案管理的信息化水平。高校在實際工作中應注意向檔案管理人員詳細講解信息化背景下檔案服務工作改進趨勢，幫助檔案管理人員充分認識到信息化技術應用的優勢，以此贏得檔案管理人員對信息化技術的認可，促使人員積極參與到檔案管理工作中來，以此提高信息化技術在檔案管理中的應用水平。而且高校應注意加大對信息化設施建設及信息化設備采購的資金投入，積極打造信息化平臺，為檔案管理人員應用信息化技術開展工作提供可靠的途徑。此外，高校在利用信息化技術開展檔案管理工作時應注意保護信息的安全，避免出現信息丟失及泄露情況，確保信息化技術能夠在檔案管理工作中充分發揮出自身的積極作用，減少檔案管理人員的工作量，促進檔案管理工作質量及效率的大幅提升。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作的開展能夠為高校開展其他各項工作提供參考，提高高校各項工作的開展效率及質量，進而促進高校在信息化背景下的進一步發展。但是目前我國高校檔案管理工作中仍舊存在思想上不夠重視、規章制度不夠健全、人才隊伍綜合素質偏低及信息化技術應用較少等問題，對檔案管理工作的開展進度及質量造成了一定負面影響，不利于高校在信息化背景下的發展。這種情況下，高校應提升自身工作水平，通過健全相關規章制度、建設高水平檔案服務人員隊伍及應用信息化技術開展高校檔案服務工作等方式，對檔案管理工作進行改進，以此提高信息化背景下高校檔案服務水平。