淺談如何做好醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作

文/淄博市中心醫(yī)院 陳囡囡

規(guī)范的臨床教學(xué)檔案管理提升醫(yī)學(xué)生的臨床教學(xué)質(zhì)量，評估臨床教學(xué)水平，真正達(dá)到醫(yī)教相長，為此提供重要依據(jù)和支撐。在臨床教學(xué)過程中，可以說教學(xué)是主體，教學(xué)檔案是兩翼。為保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，教學(xué)檔案實行集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)有的放矢的開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息，以達(dá)到更好地促進(jìn)臨床教學(xué)。

一、教學(xué)檔案的地位

醫(yī)院臨床教學(xué)整個過程是醫(yī)學(xué)生本科學(xué)習(xí)的重要組成部分，臨床教學(xué)是培養(yǎng)學(xué)生理論聯(lián)系實際和臨床工作能力的重要途徑，是臨床教師指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行臨床觀察和初步學(xué)會各種操作所采取的教學(xué)手段，是課堂理論教學(xué)與臨床實踐相結(jié)合的橋梁，對于醫(yī)學(xué)生加深和鞏固對理論知識的理解具有不可替代的作用。臨床醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院見習(xí)、實習(xí)學(xué)生在臨床理論教學(xué)和見習(xí)帶教中形成的具有保存價值的教學(xué)文件材料，記錄了臨床教學(xué)活動經(jīng)驗，反映醫(yī)院臨床教學(xué)主要職能歷史，對醫(yī)院教學(xué)研究、教學(xué)方法的改進(jìn)、教學(xué)計劃的制定實施提供重要的依據(jù)。也是臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證考核的重要組成部分。

二、臨床教學(xué)檔案的特點

根據(jù)臨床教學(xué)檔案形成的特點，可分為多元性、周期性、分散性和復(fù)合性。1.多元性。臨床教學(xué)檔案不僅有紙質(zhì)文件、聲像資料、電子文檔和圖表數(shù)據(jù)等表現(xiàn)形式，參與其形成的人員也具有多元化，如管理部門人員、臨床教師和學(xué)生等。2.周期性。臨床教學(xué)檔案一般以學(xué)期學(xué)制和課程體系為歸檔周期，具有跨年度成套性和通用性的特點。3.分散性。臨床教學(xué)檔案形成的科室有教學(xué)管理部門、教研室、教研組及從事教學(xué)工作的帶教老師、個人，環(huán)境較分散，造成教學(xué)資料保存環(huán)節(jié)過多，給收集工作帶來一定困難。4.復(fù)合性。由于教學(xué)醫(yī)院職能的雙重性，使得臨床教學(xué)檔案的內(nèi)容與醫(yī)療工作密不可分，導(dǎo)致檔案收集更加復(fù)雜，內(nèi)容更豐富。

三、構(gòu)建完善臨床教學(xué)檔案管理體系

目前三級甲等醫(yī)院在檔案管理工作中成績顯著，基本已達(dá)到檔案管理省一級水平。但對于臨床教學(xué)檔案來說，不論是組織架構(gòu)、人員配備、專業(yè)素養(yǎng)都亟待提高。一是教學(xué)檔案的各項規(guī)章制度不夠完善；二是未配備專職和兼職教學(xué)檔案管理人員；三是因臨床專業(yè)技術(shù)人員醫(yī)療業(yè)務(wù)繁重，重業(yè)務(wù)輕檔案的思想根深蒂固；四是檔案管理意識淡薄，認(rèn)為檔案管理是檔案管理員自己的任務(wù)。綜上所述，臨床教學(xué)檔案一定要納入醫(yī)院教學(xué)規(guī)劃、管理規(guī)定和管理人員崗位職責(zé)。應(yīng)對策略如下：

（一）完善教學(xué)檔案規(guī)章制度。由醫(yī)院負(fù)責(zé)臨床教學(xué)管理的部門制定管理細(xì)則，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對教學(xué)檔案的重視，明確教學(xué)檔案歸檔范圍、檔案員管理職責(zé)、保管期限。成立由分管院長任主任的多層教學(xué)檔案管理組織和架構(gòu)，下設(shè)教學(xué)檔案管理辦公室，定期檢查督導(dǎo)各教研室檔案管理情況。

（二）培養(yǎng)臨床教學(xué)檔案管理員。配備既有檔案專業(yè)知識又熟悉臨床醫(yī)療工作且具備一定醫(yī)療知識的人員，擔(dān)任醫(yī)院教學(xué)檔案管理員，全面負(fù)責(zé)收集、整理臨床教學(xué)過程中形成的文件、材料，按照檔案管理要求及時歸檔保管，并積極拓展開發(fā)利用。對各臨床業(yè)務(wù)科室要求以教研室為單位配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室教學(xué)檔案的收集、整理，為醫(yī)院教學(xué)檔案管理辦公室提供臨床教學(xué)材料。采取送出去、請進(jìn)來的辦法，去北京大學(xué)人民醫(yī)院等學(xué)習(xí)先進(jìn)教學(xué)管理模式，邀請專家進(jìn)院進(jìn)行專題培訓(xùn)。

（三）制定各種獎懲辦法，賞罰分明。采取多種激勵措施，在職稱評定、績效考核等方面給予適當(dāng)傾斜，逐漸形成教學(xué)檔案為臨床服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)療水平提升，提高科研能力，展現(xiàn)積極進(jìn)取的教學(xué)文化，形成以學(xué)促學(xué)的閉環(huán)式良性循環(huán)。

（四）打造強(qiáng)化臨床教學(xué)檔案管理意識。加強(qiáng)對檔案認(rèn)識的宣傳力度，努力提高醫(yī)院全員檔案意識，配合檔案管理部門做好臨床教學(xué)檔案的收集、整理、利用工作。

四、遵循教學(xué)檔案的歸檔原則，明確保管期限

歸檔的教學(xué)類文件材料必須對醫(yī)院、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用。能夠反映醫(yī)院教學(xué)部門職能活動（教學(xué)管理和教學(xué)實踐）的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和成套性，符合醫(yī)院教學(xué)管理和臨床教學(xué)活動的特點。歸檔的主要內(nèi)容包括教學(xué)組織、教學(xué)條件、教學(xué)過程、質(zhì)量監(jiān)控、師資隊伍、教學(xué)改革等方面內(nèi)容。歸檔的重點是醫(yī)院臨床教學(xué)工作，特別是教學(xué)過程、教學(xué)活動中形成的不同載體的文件材料。根據(jù)不同的教學(xué)檔案特點，分為永久保存和定期保存兩類。

五、明確教學(xué)檔案收集、歸檔范圍

臨床教學(xué)檔案按照整理類別可分為臨床教學(xué)基本檔案和教研室基本檔案。前者由醫(yī)院教學(xué)檔案管理辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)，后者由各臨床教研室兼職檔案員負(fù)責(zé)。

近年來，隨著醫(yī)學(xué)院校對臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證的高度重視，由醫(yī)院層面負(fù)責(zé)的臨床教學(xué)基本檔案已完善、規(guī)范。但教研室基本檔案因受人員、條件等方面的限制，收集、歸檔范圍還不夠明確。筆者根據(jù)臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證要求，詳細(xì)劃分教研室基本檔案歸檔范圍，主要包括：1.反映醫(yī)院教研室教學(xué)管理的相關(guān)文件材料。包括教研室發(fā)展歷程基本情況介紹，教師及輔教老師基本情況，各專業(yè)、各門課程教學(xué)總結(jié)，各年度教學(xué)改革與課程建設(shè)計劃與總結(jié)。2.在教學(xué)過程中形成的各類材料。床邊教學(xué)、教學(xué)查房、見習(xí)帶教等臨床教學(xué)活動中形成的查房記錄、教學(xué)病例討論記錄等。體現(xiàn)醫(yī)院實踐教學(xué)、體現(xiàn)學(xué)生動手操作的材料。學(xué)生參加各種講座的記錄（計劃、安排、講稿、學(xué)生記錄等）。3.反映教學(xué)管理與質(zhì)量監(jiān)控過程中形成的各類材料。包括督導(dǎo)專家、同行、管理人員聽課記錄及各層面師生座談會。教師教案及講稿，集體備課、青年教師試講記錄等。4.體現(xiàn)教學(xué)效果的學(xué)生見習(xí)、實習(xí)考核內(nèi)容、辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)、試卷，實見習(xí)記錄本、實習(xí)手冊、實驗報告，成績記錄單、成績分析等。5.體現(xiàn)教學(xué)進(jìn)程的教學(xué)任務(wù)書、課程表、教學(xué)日歷表等。6.提高教師教學(xué)水平的培養(yǎng)計劃、總結(jié)，參加學(xué)術(shù)活動、教學(xué)科研論文、獲獎情況等材料。

六、加強(qiáng)教學(xué)檔案過程質(zhì)量監(jiān)督，以查促改

教學(xué)檔案檢查是加強(qiáng)教學(xué)檔案過程質(zhì)量監(jiān)督的重要手段，是教學(xué)管理與促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的重要抓手。通過教學(xué)檔案檢查，能進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理意識，推進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)工作，讓檔案建設(shè)真正服務(wù)于教學(xué)，從而達(dá)到規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的目的。教學(xué)檔案檢查一般可安排一年兩次，在每學(xué)期末或?qū)W期初進(jìn)行，也可同臨床教學(xué)檢查同步進(jìn)行。檢查內(nèi)容可根據(jù)基本檔案歸檔范圍制定實施方案，通過檢查發(fā)現(xiàn)，大部分教研室重視教學(xué)檔案管理工作，在教學(xué)檔案的收集、整理、建檔、歸檔工作方面做了大量實際工作，取得了一定的工作成績，但是整體教學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在材料不完整等問題。在檔案管理過程中，檔案質(zhì)量差，收集、歸檔不完整，會直接反映出在臨床實踐過程中，未嚴(yán)格落實臨床教學(xué)規(guī)范，學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量和臨床帶教水平得不到提升。對醫(yī)院教學(xué)、檔案管理等不足之處進(jìn)行評估，并根據(jù)其存在的問題針對性解決，可以使醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量提升，且檔案管理工作得到優(yōu)化，最終達(dá)到提升學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的目的，使其成為優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)工作者，為臨床患者提供良好的醫(yī)學(xué)服務(wù)。