略論社會公益活動檔案管理內容的特征

文/青島市黃島區民政局 劉輝

隨著社會文明的持續發展，社會各領域對于公益活動的組織和參與越來越踴躍和規范。環境治理、垃圾分類、老年服務、戒毒、殘障服務、兒童服務、青少年服務、婦女服務等各類社會公益活動實踐產生了廣泛的影響。很多具體工作機構中，專門增設了設置了社會活動的檔案管理工作內容，組織檔案管理人員將社會公益活動中形成的文件，按照一定的原則和要求進行收集、鑒定、裝訂、編頁、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架等，使之規范化、條理化，便于對社會重大事件發生時期的社會公益活動的記錄、整理、存檔、查閱，社會公益活動檔案成為檔案管理工作的重要分支，越來越受到重視，做好社會公益活動檔案管理工作對任何工作單位機構來講都具有重要意義。完善的社會公益活動管理，對社會歷史、人文環境整體的發展決策起到重要的作用，其特征和意義隨著當下社會發展的語境逐漸凸顯出來。

一、社會公益活動檔案管理的內容特征

（一）社會公益活動檔案管理內容具有基礎性。社會公益活動檔案來源于真實的社會公益實踐，記錄了人們在特定的環境和歷史時期與自然環境的作用關系，是人類精神文明領域發展的真實寫照，在社會公益活動中積累和留存的檔案，記錄了人類在特定的歷史環境條件下同社會完美適應并促進改良的寶貴的經驗，可以為社會建設提供重要的依據和參考資料。從社會公益檔案管理內容本質上說, 對社會公益活動的真實記錄、整理，實質是在傳授特定歷史階段人類社會對應環境所做的經驗探索，可以幫助各類檔案用戶群體獲取所需信息，并進一步提高檔案用戶群體發現、辨別和獲取信息的能力,從而間接提高檔案用戶群體的學習和研究能力。除了可以提高人類活動的基礎知識與技術之外，社會公益檔案管理工作具有強烈的政治信念與道德價值觀，因此社會公益檔案管理既具有所有檔案管理本質的一般性，也有其他類型的檔案管理所不具備的獨特本質內涵。此外，社會公益活動檔案是社會機構或工作機構各種行政管理和業務工作的查考憑據，社會公益活動檔案是由機關、團體和社會組織在社會活動中形成的文件材料轉化而來的，是公務活動的記錄，反映了機關和社會組織活動的完整情況。是行政和管理機關工作中不可缺少的輔助工具，是處理業務和履行職能的參照素材，是熟悉機關工作的情況、規劃決策、處理事務依據的真實資料，具有與人事檔案、工作檔案等同樣的基礎性。

（二）社會公益活動檔案管理內容具有時效性。

社會公益活動和社會環境重大事件語境緊密關聯，機關和事業單位對所參與的社會公益活動檔案材料要及時整理，確保公益活動的真實客觀。及時記錄、整理、存放公益活動調研和進行的工作，才能形成在特定環境下的參考價值。比如，新型冠狀病毒始發時期，很多機關事業單位積極進行公益宣傳，調動和組織志愿者參與抗擊新型冠狀病毒等公益活動，這些組織方式借鑒了“非典”時期的集中防御舉措，并作出與時俱進的相應改進調整，調整借鑒的有效性，很大程度取決于“非典”時期社會公益活動檔案記錄的即時性。因此，掌握社會公益活動檔案的時效規律，正確判斷、整理社會公益活動檔案，適時提供利用，以免因錯過最佳的開發利用時機而喪失檔案的部分或全部價值。

（三）社會公益活動檔案管理內容具有交叉性。社會公益活動內容涉及到法治、經濟、環境保護、醫學等各個領域，使得社會公益活動檔案的管理與其他檔案工作錯綜交叉，也使得社會公益活動檔案管理工作內容變得復雜，對社會公益活動檔案管理人員的技能和素質要求相應具有多元性。社會公益活動檔案管理是工作管理中重要的分支內容，工作人員是影響公益活動檔案管理工作水平的關鍵因素，管理工作人員的整體水平和素質可以直接影響社會公益活動檔案的管理面貌和價值。社會公益活動檔案管理的交叉性特征，決定了管理人員要具備廣泛的社會人文知識背景，具備現代化的管理技能和觀念，既能夠做到社會活動人文意義的清晰整理、發掘，又能夠使檔案管理工作向數字化大數據合理運用，既可以應對面對面的傳統形式服務的檔案管理；也可以根據大數據環境條件進行針對性的資料搜集整理，包括在重大的社會公益活動中對重點用戶、特定用戶的特定需求提供積極、主動、規范的材料支持，甚至還可以開展個性化跟蹤檔案服務，使檔案管理工作可以滿足時代的發展，提高檔案管理工作標準化和規范化的水平。

（四）社會公益活動檔案管理內容具有共享性。社會公益活動檔案管理的共享性體現在能在各方面發揮更多效益，所形成的社會公益活動成果檔案，不僅僅為本單位作為檔案資料所用，對外部的甚至對于整個社會環境所需的公益活動資料和信息檔案也起到了相當可觀的作用，而且檔案管理中會自覺將內部、外部有用的各種載體的成果都收集起來，相互補充，被人們更好地利用，從這個角度上看，社會公益活動檔案管理人員社會角色的內涵更加豐富了，一方面是對單位機構參與社會公益活動的真實記錄留存，同時完善的社會公益活動檔案管理扮演“社會文化的管理”和“社會精神財富的保管”的角色，隨著社會對公益活動建設的不斷完善，各工作機構會更加注重對社會公益活動檔案的優化管理，使其具有的共享性資源得到有效利用。

二、了解社會公益活動檔案管理內容特征的意義

（一）促進整個檔案管理系統的文化建設。了解社會公益活動檔案管理內容特征，可以促進整個檔案管理系統的文化建設。社會公益活動體現著一個工作機構積極參與社會公益活動的意愿和力度，沒有直接的業績和經濟效益呈現，推動的是社會精神領域，完善單位的公益組織能力，因此不僅傳承良好的社會風尚，還承載真實的社會文化資源，為社會文化建設提供重要的文史資料。社會公益活動檔案文化建設還為檔案管理事業的發展創造良好的環境。一方面，社會公益活動檔案可以為檔案管理的文化建設提供客觀真實的歷史資料；另一方面，還可以把規范形成的社會公益活動檔案作為參考，汲取在社會公益活動檔案中總結的寶貴經驗，從而完善整個檔案管理系統的文化建設，隨著整個檔案管理系統文化建設的不斷完善，工作機構會更加注重對社會公益活動檔案的優化管理，兩者之間具有緊密的聯系，互為影響、相輔相成。

（二）促進實踐與理論相結合的檔案管理發展模式。了解社會公益活動檔案內容特征，可以根據當下的社會語境和實際工作要求，從檔案管理實踐層面和理論層面提出針對性的對策和建議，以期能夠幫助具體的參與機構根據具體的社會歷史語境落實具體的社會公益活動實踐，使社會公益活動資源向社會資源意義的層面有效轉化，體現社會公益檔案的社會價值，促使社會公益活動檔案管理逐漸向規范、成熟的范式發展。明確社會公益活動檔案內容特征和發展現狀，可以更精準地了解社會公益活動檔案管理在整個檔案管理系統中所扮演的角色和分支地位。社會公益活動檔案是記錄某一特定時期人們對社會公益活動參與和探索的行為與智慧的結晶，將會傳承悠久的社會文化遺產，在現代社會環境中，其更是有待開發、傳播，促進新時代社會公益活動資源的創新性轉化，實現這種規律良性轉化，必須順應檔案價值實現的一般規律，要和具體的實踐案例體驗相結合，采取有效機制實現社會公益活動良性影響面向社會的傳播，為“實踐與理論相結合”的探索模式提供借鑒實例，輔助整個檔案管理系統和諧有序發展，在加強社會公益活動檔案管理的同時，實現社會公益活動影響在社會文化建設中的輔助作用，真正實現社會公益活動檔案資源價值的開發。

（三）為檔案管理系統中的專項檔案管理研究提供理論依據。了解社會公益活動檔案內容特征，可以對我國現階段社會公益活動檔案管理的有關問題進行專項系統梳理和研究，為新時期整個檔案管理系統的多元、立體、全面發展提供理論依據。社會公益活動檔案內容對參與社會公益活動中的各項實施條件進行了探討，結合相關實踐案例進行記錄說明，其本身的內容特征將檔案管理的創新性開發作為檔案管理價值實現途徑的邏輯起點，對于全面實現和認識檔案資源管理系統在發展社會文化、傳播社會價值方面具有理論指導的現實意義。同時，為檔案管理系統中的各類專項檔案管理研究提供了理論依據。

三、結語

社會公益活動檔案記錄和承載了在特定的歷史環境下人類同自然、社會所進行的歷史活動，為社會文化建設、文明發展提供了重要的資料，隨著社會的不斷發展和進步，社會公益活動檔案管理工作突飛猛進發展，在當下社會環境的需求下，各種由此產生的社會公益活動檔案管理呈現出獨特的性質，社會公益活動檔案管理系統和設施水平、人才機制等都需要完善和提高，了解社會公益活動檔案管理的工作特征，對于檔案管理工作人員樹立可持續的和與社會語境相匹配的正確的管理意識具有重要意義；在快速發展的社會，社會公益活動檔案管理系統和設施水平、人才機制等都需要完善和提高，管理手段和方式需要與時俱進地創新和進步，對社會公益活動檔案管理工作特征的了解，可以開拓對應性的工作方式，提高對社會公益活動管理敏銳的洞察力和自身的管理能力，創造科學先進的社會公益活動檔案管理體系，促進整體檔案管理工作的進步。