關(guān)于辦公室安全管理工作特點(diǎn)的思考

文/中國林業(yè)科學(xué)研究院林業(yè)研究所 賀磊；中國林業(yè)科學(xué)研究院 翟哲 吳海龍（通訊作者）；北京中林林業(yè)科技開發(fā)公司 許洋

對(duì)于高校、科研院所等研究性機(jī)構(gòu)來說，要重視辦公室安全管理工作，要培養(yǎng)職工樹立安全責(zé)任意識(shí)，牢記單位各項(xiàng)安全原則。同時(shí)，樹立風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任意識(shí)，有效預(yù)測(cè)、識(shí)別安全風(fēng)險(xiǎn)是十分重要的工作。不僅可以有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)，降低危險(xiǎn)事故發(fā)生的概率，而且也是對(duì)職工能力的培養(yǎng)。

一、加強(qiáng)辦公室安全管理的意義

隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室在科研院所中的作用更加顯著，不僅是上傳下達(dá)信息的部門，作為各個(gè)部門聯(lián)絡(luò)的中轉(zhuǎn)站，擔(dān)負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、推動(dòng)和促進(jìn)其他職能部門正常開展工作的重要作用，特別是在當(dāng)前全面開展各項(xiàng)工作新局面的新形勢(shì)下，辦公室不僅要做好日常的行政事務(wù)性工作，更重要的是搞好調(diào)查研究，了解新情況，研究新問題，出主意，想辦法，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”和“智囊團(tuán)”。因此，辦公室安全管理工作意義重大。科研院所內(nèi)部環(huán)境構(gòu)成更加復(fù)雜，辦公室需要加強(qiáng)安全管理工作，才能有效保證單位各部門工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能確保科研人員正常開展各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)和工作。加強(qiáng)辦公室安全管理工作對(duì)于科研院所發(fā)展有著重要的作用。對(duì)于辦公室而言，必須要加強(qiáng)安全管理工作，注重細(xì)節(jié)管理，優(yōu)化管理流程，才能減少安全風(fēng)險(xiǎn)。

二、辦公室安全管理特點(diǎn)及存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）開放性。辦公室最為明顯的特征就是開放性，其開放性特點(diǎn)會(huì)帶來外來風(fēng)險(xiǎn)。辦公室作為對(duì)外對(duì)接部門，常常需要開展多種對(duì)外業(yè)務(wù)。對(duì)外業(yè)務(wù)由于復(fù)雜且多樣，有時(shí)候業(yè)務(wù)戰(zhàn)線較長，在對(duì)接外來業(yè)務(wù)時(shí)，辦公室的職工需要高度警惕，加強(qiáng)自我管理，不僅要給其他單位留下良好的形象，同時(shí)增加其他單位對(duì)辦公室的良好印象。另外，在業(yè)務(wù)對(duì)接時(shí)，需要提前做好相關(guān)項(xiàng)目對(duì)接的手續(xù)和資料，做好事前管理，否則會(huì)給單位帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。此外，由于各單位的快遞業(yè)務(wù)較多，在管理快遞業(yè)務(wù)時(shí)存在明顯的風(fēng)險(xiǎn)，如果管理不當(dāng)，可能會(huì)導(dǎo)致重要文件遺失，從而造成重要機(jī)密泄露，形成安全隱患。

（二）多樣性。辦公室工作是多樣性的，由于其多樣性的管理特點(diǎn)，給辦公安全管理造成了一些隱患。業(yè)務(wù)往來多樣，人員構(gòu)成復(fù)雜，有時(shí)候由于銜接不暢，溝通較少，可能會(huì)造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。比如，在實(shí)際的安全管理中，辦公室鑰匙管理是極為重要的工作，但是可能會(huì)出現(xiàn)管理失責(zé)問題，辦公室門窗可能會(huì)因?yàn)橐雇沓ㄩ_的原因，造成物品被盜，國家財(cái)產(chǎn)損失。辦公室業(yè)務(wù)多樣性會(huì)帶來一定的安全問題。由于人員復(fù)雜，辦公室是很多重要文件的保管部門，在日常管理中，難免會(huì)發(fā)生文件遺失的現(xiàn)象，或者出現(xiàn)保險(xiǎn)柜鑰匙遺失的現(xiàn)象，這些問題會(huì)導(dǎo)致一定的安全問題，繼而給辦公室造成一定的管理難度。

（三）綜合性。辦公室管理工作具有綜合性的明顯特征，其主要表現(xiàn)為單位的所有業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)、歸納、整理都在辦公室完成，因此具有明顯的綜合性特點(diǎn)，在日常管理中，由于單位業(yè)務(wù)較多，所產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)需要審核和保管，所以辦公室文件整理工作量較大，如果整理不到位，文件丟失，會(huì)給單位帶來更多的麻煩。另外，單位辦公室在業(yè)務(wù)量劇增的情況下，其自身的費(fèi)用支出逐漸增加，在費(fèi)用增多的情況下，給單位帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，很多費(fèi)用的支出無從考證和管理，管理人員分身乏術(shù)，無法事事皆控。安全管理在辦公室業(yè)務(wù)管理中極為重要，因此，現(xiàn)代辦公要想提升安全管理效率，就要做到事無巨細(xì)，統(tǒng)籌管理，縮減相關(guān)業(yè)務(wù)流程，減少風(fēng)險(xiǎn)因素。

三、提高辦公室安全管理效率的策略

（一）增強(qiáng)職工安全意識(shí)，做好安全宣傳。辦公室安全管理工作效率不高的原因是大多數(shù)職工對(duì)于安全管理的意識(shí)不強(qiáng)，因此辦公室可以通過多渠道宣傳提升員工的安全意識(shí)，讓職工重視安全管理工作，從自身開始做起，做好本職工作，從而提升單位的安全管理水平。職工自身意識(shí)的欠缺可以通過日常培訓(xùn)進(jìn)行提升，讓職工正確認(rèn)識(shí)到安全管理的重要性，從而將安全管理工作落實(shí)到工作中。一方面，辦公室可以通過日常培訓(xùn)，提升職工的安全管理意識(shí)；另一方面，可以在日常辦公室工作中逐漸滲透，將安全管理相關(guān)細(xì)則形成辦公室準(zhǔn)則，提升職工的意識(shí)。對(duì)于職工來說，可以通過日常的訓(xùn)練、實(shí)踐進(jìn)一步提升自己的安全管理素養(yǎng)，從而以更加飽滿的熱情投身工作中，作為管理層而言，要上行下效，做好職工榜樣，依序做好相關(guān)安全管理工作的宣傳，利用單位宣傳大屏幕、單位微信號(hào)和公眾號(hào)做好日常宣傳，貫徹安全管理的精髓內(nèi)容，注重辦公室安全管理，并落實(shí)相關(guān)策略，提升管理層面的管理意識(shí)。由于辦公室職工常常與其他部門的職工有較多的聯(lián)系，因此辦公室可以展開部門交流活動(dòng)，讓所有職工貢獻(xiàn)奉獻(xiàn)自己的力量，不斷加強(qiáng)單位安全管理工作的力度。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，了解風(fēng)險(xiǎn)類型。要做好安全管理工作，全體職工以及管理層都要全面了解工作中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，從而更加從容地應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，減少工作中的安全風(fēng)險(xiǎn)。辦公室安全管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)在以上內(nèi)容中有所涉及，但不夠全面，常見的安全風(fēng)險(xiǎn)主要是日常消防管理、業(yè)務(wù)往來、系統(tǒng)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)信息管理、實(shí)驗(yàn)室管理等內(nèi)容。由于現(xiàn)代辦公室管理更加信息化，雖說辦公效率更高了，但是存在更多的風(fēng)險(xiǎn)，在管理上的難度也更大了，尤其是對(duì)于信息管理來說，在日常的文件保管環(huán)節(jié)上，辦公室安全管理應(yīng)更加嚴(yán)密，進(jìn)一步落實(shí)密碼保護(hù)，防止信息泄露。另外，辦公室的印章管理工作十分重要，需要交由專人管理，使用完以后，入柜管理，并做好登記。檔案管理是辦公室管理的重點(diǎn)內(nèi)容，需要建立系統(tǒng)性的檔案管理策略，在收錄檔案或者更新檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行整理和歸檔，促進(jìn)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理應(yīng)逐步用電子信息代替紙質(zhì)信息，并且對(duì)電子檔案進(jìn)行全面密匙監(jiān)管，防止信息外流；要做好備份，提升文檔恢復(fù)技術(shù)，提升電子檔案管理的技術(shù)。除此之外，辦公室負(fù)責(zé)單位的交通用車，在用車方面應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)化管理，保證車輛出車安全。對(duì)于需要外出用車辦理業(yè)務(wù)的職工而言，相關(guān)負(fù)責(zé)人員一定要做好前期的考察，鎖定職工駕照，做好車輛外出登記管理，并且在日常的管理中，加強(qiáng)職工安全出行意識(shí)，提升單位用車安全管理效率。

（三）促進(jìn)單位部門協(xié)同工作局面。由于單位部門眾多，很多風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生原因主要是因?yàn)閱挝桓鞑块T職能劃分出現(xiàn)了問題，職責(zé)劃分不清，很多部門不清楚自己的職責(zé)所在，只做了最為明顯的職責(zé)部分，導(dǎo)致很多安全管理方面的工作內(nèi)容無法落實(shí)，因此單位的管理層要注重安全管理工作職責(zé)的劃分，落實(shí)相關(guān)安全管理工作內(nèi)容，將具體的安全職責(zé)劃分到部門和個(gè)人，讓職工承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，在提升自己工作效率的同時(shí)，也做好相關(guān)的安全管理工作，從而形成良好的安全管理工作氛圍。單位的安全，每一個(gè)職工都有責(zé)任，因此管理層在落實(shí)相關(guān)工作的同時(shí)，要做好職工意識(shí)的提升，形成協(xié)同安全管理的良好局面。

四、結(jié)語

綜上所述，科研院所要想讓辦公室安全管理工作得以全面開展，要了解辦公室安全管理工作的基本風(fēng)險(xiǎn)和特點(diǎn)，依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)強(qiáng)化組織管理，協(xié)調(diào)職工組織，做好辦公室安全管理工作。