外國專家管理信息系統的設計與實現方法研究

劉小龍 廣西國際壯醫醫院

前言

全球經濟一體化背景下，各國之間在政治、經濟、文化等領域的交流變得越發密切，外國專家訪問不再是稀罕事，來訪的人數和頻率持續增大，如何對外國專家進行有效管理，成為很多一線管理人員關注的一個核心問題。結合醫院外國專家管理的經驗，利用Microsoft Office Access開發出了可視化的外國專家管理信息系統，能夠促進外國專家管理水平和管理效率的提高。

一、需求分析

外國專家管理信息系統的主要功能，是對相關信息進行收集、存儲、傳遞和利用，對于經常接觸外國專家的管理人員而言，在對外國專家進行日常管理的過程中，涉及的工作內容有很多，如專家溝通與邀請、專家來訪接待、會議組織等，基于此，外國專家管理信息系統必須具備幾個核心功能：一是單位信息管理功能，包含了單位信息的查詢、添加、修改和刪除；二是專家信息管理功能，包含了專家信息的查詢、添加、修改和刪除；三是會議及項目信息管理功能，包含了會議/項目信息的查詢、添加、修改和刪除；四是統計信息功能，包含了單位統計信息、專家統計信息、會議統計信息和項目統計信息。

二、系統設計

(一)數據表設計

為了能夠最大限度地滿足實際工作對于信息的需求，可以借助相應的關系型數據庫存儲模式，實現對于數據依賴和數據冗余問題進行控制，同時，在進行數據表設計的過程中，應該考慮系統運行的效率，降低設計復雜度。數據表中，每個表的第一個ID 字段是主鍵，其他ID 字段則是外鍵，數據表之間可以通過連線來表示彼此的關系。在完成數據庫的構建工作之后，應該對數據表進行建設，設置好相應的字段名，確保系統能夠對其進行快速識別，另外也應該確保數據的類型可以與數據庫中存儲的內容實現相互匹配，從不同數據表之間存在的依賴關系出發，通過Access 關系功能來進行數據表關系設置。

(二)查詢功能創建

為了能夠最大限度地降低系統整體的復雜度，設計人員在進行系統設計的過程中，應該盡量減少查詢創建的數量。結合外國專家管理信息系統的實際情況分析，可以創建的查詢功能有三個：首先是擴展信息查詢，在進行選定字段的設置環節，可以選擇專家信息表中的所有字段，也可以從單位信息表中，選擇單位ID 以外的所有字段來進行信息查詢；其次是來訪信息查詢，可以從相應的專家擴展信息中，提取“常用稱呼”字段，或者選擇專家來訪表內的所有字段，作為選定查詢字段；然后是項目執行查詢，可以從相應的會議信息中，選擇“會議名稱、會議開始/結束時間”作為選定字段，也可以從專家來訪擴展信息中，選擇“常用稱呼、單位名稱”作為選定字段。

(三)窗體創建

在窗體創建中，需要做好相應的信息管理工作：

1.單位信息管理

在針對單位信息進行管理的過程中，應該對相應的單位信息表進行選擇，運用系統提供的窗體功能，完成基本信息的自動生成，將單位所具備的基本信息呈現出來。從設計視圖角度來對單位信息管理功能進行分析，要求利用專家信息管理窗體，完成全部的專家信息編輯工作。同時，設計視圖中需要設置“按鈕”控件，將一些基本的操作如保存記錄、刪除記錄等添加到單位信息管理窗體中。

2.專家信息管理

專家信息管理工作的內容體現在兩個方面，一方面，需要能夠針對專家信息，開展相應的信息查詢、信息更新和信息刪除操作。從技術人員的角度，在開展上述操作的過程中，可以從專家擴展信息的角度，借助相應的信息查詢功能來生成基本信息，然后，窗體的設計和調整可以通過設計視圖完成。為了實現對信息的各種操作，可以在窗體中加入“按鈕”控件，分別在單位信息窗體和記錄操作中，加入查找、刪除記錄的功能。想要直觀準確地顯示專家參與各種會議的實際情況，可以在專家信息管理窗體中，加入子窗體，設置好選定字段；二是專家信息添加功能。確定好需要需要添加的專家信息后，應該借助系統窗體功能，實現專家信息的自動生成，并且利用相應的會議信息管理窗體，針對專家參與會議的情況進行集中處理。利用窗體事件選項卡，可以確定屬性加載生成器，在彈出的頁面選項中，選擇“Go To Record”，并且將其設置為新的記錄。另外，在添加專家信息的過程中，需要針對單位ID進行確認，保證信息的準確性。

3.會議信息管理

會議信息管理與專家信息管理的操作類似，這里不再贅述。

4.項目信息管理

項目信息管理同樣不再贅述。

(四)報表創建

一是專家報表，要求設計人員能夠選擇對應的專家擴展信息查詢功能，由系統自動生成報表，確保使用者能夠利用該報表來對專家列表信息進行查詢；二是單位統計報表，可以運用系統提供的報表統計功能，在針對相關信息進行查詢的過程中，對選定字段進行明確，然后借助單位信息實施數據查詢和報表生成，并且于設計視圖中對常用的稱呼字段進行選擇，再選擇導航欄中的合計按鈕，選擇記錄計數，使用者可以利用單位統計報表，查詢所有單位列表，以及各個單位中外國專家的名單；三是會議統計報表和項目統計報表，其創建流程與單位統計報表相同，只需要明確各自的選定字段即可。

三、系統應用

外國專家管理信息系統在實踐中的應用體現在幾個方面：一是會議組織，在單位確定好對應的專家名單和人數之后，可以借助管理信息系統，查詢專家的專業技術領域以及其他相關信息，向管理人員和技術人員提供通道，確保其能夠做好準備工作，更好地與外國專家對接討論；二是專家接待，接待人員可以從系統中獲取外國專家對于飲食、住宿等方面的需求，為其提供更加優質、更加人性化的服務；三是項目申報，可以依照年齡、單位、技術領域等，對合適的專家進行篩選，經溝通確認后，開展項目申報工作；四是統計分析，可以從各個渠道和部門的統計需求出發，借助相應的統計分析功能，對外國專家的身份信息等進行統計，而利用這些統計信息，管理人員能夠更好地就外國專家來訪信息進行分析。

四、結語

總而言之，信息技術飛速發展背景下，管理手段呈現出了現代化和信息化的趨勢，借助信息化管理工具，可以實現有效的數據信息組織管理。本文從日常工作需求出發，設計了一種外國專家管理信息系統，實踐證明，該系統在實際應用中，可以很好地輔助管理人員實施管理工作，在確保工作順利完成的同時，能夠切實提高工作的效率。■