市政工程檔案信息化建設(shè)探討

文/襄陽市市政管理處 王艷華

市政工程項(xiàng)目建設(shè)會(huì)形成許多檔案信息，過去的檔案主要是形成紙質(zhì)資料內(nèi)容，需要的儲(chǔ)備空間比較大，導(dǎo)致檔案信息管理工作非常多。紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)檔案信息的儲(chǔ)備環(huán)境要求也比較高，若發(fā)生火災(zāi)，非常容易導(dǎo)致市政工程項(xiàng)目的檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p毀，造成不必要的損失。在對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行管理的時(shí)候，要投入許多的物力以及人力，并且檔案信息查詢難度非常大，難以全面發(fā)揮價(jià)值。紙質(zhì)檔案在保存過程中，非常容易出現(xiàn)檔案原件丟失損毀的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息管理工作的難度加大。因此，檔案信息管理工作應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，促進(jìn)市政工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，保障實(shí)際建設(shè)的可靠性以及高效性，避免檔案信息出現(xiàn)流失。

一、市政工程檔案信息化建設(shè)的重要意義

在市政工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)過程當(dāng)中，會(huì)形成許多資料，對(duì)各個(gè)工程項(xiàng)目構(gòu)建檔案信息至關(guān)重要。對(duì)于過去的檔案信息而言，主要是紙質(zhì)資料，在實(shí)際管理的時(shí)候非常困難，容易出現(xiàn)檔案信息丟失現(xiàn)象，造成不必要的損失。與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理還面臨著儲(chǔ)備空間大，儲(chǔ)備環(huán)境要求高，避免長時(shí)間光照、防止潮濕等方面的高要求，并且查找檔案信息工作量很大。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案信息管理工作產(chǎn)生了很大影響，有效轉(zhuǎn)變過去檔案信息的管理方式，這是檔案信息管理工作的創(chuàng)新及改革，能有效轉(zhuǎn)變過去的檔案信息管理方式。第一，檔案信息化建設(shè)表明其具備足夠的儲(chǔ)備空間，能夠儲(chǔ)備眾多的檔案信息。第二，檔案管理人員的實(shí)際工作量不斷減輕，過去的檔案信息管理對(duì)人力、財(cái)力、物力等方面的需求比較大。而信息化檔案管理有效節(jié)約了許多成本支出，不需要安排許多管理工作人員，僅僅需要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，之后直接把其輸入計(jì)算機(jī)中，將信息化建設(shè)以及管理方法落實(shí)在實(shí)處。第三，查找檔案信息的方式方法十分簡(jiǎn)單、便利。在相應(yīng)的菜單當(dāng)中進(jìn)行檢索，有效節(jié)省檔案信息找尋的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案資源內(nèi)容的多樣性與共享性，將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來，能夠長時(shí)間儲(chǔ)備與保存，為之后市政工程項(xiàng)目建設(shè)作業(yè)的順利展開奠定良好的基礎(chǔ)。

二、市政工程檔案信息化建設(shè)的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。當(dāng)前，在我國市政工程實(shí)際建設(shè)過程中，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)至關(guān)重要。在這樣的情況下，檔案工作人員需有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，逐步提升自身的信息化認(rèn)知，理解檔案信息化建設(shè)的重要作用，在工作中加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的信息化運(yùn)用，轉(zhuǎn)變過去只靠紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案信息的管理理念。檔案信息管理工作專業(yè)性強(qiáng)，管理人員需要終身學(xué)習(xí)，熟練掌握信息化技術(shù)，逐步提升自身的檔案信息管理水平，并且掌握有關(guān)的法律規(guī)章制度，避免出現(xiàn)違背法律的現(xiàn)象，推動(dòng)檔案管理工作全面穩(wěn)定發(fā)展。在市政工程項(xiàng)目的檔案信息管理過程中，信息化建設(shè)是重點(diǎn)，同時(shí)，也需要保證檔案信息化建設(shè)以及管理方式的豐富性以及多樣性，對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)備以及分類，提升檔案信息檢索的水平以及能力。在對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)際儲(chǔ)備的時(shí)候，需要保證其合理性以及可靠性，在實(shí)際查找的時(shí)候更加便利。因此，在檔案信息化管理以及建設(shè)過程當(dāng)中，管理人員需要不斷轉(zhuǎn)變自身的管理觀念。

（二）控制安全風(fēng)險(xiǎn)。在市政工程檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，可能存有控制安全風(fēng)險(xiǎn)方面的問題。互聯(lián)網(wǎng)屬于十分開放的環(huán)境，不只是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的豐富性，也非常容易被外部條件所影響及制約。例如，木馬或者是其他病毒等，將檔案信息直接篡改以及刪除，導(dǎo)致檔案信息喪失精準(zhǔn)性與安全性，也存在被盜取風(fēng)險(xiǎn)。因此，在市政工程項(xiàng)目的檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，需要加強(qiáng)安全管理工作，讓專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)檔案信息管理工作，設(shè)置科學(xué)開機(jī)密碼，做好身份認(rèn)證，設(shè)置相應(yīng)的防火墻。在檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，需要制定科學(xué)合理的制度，提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，如出現(xiàn)檔案信息遺失的現(xiàn)象，嚴(yán)格對(duì)管理人員進(jìn)行責(zé)任追究。有關(guān)人員在錄入檔案信息的時(shí)候需要認(rèn)真仔細(xì)，避免發(fā)生遺漏，防止檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，保證檔案信息化建設(shè)的可靠性以及精準(zhǔn)程度。檔案管理人員要不斷提升識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的能力，在檔案信息儲(chǔ)備的計(jì)算機(jī)遭遇外部攻擊時(shí)，立即采取對(duì)策，化解風(fēng)險(xiǎn)。在檔案存儲(chǔ)的過程中要同時(shí)做好檔案信息備份工作，在檔案信息遭遇刪除或者是篡改的時(shí)候，直接啟動(dòng)備份檔案信息。

（三）建立數(shù)據(jù)庫。在市政工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，其工作主要是把文件內(nèi)容直接轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字，即檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)主要是建設(shè)檔案信息管理平臺(tái)，建立相應(yīng)的檔案信息庫，推動(dòng)檔案管理工作向著信息化的方向不斷發(fā)展，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。檔案信息庫的建設(shè)很難在較短時(shí)間內(nèi)完成，需要將循序漸進(jìn)的原則落到實(shí)處，結(jié)合檔案館的具體情況，制定科學(xué)合理的檔案信息庫，制定相應(yīng)的規(guī)劃，采購硬件設(shè)施設(shè)備，將信息化檔案管理系統(tǒng)安裝其中。市政工程檔案信息的管理工作，一方面需要構(gòu)建完善以及健全的檔案信息庫，使用電子檔案進(jìn)行查找以及檢索；另一方面，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存，制定科學(xué)合理的雙軌制檔案信息管理制度，逐步提升檔案信息管理的能力以及水平，將檔案信息所具備的實(shí)際價(jià)值充分展現(xiàn)出來。

（四）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)。在市政工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過程中，雖然將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用其中，但是其過程主要是由人實(shí)現(xiàn)的。在這種的情況下，需要逐步提升工作人員的專業(yè)技能以及綜合素養(yǎng)。只有這樣，才可以保障檔案信息化建設(shè)與管理的可靠性以及高效性。有關(guān)管理人員一方面需要掌握檔案管理工作，另一方面需要提高自身的實(shí)際操作水平與能力。在市政工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)過程當(dāng)中，其基礎(chǔ)工作主要是收集以及整理有關(guān)資料內(nèi)容，之后實(shí)現(xiàn)這些資料內(nèi)容的歸檔工作。在具體操作中，一般情況下，此工作主要是項(xiàng)目部門展開的，結(jié)合我國的相關(guān)法律制度，確定市政工程檔案的有關(guān)管理要求，明確資料內(nèi)容的精準(zhǔn)性與可靠性，避免在歸檔的時(shí)候出現(xiàn)虛假資料內(nèi)容，保證篩選工作的順利進(jìn)行。最終需要分類資料內(nèi)容，根據(jù)相應(yīng)的要求實(shí)現(xiàn)檔案信息的編寫以及裝訂。對(duì)于市政工程檔案信息而言，做好移交工作非常重要，有關(guān)人員應(yīng)該把全部檔案信息直接交到檔案室，按照檔案信息化系統(tǒng)的有關(guān)條目，針對(duì)檔案信息編排的有關(guān)目錄，將檔案編號(hào)直接輸入電腦當(dāng)中，對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存與儲(chǔ)備。在檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，要保證其建設(shè)作業(yè)與管理工作程序的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，有關(guān)管理人員要明確自身的具體要求，提高管理人員的信息化水平及管理能力，有效避免檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中可能出現(xiàn)的問題，持續(xù)做好檔案信息管理工作。

（五）規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入。為了保證市政工程檔案信息向著信息化方向建設(shè)與發(fā)展，需把從簡(jiǎn)單至復(fù)雜的有關(guān)原則落到實(shí)處，盡可能收集或者是輸入普通的檔案信息，之后將較為繁雜的檔案信息輸入其中。在當(dāng)前市政工程項(xiàng)目建設(shè)過程當(dāng)中，檔案管理系統(tǒng)正在向著信息化的方向不斷建設(shè)，將其所具備的搜索功能充分展現(xiàn)出來，有效減輕檔案信息管理的困難程度，把全部檔案信息直接錄入該系統(tǒng)中。經(jīng)過平臺(tái)對(duì)檔案信息展開科學(xué)合理的管理。除此以外，在檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)該將重要的信息內(nèi)容提煉出來，在實(shí)際搜索的過程當(dāng)中，經(jīng)過主題內(nèi)容或者是關(guān)鍵詞等，搜尋需要使用的檔案信息，逐步提升檔案信息管理的服務(wù)功能。

三、結(jié)語

新時(shí)期，我國市政工程項(xiàng)目在實(shí)際建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)該收集整理的資料內(nèi)容非常多。在這樣的情況下，需要構(gòu)建市政工程檔案管理，保證檔案信息管理工作的順利展開，為之后市政工程項(xiàng)目建設(shè)作業(yè)的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)條件。與此同時(shí)，也可以保證資源內(nèi)容共享，將檔案信息所具備的價(jià)值充分展現(xiàn)出來，讓檔案信息為市政工程提供多種服務(wù)。在當(dāng)前的市政工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)過程當(dāng)中，其關(guān)聯(lián)的工作內(nèi)容比較多，檔案信息管理工作在其中占據(jù)十分重要的位置。信息化技術(shù)對(duì)檔案信息管理工作有著十分重要的影響，需要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，保障檔案信息管理的質(zhì)量以及能力，這是現(xiàn)階段我國市政工程項(xiàng)目檔案信息管理工作急需完成的任務(wù)。