基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)

文/山東省濟南市萊蕪區(qū)口鎮(zhèn)街道農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 魏華

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，中國進入信息時代。在這個時代，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社區(qū)街道辦事處管理，發(fā)揮著重要作用。由于街道辦事處公文管理的特殊性和復(fù)雜性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文管理方式已經(jīng)不能完全適應(yīng)社會發(fā)展的需要。將信息技術(shù)融入檔案管理任務(wù)中，使檔案管理任務(wù)更加科學(xué)、準(zhǔn)確。然而，從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的計算機化，創(chuàng)新檔案管理仍然需要時間，在這個過程中會出現(xiàn)許多問題。因此，街道辦事處管理者必須科學(xué)合理解決這些問題，提高文件管理的信息化水平，有利于和諧社會的建設(shè)。

一、相關(guān)工作中遇到的問題

（一）規(guī)范化建設(shè)不足。目前，街道檔案管理的信息化建設(shè)還處于起步階段，街道檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平有限。傳統(tǒng)的管理方法不能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，也不能達到提高檔案管理效率、提高檔案信息化建設(shè)效率的目的。由于檔案管理缺乏信息技術(shù)，現(xiàn)有的街道檔案管理模式?jīng)]有開發(fā)出智能管理系統(tǒng)，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的兼容性和存儲容量有限，限制了街道檔案管理信息化的發(fā)展。缺乏科學(xué)、全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響了檔案管理的效率。此外，為了整合文件格式和存儲，實現(xiàn)全面提高文件信息化建設(shè)質(zhì)量的目標(biāo)，有必要建立一個有機互動的文件共享系統(tǒng)。

（二）沒有明確的組織和領(lǐng)導(dǎo)。街道辦事處檔案的主要問題在于缺乏綜合領(lǐng)導(dǎo)能力和對街道檔案管理信息化建設(shè)的有效規(guī)劃。街道檔案管理的長期規(guī)劃不足，缺少檔案管理信息技術(shù)設(shè)備的綜合設(shè)置和人力。短期目標(biāo)不明確，難以實現(xiàn)。在檔案信息化建設(shè)過程中，缺乏有效的管理體系和實施標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理者的工作缺乏必要的指導(dǎo)，以事后責(zé)任體系為基礎(chǔ)的勞動分工不明確。檔案管理信息化建設(shè)很少得到街道和社區(qū)的認(rèn)可。由于基本數(shù)據(jù)和信息的非正常收集，未有效構(gòu)建數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，基層沒有充分注意影響歸檔信息化質(zhì)量。

（三）基層辦事處缺乏專業(yè)人才。街道檔案管理信息化建設(shè)不僅是為了滿足檔案存儲和提高檔案管理效率的需要，也是為了滿足檔案數(shù)據(jù)更廣泛應(yīng)用的需要，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息檔案在街道工作中的輔助利用作用，滿足上級部門了解基層情況的實際需要。因此，街道檔案管理信息化面臨著數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)開發(fā)的重要任務(wù)。這使得街道現(xiàn)有檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)不足的問題日益突出。目前，街道檔案管理人員的信息技術(shù)綜合素質(zhì)不高，無法處理復(fù)雜的檔案技術(shù)問題。現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)性低，檔案管理缺乏信息技術(shù)培訓(xùn)，難以掌握前沿的信息檔案操作技術(shù)，影響檔案管理質(zhì)量，不利于實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化目標(biāo)。

（四）傳統(tǒng)檔案管理模式固化。目前，街道檔案管理中存在紙質(zhì)檔案管理和信息檔案管理機制并行的問題。很多街道檔案管理工作以紙質(zhì)檔案管理為主，上級部門主要以紙質(zhì)檔案檢查為主?；鶎硬块T很少利用信息化報送檔案，極大影響了檔案信息化建設(shè)的成效。檔案信息管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，信息管理要求員工輸入海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的輸入往往會由于工作人員不規(guī)范操作而受到巨大的負(fù)面影響。所以，在輸入數(shù)據(jù)的時候，工作人員應(yīng)該具有高度負(fù)責(zé)的態(tài)度。在街道辦事處工作時，由于工作的特殊性，每天的工作量繁多，所需要處理的檔案文件相應(yīng)變多。如果工作人員沒有一個良好的工作態(tài)度，工作程序就會被擾亂，日常工作無法有序高效地進行，對街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生諸多不利的影響。

二、相關(guān)建設(shè)的重要性

（一）追求綠色工作。盡管街道辦事處是基層社區(qū)的管理單位，但是要減少不必要開支，保證工作預(yù)算合理。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案會增加很多開支，造成很多不必要的浪費，而且會大大增加工作人員的工作量。復(fù)雜的檔案管理分類導(dǎo)致街道辦事處的工作結(jié)構(gòu)復(fù)雜化，違背了機構(gòu)簡潔的發(fā)展理念。目前，生態(tài)環(huán)境保護是受國家和社會廣泛重視的，任何工作要向“綠色”靠攏?！熬G色辦公”的新工作理念使工作浪費不斷減少，是檔案管理信息化建設(shè)必須要遵循的社會規(guī)律。

（二）要遵循簡潔便民的理念。檔案管理信息化雖然變得簡單易操作，但是卻大幅度增加了檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更容易受到外界因素的影響。雖然有較為合理的保護措施，但不如電子文件安全。街道辦事處的大量文件必須長期存在，這樣信息管理才能得到最好的保護。當(dāng)然，這是以信息系統(tǒng)安全為前提的。信息化管理的核心是計算機數(shù)據(jù)的備份和安全。信息共享是檔案信息化管理最突出的優(yōu)勢，簡化查閱步驟。各工作崗位可以通過信息共享的方式快速得到自己需要的檔案。這種信息化管理模式不僅可以在很大程度上實現(xiàn)便民的目的，而且有助于減少工作人員的工作量，簡化工作流程。同時，檔案管理的安全性得到有效提高，保證了檔案的準(zhǔn)確，安全。

三、相關(guān)建設(shè)的注意事項

（一）對檔案來源進行嚴(yán)格把控。隨著科技的發(fā)展和進步，以及檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化和升級，電子檔案因其效率高、儲存量大的優(yōu)點越來越被廣大用戶所接受，因此，可以把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，保證文件的完整性。同時，也要對電子檔案進行加密以及相應(yīng)的技術(shù)保護，以防止黑客竊取檔案，避免從事不法活動。通過檔案信息管理系統(tǒng)的檢索、收集、分類、歸檔等功能，嚴(yán)格把控檔案的來源，及時排除不合格的檔案以及有錯誤的檔案，在保證檔案資料正確性的同時也提高了辦事效率，縮短尋找某一檔案的時間，減少人為誤差，提高檔案的使用效率。

（二）實現(xiàn)檔案管理自動化。街道辦事處的檔案管理涉及面廣且繁瑣，工作任務(wù)量大，手工檔案管理具有耗時間、易出錯的缺點，因此，實現(xiàn)檔案管理自動化是合理且必要的，有利于使繁瑣的工作變得簡單明了，提高其工作效率。通過數(shù)字管理、檔案信息管理系統(tǒng)等技術(shù)，對檔案進行統(tǒng)一的集中管理與儲存，同時對各部門提供查詢功能，以確保其正確性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能拆封以及隨意進行修改的缺點，讓機器以及系統(tǒng)代替繁瑣的工作，實現(xiàn)其自動化分類與整理。

（三）保證檔案管理的安全性。電子文檔雖有其優(yōu)點，其缺點也不容小覷，在檔案管理的過程中，應(yīng)發(fā)揚其優(yōu)點，規(guī)避其缺點。首先，可以對電子文檔實施加密措施，充分發(fā)揮加密技術(shù)以及各種保護措施的作用，例如：“只讀”狀態(tài)，為電子文檔建立起一堵無形的“防火墻”，防止他人的偷窺、盜竊以及非法利用，保證其安全；其次，保證電子文檔的儲存環(huán)境，對易受影響的儲存介質(zhì)及時進行規(guī)避，比如有磁場的地方應(yīng)放置在防磁柜內(nèi)，以避免電子文檔消磁而無法讀取，若發(fā)生無法讀取的情況，應(yīng)進行單獨歸檔，及時采用相關(guān)技術(shù)進行修復(fù)；再次，可以對電子文檔進行備份，進行“雙重保險”，避免無意刪除、無意丟失等意外行為的發(fā)生；最后，要實行身份識別制，防止無關(guān)人員對電子文檔進行拷貝、盜竊等不良做法，最常見的是用戶密碼驗證，用戶在進入系統(tǒng)訪問時，需填入相關(guān)的用戶名及密碼，否則將會被拒之門外，也可采用人臉識別，相較于用戶密碼制，規(guī)避了把密碼借給他人的風(fēng)險，更加保證了其安全性。

（四）加強檔案管理硬件設(shè)施。硬件設(shè)施的加強是基層檔案管理工作提升的關(guān)鍵，有了一定的硬件設(shè)施，才有可能確保檔案管理工作的有效性、安全性與準(zhǔn)確性，為其檔案管理工作保駕護航。比如：獨立的檔案管理室，與檔案管理工作相匹配的設(shè)備及技術(shù)，電腦、檔案密集架等常規(guī)設(shè)備。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)、電子信息技術(shù)等加強城市的服務(wù)點，讓其功能服務(wù)覆蓋范圍更廣，加快信息傳遞速度與流通率，讓居民無須出門就可查詢相關(guān)的信息，開展相關(guān)的工作，保障其效率。

（五）大力引進相關(guān)的人才。在現(xiàn)代社會和經(jīng)濟發(fā)展中，人才漸漸成為一種無法衡量的資本，具有效率高、專業(yè)性強、有創(chuàng)造力及創(chuàng)造思維的特點，對實現(xiàn)街道辦事處檔案管理具有重大的推動力，有利于解決其推進過程中的種種阻力，實現(xiàn)其穩(wěn)定發(fā)展和進步。同時，選拔人才必須滿足三個要求：一是具有專業(yè)的水平及技能，保證檔案管理建設(shè)的專業(yè)性；二是擁有深厚的文化基礎(chǔ)及洞察力，用其深厚的知識儲備應(yīng)對檔案建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種問題及難題；三是有一定潛力及創(chuàng)造力，確保檔案管理工作的成功率。因此，街道辦事處可以通過多種方式發(fā)掘、培養(yǎng)和儲備人才。街道辦事處要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要走出去尋找人才，果斷引進具有信息技術(shù)專長、熟悉檔案管理的人才。

四、結(jié)語

綜上所述，街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻，檔案信息化成為未來的發(fā)展趨勢。在實際工作中，我們不僅要遵守法律法規(guī)，還要創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，鼓勵員工革新工作方式，不斷發(fā)揮每個人的主觀能動性。不僅是街道辦事處的義務(wù)，也是向人們展示政府在檔案管理信息化建設(shè)中做好服務(wù)的鏡子。