事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化的推進路徑

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展也迎來了更多的機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理工作是事業(yè)單位一項重要的基礎(chǔ)性工作，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要保障。進一步提升事業(yè)單位檔案管理水平，全面加強信息服務(wù)供給能力是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理模式已逐步落后于時代發(fā)展要求，需采取有效措施，進一步優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其信息服務(wù)功能，更好服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化的推進路徑展開探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標準化;建設(shè)路徑

引言

事業(yè)單位檔案管理工作具有任務(wù)量大，文件時間跨度久，管理復(fù)雜程度高等特點就需要從新視角、新理念結(jié)合過往的經(jīng)驗和社會變化對事業(yè)單位檔案管理工作進行新的探索，開辟新方法，滿足利用需要，以便更好地推進事業(yè)單位的改革進程，促進社會的高速健康發(fā)展。

1事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理認識不足

檔案管理對事業(yè)單位的運行起著重要的信息保障作用，可為單位決策提供歷史依據(jù)和證明。然而，由于檔案管理工作無法直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，很多單位領(lǐng)導(dǎo)乃至檔案管理人員長期以來對檔案工作存在認識不足的現(xiàn)象，認為檔案工作就是抄錄、保管等事務(wù)性工作，只要做到不丟失、不泄密，能在需要時調(diào)取查找檔案資料就能完成工作需求。此外，單位對檔案的重要性也未進行廣泛宣傳，造成多數(shù)人對檔案工作缺乏基本的認知和了解。

1.2檔案管理監(jiān)管力度不夠

事業(yè)單位中檔案管理工作存在著輕視檔案規(guī)范化與標準化建設(shè)的現(xiàn)象，在當下的事業(yè)單位職位結(jié)構(gòu)中，大多數(shù)在崗人員的流動程度大，缺乏完整穩(wěn)定的檔案管理項目，再加上檔案監(jiān)管力度低下導(dǎo)致管理人員的文化程度落后，在很大程度上造成檔案管理在崗職員無法固定，而且還存在檔案監(jiān)管工作雜亂無章，甚至存在檔案監(jiān)管人員對事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)定的檔案管理與建設(shè)規(guī)則的認識不足，不能將單位設(shè)定的原則運用到監(jiān)管的過程中。其次，檔案標準化建設(shè)離不開對檔案的收集、編寫以及儲存等環(huán)節(jié)，有些檔案監(jiān)管人員監(jiān)管力度不能滿足當下新時期的檔案標準化與規(guī)范化建設(shè)的發(fā)展需要，進而造成監(jiān)管人員在實際的檔案標準化建設(shè)中出現(xiàn)低級錯誤。另外，事業(yè)單位暫時缺乏相對健全完善的檔案搜索體系，導(dǎo)致監(jiān)管人員在工作環(huán)境中不能保證規(guī)范化建設(shè)的效率與質(zhì)量，也無法實現(xiàn)檔案自身的使用價值，導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展進程緩慢。

1.3檔案管理手段落后

隨著信息化的逐步推進，現(xiàn)有檔案已經(jīng)可以形成電子文件形式來保管，這種保管形式文件不易被破壞，省時省力，安全性高，利于保存。但是由于許多領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的忽視，不能保證必要的資金和設(shè)備投入，不能定期對從業(yè)人員進行信息技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)，這就使檔案信息化建設(shè)進程大大受阻。

2事業(yè)單位檔案規(guī)范化與標準化建設(shè)的可行策略

2.1重視檔案監(jiān)管的規(guī)范化與標準化

檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)作為事業(yè)單位改革創(chuàng)新工作的重要組成部分，其質(zhì)量高低將會對事業(yè)單位在社會發(fā)展中以及檔案管理工作的開展中產(chǎn)生直接性的影響。檔案管理規(guī)范化建設(shè)是促進事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展的重要舉措，在發(fā)展迅猛的環(huán)境之下，事業(yè)單位必須重視檔案監(jiān)管中標準化建設(shè)工作的重要性。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該重視日常檔案管理工作中標準化監(jiān)管的要求，為其后的檔案建設(shè)工作奠定夯實的基礎(chǔ);其次，注重資金與人力的投入，保障檔案監(jiān)管工作得到全方位有序運行，進而促進事業(yè)單位檔案監(jiān)管規(guī)范化與標準化建設(shè)

2.2適時改良檔案管理信息化建設(shè)的具體方法

一個有效的檔案管理信息化建設(shè)方案需要有正確的理論支撐和發(fā)展方向。這對檔案管理未來的發(fā)展路線起指導(dǎo)作用，也有利于發(fā)揮出方案的最大作用。首要任務(wù)是深入認識和把握事業(yè)單位的發(fā)展狀況，總結(jié)探索出事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)律和特點，明確事業(yè)單位的基本需求，這有利于方案的進一步完善。其次，檔案管理的各個部門要團結(jié)協(xié)作，通過實時交流和討論完成對接工作，提高整個單位的工作效率和質(zhì)量。更重要的是，在實施每一部計劃前要做好充分的準備，提前規(guī)劃好具體方案，并且針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險制定出相應(yīng)的風(fēng)險規(guī)避策略，進一步推動檔案管理信息化建設(shè)的進程。

2.3規(guī)范完善檔案管理機制

檔案管理的煩瑣性、復(fù)雜性決定了從業(yè)者必須持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理機制，進行嚴格、有序的規(guī)范化管理。事業(yè)單位在檔案日常管理過程中，一定要注重管理的流程化、規(guī)范化、制度化，及時制修訂相關(guān)檔案管理制度辦法，明確紙質(zhì)檔案、電子檔案各自的管理方式，從檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用等各環(huán)節(jié)對相關(guān)管理人員的操作提出具體要求，做好檔案管理中間各環(huán)節(jié)的銜接，形成紙質(zhì)檔案、電子檔案雙重閉關(guān)管理。此外，在優(yōu)化檔案管理機制中應(yīng)堅持以服務(wù)社會發(fā)展為導(dǎo)向的原則，樹立檔案“大數(shù)據(jù)”觀，重點提升檔案的“大服務(wù)”能力，避免檔案閑置在庫房，最大限度將非涉密檔案進行數(shù)字化處理，并上傳線上公之于眾，供需要者隨時閱覽使用，以真正發(fā)揮檔案的信息服務(wù)作用。

2.4加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)的提高是以落實崗位職責(zé)、提升自身理論實踐能綜合考量的。在人才流失的時代，事業(yè)單位要想辦法穩(wěn)定人才，加強對檔案從業(yè)人員的專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是關(guān)于大數(shù)據(jù)、信息化管理的培訓(xùn)，減少檔案從業(yè)人員兼職化，促進專崗專人專門化。檔案人員也要重點提升自身的知識結(jié)構(gòu)和實操經(jīng)驗，并不斷對自身知識能力進行“充電”，建立踏實務(wù)實的工作態(tài)度，增強工作責(zé)任心，樹立高尚的職業(yè)道德情操，使自身適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，自身價值得以發(fā)揮。

結(jié)語

在檔案規(guī)范化建設(shè)的實際工作當中，應(yīng)該積極汲取經(jīng)驗，加快完善檔案管理的標準化觀念，對于目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行及時的解決，進而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化與標準化建設(shè)走向更高質(zhì)量，全方位提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的水平，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡介：王安惠 出生年月：1975年4月 性別：女 民族：漢族 籍貫：常德市學(xué)歷：大專 職稱：（現(xiàn)目前的職稱）助理經(jīng)濟師初級（2012年12月取得）研究方向：檔案管理。