新時代檔案管理工作的經(jīng)驗體會

文/山西省朔州市右玉縣檔案館 呂麗

文書檔案管理是事業(yè)單位檔案工作的重要部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很難滿足單位系統(tǒng)管理的需求。檔案人員務(wù)必要順應(yīng)信息時代的發(fā)展需要，認(rèn)識文書檔案管理信息化的重要性，積極探索新舉措，保證事業(yè)單位檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。在當(dāng)今社會主義市場經(jīng)濟以及科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的雙重影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式顯得較為落后，工作效率得不到提高，檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進行了檔案管理工作方式的改革，在充分認(rèn)識當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，采取切實可行的措施，努力使檔案管理工作效率得到有效提高。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對檔案工作重視程度不夠。在許多人看來，檔案管理僅僅是分類、整理、歸檔等具體工作，并沒有將檔案管理放在重要位置。這些都是十分狹隘的看法，嚴(yán)重低估了檔案管理工作的價值。同時，多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，對于單位發(fā)展沒有什么作用，不能給單位帶來實際的經(jīng)濟效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理，各項工作難以進行。

（二）檔案管理制度不健全。目前各單位的檔案管理制度很不完善，存在著很多問題，以至于檔案管理工作在實際操作中受到局限。特別是在檔案材料的收集、整理、利用等方面管理制度不到位，未有效約束管理人員，直接導(dǎo)致工作人員工作散漫、責(zé)任心不強。因為缺少制度約束，當(dāng)有問題發(fā)生時，不能第一時間將責(zé)任人確定。目前事業(yè)單位的檔案管理工作，仍是各部門自行管理，導(dǎo)致檔案資料分散在各個科室，沒有統(tǒng)一規(guī)范管理，這會大大降低檔案的保管和利用。與此同時，由于制度的不健全，很多工作人員在工作中缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化，導(dǎo)致出現(xiàn)較多的疏漏，單位整體的工作效率受到影響。就目前我縣檔案利用情況來看，服務(wù)對象主要是機關(guān)工作人員，絕大多數(shù)單位職工沒有檔案意識，這說明我們的宣傳工作做得不到位，且服務(wù)方式單一，極大阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）工作人員的管理意識淡薄。對檔案管理工作的重視不夠會制約我國檔案管理工作的發(fā)展進程。長期對檔案管理工作的邊緣化和弱化直接導(dǎo)致檔案管理產(chǎn)生許多問題。在基層工作的檔案管理人員，大部分兼職，沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，對檔案管理工作的認(rèn)識不足。由于欠缺專業(yè)人員，檔案工作人員身兼數(shù)職，容易導(dǎo)致其面對繁雜的檔案管理工作時出現(xiàn)錯誤，從而導(dǎo)致檔案管理的混亂。有相當(dāng)一部分人員對檔案的認(rèn)識仍停留在該管理工作是一個可有可無的輔助性工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員的工作積極性不高，敬業(yè)精神不足，影響了工作效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理人員的專業(yè)程度不高。目前，很多單位基本上是數(shù)字化的檔案管理模式，對檔案管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來，共同服務(wù)于檔案管理。現(xiàn)在個別單位的檔案管理工作人員非專業(yè)出身，檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，檔案管理無法適應(yīng)數(shù)字時代的發(fā)展，給檔案管理工作的完善造成了阻礙。另外，檔案信息資源種類繁多，這就需要工作人員有良好的工作心態(tài)和強大的思辨和邏輯思維能力。有的工作人員除了管理檔案之外，還要負(fù)責(zé)其他的工作業(yè)務(wù)，繁雜的工作導(dǎo)致其缺乏必要的耐心、細(xì)心和信心，對檔案的管理工作沒有進行研究和仔細(xì)謀劃。再者，很多單位的檔案管理人員年齡偏大，缺乏創(chuàng)新意識，或者是剛剛畢業(yè)的新生，沒有足夠的專業(yè)技能支持他們創(chuàng)新發(fā)展，所以需要十分科學(xué)的管理體系來規(guī)范檔案管理人員，使他們的工作變得更加高效、有序。

（五）檔案信息化發(fā)展相對滯后。信息化技術(shù)快速發(fā)展，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點，還有很多機關(guān)事業(yè)單位由于檔案工作并不是本單位的前沿工作，未給予足夠重視，相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備的配備跟不上，使得檔案工作仍停留在傳統(tǒng)手工階段。雖然有些單位已經(jīng)采取了信息化檔案管理，但在安全保密等方面還有待進一步加強。

二、提高檔案管理效率的幾項舉措

（一）增強檔案管理意識。長期以來，由于傳統(tǒng)觀念的影響，大部分單位對檔案管理工作缺乏人力、物力方面的投入，所以首先要強化工作人員的思想認(rèn)識，把檔案工作納入各個單位年度考核目標(biāo)，建立明確的獎懲機制，改變工作人員消極怠工、工作散漫的態(tài)度，增強檔案管理人員的責(zé)任心和榮譽感，樹立良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)及樂于奉獻(xiàn)的精神；另外，檔案管理人員要積極主動了解單位現(xiàn)階段檔案工作狀況，遇到問題，適時做一些改變和變通，勤于思考，勇于創(chuàng)新，在工作中不斷尋求新方法，逐步改變傳統(tǒng)的檔案管理思維模式，以自己的微薄之力助推單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）不斷完善相關(guān)的檔案管理制度。各級單位應(yīng)當(dāng)制定出一套完善的管理制度，使各級干部職工在履行自身職責(zé)和義務(wù)過程中能夠有章可循、有據(jù)可依，從而加速檔案管理的發(fā)展進程。同時還要建立合理的獎懲機制，并將其細(xì)化到具體的操作上，激發(fā)各級干部職工對檔案工作的積極性和創(chuàng)造性。同時，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實定期檢查、不定期抽查等工作，確保檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

（三）培養(yǎng)相關(guān)的專業(yè)人才。檔案管理人員的素質(zhì)水平和檔案管理的質(zhì)量有著密切的聯(lián)系。一是在選擇檔案管理人員時，對選聘這一關(guān)要有足夠的重視，在錄用的時候，要考慮他們的專業(yè)素質(zhì)，盡可能選擇具備檔案專業(yè)能力的人員。二是在錄取結(jié)束后，要按照單位檔案管理的基本要求對新職員進行入職培訓(xùn)，從而提高他們的專業(yè)知識能力和技術(shù)水平。三是選用專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，避免管理人員的頻繁變動，增強人員的穩(wěn)定性。四是對檔案管理人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結(jié)分析。進而提高其工作能力，更好地做好本職工作。

（四）加強檔案的信息化建設(shè)。當(dāng)前，要想促進檔案管理工作效率和質(zhì)量有效提高，應(yīng)促進信息化建設(shè)，加強電子檔案建設(shè)是進一步強化檔案信息化建設(shè)的有效途徑，電子檔案就算不能帶來經(jīng)濟效益，也可以在服務(wù)社會的過程中，將社會效益充分展現(xiàn)出來。通過科學(xué)合理選擇檔案管理軟件，可以促進檔案管理工作效率和質(zhì)量提高。同時在檔案信息化建設(shè)中，需要結(jié)合社會需求，構(gòu)建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，促進檔案使用效率有效提高。

檔案工作不容忽視。伴隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新。今后，檔案管理工作需要從轉(zhuǎn)變觀念著手，做好信息化建設(shè)，并以積極建設(shè)信息化檔案模式作為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使檔案管理工作實效性持續(xù)提高，從而提高事業(yè)單位檔案管理的社會價值。