新時代檔案管理工作的經驗體會

文/山西省朔州市右玉縣檔案館 呂麗

文書檔案管理是事業單位檔案工作的重要部分，傳統的紙質檔案很難滿足單位系統管理的需求。檔案人員務必要順應信息時代的發展需要，認識文書檔案管理信息化的重要性，積極探索新舉措，保證事業單位檔案工作穩定發展。在當今社會主義市場經濟以及科學技術快速發展的雙重影響下，傳統的檔案管理工作方式顯得較為落后，工作效率得不到提高，檔案的價值沒有得到充分發揮，因此許多單位進行了檔案管理工作方式的改革，在充分認識當前工作的基礎上，采取切實可行的措施，努力使檔案管理工作效率得到有效提高。

一、檔案管理工作現狀

（一）對檔案工作重視程度不夠。在許多人看來，檔案管理僅僅是分類、整理、歸檔等具體工作，并沒有將檔案管理放在重要位置。這些都是十分狹隘的看法，嚴重低估了檔案管理工作的價值。同時，多數單位領導也認為檔案工作無關緊要，對于單位發展沒有什么作用，不能給單位帶來實際的經濟效益，沒有發展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環，缺了檔案管理，各項工作難以進行。

（二）檔案管理制度不健全。目前各單位的檔案管理制度很不完善，存在著很多問題，以至于檔案管理工作在實際操作中受到局限。特別是在檔案材料的收集、整理、利用等方面管理制度不到位，未有效約束管理人員，直接導致工作人員工作散漫、責任心不強。因為缺少制度約束，當有問題發生時，不能第一時間將責任人確定。目前事業單位的檔案管理工作，仍是各部門自行管理，導致檔案資料分散在各個科室，沒有統一規范管理，這會大大降低檔案的保管和利用。與此同時，由于制度的不健全，很多工作人員在工作中缺乏規范化、系統化，導致出現較多的疏漏，單位整體的工作效率受到影響。就目前我縣檔案利用情況來看，服務對象主要是機關工作人員，絕大多數單位職工沒有檔案意識，這說明我們的宣傳工作做得不到位，且服務方式單一，極大阻礙了檔案事業的發展。

（三）工作人員的管理意識淡薄。對檔案管理工作的重視不夠會制約我國檔案管理工作的發展進程。長期對檔案管理工作的邊緣化和弱化直接導致檔案管理產生許多問題。在基層工作的檔案管理人員，大部分兼職，沒有接受過專業、系統的檔案管理工作培訓，對檔案管理工作的認識不足。由于欠缺專業人員，檔案工作人員身兼數職，容易導致其面對繁雜的檔案管理工作時出現錯誤，從而導致檔案管理的混亂。有相當一部分人員對檔案的認識仍停留在該管理工作是一個可有可無的輔助性工作，導致部分檔案管理人員的工作積極性不高，敬業精神不足，影響了工作效率和質量。

（四）檔案管理人員的專業程度不高。目前，很多單位基本上是數字化的檔案管理模式，對檔案管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化的技術結合起來，共同服務于檔案管理。現在個別單位的檔案管理工作人員非專業出身，檔案管理專業人員較為缺乏，具備的專業素養較低，檔案管理無法適應數字時代的發展，給檔案管理工作的完善造成了阻礙。另外，檔案信息資源種類繁多，這就需要工作人員有良好的工作心態和強大的思辨和邏輯思維能力。有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他的工作業務，繁雜的工作導致其缺乏必要的耐心、細心和信心，對檔案的管理工作沒有進行研究和仔細謀劃。再者，很多單位的檔案管理人員年齡偏大，缺乏創新意識，或者是剛剛畢業的新生，沒有足夠的專業技能支持他們創新發展，所以需要十分科學的管理體系來規范檔案管理人員，使他們的工作變得更加高效、有序。

（五）檔案信息化發展相對滯后。信息化技術快速發展，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點，還有很多機關事業單位由于檔案工作并不是本單位的前沿工作，未給予足夠重視，相應的現代化設備的配備跟不上，使得檔案工作仍停留在傳統手工階段。雖然有些單位已經采取了信息化檔案管理，但在安全保密等方面還有待進一步加強。

二、提高檔案管理效率的幾項舉措

（一）增強檔案管理意識。長期以來，由于傳統觀念的影響，大部分單位對檔案管理工作缺乏人力、物力方面的投入，所以首先要強化工作人員的思想認識，把檔案工作納入各個單位年度考核目標，建立明確的獎懲機制，改變工作人員消極怠工、工作散漫的態度，增強檔案管理人員的責任心和榮譽感，樹立良好的職業道德和職業素養及樂于奉獻的精神；另外，檔案管理人員要積極主動了解單位現階段檔案工作狀況，遇到問題，適時做一些改變和變通，勤于思考，勇于創新，在工作中不斷尋求新方法，逐步改變傳統的檔案管理思維模式，以自己的微薄之力助推單位的可持續發展。

（二）不斷完善相關的檔案管理制度。各級單位應當制定出一套完善的管理制度，使各級干部職工在履行自身職責和義務過程中能夠有章可循、有據可依，從而加速檔案管理的發展進程。同時還要建立合理的獎懲機制，并將其細化到具體的操作上，激發各級干部職工對檔案工作的積極性和創造性。同時，完善檢查監督管理制度，落實定期檢查、不定期抽查等工作，確保檔案管理工作不斷完善和發展。

（三）培養相關的專業人才。檔案管理人員的素質水平和檔案管理的質量有著密切的聯系。一是在選擇檔案管理人員時，對選聘這一關要有足夠的重視，在錄用的時候，要考慮他們的專業素質，盡可能選擇具備檔案專業能力的人員。二是在錄取結束后，要按照單位檔案管理的基本要求對新職員進行入職培訓，從而提高他們的專業知識能力和技術水平。三是選用專職人員負責檔案管理工作，避免管理人員的頻繁變動，增強人員的穩定性。四是對檔案管理人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結分析。進而提高其工作能力，更好地做好本職工作。

（四）加強檔案的信息化建設。當前，要想促進檔案管理工作效率和質量有效提高，應促進信息化建設，加強電子檔案建設是進一步強化檔案信息化建設的有效途徑，電子檔案就算不能帶來經濟效益，也可以在服務社會的過程中，將社會效益充分展現出來。通過科學合理選擇檔案管理軟件，可以促進檔案管理工作效率和質量提高。同時在檔案信息化建設中，需要結合社會需求，構建檔案管理互聯網平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎，促進檔案使用效率有效提高。

檔案工作不容忽視。伴隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作需要持續發展創新。今后，檔案管理工作需要從轉變觀念著手，做好信息化建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續完善和優化檔案的管理技術水平，促使檔案管理工作實效性持續提高，從而提高事業單位檔案管理的社會價值。