淺談辦公用品的倉儲與發放流程信息化管理

廖倪躍 武漢電力職業技術學院

一、辦公用品倉儲及發放管理現狀

辦公用品的倉儲與發放兩個環節是單位整個物資日常管理的核心部分。目前單位仍然采用的是人工方式對辦公用品的倉儲和發放進行管理。

入庫時，倉儲管理人員按實際數量與配送人員交接，整個過程全程手工清點入庫；出庫時，各部門領取人員會根據根據部門流轉步驟，按各自部門所需的物品列清單到倉庫領用，倉庫管理人員現場手工記錄登記，之后再錄入電腦。整個過程看似簡單，但是始終還是以人工模式為主，隨著物資數量增多，倉儲管理人員的工作量也大幅度上升，甚至在此過程中會出現混亂現象，導致一些數據出現錯誤，需要重新清點計算，降低工作效率。

人工流程效率低，面臨快節奏的工作需要，已經不再適應信息化時代。所以，現在需要對單位的辦公用品管理進行信息化應用，以加強辦公用品日常管理各環節的嚴格管控，并對各類信息進行詳細的統計分析，借助信息化管理手段，將無紙化辦公應用到辦公用品倉儲與發放管理上，節約資源的同時，還可將管理數據電子化，方便單位匯總分析，提升管理效率。

二、辦公用品倉儲與發放流程中存在的問題

根據電院目前的辦公用品倉儲與發放管理模式，在實施過程中還存在著以下幾個方面的問題。

(一)單位辦公用品的出入庫全部采用手工方式，這就讓辦公用品倉儲管理人員的工作量劇增、查詢統計出現困難的問題。除此以外，在進行手工核算的過程中，辦公用品管理人員當場記錄、錄入，會因領用人員過多，現場混雜，可能導致辦公用品臺賬記錄不準的問題，這就為辦公物品的倉儲發放賬目不合理問題的產生埋下了伏筆。

(二)在辦公用品的領用過程中，單位仍然采取紙質審批為主的管理方式，在審批過程中因領導開會、出差等原因無法進行審批，致使該領取行為中止，對于急需的辦公用品無法及時供應，降低了辦公效率；同時，整個紙質審批簽署使得單位辦公用品管理部門的主管領導和單位高層管理人員無法對辦公用品的使用情況進行實時掌握，也無法對辦公用品倉儲與發放整體數據情況有一個匯總了解，這就會對單位辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。

(三)在辦公用品倉儲過程中，辦公用品入庫后的擺放無信息化輔助管理，是由倉庫保管員人工直接按類別放至貨架，但因品種較多，部門人員領用時因貨物堆積，不能準確找出所需物品位置；同時，領用人員領取后需倉儲管理員手工登記出庫，如果存在所需用品較多，管理員有可能出現出庫數量登記誤差，領取人員也會在倉庫長等待時間等待，這一過程耗時過長，也會降低工作效率。

三、辦公用品倉儲與發放流程的信息化管理措施

(一)辦公用品申領審批流程信息化

目前，電院對物資申請審批仍走的線下流程，因相關人員出差、開會等原因未能按時簽字審批，就會耽誤辦公用品的領取時間節點，降低辦公效率。如果能夠構建信息化系統，相關人員無論是開會還是出差，都能在電腦或手機App上簽批，電子簽批代替了原有的紙質會簽，只要需要，就能推送審批信息，隨時進行審批流程。例如，在辦公用品采購申領流程的應用過程中，辦公用品的申領人首先要完成系統中填列領用申請單和明細的環節，提交后能自動流轉至下一級審批人，審批人就可以通過電腦或手機App在系統中完成批量審批。審批后的信息就會流轉至采購管理人員和倉庫保管人員進行下一節點流轉。同時，各節點管理人員能夠在信息后臺端口實現數據匯總、分析，對辦公用品倉儲與發放整體數據情況進行了解掌握。

(二)辦公用品倉儲管理信息化

目前，技培中心引進的信息化只是單一的入庫出庫的信息系統，該系統只能簡單的將辦公用品倉儲的單價、數量手工輸入形成電子信息形式，完全不能夠達到流程全信息的化的目的。因“超市化”模式的推行，可以借鑒超市的出入庫、物品上架流程管理進行探究，引進更為優化的信息系統。辦公用品在入庫出庫時可以使用超市掃碼槍，對每項貨品進行貼碼，掃碼信息連動計算機端口，將貨品的型號、數量、單價自動錄入系統內，出庫時同理，掃碼聯動出庫，系統內倉儲信息及時更新及掌握，申領人在信息化平臺的申領信息和倉儲管理系統中出庫信息一一對應，方便月末清點工作。倉庫中倉儲物品分類、分層擺放并配有專屬條形碼標識，整潔規范的同時提高物品查找效率，為實現高效率出庫作保障，這種電子手段的運用，對辦公用品的管理效率的提升起到了促進作用。

(三)倉儲臺賬管理信息化

將之前的紙質臺賬升級變更為電子臺賬，根據出入庫信息數據的聯動，所有物品都已經具有自己的“身份證”，倉儲管理員根據本月系統中出入庫信息，在信息化平臺同步辦公用品的臺賬。便于日后檢查工作時，方便查詢后臺數據，即可知曉辦公物資的倉儲情況。同時，申請人、審批人及相關人員都可實時查看辦公用品的剩余數量，便于采購人員進行提前采購儲備和領用申請人查看數據進行申請信息填寫。針對重點低值易耗、固定資產等需確定歸屬人及歸屬地的物資，通過出庫時信息平臺錄入后，能夠在系統中對去處等數據可查。

綜上所述，在信息化發展的現今，需要單位充分認識到物資倉儲管理信息化的發展趨勢，要利用好手邊的工具，利用好信息化手段來實現功能更優的倉儲管理信息系，才能使工作效率提高，進一步提高單位的辦公用品使用效率和管理水平。