新時(shí)期黨委辦公室人事檔案管理信息化探索——以莒縣中醫(yī)醫(yī)院為例

文/薛俊花 張同揚(yáng)

我國社會(huì)轉(zhuǎn)型速度加快，對黨委辦公室的工作也提出了更高的要求。在黨委辦人力資源管理當(dāng)中，需要以完整的檔案文件作為基礎(chǔ)，同時(shí)能夠?yàn)闆Q策工作提供可靠保障，防止決策失誤等問題的出現(xiàn)，不斷提升管理工作水平。檔案管理工作不僅記錄了過往工作情況，而且也能夠?qū)酉聛淼墓ぷ餍纬捎行е笇?dǎo)。隨著信息化建設(shè)工作的實(shí)施，在減輕工作人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)，保障檔案資源的快速共享，充分體現(xiàn)了檔案在黨委辦公室工作中的作用。然而，由于受到多方面因素的影響，在當(dāng)前信息化建設(shè)中仍舊存在諸多問題，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作實(shí)效性較低，限制了黨委管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。為此，應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，制定針對性的信息化建設(shè)計(jì)劃與方案，實(shí)現(xiàn)對日常管理工作的科學(xué)化指導(dǎo)。

一、黨委辦公室檔案管理信息化的原則

首先，應(yīng)該遵循準(zhǔn)確性的基本原則。在黨委辦人力資源管理中，應(yīng)該明確檔案管理的重要性，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)事務(wù)的有效記錄和資料文件的整理，增強(qiáng)檔案信息準(zhǔn)確性。通過反映黨委工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供有效的參考，以便不斷改進(jìn)工作方式，提升黨委整體工作效率和服務(wù)水平。

其次，應(yīng)該遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的基本原則。管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)的正視，引進(jìn)精細(xì)化管理理念。尤其是在信息化時(shí)代下，信息量的增多也要求管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)信息的有效甄別與整理，體現(xiàn)檔案的保密性[1]。

最后，應(yīng)該遵循高效性的基本原則。由于工作內(nèi)容的增多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)無法適應(yīng)黨委工作要求，電子檔案的出現(xiàn)極大地提高了工作效率。

二、黨委辦公室檔案管理信息化中存在的問題

在當(dāng)前信息化建設(shè)當(dāng)中，由于高素質(zhì)人才的缺失，會(huì)對檔案管理工作質(zhì)量和效率造成一定影響。無法在檔案管理中做到及時(shí)歸檔，信息資源的真實(shí)性、精準(zhǔn)性和全面性無法得到保障，存在信息失實(shí)和遺漏等問題。工作人員對信息化建設(shè)的重視程度較低，依舊采用傳統(tǒng)工作模式，不僅增加了工作負(fù)擔(dān)，也不利于黨委各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。雖然在檔案管理工作中制定了相應(yīng)的制度體系，但是在信息化建設(shè)中制度執(zhí)行效果不佳，無法適應(yīng)當(dāng)前工作需求與特點(diǎn)。未能在議事日程當(dāng)中明確檔案管理信息化的重要地位，在工作中缺乏制度保障，導(dǎo)致出現(xiàn)混亂狀況。同時(shí)，缺乏對電子檔案安全性與保密性的有效防護(hù)，也會(huì)給黨委的檔案管理工作造成嚴(yán)重的損失[2]。

（一）信息化管理缺乏規(guī)范性

標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范是實(shí)現(xiàn)黨委辦公室檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，當(dāng)前已有的制度規(guī)范已無法滿足黨委辦公室檔案管理工作的日常需求，一些檔案信息缺乏長遠(yuǎn)的目標(biāo)規(guī)劃，也沒有明確的短期目標(biāo)，在遇到關(guān)于檔案管理的相關(guān)問題時(shí)，并不能及時(shí)準(zhǔn)確地給予支持。此外，黨委辦公室檔案管理的信息檢索也缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使用的賬號、格式、符號等均有所不同，使得黨委辦公室檔案管理信息化發(fā)展出現(xiàn)格局限制，為信息查詢帶來了阻礙。

（二）信息化管理缺乏專職人員

黨委辦公室檔案管理的信息化發(fā)展還需要能夠準(zhǔn)確掌握檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)理論的技術(shù)人才，不僅要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等符合信息化發(fā)展的人才需求，還要任職于黨委辦公室檔案管理的專職工作，做到責(zé)任到人的負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。但目前，受到人員限制，黨委辦公室檔案管理工作還缺少專職負(fù)責(zé)的工作人員，為新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展帶來了更多挑戰(zhàn)。

三、新時(shí)期黨委辦公室檔案管理信息化的路徑

（一）完善管理制度

制度是一切工作開展的基礎(chǔ)與前提，能夠增強(qiáng)黨委辦公室檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性與專業(yè)性，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依。尤其是隨著當(dāng)前人力資源管理工作內(nèi)容的增多和人事變動(dòng)的頻繁，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，提升人力資源檔案管理水平。根據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)范，明確電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)要求及標(biāo)準(zhǔn)，確保在保存電子文件時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)流程與手續(xù)，做好檔案信息的保密工作，防止黨委辦公室檔案管理工作在發(fā)展中面臨較大風(fēng)險(xiǎn)。在建設(shè)電子檔案的同時(shí)，也不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，在黨委辦公室檔案管理制度體系中明確兩者之間的關(guān)系。為了能夠促進(jìn)工作朝著數(shù)字化與信息化方向發(fā)展，應(yīng)該根據(jù)黨委工作要求及時(shí)歸檔，保障信息的時(shí)效性、完整性與真實(shí)性，為信息化建設(shè)注入強(qiáng)勁的動(dòng)力[3]。應(yīng)該由專業(yè)人員對檔案的收集、歸檔和錄入等工作負(fù)責(zé)，通過有效監(jiān)管防止檔案安全性和保密性受到影響。要明確檔案的保密期限，滿足使用需求。

（二）構(gòu)建管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的工作特點(diǎn)，因此應(yīng)該加快信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建與完善，為日常工作的實(shí)施提供可靠保障。黨委辦公室應(yīng)該加快先進(jìn)科學(xué)技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)，為信息化建設(shè)提供充足的軟硬件保障，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理體系的優(yōu)化[4]。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，容易受到人為操作的影響，檔案信息丟失和遺漏等問題較為常見，導(dǎo)致檔案價(jià)值無法得到有效發(fā)揮。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，能夠?qū)堎|(zhì)檔案管理中的諸多問題進(jìn)行處理，通過信息化數(shù)字編號的方式，能夠全面記錄檔案文件的關(guān)鍵信息和關(guān)鍵詞，為檢索調(diào)用提供較大的便捷。信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，使檔案可以得到長期保存[5]。

（三）加強(qiáng)安全監(jiān)控

在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和虛擬性特征，因此檔案在保存與調(diào)用中也會(huì)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，應(yīng)該做好安全監(jiān)控工作，增強(qiáng)電子檔案的安全性，防止出現(xiàn)丟失和損壞等問題。網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等，是威脅檔案信息安全的主要因素，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失和破壞，甚至對社會(huì)安全與穩(wěn)定造成影響，因此需要提高對安全監(jiān)控的重視[6]。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升，網(wǎng)絡(luò)入侵技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代，給網(wǎng)絡(luò)防護(hù)帶來了較大的難度。為此，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訪問行為要進(jìn)行有效控制，可以通過特定的軟件和程序?qū)崿F(xiàn)，包括網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制和入網(wǎng)訪問控制等。

（四）重視資源建設(shè)

信息化資源的建設(shè)，是做好黨委辦公室檔案管理工作的關(guān)鍵，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理中的信息量呈現(xiàn)出海量化特征，應(yīng)該增強(qiáng)信息資源的豐富性、精準(zhǔn)性和有序性，從而提升管理工作質(zhì)量與效率。信息資源的數(shù)字化建設(shè)，是當(dāng)前工作的重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對黨委日常管理工作中各項(xiàng)文件、資料的全面搜集與匯總，通過編號、錄入和存檔處理，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的整合。紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，是當(dāng)前檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)通過程序控制滿足檔案的使用需求。我國在檔案管理信息化建設(shè)中的起步相對較晚，因此在工作中仍舊存在一定的限制性因素。黨委辦公室檔案管理工作在信息資源建設(shè)中，應(yīng)該聘請相關(guān)專家和技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)對特定軟件的開發(fā)，使其更加符合黨委工作獨(dú)特的特點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)該加大信息資源建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，不斷提升信息化管理的技術(shù)水平。

（五）規(guī)范操作流程

應(yīng)該明確黨委管理資源規(guī)劃的要求，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化信息技術(shù)的有效利用，完善檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，對管理工作操作流程加以規(guī)范，防止出現(xiàn)混亂狀況。分類管理各類檔案信息，保障信息的真實(shí)性、精確性和全面性。在安排不同管理崗位任務(wù)時(shí)，應(yīng)該明確工作人員的基本能力，包括信息化素養(yǎng)、查閱能力和打字速度等，確保人才價(jià)值得到充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

在當(dāng)前黨委辦公室檔案管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)該遵循準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性和高效性的基本原則，從而不斷提升信息化管理工作水平，體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。然而，由于管理人員素養(yǎng)較低、管理制度落后和安全防護(hù)力度不足等問題的存在，也會(huì)對信息化建設(shè)形成一定的限制。為此，應(yīng)該通過完善管理制度、構(gòu)建管理系統(tǒng)、加強(qiáng)安全監(jiān)控、重視資源建設(shè)、規(guī)范操作流程和提升人員素質(zhì)等途徑，不斷提升檔案管理工作水平，體現(xiàn)信息化建設(shè)的優(yōu)勢。