大學生畢業檔案管理問題與發展對策探析

文/福建省三明市人力資源和社會保障信息中心 王偉巍

大學生作為我國新時代發展的主力軍，在我國的各種行業中都起到了重要的作用。而大學生的畢業檔案則是大學生的第一份全面的“簡歷”，它記錄著大學生在校園里的學習情況、校內外的實踐活動以及更種考核和表現等，它將隨著大學生一起去往工作地點。由此，如若要評估一個大學生是否為工作單位所需的人才，大學畢業生的檔案將成為一個重要依據，因此大學畢業生檔案的管理工作是高等院校和社會必須做好的重要工作之一。

一、三明市大學生畢業檔案管理的現狀

我國目前的高等教育正走在“大眾化”的道路上，全國各地各大高校皆在擴招，三明市的各大高等院校也不例外。如今的大學畢業生數量比之以往增加許多，由此導致三明市各縣（區、市）人力資源局和社會保障局的工作量飛速增長，但至今這份工作一直都沒有得到應有的重視，也就少有資源被投入這份工作之中，使得這份工作所需要的技術和工具都沒有得到及時地更新換代。不僅如此，三明市依照國家要求取消了涉及流動人員人事檔案基本公共服務以及延伸服務的一切收費，可這些服務的成本費用卻難以通過對其較少的投入來補上，如此以來，三明市人才服務中心只得取消檔案的延伸服務以此來保證支出平衡。由此，筆者在此對目前存在于三明市大學生檔案管理工作中的問題進行分析，希望能提出相應的具有實踐性意義的建議。

二、大學生畢業檔案管理中存在的問題

三明市現有三明學院、三明醫學科技職院等多所大中專學校，每年從三明市畢業的大中專學生數以萬計，截至2020年8月，三明市人才服務中心中心負責保管的檔案33661份（離校未就業大中專畢業生、企事業單位改制、機關企事業單位辭職（開除）等各類人員檔案），檔案管理工作十分繁重。但各縣（區、市）人力服務中心處理這份工作的效率卻不盡如人意，其存在的不利因素主要有如下三點：

（一）檔案工作未能得到足夠的重視。在三明市，大中專學生畢業生檔案的管理工作很少被作為基層人才服務中心的重點工作，這些服務中心的工作人員認為大中專學生畢業之后，工作能不能高質地完成與大學生的畢業檔案關系不大，由此便懈怠了這份工作，對于收到需要保存的檔案，將其隨意堆放，并不能及時地將其歸到它應在的地方；不僅如此，大中專學生們對于檔案重要性的認知也不甚足夠，這些學生并未在畢業不久之后就將檔案寄往當地的人才服務中心寄存，而是隨手放在家里的某個地方乃至弄丟。這種種的現象都表明，在許多基層人才服務中心都存在著程度不一的對大中專學畢業檔案管理工作的輕視，反映了一些人對于這份工作的了解不夠深刻，難以滿足如今社會對于大學生檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理方法與保存技術都比較落后。沿用至今的大中專學畢業生檔案管理方式較為落后，對于檔案的存放管理實在是太過隨意，使得用人單位上門查閱某一大學生檔案時常常要花費大量的時間和人力資源，間接地影響了畢業學生的就業。如今畢業生檔案在人才服務中心具有存放時間短、流動快、投遞范圍廣等特點，對傳統的管理方式勢必產生沖擊，便浪費了許多的人力時間成本。不僅如此，檔案的存放需要有一個干凈的專用的檔案室，而在三明市某些區縣級別的人才服務中心卻缺少這樣一個檔案室，有些具備了檔案室的人才服務中心也難以投入更多的資金去保養檔案室以及更新相應的器材，這將使得在這些檔案室的檔案材料容易霉變乃至受到蟲蛀，材料的完整性受到破壞。

（三）檔案內容單一不全，未能反映大中專學生的在校全貌。如今，大中專學畢業生檔案僅僅記錄著學生的姓名、身份證號碼、性別、出生年月、戶籍地址、畢業院校等基礎信息以及是否受到過重大獎懲的情況，而且這重大獎懲都僅僅只是關于學習方面，對于目前高等院校提倡的大學生創業項目等社會實踐活動乃各種證書的記錄都是極少的。檔案單一地記錄與學習方面有關的咨詢而忽略了學生其他方面的成就，會使得用人單位在考慮用人時出現重大偏差。例如有一學習成績一般的學生，其一般的成績被如數記入了檔案中，但這個學生參加的諸多創新創業項目所拿到的獎項卻少被記錄其中，使得用人單位在判斷時會忽略其優點，只看到其一般的成績。對于學生來說失去了一個重要的機會，對于單位來說則失去了一個可用的人才。

三、人才中心管理大學生畢業檔案的對策

（一）人才中心應不斷提升重視的程度。人才中心要將這份工作的重視程度提升，需要做到以下兩點：

一是要加大政府對這份工作的投入，在我國，這項工作的服務一般都是免費的，而不多的投入以及日漸增長的成本會逐漸使得這份工作不那么“受人待見”，甚至發展到像三明市一般不得已地取消了這項工作的延伸服務。由此，政府應加大在這份工作上的投入，以表明政府對這份工作的重視，帶動起人才中心重視程度的提升。

二是提升相應工作人員對這份工作的重視程度，如若從事這份工作的人員都輕視這份工作，更別提其他人了。而要提升相關工作人員的重視程度，則不僅要在平日對于工作人員的培訓中培養其敬業奉獻的精神，更要制定一套嚴格的執行制度，對畢業生檔案管理的每個流程的步驟進行嚴格的規范，對各種可能發生的情況進行考慮并且給出相應的解決方案。除此之外，更可以制定一定的激勵制度，將工作人員的工作情況和他的工作態度納入評定之中，對于表現良好的工作人員進行實質性的表彰；反之，則對其進行懲罰，以培訓和制度來提升相關工作人員的重視程度。

（二）不斷完善管理方法與保存條件。檔案保存并非如眾人所想只需要找個地方分門別類地將檔案放好即可，它是一門技術性很強的工作，需要考慮各方各面可能會損壞檔案的隱患，并且采取相應的措施進行預防。而隨著如今現代化水平的提高，檔案的管理與保持也應該與時俱進，以現代化的技術去保護這些檔案。例如使用除濕器以防止紙質檔案發霉，使用計算機網絡等數據儲存設備以查找檔案位置；增設攝像頭、火警安全警報裝置等以防止火災等自然災害的發生；定時除蟲，防止蟲子蛀食檔案等現代化技術。

（三）拓展大學畢業生檔案歸檔的范圍。大中專學生畢業檔案中的信息不能僅僅只包括學生的學習情況和一些重大的獎懲情況，更應該包括他們的生活軌跡、德育水平、性格特點、身體和心理素質以及社會實踐等種種方面，以使得大學生們的形象不僅存在于學習這一方面，更存在于各種各樣的方方面面，以此盡力構建出一個立體的大中專學生形象，使得用人單位在客觀合理地評估某一學生時“有法可依”，也使得他們在求職時能依據檔案上真實的信息，選擇更適合自己的用人單位。

（四）加快大中專學生畢業檔案的計算機管理。傳統的紙質檔案的管理成本較高，也更容易受到破壞。由此我們可以利用如今的信息化技術，將這些學生的紙質畢業檔案變為電子檔案。電子檔案比之傳統的紙質檔案而言，檔案內容的大幅提升并不會占據很多的資源，相反，只需要不到1M的網絡儲存空間便可解決，而這樣的技術在當代已經十分成熟，運用起來其成本也并不會太高。除此之外，電子檔案的查找和調用也更加方便，只需有相應的授權，學生們或者用人單位便可以在網絡上查詢到他們所需的檔案，這大大降低了曾經搜尋檔案的人工成本。而這樣的電子檔案應該在大一學生一入學便開始建立，伴隨著大學生四年的學習生涯，檔案的內容也隨之豐富起來，最終在學生畢業時形成一份完整的檔案并且轉發給人才服務中心保存。

四、結語

大中專學生畢業檔案不應該僅僅只記錄著學生的基本信息和學習情況，更應該將學生的優點特長、思想道德素質乃至身心健康情況都記錄在案，如此才能全面地將一個大學生的全貌展現出來，由此，學生自身的優點將被全面地展現出來，其就業的難度在一定程度上便降低了。將大中專學生畢業檔案的管理工作高質量地完成，可以使得用人單位更簡單全面地了解一個學生的情況，使得用人單位可以更輕易地尋找到符合自己所需的人才，甚至可以促進高等院校與企業的合作，提升高等院校在社會中的聲譽。

在實際工作中不斷發現大學畢業生檔案管理工作的所存在的問題，不斷研究，用科學合理的方式解決問題，保證這份工作的效率不斷提升，使得社會對于人才的需求能被更科學合理地滿足。