淺談采供血機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

蓋 廈 山東省血液中心

我國衛(wèi)生部門頒布了一系列有關(guān)于血站管理的法律法規(guī)，以此為采供血操作流程提供一定的依據(jù)，而且也對于血站質(zhì)量管理工作提出了極為嚴(yán)格的規(guī)范性要求，促使采供血機構(gòu)朝著良好趨勢發(fā)展。以往采供血在業(yè)務(wù)記錄也從以往不規(guī)范轉(zhuǎn)變?yōu)榱酥鸩揭?guī)范的演變進程，全面落實到了質(zhì)量管理體系內(nèi)。本文依照實際情況結(jié)合采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理展開了論述。

一、采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理要點

(一)遵循的相關(guān)管理原則

當(dāng)進行采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作開展期間，需要采取合理的血站管理方式，制定規(guī)范性的血站質(zhì)量管理要求，有效整合血液收集檢測以及運輸整個階段的數(shù)據(jù)，采供血機構(gòu)將這一結(jié)果重點進行記錄，創(chuàng)建健全的質(zhì)量記錄管理流程和檔案管理要點，從而確保檔案整體的完善性。

(二)利用

實施檔案管理的實質(zhì)性目的是提供利用，將經(jīng)濟效益以及社會效益有效發(fā)揮出來。最近幾年中，通過進一步開發(fā)業(yè)務(wù)檔案，提升資源利用率，使血站工作得到了穩(wěn)定發(fā)展。比如，分析業(yè)務(wù)檔案資料以及數(shù)據(jù)，進一步了解到血站實際情況，為后期工作制定提供良好依據(jù)。結(jié)合之前供血檔案中實際工作開展現(xiàn)狀掌握用血規(guī)律，合理制定工作目標(biāo)，從而滿足醫(yī)療機構(gòu)基本的用血要求，落實各項政策，使社會公眾積極主動參與到獻血中。

二、采供血機構(gòu)檔案類型

依照采供血業(yè)務(wù)實際開展情況對采供血機構(gòu)檔案進行合理劃分，具體如下所示：

(一)血源管理類型

血源質(zhì)量和采供血業(yè)務(wù)工作水平以及效率有著密切的聯(lián)系性，基于此，獻血者信息管理是采供血標(biāo)準(zhǔn)化管理期間非常重要的一方面，分別是單位組織無償獻血者記錄、稀有血型獻血者記錄以及不合格獻血者記錄等。

(二)血液檢測類型

完成相關(guān)的血液采集工作以后，進一步檢驗血液，明確了解到血液質(zhì)量和臨床要求是否相符合，在這其中，血液檢測類檔案包含了乙肝、血型檢測記錄以及檢測報告和修改記錄試劑確認(rèn)、復(fù)檢報告單等。

(三)質(zhì)量控制類

分別是質(zhì)量管理類型、無菌監(jiān)控記錄和衛(wèi)生檢驗報告、質(zhì)量分析記錄、溫度控制記錄表等。

(四)血液制備類

等到檢血入庫和血液成分制備環(huán)境產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也是采供血機構(gòu)檔案內(nèi)非常重要的一方面，該項環(huán)節(jié)的檔案涉及到了待檢驗血液入庫記錄、血液制備成分記錄以及血液解凍質(zhì)控記錄等。

(五)臨床用血類型

血液制品在臨床輸血服務(wù)內(nèi)產(chǎn)生的相關(guān)記錄，比如血液糾紛材料以及血液標(biāo)本檢驗處理記錄和新生兒溶血清檢測記錄報告單等。

(六)HLA血液類

HLA提取、雜交和處理等。

(七)血液運輸類型

從血站以及單采血漿站到臨床血液制品應(yīng)用環(huán)節(jié)的血液制品溫度以及時間記錄等。

三、實施采供血機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的必然性

其一，實施科學(xué)化管理。采供血業(yè)務(wù)機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實質(zhì)性目標(biāo)是創(chuàng)建健全且完善的檔案管理體系，具體包含了采供血檔案收集和整理以及歸檔、利用等方面，從而促使采供血機構(gòu)檔案朝著良好趨勢發(fā)展。

其二，有利于增強檔案質(zhì)量。新時期背景下，加強采供血機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的重要性表現(xiàn)為對采供血不同業(yè)務(wù)、不同階段的檔案信息接口加以規(guī)范，約束不同業(yè)務(wù)和不同環(huán)節(jié)的檔案管理行為，從而對檔案工作進行正確性指導(dǎo)。采供血機構(gòu)檔案管理具備實踐性強的特征，離不開科學(xué)的理論指導(dǎo)，在構(gòu)建完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的基礎(chǔ)上確保采供血機構(gòu)檔案格式和符號的統(tǒng)一性，促使采供血檔案管理工作高效率開展。

其三，有利于加深內(nèi)部和外部的聯(lián)系性。伴隨著計算機以及數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的創(chuàng)新以及改進，采取何種方式將以往傳統(tǒng)檔案管理模式下信息碎片化以及非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象打破，達到共享信息的目的是目前檔案管理人員面臨的首要問題。只有創(chuàng)建完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，提升采供血機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理效率，將以往獨立性的采供血機構(gòu)檔案相互聯(lián)系到一起，加深采供血機構(gòu)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)部門以及其他業(yè)務(wù)機構(gòu)之間的內(nèi)外部聯(lián)系性，將檔案價值發(fā)揮到最大化。

四、對于采供血檔案標(biāo)準(zhǔn)管理現(xiàn)狀的論述

(一)尚未樹立相關(guān)的管理理念，缺少完善的專業(yè)性血站歸檔體系，審核人員技能有待提升

在采供所檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作開展期間，存在著相關(guān)人員并沒有加大采血之后記錄工作重視程度的現(xiàn)象，通過相關(guān)分析來看，此種現(xiàn)象表現(xiàn)為多方面，比如落實的獻血者登記表格中里面包含的信息不完善，內(nèi)容填寫不到位，不具備清晰性，受此種現(xiàn)象的影響，導(dǎo)致歸檔工作難以有效開展，而且還要求獻血人員在獻血者等級表中簽上自己的名字，但是因為血站工作人員沒有將實際情況正確地陳述給獻血者，或者是指導(dǎo)不到位等，從而產(chǎn)生了簽名錯誤的情況，影響了記錄的完善程度，再加上工作人員法律意識薄弱，自身有著一定的時間差別，沒有將獻血者的信息及時記錄下來，從而阻礙了后期工作的良好開展。除此之外，血站內(nèi)缺少專業(yè)性的檔案審核人員，從目前血站檔案管理工作來看，相關(guān)的人員掌握的知識點少之又少，不具備較強的操作能力，歸檔工作開展力度不足，而且有關(guān)部門也沒有定期對歸檔情況加以檢查，長時間下來的話，檔案質(zhì)量呈現(xiàn)出下降狀態(tài)。

(二)管理力度不足

對于各方面的血站部門來講，尚未加大對采血人員的監(jiān)督管理力度，也沒有結(jié)合實際情況制定健全的管理體系，普遍存在著一人身兼多項職位的情況，自身的職責(zé)沒有體現(xiàn)出來，由于缺少完善血站檔案管理制度的約束，所以導(dǎo)致工作無法高效地開展。

五、實施采供血機構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的完善措施

(一)在檔案管理中應(yīng)用電子計算機，促進血站檔案管理工作良好開展

在檔案管理期間需要遵循基本的理念和相關(guān)原則，并且該項工作也對于檔案管理人員提出了非常嚴(yán)格的要求，需要結(jié)合實際情況制定完善措施實施檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，同時加大供血站檔案管理工作的重視程度。當(dāng)前階段，伴隨著社會運行進程的加快，供血站工作得到了良好開展，為了進一步確保供血站檔案的完善性，就需要為其配置足夠的資金，引進性能良好功能齊全的自動化設(shè)備，以此提高檔案管理質(zhì)量，達到檔案管理朝著自動化趨勢發(fā)展的目的。另外，新型的計算機軟件也是非常重要的一方面，只有在檔案管理中將計算機的功能體現(xiàn)出來，才可以提高供血機構(gòu)檔案管理的效率，通過相關(guān)分析來看，檔案管理現(xiàn)代化工作的實施除了有利于合理使用資源之外，同時還將檔案開發(fā)利用效益發(fā)揮到了最大化。

(二)落實完善的檔案管理制度

在檔案管理工作站工作開展期間，需要結(jié)合實際情況制定健全的檔案管理體系，借助各項體系對人員自身管理行為加以約束，從而使檔案管理工作高效率開展，通過比較檔案管理和供血站其他類型的工作可以看出，其有著良好的服務(wù)性特點，在檔案管理工作實施期間，必須進一步確保檔案信息的完整程度，以此為人們提供優(yōu)質(zhì)且良好的服務(wù)。對此，供血站遵循檔案法中的相關(guān)要求，根據(jù)供血站實際開展情況落實健全的檔案管理體系，增強工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性，明確依照規(guī)章制度中的相關(guān)要求來約束檔案管理人員自身行為，當(dāng)工作期間產(chǎn)生不良的問題以后，必須嚴(yán)格懲處，以此將供血站管理制度的優(yōu)勢更好地體現(xiàn)出來。另外，獎懲體系也必須全面制定，利用該項體系可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，比如表現(xiàn)極佳的檔案管理人員，供血站可以給予相應(yīng)的獎勵，而違規(guī)操作的檔案管理人員則是加以嚴(yán)懲，以此增強員工的責(zé)任意識，從而促使供血站檔案工作的良好開展，使供血站經(jīng)濟效益和社會效益發(fā)揮的最大化。

(三)做好檔案宣傳工作，摒棄傳統(tǒng)理念，樹立新型檔案管理意識

當(dāng)開展供血站檔案管理工作的前期階段中，必須摒棄人們傳統(tǒng)理念，樹立新型意識。第一，大力宣傳做好供血站檔案管理工作的重要性，加深供血站內(nèi)部員工對于檔案要點的掌握程度，同時熟知各項法律法規(guī)，采取培訓(xùn)的方式強化檔案法律意識，激發(fā)員工的工作參與性。第二，定期對檔案人員加以培訓(xùn)，這是因為檔案工作人員在各項工作中產(chǎn)生的作用極高，供血站檔案管理工作效率受檔案工作人員技能和水平高低的影響，所以針對于供血站來講，大力培訓(xùn)檔案工作人員極為重要。最后，強化技能才可以確保工作有效完成。

(四)管理層將關(guān)注點放在檔案管理工作

在供血站管理期間，要想促使檔案管理工作高效率開展，就必須從管理層方面入手，加深管理層對于檔案管理工作的重視程度，而且管理層重視程度也決定了血站檔案管理工作質(zhì)量的提高，基于此，對于管理層領(lǐng)導(dǎo)人員來講，加大檔案管理工作的關(guān)注度極為重要，必須謹(jǐn)遵我國制定的標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)合理開展檔案管理工作，從血站內(nèi)成立專門的檔案室，引進技能高超且經(jīng)驗豐富的人員加以管理，體現(xiàn)出人員自身責(zé)任，采取分級管理方式，完善管理制度，保障檔案的完整性。

六、結(jié)語

從以上論述來看，在新時代發(fā)展的背景下，供血站檔案管理是血站建設(shè)的主要工作。基于此，就需要全面探究供血站標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的相關(guān)問題，結(jié)合實際情況制定出完善的策略，比如加深領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視程度，制定完善的檔案管理體系，在檔案管理中引進電子計算機技術(shù)，促使血站檔案管理朝著現(xiàn)代化趨勢發(fā)展，這些都是非常重要的要點，有利于供血站穩(wěn)定運行。