辦公室精細化管理中工作效率的提升途徑

文/河北省眼科醫院 馬子飛

辦公室作為單位重要的服務樞紐部門，其直接為領導服務，同時又針對內在和外在的關系進行有效協調，對于方針政策進行決策輔助，所涉及的各項工作十分繁雜，工作任務繁多，而且很多是比較緊要的任務，同時在新時代背景下又體現出綜合程度更深，要求更高等特點。針對這樣的情況，需要著重做好辦公室的精細化、規范化、科學化管理工作，這樣才能更有效履行自身的職能，體現出自身的價值和效用，為促進單位的可持續發展提供必要保障。

一、辦公室精細化管理的概念

通常我們所稱的辦公室精細化管理主要指的是以行政管理系統為基礎，結合相關單位的實際情況而提出的相對來講更科學合理、更注重細節完善的管理手段。在具體的操作過程中，主要是把科學管理作為基礎，進一步確保各類行政管理工作更加精細化、高效化，從根本上有效降低行政管理成本，對管理途徑進行不斷優化和改進，進而提升整體管理質量和效率。在辦公室精細化管理工作中要把科學、效率、效果、效益作為基本的立足點，同時不斷適應時代發展趨勢，有效進行改革創新，體現出細節的完善和實效性的取得。該管理模式涉及不同層面，包括眾多因素和相關內容，因此在當前我國辦公室工作改革進程中，引起人們更多的關注，這對于相關單位的可持續發展和社會經濟的良性運行有著十分重要的作用。

二、當前辦公室管理過程中存在的主要問題

（一）沒有精準明確的管理目標。當前，從整體情況來看，很多企事業單位的辦公室行政管理工作中，因為涉及眾多方面和各類環節，很多工作往往難以通過量化指標來進行明確，因此，相關部門往往沒有確立系統完善的管理目標，相關目標缺乏精準性和可執行性，在這樣的情況下，導致各項管理工作難以取得十分理想的成效，往往只是進行主觀的參考。同時，對于員工缺乏量化指標要求和考核標準，對于各項管理工作缺乏明確性的規范，并沒有構建更為系統完善的管理制度，權責往往不夠統一，在行政管理工作中，很多管理目標往往與實際的職位要求不夠符合，并且沒有相對應的獎懲機制，由此導致企事業單位往往在辦公室管理環節存在很多漏洞，這對于企事業單位的總體發展會造成很大的限制，使其影響力和競爭力受到很大影響。

（二）缺乏科學的量化手段。因為各個企事業單位的辦公室管理工作比較龐雜，涉及很多瑣碎的細節等等，因此針對各項工作往往缺乏系統完善的量化手段，而這樣的情況也導致辦公室管理工作質量和效率比較低下。首先，在日常工作過程中，往往不能具體地量化和細化“品德、能力、績效”等相關方面的內容，對于具體因素很難進行相對應的區分，同時在實際的管理過程中，往往存在著“重績效，輕品德”等相關方面的問題，由此使管理失衡，量化手段得不到充分體現。其次，崗位考核過程中相關的考核指標和員工的具體工作實際往往存在脫節的情況，或者針對不同崗位而應用統一的考核標準，由此對員工工作目標造成很大誤導。第三，在針對相關量化指標進行設計的過程中，并沒有充分考慮到可執行性和時效性，由此導致某些部門往往敷衍了事，只是搞形式主義進行每月的考核，而這樣的情況對于實際的考核質量和管理效果會造成很大影響。

（三）辦公室管理人員缺乏應有的管理意識。在當前的辦公室管理工作中日益廣泛地推行精細化管理模式，但是從具體情況來看，某些辦公室管理人員往往不具備高度的精細化管理意識，對于精細化管理的內涵、實踐策略以及創新措施等等往往缺乏深入的認知，由此導致相關精細化管理工作不能在實踐的過程中切實落實。除此之外，因為管理人員缺乏精細化意識，由此導致各項細節工作不能得到切實落實并不斷完善，往往使得各項管理工作存在很多漏洞，管理質量和效率都無法顯著提升。

三、辦公室精細化管理的相關思路

（一）有針對性地細化各項管理內容。在很多企事業單位的辦公室管理工作中，辦公室往往只是負責行政事務、后勤事務等等，通常會把很多事物放到一起進行管理，但是相關管理內容因為性質的不同而缺少銜接性管理，比較分散，管理狀態比較模糊，由此導致辦公室日常管理工作無序，不夠規范。因此針對這樣的情況要想實現精細化管理，就要針對各項管理內容進行細化和明確劃分，確保各項工作更有條理性，充分實現主次分明，以此為決策層更好地決策提供相對應的參考。除此之外，要進一步細化管理的內容，減少流水賬的形式，針對各類各項工作和資源進行科學合理的分配，確立相對應的量化指標，落實崗位責任制，著重做好人員的分工，這樣才能使精細化管理效率得到顯著提升。

（二）進一步引用標準化、流程化的管理理念。針對企事業單位的經營發展工作而言，注重做好標準化、流程化管理，引入規范化的現代管理理念，這樣才能確保各項工作有條不紊地進行，取得理想的精細化管理效益。因此要充分引入和有效創新標準化、流程化的管理理念，對于各類工作進行有效分解和明確，體現出標準化的管理效益，同時把規范和標準要求充分融合，以此為精細化管理工作的有序推進，提供必要的保障。

（三）從根本上提升全員協同意識。針對辦公室行政管理工作而言，要想實現精細化管理，并非依靠一個部門或者一個人的力量就可以實現，它是一個多部門協同作業、密切配合的結果，因此要從根本上提升各個部門的全員協同意識，每一個步驟和流程都需要相關部門進行有效配合，協調一致，具備協同化效果，這樣才能用最少的工作成本獲得最大的管理效益，以此使企事業單位的整體經營管理效率得到顯著提升。

四、辦公室精細化管理中工作效率提升途徑

（一）增強責任意識與精品意識。在辦公室管理工作中，涉及多種繁重任務或者工作內容，需要對內交往和對外服務，對于企業領導和基層起到協調和溝通的作用和效能，因此辦公室管理人員要充分認識到自身的工作職責和任務要求，在實踐的工作中要具備應有的責任感和使命感，具備敏銳的洞察力，以此確保自身的工作能夠取得更加良好的效果。同時要嚴格貫徹落實單位的各項規章制度和細則，在做好本職工作的同時，要確立精品意識，著重做好精細化的管理，在細節之處體現出自身的工作品質。同時要不斷創新和完善，把創新意識和精品意識融入自身的工作中，進一步對自身提高標準和要求，從而在精益求精的工作過程中，確保辦公室管理的自我價值和效能得到進一步的提升。

（二）切實有效地落實制度化的管理模式。在辦公室的精細化管理過程中，以相應的制度為準繩進行高質量的管理，這樣才能確保各項工作有章可循，有據可依，從而促進行政管理流程更加順暢，有相對應的獎懲機制作為保障，在最大程度上激發管理人員的積極性和主動性。在實際的管理過程中落實制度化的管理模式，這樣能夠進一步提升精細化管理的工作成效，使各項工作更加規范，為企事業單位的有序發展做出極大貢獻。

（三）進一步有效構建精細化的企業文化。相關企業要想實現精細化管理，提升管理效率，就需要打造出精細化的企業文化，營造更加良好的精細化管理氛圍。在管理的過程中，通過標準化的內容和量化的手段，體現出實際的管理效果。建設精細化企業文化，要充分滿足“制度化、流程化、規范化”的要求，提升精細化管理的品質和效能，在“公文處理、會務、接待、值班”等一系列相關方面都有相對應的流程和標準，體現出辦公室管理工作的精品意識和質量意識，使員工樹立精細化管理思想和理念，以此確保辦公室管理工作從制度化約束向著文化約束進行轉變，以此促進精細化管理水平得到質的提升。

（四）培養辦公室管理人員的精細化管理習慣。要想使辦公室精細化管理工作取得更大的成效，提升工作效率，就需要相關管理人員具備精細化管理習慣，在精細化管理環境中有效開展管理工作，在各個細節方面進行有效加強，并形成一種共識和實踐行為，在潛移默化之中內化成自身的素養和工作模式，這樣能夠在根本上提升管理人員的工作效率，以良好的精細化管理習慣為著手點，促進管理效率的提升。

（五）進一步完善量化考核評估機制。在精細化管理工作中，要注重管理效果的反饋和評估工作，結合具體情況進行不斷改進和完善，所以要確立更為系統完善的量化考核評估機制，確保精細化管理的各項內容能夠納入這樣的機制之中，堅持周期考核，并配備相對應的獎懲手段和措施等，以此確保精細化管理工作評估和考核常抓不懈，進一步落實各項管理內容。考核評估機制可以有效融合培訓和考核機制等等，以調動員工的積極性、主動性為基本原則，制定出相對應的執行策略，著重關注考核結果的應用，以考促管，進而提升整體管理效率。

五、結語

總之，通過上面的分析，我們能夠充分看出，在企事業單位的經營發展過程中，辦公室精細化管理工作有著至關重要的作用。同時要充分認識到當前管理工作中存在的問題或者不足，然后進一步落實相應的管理思路和管理對策，在制度機制、人員培訓等相關方面著重加強，形成良好的精細化管理文化和管理習慣，降低經營成本，以此提升精細化管理效率。