橋梁營運項目檔案自動歸檔的難點與對策

金晶 金霞

摘 要：自動歸檔有助于改善橋梁營運檔案收集與歸檔方式、提高歸檔效率，是現代檔案工作高質量發展的必然趨勢。本文介紹橋梁營運項目檔案自動歸檔的要點，分析自動歸檔實施的難點，提出了實現檔案自動歸檔的有效對策，供參考。

關鍵詞：檔案;橋梁營運;自動歸檔;難點;對策

橋梁營運檔案是橋梁在設計、施工、建設、維保、設備引進和使用等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄。新時代，隨著管理理念的革新和新技術的應用，橋梁檔案工作也呈現新的發展趨勢，面臨新的挑戰。為應對檔案體量、種類和利用需求迅速增長的新形勢，部分單位開始探索自動歸檔的設計與應用[1 ]。如何把握自動歸檔的要點、難點及對策，促進橋梁營運檔案工作的創新發展，成為廣大檔案工作者必須面對和解決的課題。

1 橋梁營運項目自動歸檔系統的要點

1.1 制定配套制度、標準、規范

在建設自動歸檔系統時，不能完全按照國家或行業標準，而是要基于業務特征及管理現狀，有針對性地制定與之配套的制度、標準與規范，才能真正發揮系統效益。

1.1.1 自動歸檔與管理規范。制定實施這個規范，對各類電子文件歸檔起到總體規范作用，也是各個子系統或其他管理部門共同遵守的規章制度。

1.1.2 歸檔范圍及保管期限表。其作用是各類電子文件自動收集、鑒定的依據，便于系統自動判斷收集范圍及文件價值。

1.1.3 元數據方案。其作用是確保每一份電子文件的真實、完整、可靠、有用，保障電子文件的證據特性。

1.1.4 四性檢測方案[2 ]。其作用是在電子文件收集、歸檔環節進行檢測，確保橋梁營運檔案檔案的真實性、完整性、安全性、可靠性。

1.1.5 信息安全管理制度。根據自動歸檔所涉及新的安全風險進行評估審視，構建電子文件在線歸檔和電子檔案管理安全防范體系，約束各類系統、網絡、配套硬件設施、人員權限等。

1.2 搭建自動歸檔系統

傳統橋梁項目檔案的收集與歸檔依靠手工，流程較為復雜且耗時較長，同時受歸檔人員的主觀因素影響較大，不可控風險因素較多。由于無法實現對內容的檢索和分類，歸檔之后的保管與利用難度較大。而自動收集與歸檔基于業務系統開展。該系統既具備一般檔案管理信息系統功能，也應有電子文檔的歸檔功能，特別是針對電子文檔的分類方案和保管期限處置表等。一方面，自動歸檔系統應能按管理與利用需求對收集和歸檔的電子文件和元數據進行模塊化處理，另一方面還能將歸檔的各個環節、具體操作的時間節點記錄下來，以確保檔案的安全、可靠。自動歸檔系統還應提供標準化的歸檔接口，通常歸檔接口主要包括webservice、中間數據庫、數據管道等方式，這種模式的數字檔案室系統被稱為“整合式”數字檔案室系統，是目前電子文件歸檔模式中比較好的模式。[3 ]

1.3 指揮與調度檔案

制定完善的制度規范以及搭建自動歸檔系統后，就應實施檔案的指揮與調度。

1.3.1 指揮調度電子文件的附件。以報表和臺賬文件為主，為版式文件格式，所產生的的正文格式為DOC、PDF、EXCEL，其中業務流程所生成的流程表單附件為JPG格式。

1.3.2 檔案相關聯的重要檔案基本信息。指揮調度電子文件中在文檔數據里的重要的關聯信息，包含常規文件中的題名、責任者、成文日期、電子文件數量、載體數量等基礎檔案信息，并含有重要的業務特殊字段信息，如報表類別、臺賬類別、記錄周期等。

1.3.3 元數據信息。指揮調度電子文件的結構信息、電子文件關聯的重要檔案基本信息、電子文件所關聯的業務流程節點信息、電子文件附件屬性信息、電子文件所對應的權限管理及其他關聯信息等。

2 橋梁營運項目檔案自動歸檔的難點

2.1 前期資金投入較大

對多數企事業單位來說，自動歸檔是檔案管理工作的重要創新，在硬件配備、軟件系統研發、單位二次開發等費用的投入比較多。在硬件上，自動歸檔系統通常要求內網或互聯網環境，由于實時收集歸檔，因此對帶寬要求更高，其他包括服務器方面的投入也是持續性的。同時，由于存儲需求的迅速增長，在庫房、機房管理方面的要求也有所提高，需要在前期進行大量投入。由于自動歸檔無法直接對企業產生效益，因此很多企事業單位仍沿用傳統實體檔案管理模式，在自動歸檔上的實踐較少。在軟件上則要求系統平臺的開發和維護，需要多個部門的同時參與，增加了管理與人力成本。

2.2 多部門配合難度大

自動歸檔給檔案協同管理提出更高要求。首先體現在對工作制度、機制和主體上的要求。過去，檔案各項業務的開展以檔案部門為中心，其他檔案利用主體參與較少，包括設計、施工、監理等部門之間的信息壁壘較為突出，工作制度和體制創新覆蓋面窄、參與人次少，內部尚未形成合力。自動歸檔應滿足管理、利用等各個層面的需求，既包括內部行政、管理等需求，對外也包括社會用戶的憑證、參考等功能，這也要求自動歸檔平臺應集成多元化的功能模塊。此外，由于涉及多系統的工作對接，對應管理措施的安排和落實難度較大。

2.3 檔案載體與種類較多

在檔案信息化背景下，電子檔案收集已逐漸由線下轉至線上，收集方式也呈現多元化態勢。然而當前隨著檔案管理與利用需求的不斷增多，檔案資源爆炸式增長，同時還呈現出碎片化和分布式的特征，給電子檔案的收集帶來巨大壓力。當前，很多自動歸檔系統僅供報表、臺賬類流程文件使用，暫未添加視頻監控、照片等多媒體文件功能。目前橋梁營運電子文件暫未含有這些類別，但隨著檔案利用需求日益多元和檔案資源種類不斷增多，現有資源的收集范圍與標準不能適應新的要求。同時，目前橋梁營運檔案歸檔多注重傳統業務流程中的實體檔案和過程性文件的收集與歸檔，對系統中生成的檔案和導出內容的收集力度較弱。而電子檔案可復制的特點，使電子檔案重復率高的問題較突出。

3 推進橋梁營運項目檔案自動歸檔的對策

3.1 強化思想認識，做好預算申報工作

3.1.1 強化思想認識。充分把握橋梁營運項目檔案自動收集歸檔的新趨勢和新特點，成立專項領導小組，統一組織推進此項工作。同時，保證內部溝通效率，根據檔案收集與歸檔標準，分門別類地制定歸檔格式，保證檔案收集與歸檔的標準化和規范化。

3.1.2 進行前期規劃分析工作。將未來若干年內實體檔案工作費用明細計算，測算內容包含紙張、人工、庫房管理、空間管理等，并與自動歸檔工作費用明細進行對比分析，以判斷投入產出回報率，通過文件安全、人員精簡化等方面的論證得到有關方面的更好認可。

3.1.3 因缺乏相關經驗。應在具體應用的業務領域做好相關制度、規范和技術的定期優化工作。應根據具體橋梁營運業務模塊進行分組，通過專家咨詢、同行評議、投票表決等形式，建立自動歸檔標準與制度，對橋梁營運業務領域的數據、服務、管理進行規范。這不僅能推動自動歸檔穩定發展，也能大大提升數據的兼容性和通用性，為檔案開發利用及服務提供支撐。

3.2 加強平臺建設，打破部門間信息壁壘

3.2.1 加強平臺建設。應完善平臺功能，深入了解和認識各類檔案資源在業務系統和平臺中的適用性，并將其與不同管理平臺和信息傳播平臺進行適應性測試，根據平臺和軟件特性提高收集與歸檔工作水平。還可將檔案收集與歸檔由中心模式轉為扁平模式，各項功能由業務部門主導再由主管部門進行集成和整合。還應搭建起內外信息相互傳遞共享的平臺，實現內部信息傳遞，對外報告信息、接收外部信息的目的。

3.2.2 在平臺建設的基礎上。加強多個平臺的集成和融合發展，打通單位內部的OA系統、專用業務系統、檔案管理系統，打破信息傳輸壁壘、數據同步壁壘以及信息共享壁壘。

3.2.3 有針對性地引入新興技術。重點探索云計算在檔案收集與歸檔中的應用，一方面通過自動抓取與收集技術提高檔案歸檔的效率，另一方面通過電子簽名、分布式計算等技術，加強對檔案歸檔的四性檢驗，確保歸檔質量。

3.3 完善資源建設，豐富自動歸檔系統功能

3.3.1 在制定規范標準及對方案進行設計時。將多媒體文件的格式、文件類型、元數據設計融入其中，尤其在元數據方案中預留業務文件類型及業務格式的元數據字段，并預備空組合字段進行備選預留。針對照片、視頻的六要素進行檔案基本信息相關元數據字段的預留。在計算機屬性元數據中預留數字化文件、照片文件、視頻文件所涉及的元數據字段，保證后期融入多類格式文件的電子文件自動歸檔系統可進行升級改造。

3.3.2 進一步豐富檔案收集與歸檔載體。對系統內生成的檔案進行標準化和規范化整理，加強傳統紙質文書檔案的數字化工作，適應信息化管理環境下管理端與用戶端的信息獲取習慣，打破檔案服務的時空界限。

3.3.3 做好電子檔案資源備份。在做好庫房和機房檔案管理的同時，將所有檔案資源進行數字化處理并做好備份，確保電子檔案的長期安全和有效。

參考文獻：

[1]顧瑩瑩.關于道路橋梁的檔案管理工作探討[J].智庫時代，2020（15）：269—270.

[2]張新，王瑋.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].中國檔案，2018（05）：70—71.

[3]饒紅旗.工程項目電子設計文件自動歸檔的方案研究[J].中國勘察設計，2006（11）：79—80.

（作者單位：江蘇蘇通長江大橋有限責任公司）