科研底圖檔案的管理問題及應對策略分析

文/晉能控股煤業集團有限公司檔案館 王麗麗

近年來，我國科研水平不斷提升，科研活動已成科技創新和科技融合的關鍵路徑之一，在這種情況下，科研底圖檔案管理工作出現了復雜性特征，科研底圖檔案管理人員面臨著巨大的挑戰，基于科研底圖檔案的科研價值和社會價值，應從問題角度出發，高質量完成檔案管理工作。

一、科研底圖檔案的特點

科研底圖檔案具有明顯的原始記錄性、高復用性特點，就原始記錄性而言，科研底圖主要是科研人員在科研工作中對科研信息的記錄，這些原始的科研信息是導出最終科研結果的基礎，也是科研人員進行科研復核和科研校驗的關鍵資料；就科研底圖檔案的高復用性特點而言，在科研項目開展過程中，科研人員需要根據科研情況完成科研信息的整合和科研信息的重復調用，并在不同的科研階段中，將科研底圖信息作為研究資料，進行反復深入的計算和核對，以保證科研工作的精細化和科研結果的精準性。以科研底圖檔案的原始記錄性和高復用性為基礎，在科研項目的不斷推進中，為滿足科研人員的記錄要求，提升資料使用的便捷性，科研底圖檔案的幅面得以擴大，科研機構所產生的科研底圖檔案的數量也呈現了明顯的上升趨勢，在這種情況下，高質量開展科研底圖檔案管理至關重要。

二、科研底圖檔案管理中存在的問題

為加強科研底圖檔案管理工作的針對性，以下對科研底圖檔案管理中存在的問題進行分析：

第一，目前，相關科研機構存在對科研底圖檔案管理工作重視程度不高的問題，在一定程度上增加了科研底圖檔案遺失、損毀的概率，同時也為科研人員對科研底圖資料進行復用增加了難度。第二，部分科研機構存在“重科研，輕管理”的情況，導致其缺乏完善的科研底圖檔案管理體系，檔案管理程序冗雜、管理人員的工作壓力較大。第三，科研底圖檔案是科研工作中的重要資料，隨著科研工作的不斷開展，科研檔案的數量持續增加，檔案類型產生了復雜性變化，在這種情況下，傳統的檔案管理方式已難以滿足實質性需求，反映了檔案管理人員管理能力的缺失，不利于科研底圖檔案管理工作的高效率開展。第四，當前，我國正全面推進現代化建設，鼓勵相關企事業單位和科研機構積極加快信息化發展步伐，在這種情況下，科研機構傳統檔案管理方式難以對檔案信息進行充分統籌和合理調用，使科研項目的有效推進增加了一定難度。第五，科研底圖檔案中包括多樣性的數據信息和文本信息，科研人員需要結合項目的不同推進階段以及科研需求，對檔案信息進行調用，這就對科研底圖檔案管理體系的服務能力提出了全新要求，目前，科研機構在科研底圖檔案服務中大多依靠人力，自動化水平較低，服務效率較慢。

三、科研底圖檔案的管理策略

（一）積極轉變管理意識。要想進一步提高科研底圖檔案管理水平，應積極轉變檔案管理人員的管理意識，以下對其提出相關建議：我國相關部門應對科研機構檔案管理工作進行重點支持和有效引導，促進科研底圖檔案管理人員形成創新化的管理思維，積極學習先進檔案管理經驗，實現檔案管理能力和服務水平的提高。例如，應組織科研機構開展科研底圖檔案管理經驗交流會議，在會議上構建虛擬化的科研機構底圖檔案管理情境，并在虛擬情境中對先進的科研底圖檔案管理技術進行展示，以便科研機構的檔案管理人員能夠結合管理基礎，實現管理系統的更新和先進技術的有效融合。在科研底圖檔案管理經驗交流會議中，不同科研機構的檔案管理人員能夠以檔案管理工作為核心，積極交流工作心得，實現信息共享和信息更新，受先進思想和技術的影響，加快科研底圖檔案管理工作的創新步伐。

（二）健全檔案管理體系。基于科研機構科研底圖檔案管理工作開展現狀，應通過健全檔案管理體系，提高檔案管理效率和檔案管理質量，以下對其提出相關建議：首先，科研機構由于檔案管理體系不健全出現了規則、標準執行力度不夠、監督不到位、文件收集不及時、材料歸檔不齊全、鑒定把關不嚴、檔案質量難以保障、檔案成套性差、缺項、漏項嚴重等問題。以問題為導向，在健全檔案管理體系的過程中，應以科研項目為管理中心，以檔案管理標準為管理依據，以監理控制為重要手段，形成多部門和單位全方位參與的管理環境，完成檔案管理工作的全過程控制。其次，應全面明確檔案工作計劃、目標和職責，制定相應的規章制度和業務規范，增強檔案管理與科研項目的同步性，強化檔案工作業務基礎建設，合理構建科研項目檔案工作網絡體系，提高檔案管理工作的有序性。最后，應全面整合科研項目的科研底圖檔案資源，做好科研底圖檔案管理的前端控制，實現統籌規劃、統一管理和同步工作，并構建科研項目科研底圖檔案管理監管系統，編制完善的科研底圖檔案監管方案，以量化的標準規范和固化的管理流程切實保證檔案管理質量和管理效率。

（三）大力培養管理人才。基于科研底圖檔案管理工作在科研工作中的重要地位以及科研底圖檔案的價值，科研機構應全面提升對檔案管理工作的重視程度，大力培養檔案管理人才，提高檔案管理水平，以下對其提出相關建議：首先，科研機構應針對現有科研底圖檔案管理人員進行深度調研，調研內容包括科研底圖檔案管理人員的工作意識、工作狀態、工作效率等，繼而以高質量開展科研底圖檔案管理工作為目標，分析科研底圖檔案管理人員的能力缺失，對其進行針對性教育和培訓，邀請行業內專家積極傳授檔案管理經驗，全面更新科研底圖檔案管理人員的管理思想，引導其建立終身學習思維，為科研底圖檔案管理工作的創新化發展奠定堅實基礎。其次，應積極拓寬科研底圖檔案管理人才引進路徑，傳統的人才引進路徑在人才篩選上受到局限，科研機構難以引進符合崗位需求的高質量人才，為提高檔案管理工作的人才素質水平，科研機構可采用“線上+線下”的雙重人才招聘機制，充分明確人才招聘標準，有效擴大人才篩選范圍。最后，科研機構應以科研底圖檔案管理工作為核心，引進和應用績效評價體系，對檔案管理人員的工作態度、工作效率、工作質量進行全方位評定，并將評定結果與其薪資等級建立科學聯系，引導檔案管理人員形成優良的責任心和使命感。

（四）提升信息管理水平。信息化檔案管理是科研底圖檔案管理工作的必然發展趨勢，新時期和新形勢下，互聯網對科研機構科研底圖檔案管理工作提出了全新要求，即提高檔案管理的高效性、安全性和服務性。在這種情況下，應有效健全科研機構的檔案管理網絡平臺，樹立檔案管理創新理念，以下對提升信息管理水平提出相關建議：首先，應有效完善檔案管理硬件配置，為信息化檔案管理工作的開展奠定建設基礎；其次，應科學健全互聯網電子檔案平臺，以提高科研底圖檔案信息整合的效率和整合的全面性；最后，應加強檔案網絡安全維護，全面保障科研底圖檔案信息的安全性。考慮到科研底圖檔案的重復調用性較強，相關科研人員往往需要對科研底圖檔案資料進行深層次研究，應合理融合數據挖掘技術和數據分析技術，支持科研人員和檔案管理人員對科研底圖檔案信息的資料進行轉換、整合和精細化分析，實現科研機構科研底圖檔案的數字化建設，以創新化的檔案管理服務意識重構檔案管理工作流程，并以健全的電子檔案管理規范為基礎，提高科研人員使用科研底圖檔案資料的便捷性。值得一提的是，基于科研底圖檔案資源信息化建設的具體要求，科研機構應根據不同科研項目完成科研底圖檔案文件的電子化建設，借助電子文件格式完成電子文件收集和電子文件整理。

（五）構建檔案服務平臺。科研底圖檔案管理工作直接影響著科研機構科研項目的有效推進和科研結果的精準性和可用性，為全面提高科研底圖檔案管理工作的質量和效率，應積極構建檔案服務平臺，增強檔案服務的人性化水平，以下對其進行介紹：近年來，人工智能的發展已成為我國經濟發展和社會建設的新機遇，基于科研機構在科研底圖檔案管理工作中的全新需求，可打造“人工智能+檔案”的跨界融合應用體系，完成檔案服務理念、服務方式、服務內容的全面創新。在構建檔案服務平臺的過程中，相關人員可結合科研機構的項目情況以及檔案管理基礎，充分整合“人工智能+檔案”智慧服務體系的建設資源，結合實際情況，將“人工智能+檔案”智慧服務體系分化為基礎設施層、檔案資源層、技術處理層和服務應用層。其中，基礎設施層主要包括機房設施和軟硬件設施；檔案資源層主要包括科研底圖檔案資源、業務管理數據、用戶服務數據和用戶開放數據；技術處理層具有檔案智慧收集、智慧整理、智慧鑒定、智慧檢索、智慧儲存和智慧服務能力，能夠有效支持服務應用層實現資源服務多元智慧化、服務空間泛在虛擬化、用戶服務精準智能化、服務反饋便捷效率化。

四、結語

基于科研底圖檔案的科研價值和社會生產價值，相關人員應充分掌握科研底圖檔案的特點，明確科研底圖檔案管理中存在的問題，并積極轉變管理意識，健全檔案管理體系，大力培養管理人才，提升信息管理水平，構建檔案服務平臺，實現科研底圖檔案信息價值的進一步挖掘，有效提高科研底圖檔案管理工作的服務能力，促進知識衍生和科研發展。