信息資源共享視域下檔案管理創新思考

文/中國航空工業集團公司洛陽電光設備研究所 李嘉熠

信息資源共享視域下，現代檔案管理工作仍然有很大的上升空間，應提高對檔案信息資源整理、開發與歸納的重視，以提高檔案信息資源的利用率。在現代檔案管理工作中，應注重將歷史發展規律與當前實際充分結合，突出自身特點，切實提高檔案管理水平，在信息共享過程中融入先進技術，保證信息資源的安全性，能有效促進社會和諧發展，其重要性不言而喻。在信息時代快速發展態勢下，傳統檔案在信息管理方面，顯現出越來越多的弊端和不足，應盡快實現檔案資源社會共享，才能進一步推進檔案事業可持續發展。

一、淺談信息化與信息資源共享

（一）信息化。信息化是21世紀以來人類社會發展最為顯著、最具沖擊力的變化，也是檔案信息使用的另一次巨大變革。信息化是以現代信息技術為依托，對檔案信息資源進行有效開發與利用，該過程涉及不同方面，包括信息技術、信息資源、經濟運作方式、管理體制、思想觀念等，信息化管理是檔案事業在新時代發展背景下的必然要求。

（二）信息資源共享。是指在社會信息化發展態勢下，全社會乃至全世界都能共享已公開的信息資源，在信息資源互換后可供雙方共同利用。實現檔案資源的社會共享，不僅要保證檔案資源的質量和數量，還要提高檔案資源的社會認知程度，只有具備這兩個條件，才能真正實現檔案資源為社會共享。

二、信息時代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規劃和體制落后。目前，雖然我國的檔案管理工作進步很大，但仍存在很大問題。首先，管理信息規劃和體制落后是制約其發展的主要因素，主要體現在：一是我國檔案管理體制較落后，且檔案資源的空間分布始終呈分離狀態，加之受到資金匱乏和權限不足等因素的影響，導致檔案信息資源很難統一管理，搜集與整理檔案信息資源更加繁瑣。二是不確定的檔案信息量增加，檔案數字化建設處于變化發展中，信息化檔案還未具備較高的全面性和真實性，并不利于檔案數字化管理系統的構建。另外，由于各地方檔案信息化建設情況不同，應根據當地行政部門職能轉變的具體要求進行合理改變，不僅要整理歷史檔案，還要對正在生成的檔案進行及時歸納與整理。

（二）檔案管理服務手段落后。對于傳統檔案管理模式而言，檔案管理工作主要包括對信息資源的整理、著錄、鑒定、保管、編研、統計、利用、服務等環節，檔案形式主要為文字、聲像、圖像及其他形式的文件材料，還有財會、儀器設備、產品生產等。而傳統檔案管理模式的弊端，主要在于與信息時代發展脫軌，無法滿足現代信息社會對檔案信息的實際需求，而且檔案資源不全面、不完整，難以達到用戶的現實使用要求。另外，由于檔案查詢和對接技術等方面還有待提高，部分檔案管理人員仍沿用手工檢索和編輯方式，導致常發生檔案資料未按時歸還甚至丟失等情況。

（三）缺少高素質的檔案管理人員。大家都知道，檔案管理工作枯燥且乏味，這就需要工作人員具備良好的品格和較高的職業修養。而且，檔案管理工作的專業性較高，工作人員必須要兼具扎實的專業理論基礎和較強的信息技術應用能力。然而，由于現階段從事檔案管理工作的人員綜合素質不高，專業知識匱乏，信息技術應用能力差強人意，而且對部分自動化辦公設備的應用不夠熟練，缺少相關技能培訓，導致檔案信息服務效率低，這在很大程度上阻礙了信息化管理工作的創新。

（四）管理創新缺少制度保障。由于檔案資料具有繁多、冗雜的特性，不僅會增加工作量和工作壓力，也會降低工作效率，更會威脅檔案管理工作的安全性。在調查研究中發現，當前檔案管理信息化創新進程中，并沒有相關制度保障，各部門溝通困難，始終處于各自為政的狀態，嚴重阻礙了新時期檔案管理工作的進程。因此，針對檔案管理創新缺少制度保障這一現象，必須要提高重視并及時解決，根據企業發展具體情況及時代發展要求，實施合理有效的制度保障，以奠定檔案管理信息化建設的基礎。

三、信息資源共享視域下檔案管理創新的途徑

（一）建立檔案信息化服務中心。基于信息資源共享視域下，創新檔案管理工作，首先應明確制約信息化社會共享的具體因素，包括觀念問題、共享安全問題以及技術水平問題，在此基礎上建立健全檔案信息化服務中心，才能避免檔案信息安全和保密工作受到威脅和破壞。由此可見，及時轉變傳統觀念，建立檔案信息化服務中心，以適應現代社會發展對檔案信息資源的實際要求，是檔案管理工作創新的首要環節。對于檔案信息化服務中心而言，主要由檔案保管服務部、檔案查詢利用服務部、檔案整理服務部三個部門構成，與檔案館或其他檔案行政管理機關的存在意義不同，是各機構間的鏈接紐帶，對檔案進行整理、保管、處置以及提供服務利用，以實現對檔案信息資源的優化與整理，為社會大眾提供更全面的信息化檔案管理服務。

（二）創新檔案信息化管理手段。為了達到真正意義上的創新，不僅要摒棄不合時宜的舊觀念，更要注重對服務手段的創新。一方面，應在檔案收集與傳輸方面盡快實現全自動化，包括收集與錄入等環節，通過工作人員進行下載和上傳，但要避免因工作人員出現錯誤而影響檔案信息真實性這一情況，必須要重點利用自動化資源管理的相關程序軟件，才能最大限度確保檔案信息的真實性和有效性；另一方面，應不斷擴大在線查詢服務范圍，充分利用信息技術的便捷性和實效性特點，彌補傳統檔案管理的時間和空間局限性，直接通過信息技術建立開放式檔案查詢端口的方式，讓使用者足不出戶，隨時隨地使用檔案資源。

（三）建設高素質檔案管理隊伍。為了有效促進檔案管理創新發展，不僅要創新檔案管理服務手段，更新檔案管理理念，還應保證工作人員專業化，盡快建設一支高素質檔案管理隊伍，鼓勵既精通檔案管理業務、又具備較高計算機應用水平的復合型專業人才，積極參與到檔案管理創新工作中。由此可見，建設高素質檔案管理隊伍，對推動檔案管理工作的創新具有重要意義，應加強領導層和員工層對檔案管理工作的深刻認知，讓雙方都認識到檔案管理工作創新的意義和必要性，領導層更要加強對員工的后續培養，才能不斷提高員工的職業道德素養和綜合能力。此外，各企業應根據檔案管理隊伍建設現狀，執行定期教育方案，督促員工掌握更全面的專業管理技術，使其在檔案管理創新工作中作出更多貢獻。

（四）保障檔案網絡信息安全。在信息化發展進程中，電子技術越來越多地參與進來，多數工作已實現線上辦公，為檔案管理工作提供了更多便利，節省了很多工作時間和環節，大幅度提高了工作效率。然而，網絡技術這一載體的不確定性也給檔案管理工作帶來了一定難度，除了要加強網絡安全措施外，檔案管理人員也要加強防范，重視檔案信息在網絡中的安全性。因此，必須要落實檔案網絡信息安全保障，通過對檔案信息的數據備份、身份驗證等方式，避免信息被泄露、破壞或盜取，防止病毒和黑客的蓄意攻擊，以保障其建設的安全性和穩定性。與此同時，檔案管理工作中所應用的硬件設備，也應通過定期檢查服務器及運行狀態等方式進行維護，避免因外力因素而造成數據丟失或損壞，還應設置在線報警系統和防火墻，才能大大提高檔案信息應用的安全性。

（五）完善檔案信息資源管理制度。完善檔案信息資源管理制度，遵循兼容性、開放性和系統性原則，盡快構建檔案管理信息化標準體系規范。在此基礎上，還應重視對檔案數據標準體系、檔案信息資源標準體系和檔案信息管理應用體系的不斷完善，并根據企業的發展實際情況以及信息時代的新要求，拓展電子檔案的潛在功能，優化檔案信息資源庫和相關軟件系統。因此，為了促進企業的大力發展，檔案管理工作必須要具備完善的管理機制以及管理體系，才能實現對檔案信息資源的有效利用和科學管理。

（六）建設數字化檔案信息資源。為了實現檔案工作在計算機網絡上的及時傳輸與共享，必須要盡快建立起數字化檔案信息資源庫，利用電子檔案、縮微檔案、聲像檔案、光盤檔案、軟盤檔案、多媒體檔案等新的檔案載體，提高檔案管理水平與服務質量。由此可見，建設數字化檔案信息資源，不僅是檔案信息化建設的核心與關鍵，也能夠有效提高檔案信息資源的開發利用率，作為檔案管理信息化建設的基礎，其重要性不言而喻。

四、結語

綜上所述，信息是新時代發展進程中的重要社會資源，檔案資源對人們的生活、生產、學習、工作等方面都具有不可忽視的價值，逐漸受到廣泛重視。因此，為了順應信息時代的現實發展所需，應著眼于檔案管理創新工作，充分發揮信息技術對提高檔案管理質量和水平的巨大優勢，盡快建立起檔案信息化服務中心與檔案信息集成系統，組建一支高素質的檔案管理隊伍，落實檔案網絡信息安全保障，完善檔案信息資源管理制度，建設數字化檔案信息資源，以便信息資源的共享及遠程傳輸，最大限度保護信息資源的有效性、科學性與完整性，為檔案管理創新發展奠定堅實基礎。