高校物資設備采購流程規范化管理研究

王騰煒

（西安石油大學，西安 710000）

0 引言

高校物資、設備在高等教育教學及科研中起到了重要的基礎性作用，是高校人才培育的重要手段和保障。隨著高校辦學規模的不斷擴張以及教育現代化發展，教學及科研相關的物資、設備等的采購也越來越多。為推動高等教育及科研發展，國家也明確要求高校和科研院所要簡化科研儀器設備采購流程，以提高采購靈活性和便利性。但物資采購管理一直是高校較為薄弱的環節，在“放管服”的背景下，高校物資設備采購管理如何做到“放得下、接得住、管得好、服務優”，是需要高校認真思考和解決的課題。高校必須立足實際深入研究，不斷完善和健全物資采購流程，才能提升物資設備采購與管理水平，實現資源優化重組與合理配置，使有限的資源得到最大化利用，進而推動高校創新和持續發展。

1 高校物資設備采購流程規范化管理的意義

高校物資設備采購是指高校利用財政性資金對教育教學和科研所需的指定集中采購目錄內或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務進行采購的行為。采購方式可分為公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購和詢價、國務院認定的其他采購方式。其中，公開招標是高校最常用的方式之一。

高校物資設備采購是一個具體而復雜的系統工程，如果采購管理制度與采購流程沒有進行科學規劃，就可能會導致采購工作出現紊亂，不僅會造成盲目采購物資設備的情形，導致采購經費損失，還會降低采購質量，甚至給高校建設與發展帶來不良影響。可見，高校物資設備采購流程規范化管理意義重大，直接關系到高校工作的效率，還與實現“陽光工程”的目標休戚相關。一是有利于降低采購業務的風險。因為高校物資設備采購業務環節多，任何一個環節出現問題，都可能會有風險，加強對采購流程的管控，使之更加規范，可降低風險發生的可能性，確保高校資產的安全。二是有利于保證髙校采購業務有序運行。有的高校中未設置專門的采購管理部門，物資設備采購大多由資產管理部門、基建處、后勤處、教材科等分開負責，難以實現采購流程高效運行，而對采購流程進行規范化管理，可以促進各部門協同，實現采購業務高效運轉。三是有利于遏制采購腐敗問題。高校物資設備采購通常數量多、規模大，有些掌握采購大權的單位或人員可能會因監管不到位而出現貪腐行為，損害國家和學校的利益。采購流程規范化管理后就會減少漏洞，有效遏制采購腐敗問題。

2 當前高校物資設備采購流程管理現狀與問題分析

2.1 現狀

隨著“科教興國”理念的實施，高等教育也獲得了長足的發展，許多學科教學的開展都需要強大的軟硬件設施。為提高教學能力與辦學質量，高校需添加眾多品類的硬件設施及消耗品。國家在教育方面的投入逐年遞增，高校的設施設備也越來越健全和完善。從當前高校物資設備采購管理實際情況來看，采購規模逐年遞增，種類繁雜，數量龐大，設備技術含量較高，資金流動較大，使高校物資采購工作難度不斷加大。

2.2 問題

2.2.1 物資采購制度不夠健全

高校在物資采購方面都有一套自己的規章制度，以此作為物資采購和資產管理的依據。但在實際工作中，物資設備采購管理制度還不健全，存在許多缺陷，很多制度制定時間較早，缺乏創新性和可操作性。而我國社會發展日新月異，經濟與教育都發生了巨大變化，這樣一來，原有的采購制度就容易給高校物資采購工作帶來阻礙，加上采購市場存在不確定性，采購產品具有多樣化特點等，因而極易影響采購工作的科學性、專業性，降低物資采購的質量、效率和學校資金利用率等。

2.2.2 采購流程不夠規范

在高校物資設備采購過程中，一般通過招投標方式進行采購。學校招投標管理部門組織開展采購招投標工作，但因高校長期以來對資金管理比較重視，相對輕視物資管理，加上各部門獨立性較強，采購需求各不相同，資產信息化管理水平不高，在招投標協調配合方面容易出現脫節的現象，如物資采購信息收集不完整，信息透明度不高，各部門各自為政等。這就導致經常出現物資與賬務不符、物資購買后閑置、貪污腐敗等問題。采購管理層級相對較多，采購周期長，預算執行階段時間短，部分物資設備采購儀器設備技術先進，市場供應少，技術參數復雜，采購前期論證工作不夠充分，常出現采購行為與采購需求不一致、經費超出預算的情況。招投標信息溝通渠道不足，未建立供應商庫、評審專家組不全面等都會導致采購流程出現風險。

2.2.3 資產驗收環節管控及內部監督不嚴

高校物資設備采購的資產驗收是最后的環節，鑒于部分物資設備技術參數比較專業和復雜，高校缺乏相關專業領域技術專家參與驗收，在驗收環節容易出現驗收標準不規范、不嚴謹等問題，易使不合格物資設備通過驗收。在采購資金報告及支出票據方面還存在管理不善的問題，如缺少發放結余及相關處理明細，購物票據證明不齊全等。此外，還缺乏有效的內部監督。審計處是高校內部監督的重要機構，在采購審計工作上，審計部門缺乏跟蹤調查體系，審計人員知識儲備無法滿足采購業務需求，因而影響內部審計效率，造成審計工作不夠全面，無法將采購業務及其資金管理后續情況真正落到實處，審計的結果不夠準確。

3 高校物資設備采購流程規范化管理的有效策略

3.1 建立健全采購管理制度，提高物資設備采購質量

高校物資設備采購流程規范化管理的主要目的，就是要科學選擇供應商，以合理的價格進行采購，保證物資設備的品質能較好地滿足教育教學與科研所需。制度是采購的依據，為順利達成采購的目的，高校就要對采購管理制度結合實際進行完善，對物資設備采購各環節的權力運行加以規范，做到“寬而有制，放而不流”，這樣才能縮短采購周期，確保物資設備采購程序的合法、規范與高效，達到采購質量可靠、價格實惠、過程透明的效果。要積極推進“放管服”改革，明確定義科研儀器設備，盡量簡化程序，視采購金額不同分類管理。比如，如果是科研急需的設備和耗材，就要實施特事特辦的方法，增強采購的靈活性和便利性；如果是公開招標限額以上的設備采購，鑒于相關簡化流程配套措施尚未出臺，就應嚴格執行相關審批程序；如果是限額以下采購，就應以“有效競爭”作為根本出發點，使用高效、便捷的多種采購方式進行采購，以提高采購質量和采購效率。要結合科研人員需求，使用多樣化采購平臺，實現全流程電子化，以縮短采購周期，實現“數據多跑路，老師少跑腿”。

3.2 應用供應鏈管理思想重組流程，利用管理信息化系統規范流程

高校應積極推行流程管理，對采購流程進行細化管理。加強物資采購前期論證和市場調研工作，加大采購計劃的審計力度，充分論證采購的必要性和資金安排的可行性，設備采購的科學性、合理性，避免盲目購置和重復購置現象，使采購計劃具有科學性和可執行性。在當今企業管理中，供應鏈管理是重要的改革內容之一，高校可借鑒供應鏈管理思想，對采購流程管理進行創新。在供應鏈管理的模式下，高校采購是供應物流與社會物流的銜接點，供需雙方是戰略合作伙伴關系，高校需要根據供應商的有關信息，如對市場的細分、附加價值、前置時間及對顧客需求的調研等，決定進貨批量、進貨時間，評價采購的質量、價格、收益和時間等因素。在信息暢通和集成的情況下，可選擇供方管理倉庫的方式，實現按需供貨，并進行支付結算，這樣可以有效減少供需方分別入庫的流程，將不增值的環節簡化。

現在人類社會已經進入信息科技時代，信息技術的發展和應用，也推動了高校物資采購流程管理模式的創新。高校可通過應用采購流程管理信息化系統，來促進采購業務處理流程規范化，實現降本增效。應用采購流程管理信息化系統，需要做到周密計劃，保證有足夠的采購提前期和采購預算；設置目標成本，嚴格控制成本的限額；控制庫存量，并嚴格控制付款程序；建立供應商評估體系，加強供應商關系管理，以優化高校采購供需關系，適時調整采購流程管理策略。目前，高校的采購平臺較多，容易出現采購流程管理問題，可充分利用信息化手段，建立集中化采購平臺，充分利用互聯網思維和大數據技術，建立完備的產品信息庫，建立專家共享數據庫，實施采購數據動態管理，推動高校物資設備采購電子化進入新的階段，實現采購效益最大化。

3.3 強化物資采購驗收工作管理，抓好內控制度建設

高校要以規范化管理理念為導向，規范驗收程序，嚴格驗收工作管理，確保采購質量。要審查驗收小組成員是否科學、合理，明確驗收人員工作職責。在對高新技術設備或技術復雜資產進行驗收時，應聘請該項技術領域專家參與驗收，促進物資設備采購提質增效。

要完善采購流程具體環節，細分全過程內部控制活動。完善內控體系，認真梳理各崗位業務流程，做到不相容崗位相互分離。強化監督體系建設，形成長效機制；明確業務環節，確定采購流程關鍵環節和風險防控點，加強風險防控；在財政、審計、監察等部門協同監督基礎上，實現與各職能部門的深度融合，進一步豐富監督方式；暢通質疑投訴問題的反饋和受理渠道，實現采購預算、采購需求及采購評審三者有效反饋，徹底排查整改問題。

4 結語

高校物資設備采購中，如果未能對采購流程進行規范化管理，就很有可能降低物資設備使用率，導致教育教學與科研資源緊缺或閑置，影響高校各項工作有序開展，甚至滋生一系列腐敗行為。高校通過規范化采購流程管理，可引導物資設備采購工作向規范性、科學化方向發展，這對提升采購工作質量和資金利用成效，推進高校教育教學、科研水平不斷提升有積極的作用，應在實踐中予以推廣應用。