新時代事業(yè)單位檔案保密工作的強化策略

文/聊城市農(nóng)業(yè)科學院 侯桂明；聊城市東昌府區(qū)衛(wèi)生健康局 呂穎君

事業(yè)單位檔案資料所蘊含的信息資源十分豐富，涵蓋業(yè)務運行、人事調(diào)動等諸多方面的內(nèi)容。部分檔案信息由于涉及國家機密和安全，需通過保密工作的科學實施，避免重要信息資源遭到非法人員的盜取。近些年來，一系列信息技術被應用于檔案管理實踐中，檔案管理工作的效率得到極大程度的提升，也出現(xiàn)了較多的安全隱患，容易有檔案信息泄露、被竊取等不良問題發(fā)生。針對這種情況，事業(yè)單位要進一步加強檔案保密工作，提高檔案保密管理水平。

一、事業(yè)單位檔案保密工作的主要內(nèi)容

（一）檔案庫房的保密管理。檔案管理實踐中，檔案庫房管理是重要組成部分。通過科學管理檔案庫房，檔案的保密性得到增強。事業(yè)單位要將檔案庫房管理規(guī)范嚴格貫徹下去，對檔案管理庫房、辦公區(qū)等合理劃分，且設置專門的庫房管理人員，落實各項管理制度要求。要嚴格管理涉密檔案庫房，將雙進、雙出制度落實下去，規(guī)范登記進入庫房的人員，禁止無關人員進入涉密檔案庫房。

（二）檔案保密管理制度的構建。首先，事業(yè)單位需將涉密檔案管理制度完善構建起來，全面覆蓋涉密檔案收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)。單獨整理保存涉密檔案，禁止混淆其他普通檔案，否則容易有機密信息泄露問題出現(xiàn)于檔案利用過程中。其次，為高效預防和應對意外情況，需提前制定涉密檔案管理應急預案。同時，要定期檢查涉密檔案，避免有泄密、竊密等問題出現(xiàn)。如有不良問題發(fā)生，則需第一時間進行補救，避免損失的進一步擴大化。

（三）檔案類別的保密管理。工作人員在檔案保密管理過程中，需結合工作實際與國家相關規(guī)定，對檔案保密期限作出明確劃分，貫徹分類管理原則。若檔案處于保密期內(nèi)，需通過保密工作的規(guī)范實施，避免有內(nèi)容泄露等問題出現(xiàn)。若機密檔案經(jīng)過特定機關的授權，事業(yè)單位要長期實施保密工作，直至授權機關進行解密。需注意的是，政策調(diào)整等外界因素會影響檔案的涉密等級。因此，事業(yè)單位需將動態(tài)保密管理模式構建起來。工作人員要對檔案涉密情況的發(fā)展狀況密切關注，針對性調(diào)整保密工作策略。

二、事業(yè)單位檔案保密工作存在的問題

（一）工作人員保密意識不強。檔案保密工作關系到事業(yè)單位的整體發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部職工需全面參與進來。目前，部分職工對檔案保密工作的重要性、失密造成的危害性、泄密途徑的多樣性認識不到位，檔案保密工作意識淡薄，防護意識不足，不能充分認識到檔案保密工作的實施價值。以上幾種情形勢必會阻礙事業(yè)單位檔案保密各項工作的深入落實。

（二）制度體系不夠健全。檔案保密制度直接影響到檔案保密管理的實施成效，就現(xiàn)階段而言，一些事業(yè)單位在檔案保密制度方面存在較多的問題。如部分事業(yè)單位沒有對人員崗位職責進行明確，導致檔案保密工作的有序性得不到保證，容易有管理死角出現(xiàn)。部分事業(yè)單位雖將檔案保密制度完善構建起來，但各項制度并沒有得到深度執(zhí)行與落實，這樣檔案保密制度的價值將得不到發(fā)揮。

（三）檔案開放環(huán)節(jié)的保密措施不完善。隨著社會環(huán)境的變化以及相關政策的調(diào)整，部分檔案的涉密等級將會隨之發(fā)生改變。但部分事業(yè)單位并沒有實時、動態(tài)控制檔案的涉密狀態(tài)，或在檔案開放過程中沒有嚴格審核與控制，導致一些涉密性檔案資料不慎公開，給單位或工作帶來不利的影響和破壞。檔案利用過程中無法實施全程監(jiān)控或有效管控，也會導致檔案資料遭到篡改或損壞。

（四）監(jiān)督機制不完善。通過監(jiān)督機制的構建與實施，能夠有效約束和規(guī)范檔案保密工作，及時發(fā)現(xiàn)與解決檔案保密工作中暴露的問題，進而持續(xù)提高檔案保密工作水平。但目前很多事業(yè)單位并沒有將檔案保密方面的監(jiān)督機制完善構建起來，這樣不僅各類問題的發(fā)生幾率顯著增大，更難以及時查找和解決各種工作問題。

（五）電子檔案信息安全重視度不高。近些年來，計算機信息技術在檔案管理領域的深度廣泛應用，電子檔案的建立一方面提高了檔案管理工作效率，另一方面導致諸多安全隱患出現(xiàn)。如有些檔案管理人員對建立電子檔案意識薄弱，電子檔案內(nèi)容易被刪改、復制等問題。如果事業(yè)單位不能構建科學的信息安全防護體系，部分機密檔案信息將容易遭到泄露或篡改，電子檔案的真實性與權威性必然會受到影響。

三、新時代事業(yè)單位檔案保密工作的強化策略

（一）加強宣傳教育。為促使事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案保密意識得到增強，須在事業(yè)單位內(nèi)部廣泛、經(jīng)常宣傳檔案保密方面的制度與法規(guī)，切實增強工作人員的檔案保密意識。要以檔案保密為主題，將相應的專題會議活動定期組織起來，向工作人員講解檔案保密工作的重要性以及檔案資料泄密可能造成的嚴重影響，引導檔案保密工作人員分享經(jīng)驗和理念，或?qū)n案保密工作要求加入員工工作手冊當中，促使工作人員的檔案保密意識得到提升，能夠?qū)ⅰ稒n案法》及其他檔案管理方面的政策、法規(guī)等嚴格貫徹落實下去。

（二）加強制度建設。首先，明確崗位職責。為提升事業(yè)單位檔案保密工作水平，事業(yè)單位需綜合考慮檔案保密規(guī)定和檔案管理工作情況，科學建設各級工作人員的崗位職責，促使相關工作人員對檔案保密工作的責任感、使命感等得到增強。其次，完善制度體系。事業(yè)單位需系統(tǒng)分析檔案保密制度的運用情況，結合發(fā)現(xiàn)的各類問題，對檔案保密工作制度、檔案管理體系等進一步完善，提高檔案保密工作的規(guī)范化水平。同時，要設置專門的監(jiān)督人員，監(jiān)督各項保密工作制度的落實情況，及時發(fā)現(xiàn)、懲處各種違反保密工作制度的人員。最后，事業(yè)單位要定期統(tǒng)計各類檔案的接收、利用與銷毀情況，計劃性匯編處理檔案史料，深度開發(fā)、利用檔案資源信息。這樣不僅檔案保密工作成效得到改善，檔案資料的作用和價值也可得到更大程度的發(fā)揮。

（三）強化檔案開放保密工作。開放檔案資料之前，管理人員需對檔案資料進行嚴格審查，對檔案的使用程度、范圍等精準判斷和明確區(qū)分，保證不會影響到國家、社會的利益，且嚴格控制檔案開放范圍。檔案管理人員在對開放性檔案進行審查過程中，需將現(xiàn)行的檔案管理制度落實下去，增強審查判斷的科學性與專業(yè)性。經(jīng)過檔案審查之后，需由具備較高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員進行再次復查，若部分檔案的開放可能造成不利影響，或與檔案保密工作制度要求不相適應，則需向領導及時請示，全面分析檔案開放所帶來的益處和弊端，進行科學管控。同時，事業(yè)單位需加大成本投入，引進先進電子監(jiān)控設備，全面監(jiān)管檔案利用過程，避免檔案資料遭到部分利用者的涂改或損壞。

（四）完善保密監(jiān)督機制。為進一步改善事業(yè)單位檔案保密工作的實施效果，需將檔案保密工作監(jiān)督機制構建起來。首先，規(guī)范建設監(jiān)督隊伍。由于監(jiān)督工作具有較強的專業(yè)性，承擔著十分重要的職責，事業(yè)單位需選拔具備較高政治素養(yǎng)、較強業(yè)務能力的監(jiān)督人員來擔任，高效落實與完成各項監(jiān)督工作任務。其次，重點監(jiān)督機密檔案與特殊載體檔案，將檔案保密監(jiān)督工作列入日常工作議程，明確機密檔案、特殊載體檔案的監(jiān)督管理要求。監(jiān)督隊伍需定期、經(jīng)常盤查和整理本種類型的檔案，保證處于良好的保密狀態(tài)中，避免出現(xiàn)檔案丟失、損毀等不良現(xiàn)象。最后，事業(yè)單位可結合檔案保密工作的內(nèi)容和目標，將考核激勵機制構建起來。定期綜合性審查檔案保密工作人員的工作態(tài)度、實施情況以及問題嚴重程度等，考核結果與檔案保密工作人員的績效水平和福利待遇掛鉤。這樣，檔案保密工作人員的責任意識和主動意識得到加強。

（五）加強檔案信息安全管理。首先，強化基礎設施建設。事業(yè)單位要大力建設檔案庫房的安全設施，對現(xiàn)代化電子門禁、溫濕度調(diào)控等系統(tǒng)設備進行配置，避免因客觀因素而損壞檔案資料。要積極建設檔案信息化系統(tǒng)，完善配置各類軟硬件設施，包括服務器、掃描儀、計算機等。其次，完善檔案信息管理制度。要結合電子檔案面臨的潛在安全威脅，將保密管理制度完善構建起來，規(guī)范電子信息類檔案的建立和管理等環(huán)節(jié)。如要物理備份電子信息檔案資料，避免病毒、設備故障等因素威脅到信息檔案安全。要對電子檔案系統(tǒng)的風險點進行全面排查和梳理，將風險應急預案提前制定出來，且定期檢測、維護檔案系統(tǒng)，及時修復存在的各種安全漏洞。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案保密工作的實施成效，不僅關系到事業(yè)單位的自身利益，也會對社會發(fā)展造成很大程度的影響。因此，事業(yè)單位需提高對檔案保密工作的重視程度，從制度建設、人員配置等諸多方面著手，不斷提高檔案保密工作水平。