新時期黨委辦公室人事檔案管理信息化探索——以莒縣中醫醫院為例

文/薛俊花 張同揚

我國社會轉型速度加快，對黨委辦公室的工作也提出了更高的要求。在黨委辦人力資源管理當中，需要以完整的檔案文件作為基礎，同時能夠為決策工作提供可靠保障，防止決策失誤等問題的出現，不斷提升管理工作水平。檔案管理工作不僅記錄了過往工作情況，而且也能夠對接下來的工作形成有效指導。隨著信息化建設工作的實施，在減輕工作人員負擔的同時，保障檔案資源的快速共享，充分體現了檔案在黨委辦公室工作中的作用。然而，由于受到多方面因素的影響，在當前信息化建設中仍舊存在諸多問題，導致人力資源檔案管理工作實效性較低，限制了黨委管理工作的長遠發展。為此，應該從實際情況出發，制定針對性的信息化建設計劃與方案，實現對日常管理工作的科學化指導。

一、黨委辦公室檔案管理信息化的原則

首先，應該遵循準確性的基本原則。在黨委辦人力資源管理中，應該明確檔案管理的重要性，實現對各項事務的有效記錄和資料文件的整理，增強檔案信息準確性。通過反映黨委工作情況，為領導人員決策提供有效的參考，以便不斷改進工作方式，提升黨委整體工作效率和服務水平。

其次，應該遵循嚴謹性的基本原則。管理人員應該加強對各項工作細節的正視，引進精細化管理理念。尤其是在信息化時代下，信息量的增多也要求管理人員能夠實現信息的有效甄別與整理，體現檔案的保密性[1]。

最后，應該遵循高效性的基本原則。由于工作內容的增多，傳統紙質檔案管理的模式已經無法適應黨委工作要求，電子檔案的出現極大地提高了工作效率。

二、黨委辦公室檔案管理信息化中存在的問題

在當前信息化建設當中，由于高素質人才的缺失，會對檔案管理工作質量和效率造成一定影響。無法在檔案管理中做到及時歸檔，信息資源的真實性、精準性和全面性無法得到保障，存在信息失實和遺漏等問題。工作人員對信息化建設的重視程度較低，依舊采用傳統工作模式，不僅增加了工作負擔，也不利于黨委各項工作的順利實施。雖然在檔案管理工作中制定了相應的制度體系，但是在信息化建設中制度執行效果不佳，無法適應當前工作需求與特點。未能在議事日程當中明確檔案管理信息化的重要地位，在工作中缺乏制度保障，導致出現混亂狀況。同時，缺乏對電子檔案安全性與保密性的有效防護，也會給黨委的檔案管理工作造成嚴重的損失[2]。

（一）信息化管理缺乏規范性

標準的制度規范是實現黨委辦公室檔案管理信息化發展的重要基礎之一，隨著計算機網絡的快速發展，當前已有的制度規范已無法滿足黨委辦公室檔案管理工作的日常需求，一些檔案信息缺乏長遠的目標規劃，也沒有明確的短期目標，在遇到關于檔案管理的相關問題時，并不能及時準確地給予支持。此外，黨委辦公室檔案管理的信息檢索也缺乏統一的建設標準，使用的賬號、格式、符號等均有所不同，使得黨委辦公室檔案管理信息化發展出現格局限制，為信息查詢帶來了阻礙。

（二）信息化管理缺乏專職人員

黨委辦公室檔案管理的信息化發展還需要能夠準確掌握檔案管理學基礎知識理論的技術人才，不僅要掌握計算機技術、網絡技術等符合信息化發展的人才需求，還要任職于黨委辦公室檔案管理的專職工作，做到責任到人的負責標準。但目前，受到人員限制，黨委辦公室檔案管理工作還缺少專職負責的工作人員，為新時期檔案管理信息化發展帶來了更多挑戰。

三、新時期黨委辦公室檔案管理信息化的路徑

（一）完善管理制度

制度是一切工作開展的基礎與前提，能夠增強黨委辦公室檔案管理信息化建設的規范性與專業性，確保各個環節都有章可循、有法可依。尤其是隨著當前人力資源管理工作內容的增多和人事變動的頻繁，必須加強制度建設，提升人力資源檔案管理水平。根據我國相關法律規范，明確電子文件歸檔與電子檔案管理的相關要求及標準，確保在保存電子文件時嚴格按照相關流程與手續，做好檔案信息的保密工作，防止黨委辦公室檔案管理工作在發展中面臨較大風險。在建設電子檔案的同時，也不能忽視對紙質檔案的管理，在黨委辦公室檔案管理制度體系中明確兩者之間的關系。為了能夠促進工作朝著數字化與信息化方向發展，應該根據黨委工作要求及時歸檔，保障信息的時效性、完整性與真實性，為信息化建設注入強勁的動力[3]。應該由專業人員對檔案的收集、歸檔和錄入等工作負責，通過有效監管防止檔案安全性和保密性受到影響。要明確檔案的保密期限，滿足使用需求。

（二）構建管理系統

傳統工作模式已經無法適應當前檔案管理的工作特點，因此應該加快信息化管理系統的構建與完善，為日常工作的實施提供可靠保障。黨委辦公室應該加快先進科學技術與設備的引進，為信息化建設提供充足的軟硬件保障，實現無紙化檔案管理體系的優化[4]。在傳統紙質檔案管理工作中，容易受到人為操作的影響，檔案信息丟失和遺漏等問題較為常見，導致檔案價值無法得到有效發揮。結合網絡信息技術、互聯網技術和大數據技術等，能夠對紙質檔案管理中的諸多問題進行處理，通過信息化數字編號的方式，能夠全面記錄檔案文件的關鍵信息和關鍵詞，為檢索調用提供較大的便捷。信息化管理系統的構建，能夠真正發揮計算機的優勢，使檔案可以得到長期保存[5]。

（三）加強安全監控

在檔案管理的信息化建設當中，由于網絡環境具有開放性和虛擬性特征，因此檔案在保存與調用中也會存在一定的安全風險。因此，應該做好安全監控工作，增強電子檔案的安全性，防止出現丟失和損壞等問題。網絡病毒和黑客攻擊等，是威脅檔案信息安全的主要因素，不僅會導致檔案的丟失和破壞，甚至對社會安全與穩定造成影響，因此需要提高對安全監控的重視[6]。隨著科學技術水平的提升，網絡入侵技術也在不斷更新換代，給網絡防護帶來了較大的難度。為此，對網絡系統訪問行為要進行有效控制，可以通過特定的軟件和程序實現，包括網絡權限控制和入網訪問控制等。

（四）重視資源建設

信息化資源的建設，是做好黨委辦公室檔案管理工作的關鍵，尤其是在大數據時代下，檔案管理中的信息量呈現出海量化特征，應該增強信息資源的豐富性、精準性和有序性，從而提升管理工作質量與效率。信息資源的數字化建設，是當前工作的重點內容，應該實現對黨委日常管理工作中各項文件、資料的全面搜集與匯總，通過編號、錄入和存檔處理，實現對檔案信息的整合。紙質檔案向電子檔案的轉變，是當前檔案管理信息化的關鍵環節，同時通過程序控制滿足檔案的使用需求。我國在檔案管理信息化建設中的起步相對較晚，因此在工作中仍舊存在一定的限制性因素。黨委辦公室檔案管理工作在信息資源建設中，應該聘請相關專家和技術人員，實現對特定軟件的開發，使其更加符合黨委工作獨特的特點。同時，應該加大信息資源建設的經費投入，不斷提升信息化管理的技術水平。

（五）規范操作流程

應該明確黨委管理資源規劃的要求，實現對數字化信息技術的有效利用，完善檔案管理系統的同時，對管理工作操作流程加以規范，防止出現混亂狀況。分類管理各類檔案信息，保障信息的真實性、精確性和全面性。在安排不同管理崗位任務時，應該明確工作人員的基本能力，包括信息化素養、查閱能力和打字速度等，確保人才價值得到充分發揮。

四、結語

在當前黨委辦公室檔案管理的信息化建設中，應該遵循準確性、嚴謹性和高效性的基本原則，從而不斷提升信息化管理工作水平，體現檔案資源的價值。然而，由于管理人員素養較低、管理制度落后和安全防護力度不足等問題的存在，也會對信息化建設形成一定的限制。為此，應該通過完善管理制度、構建管理系統、加強安全監控、重視資源建設、規范操作流程和提升人員素質等途徑，不斷提升檔案管理工作水平，體現信息化建設的優勢。