檔案數字化系統平臺在科研檔案管理中發揮的效能

文/新疆畜牧科學院 張玲；新疆維吾爾自治區治蝗滅鼠指揮部辦公室 阿依努爾·熱哈提

科研檔案和普通檔案的管理具有一定的差異，在社會主義發展的新階段，信息技術在各個領域逐漸普及，因此在檔案管理工作當中滲透數字化技術是歷史發展的必然。科研檔案管理工作較為復雜，其中包含了多個領域的科學研究成果，其文件和資料數據具有重要的參考價值，大多數需要長期妥善保管，這在無形中增加了科研檔案管理工作的負擔，如果依然采用傳統的檔案管理方式，將無法妥善完成科研檔案保管工作。因此。當前必須要將科研檔案管理工作從傳統模式轉向現代化的模式，積極發揮檔案數字化系統平臺的作用，對工作技術和工作手段加強革新，體現科研檔案管理的現代化特征。

一、科研檔案管理特征

科研檔案不同于其他類型的檔案，科研檔案往往具有系統性和成套性。科研檔案當中的每個環節都體現出環環相扣的特點，組成一個統一的系統和整體。如果某環節缺失，就會造成科研檔案整體不連貫。另外，科研檔案往往包含的是大量的科研數據和科研文獻，具有極強的專業性，并且涉及各個研究領域，因此，科研檔案的類型較為分散，每一種檔案都是在某一個領域之內針對某個體的專項研究。因此，科研檔案具有較強的階段性，這就意味著對科研檔案的保管必須要保證檔案文獻的完好無損，按照順序進行排放，不能出現缺頁少頁的現象，保障科學研究能夠按照階段進行。

二、檔案數字化系統平臺在科研檔案管理中的效能

（一）提高工作連貫性。當前，利用數字化系統平臺管理科研檔案具有必要性。數字化系統平臺能夠保證科研檔案管理工作的連貫性，檔案管理數字化和信息化是時代發展和檔案管理工作的必然趨勢，能夠解決科研檔案管理工作當中人工無法勝任的問題，減輕工作人員的工作壓力和工作負擔，減少出錯的可能性，降低人力資源和時間成本的投入。在數字化技術參與之下，檔案管理工作的諸多環節被優化，縮短了工作時間，提升了工作效率。

（二）方便查閱和調檔。科研檔案的管理是為了方便查找。如果采用傳統的檔案管理模式，在之后進行借閱和查看時必須要耗費很多的時間對文檔進行查找，這就加大了工作人員的工作量，也容易浪費工作時間，在數字化系統平臺管理之下，科研檔案能夠被有效查閱，工作人員可以直接進行關鍵字的搜索，找到有關的文獻資料，保障檔案工作開展的連續有效。

（三）提高檔案管理經濟效益。在科研檔案管理工作當中，使用數字化系統平臺能夠有效提高工作的經濟效益和整體的檔案管理水平。一方面，數字化管理方式能夠節約資金和成本的投入，直接采用無紙化設備開展檔案管理工作，減小了檔案保存的空間，保護了環境，減少了經濟支出；另一方面，數字化管理模式能夠使科研檔案管理工作減少工作漏洞，加速科研檔案資源的整合，提升整體檔案管理工作的準確性，優化工作模式，為今后的檔案管理工作提供了可以參照的經驗，使科研檔案的管理工作滿足現代社會對于檔案管理的要求。同時，間接促進了科研單位的進一步發展。

三、當前在科研檔案管理中存在的問題

當前，在科研檔案管理工作當中還存在一些問題和進步的空間，我們必須在眾多的管理方式當中挑選出最適合當前時代的科研檔案管理模式，解決以往在科研檔案管理當中存在的問題，才能夠讓科研檔案管理工作越做越好，發揮出自身的價值。首先，存在的問題是科研檔案管理工作思想觀念的滯后性。科研檔案的管理工作應當具有一定的保密性質，但是保密不意味著工作觀念和工作方法的因循守舊。相反，必須要經常進行工作方法和工作思維的創新，才能夠使科研檔案的管理工作呈現出現代化的特征。當前，科研檔案管理工作普遍缺乏大局觀念，呈現出各自為政的狀態，導致科研檔案當中的信息資源無法得到高效的互動和共享，特別是在需要查閱資料時無法及時地找到有關的文獻，導致工作效率被降低，造成了管理模式的滯后性。其次，科研檔案管理工作和數字化系統平臺相結合，還應當注意網絡安全問題。網絡安全是全社會廣泛關注的話題，在科研檔案管理工作當中尤其應當注意。以往，科研檔案主要是通過紙質的形式進行保存，包括重大會議的文件和重要項目的研究成果，都以紙張作為基本的載體，這種方式雖然具有一定的滯后性，但是能夠保障文件真實有效，在當前的信息化時代，電子信息化系統提升了科研檔案管理工作的效率，但是應當注意，不法分子可能會利用網絡漏洞對文檔進行竊取和偽造，造成科研檔案管理工作的混亂，威脅到檔案管理工作的機密性。除此之外，在當前時代背景下，科研檔案管理人才儲備不足造成工作方法落后。進行數字化管理之后，檔案歸檔的時間不再被限定，顛覆了傳統的歸檔機制。但是，這一工作方法也弱化了檔案審批的必要性，此外，科研檔案管理人員缺乏專業素質思想陳舊，手段落后，不注重對自身素質的提升，這些問題都是利用數字化系統平臺進行科研檔案管理的挑戰。

四、檔案數字化系統平臺在科研檔案管理中的運用

（一）創新思想觀念。將數字化系統平臺運用在科研檔案的管理當中，首先需要工作人員創新思想，尋找科研檔案管理的新角度。傳統的科研檔案管理思想和方式，不能適應當前社會的檔案管理需求，因此工作人員必須要求新求變，對于自身的思想觀念和意識進行轉換，突破傳統檔案管理方法的限制，滿足當代科研檔案管理工作的相關要求，直面機遇，迎接挑戰，站在大局的角度尋求科研檔案管理工作的新出口，滿足社會的發展是檔案管理工作的最新要求，加快科研檔案管理的信息化數字化建設，實現戰略轉移。具體來說，必須要建設檔案管理新資源的信息收集庫，將科研檔案進行歸檔。科研檔案管理有關部門應當根據不同的檔案類目和相關信息對于科研檔案進行分類妥善保存。傳統的檔案載體大多數是紙質載體和錄音載體，這一類型的檔案載體在保存和現代檔案管理之間存在著較大的差別，在當前的科研檔案管理當中，必須要加強數字化建設的力度，推進我國科研檔案管理數字化建設的征程。

（二）維護檔案管理的基礎設施。在科研檔案的管理當中，必須要完善檔案管理基礎設施建設，從頂層設計上建設一套較為完善的科研檔案管理工作辦法，包含信息的檢索、關鍵詞的輸入和檔案資源的共享，這些行為都需要規章制度的約束，能夠有序進行，因此在這一過程當中，我們必須要對于檔案管理的基礎設施特別是軟件設施進行完善。檔案管理主要運用的硬件設備包括計算機、打印機、激光掃描儀等等，這些設備必須要專業人員進行篩選和采購，還應當定期進行日常檢測，維護設備能夠正常運行和使用。電子系統化平臺的軟件設施更為重要，只有保證軟件設施和平臺設計合理，才能夠充分地發揮系統功能，科研檔案管理工作部門應當根據自身的實際情況，選擇合適的檔案管理軟件，加大資金投入，注重信息化軟件的研發。科研檔案的保管工作較為繁瑣，在日常工作當中會存在大量的數據掃描錄入和上傳，這就要求必須要使用高效的硬件和軟件系統才能夠順利完成工作，比如利用文字采集設備、雙向服務器等設備完成文字信息的錄入，還要利用檢索系統對于不同類型的檔案進行精確歸檔，對文檔的管理權限進行加密，使科研檔案在利用時能夠準確進行核對查詢，提高科研檔案利用效率，加速科研檔案的數字化共享。

（三）加強網絡安全管理。利用數字化系統平臺進行科研檔案的管理，還應當加強網絡系統的安全性，做好防護措施，這對于科研檔案的管理工作來說非常重要。數字化檔案管理的重點在于開放性和共享性，雖然能夠提高科研檔案的利用效率，加速檔案信息共享和資源平臺的建設，同時也給科研檔案的安全性帶來了很大的風險。因此，檔案管理有關工作部門，應當要加強保密措施，防止檔案信息泄露，建設核心屏障，將科研檔案分為核心、非核心，公開、非公開，進行分層管理，最重要的科研檔案應當安裝殺毒軟件和防護軟件防止病毒入侵，工作人員應當對瀏覽器等軟件設備進行定期升級和維護，同時還應當利用云技術提高備份的安全性，如果科研檔案遭遇損毀，可以及時進行備份和數據恢復。

五、結語

綜上所述，在科研檔案管理中，應當加強數字化系統平臺的建設，創新思想觀念，維護檔案管理的基礎設施，加強網絡安全管理，提升科研檔案管理的信息化和數字化水平。