信息技術在機構編制管理工作中的應用

劉小龍

（如皋市機構編制研究與評估中心，江蘇 如皋 226500）

0 引言

編制工作是現代化機構管理的重要任務之一，它可以使機構內的工作人員高效地履行職責。信息技術的運用使不同部門能夠更有效地利用信息資源，因此開發信息資源就顯得尤為重要，畢竟電子政務也需要信息資源的支持。由機構編制管理信息化的案例可知，信息技術的應用可以讓機構編制工作的運行方式得以優化。

1 機構編制管理的關鍵要素

機構編制管理主要涉及職能職位配置、單位內部機構設置、員工數量裁定、人事管理等。機構編制管理屬于行政管理，但與傳統的行政管理之間又存在很大差異。首先，其內容和目標更具全面性，所涉及的單位類型也更加多樣化；其次，機構編制管理工作比傳統的行政管理工作要求高，在特定的機構編制管理過程中必須非常全面地了解和研究每個機構的工作特點以及成員的財務需求。

2 在機構編制管理中使用信息技術的重要性和價值

2.1 重要性

2.1.1 時代發展的趨勢

隨著時代迅速發展和科技不斷進步，信息技術已成為企業和個人發展的重點。在此背景下，機構編制管理的發展更需要創新，必須跟上時代的步伐，引進和吸收先進的知識技能，以此作為相關工作的基礎。這樣做不但能準確預測未來的人才需求，還能調整人員配置，充分發揮領導作用，同時提高工作效率。

2.1.2 管理科學化的體現

機構編制管理是管理科學化的體現，不僅需要調整職能配置、劃分責任和科學組織，還需要核定工作人員數量，通過建立有效和有序的黨政管理體系來促進社會和經濟健全發展。因此，確保機構編制管理的運作是至關重要的，這樣做可以反映出管理部門的科學化［1］。

2.2 價值

2.2.1 復用性價值

復用性是信息技術很突出的一種技術特性，它主要體現在操作的可復用性以及作業的可復用性上。操作的可復用性是指對同一個操作動作的應用使用信息技術，將其簡化為單數或少數幾次，從而降低行動的頻繁性和復雜性，同時為有關工作人員留出更多時間，以開展更具創造性的工作。作業的可復用性是指針對某個具體實例的操作對象和邏輯采用同級化管理。例如，相關的專業人員在操作過程中可以使用同樣的系統或功能單位來完成與工作模式相似的服務，從而達到節省政務資源的目的。

2.2.2 業務聚合價值

幾乎所有的行政管理工作都具備復合性，通常來說，行政管理工作的組成部分比較繁雜，各項工作之間的關聯度相對較低，大部分工作人員實際上很難理解工作的時間順序和工作內容的邏輯關系。而引進基于信息技術的管理技術可實現作業子系統的宏觀整合，從而實現業務的聚合價值。

2.2.3 業務簡化價值

信息技術對于精簡機構編制管理程序的主要貢獻是信息資源開放化、信息規范化和計算能力支持。雖然目前信息技術主要用于處理企業生產過程中較為復雜的數據統計和相應的分析工作，但信息管理的作用還是非常明顯的，它有助于提高信息資源的整合和分析的總體效率，降低分析工作中的錯誤率，開放信息資源，提高信息收集的效率，并有助于消除企業生產過程中的溝通障礙［2］。

2.2.4 業務支撐價值

信息技術的業務支撐價值體現在信息挖掘和分析功能上。廣義上的信息挖掘是指根據大量無規則的信息，利用機器學習和統計分析等方法獲得數據的相關特點，這種技術沒有廣泛用于機構編制工作，但可以為信息分析和評估提供科學支持。

3 信息技術在機構編制管理中應用的常見問題

3.1 重復性建設問題

在我國絕大多數行政單位的信息建設過程中，重復性建設是一個很常見的問題，造成了信息建設資源的大量浪費，也造成了一定程度的工作沖突、合作障礙等。以機構編制管理為例，信息技術應用中出現的重復性建設問題帶來了信息化工作流程的缺陷，還導致各種職位職能越來越多地交叉起來，使得各個部門崗位的有效運作難以統一，工作標準化程度較低。

3.2 協同低效問題

從機構編制部門信息化改革的現狀來看，信息技術的引進通常集中在機構編制部門內部，沒有涉及管理對象，這在一定程度上限制了信息技術的廣泛應用［3］。這一問題主要受到兩類因素的影響。第一，在機構編制工作發展過程中，在與關鍵部門共享信息方面存在一些不利因素。第二，機構編碼不能為較低層次的管理機構提供相對有效的網絡服務，因此難以有效地實現信息化協同。

3.3 功能健壯性不足問題

在信息系統開發的過程中，系統功能的健壯性主要通過功能模塊的增加來實現，然而，在機構編制管理部門建設信息系統的過程中存在不斷精簡和再膨脹的問題，信息系統的功能模塊雖然有所增加，但各職能單位之間的功能重疊，公共職能的某些缺陷仍然存在，最終導致系統的使用和兼容性不足，使得該系統功能發展效率相對低下，浪費了大量資源。

4 在機構編制管理中應用信息技術的注意事項

4.1 提高重視程度

首先，相關部門領導必須重視所使用的信息技術要緊跟時代發展的腳步，并努力將這些新技術活用到機構編制管理中。例如，充分利用各單位所能提供的先進技術、工作人員和管理人員，以便建立起環環相扣且能不斷利用的信息系統，在機構編制管理的過程中提高各項工作質量和效率，并通過電子文檔、U 盤、網絡傳輸或其他方式傳送公文材料。通過使用信息技術，相關人員可以適當地調整公文傳閱的流程，也可以用自己的行動鼓勵小組成員或者其他工作成員，讓他們改變懶怠的態度，轉變為積極認真的態度。其次，要建立一個信息化領導小組，確定領導分管信息化建設以及機構編制文件信息上網交換工作等，并制訂年度計劃，建立資源數據庫，以此促進信息化進程。同時，要建立并完善相關的規章制度，使機構編制干部所制訂的電子材料的標準更加明確，也需要編制文件目錄，這樣就更容易獲取準確的信息。在工作中還需要有專職管理人員來對計算機和網絡進行維護管理，確保計算機正常運作和計算機網絡運作狀態良好。此外，為了確保信息化公文的嚴肅性和權威性，應該創建適合的激勵機制，讓工作人員更積極地開展工作，更大膽地創新，并建立信息審核系統，對信息進行徹底的檢查。

4.2 密切聯系群眾

近年來，大數據和云計算技術越來越成熟。政府在此背景下建立了一個大數據輿情分析系統，該系統根據已有的機構編制實名系統與現有的辦公自動化（Office Automation，OA）管理系統、門戶網站等結合，制定“云上編制”系統。就地方政府而言，信息技術特別是大數據技術可以為政府提供一個統一的網站模板，可以對人民群眾對政府提出的意見或建議進行公開監測，隨時向公眾通報其關注的熱點問題以及需要解決的生活問題，向公眾提供政府編制、責任清單、任務清單、職權清單、機構性質、人員數量和名稱等信息，還有與官方聯系的方式等。通過進行公眾滿意度調查，完成對政府行政部門工作質量的評估，這可以大大提高政府的效率。充分利用“大數據+云計算+機構編制”，為政府提供新的指導原則，為決策提供科學依據，讓政府與公眾保持密切聯系。

4.3 落實實名制管理工作

實名制管理是加強機構編制管理的一項新舉措，其目標應當是采用實名制管理系統，使編制和人員的信息準確對應，從而使相關部門以嚴格的機構編制為基礎，實現人事管理規范化。此外，對于人事部已完成的工作，編制部門應考慮如何使其標準和規范化，而不是機械化地重復。應當建立一個便于使用、高效和規范有序的實名制管理平臺，通過電子信息平臺辦理出入編備案手續，讓包括機構編制、組織、財政和人事等相關部門在內的數據信息交流和諧化。

機構編制管理與人事、財務管理密切相關。在人事管理方面，關于人數的確定，應考慮到現有工作人員的來源和質量，而人員招聘和調配應以人員編制人數為基礎，在制訂招聘和調配計劃時應考慮到工作人員數量；在財務管理方面，確定機構結構和人員編制時應考慮到資金來源和財政支付能力。

4.4 有效使用數字檔案系統

為方便日常學習和管理，應按照“及時、有效、準確和完整”的原則管理好與機構編制有關的文件，將所有業務檔案、政府檔案、電子郵件按部門或辦公室分類，建立檔案原件影印系統和網上互查系統，使之易于查閱，并簡化繁瑣的信息搜索程序，實現“翻閱”到“點擊”的轉變，以提高搜索文件的效率，克服紙質文件存檔的弊端，并為政府部門和社會服務提供便利［4］。

4.5 領導重視機構編制

領導層必須有遠見，在發現新事物方面發揮領導作用，并培養整個機構積極學習新事物和新技術的習慣。在日常工作中，要求機構編制人員使用U 盤或以電子郵件方式發送公文，從而無形地激勵機構編制人員使用網絡工具［5］。與此同時，領導層也要率先使用互聯網進行公文批改和發布通知。此外，領導層應在了解工作人員信息技術應用程度的基礎上，在組織內部設立一個信息領導小組，讓工作人員學習信息技術應用于機構編制工作的經驗，以便在規定的時限內讓工作人員能夠充分利用信息技術，并促進信息建設的有效化。

5 結語

信息技術可以推進機構內部編制工作的進程，許多機構已經開始實施編制工作信息化，通過注入更多的信息資源提高工作效率，通過信息化手段解決編制工作中出現的某些問題，使整個編制工作機制更加靈活，同時提高使用信息化資源的效率，以便有效地將機構編制工作與信息技術結合。