淺談社會轉型時期基層人事檔案管理體制的創新

文/三明市科普服務中心 鄭真珠

在新的發展時期，我們要認識到做好基層人事檔案的管理是非常重要的，這將有利于在市場經濟背景下開展人力資源優化管理工作，實現人力資源的最優化配置。如果人事檔案管理水平不夠高，管理質量相對比較差，服務方式單一，則無法反映出真實的人事檔案管理情況，也會制約公共人才的合理配置，從根本上會影響市場經濟的合理發展。因此，在新的社會背景下，基層人事檔案的管理體制必須要有所創新，這樣才能符合社會轉型時期基層人事檔案管理的要求。在本文的研究過程當中，通過文獻資料法以及案例分析法的研究方式，闡述社會轉型時期基層人事檔案管理體制的創新問題，希望能夠為基層檔案管理體制的創新尋找合理的建議，切實推動基層人事檔案管理體制的創新。

一、社會轉型時期基層人事檔案管理體制創新的意義

在社會轉型時期，人才的作用越來越凸顯，人事檔案管理工作任重道遠。首先，人事檔案在公共部門考核制度、成果表現等管理目標的過程當中，具有一定的激勵性。其次，人事檔案信息部分可以向個人進行開放，這樣有利于加強個人對于人事檔案工作管理的監督。最后，重要檔案信息化的綜合管理，可以更好地適應網絡社會的發展以及檔案的規范化管理，加強檔案信息化建設，特別是通過數字化和多媒體的方式，進一步將基層人事檔案進行綜合化的管理，提升管理效率，確保高效便捷地完成基層人事檔案管理工作。

二、目前基層人事檔案管理體制存在的問題

從目前很多基層人事檔案管理體制的特點來看，存在很多的問題需要解決，例如人事檔案信息不足、法律法規建設比較滯后、檔案集中管理性不強以及資源建設比較薄弱等相關問題比較突出。下面針對這些具體的問題進行詳細闡述，分析目前基層人事檔案管理體制當中存在的問題。

（一）人事檔案信息量偏少。在社會不斷發展過程當中，用人單位對于人事檔案的審核更加嚴格，需要有更多的資料切實反映出當事人的整體素質。因此，人事檔案的建設和管理必須要有更加全面的材料，切實反映出個人的實際情況和能力。但是就目前來看，人事檔案信息的形成，往往是采用傳統的信息收集方式。很多用人單位人事管理部門往往只評價員工的工作業績，缺少員工的政治思想覺悟情況以及學術研究成果等方面的信息，從而導致個人人事檔案信息不夠全面。就現在社會發展的特點來看，社會對于人才的衡量提出了新的要求，如果個人檔案信息比較片面，會對個人發展以及國家對人才的使用造成不良的影響。

（二）法律法規建設滯后。根據檔案的管理規定要求，檔案具有隱私性以及真實性的特點。目前，針對基層人事檔案的法律法規建設比較滯后，法律制度化不夠完善，對于封閉式的基層人事檔案管理不夠到位。這對個人人事檔案的隱私性及真實性是一個很大的威脅，導致在人事檔案形成以及使用等環節，缺乏有效的監督和制約，出現檔案管理不規范、造假行為泛濫等問題。而學術研究成果的真實性是非常重要的，是選人用人的一個至關重要指標，也是檔案審查過程當中非常注重的內容之一。所以從根本目標上來講，在加快基層人事檔案建設數字化的進程中，要進一步完善相關的法律法規制度，這既能更好地解決檔案管理不規范以及造假等問題，又能通過有效的監管，從源頭維護個人人事檔案的安全可靠，保障基層人事檔案管理工作的質量。

（三）檔案管理集中性不強。就人事檔案管理的要求來看，檔案管理工作本身是具有保密性的。但是基層立檔單位人事檔案管理工作的條件是非常有限的，不能達到應有的要求，加之各基層立檔單位之間的檔案管理存在著技術差異，很多工作開展并沒有實現統一的管理。另外，大部分基層人事檔案管理人員是兼職的，在檔案管理工作中未能投入充足的時間和精力，對待工作不夠嚴謹，態度不夠認真，一般是秉承著看好自家門不丟失的想法。這樣就容易造成信息無法快速共享。特別是在檔案管理的過程當中，人事檔案大都處于分散保管狀態，有的保存在當前的用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至是保存在個人手中。可以說從實際的角度來看，這樣分散的保存狀況不利于檔案的集中化管理，甚至是會出現檔案丟失或者是造假的情況。

（四）檔案信息資源建設薄弱。從目前現實的一些條件當中，我們可以看到大部分公共部門在人事檔案的管理工作，存在資源建設薄弱的問題。一是信息化的建設遲緩。隨著社會經濟的發展，人才的流動呈現出多樣化的趨勢，因此對于人事檔案的管理要更加快捷有效，做到檔案信息隨著個人情況及時變動。但是目前來看，檔案的信息資源建設非常薄弱，特別是數字化和信息化的管理水平非常滯后，致使檔案的材料收集以及更新和變動遠遠跟不上人才的流動。二是資金投入不足。目前人事檔案的管理保存條件比較差，特別是傳統的檔案庫存管理條件非常有限，可以說基礎設施建設難以滿足人事檔案管理要求。要做好基礎性的工作，規范基層人事檔案管理，開展精細化的檔案管理建設，資金問題是非常重要的一個方面。

三、社會轉型時期創新基層人事檔案管理體制的建議

在人事檔案具體管理工作過程當中，特別是社會轉型時期，必須要進行體制上的創新。具體來說，可以從管理的體制方面進行設計，而且要在具體操作過程當中完善各項規章制度，同時要對管理模式進行優化，加強基層檔案電子網絡化管理，改變傳統的紙質模式，逐步實現電子人事檔案信息化。

（一）加強對基層人事檔案管理的頂層設計。在檔案管理工作的過程中，必須要考慮基層人事檔案管理的規范性，特別是詳細的工作條例的管理。首先，最重要的是跟上信息化的步伐，在平時管理中要轉變思想適應現代化和信息化的管理理念和管理方式。其次，在管理過程當中要優化服務，提升檔案管理人員的責任感，促進檔案管理水平的不斷提升，最重要的就是從制度的規范性進行執行，這樣能夠更好地提高工作效率，并且在基層人事檔案的管理過程當中做到準確無誤。另外在具體的部署過程當中，要對基層檔案管理的管理條例制度和責任體系進行嚴格的劃分，這樣才能夠做到權責清晰，最終實現工作的高效運轉。

（二）不斷完善基層人事檔案管理的規章制度。在具體的實踐過程當中，要不斷完善檔案管理的規章制度。一是材料的收集要做到及時準確，明確收集歸檔范圍。二是組織人事和人力資源部門將新錄用的人員檔案及時移交給檔案管理部門，這是人檔流動同步的前提條件。三是要進一步規范人事檔案材料的甄別方法，通過提升檔案管理的規范性，便于鑒別工作的進行，排除人事檔案在人事內容當中的一些不明確的內容，避免收集其他信息塞入人事檔案當中，進而影響人事檔案的真實性。

（三）與時俱進優化基層人事檔案的管理模式。在基層人事檔案的管理過程當中，必須要保證檔案信息有最新的內容，應當建立和完善人事檔案身份的追蹤系統，定期對人事檔案進行檢查和核對，隨時收集和補充新的人事檔案材料，有利于保證人事檔案信息的準確性與及時性。特別是在人事檔案信息中，要收集各樣的材料，這樣能夠較好地反映出人員的綜合素質。比如信用記錄或者是素質能力、職業生涯、個性特點等各個方面的內容，同時還需要做好相關的材料登記和核對，這樣才能夠保證檔案信息內容真實有效，不但能跟上社會發展的節奏，也能從本質上改變傳統檔案管理方式不便利、效率低的情況。

（四）逐步實現基層人事檔案電子網絡化管理。隨著信息技術和科學技術的發展，人事檔案信息化的建設進程在不斷加快，更多的是自動化的辦公檔案，特別是數字化以及多媒體的檔案方式開始建立。一是在基層人事檔案電子網絡的管理建設過程當中，必須要制定統一標準，切實加強檔案信息化建設工作。從本質特點來說，沒有標準化檔案信息建設，具體的人事檔案工作難以實現，因此要結合國內外的標準，對檔案管理工作進行一定的規劃。二是加強高質量的檔案數據庫建設。人事檔案信息以數字形式存在時，所形成的數字化檔案需要以數據庫的形式存放，數字網絡系統成為其主要的傳輸平臺，為人事檔案信息的快速流通提供可能，以便于對其進行有效的管理和利用。

四、結語

綜上所述，在社會轉型發展過程中，基層立檔單位要結合時代的變遷和信息的變化，加強對基層人事檔案管理的頂層設計，從而不斷完善基層人事檔案管理的規章制度，并且與時俱進地優化基層人事檔案管理模式，逐步實現基層人事檔案電子網絡化管理。通過對基層人事檔案的管理機制體制和規章制度進行創新，提高基層人事檔案管理工作的效率，為個人提供便利的信息查詢和使用，為選人用人工作提供人事檔案資源的共享，最大化發揮基層人事檔案管理工作的作用。