衛生監督機構檔案管理信息化建設分析

文/河北省保定市望都縣衛生計生監督所 王鑫

在社會管理中，衛生監督機構檔案的地位相當重要，基于各種各樣不同類型病例的研究，對有針對性的數據進行收集，對相關部門自身運行狀況進行詳細記錄的同時，將衛生監督機構檔案的主要功能全面發揮出來，使衛生監督部門進一步完善化、系統化，發揮檔案管理工作具備長效性與階段性相融合的優勢。在我國公共衛生醫療體制持續變革的過程中，對于衛生醫療機構的科學研究活動，衛生監督檔案的實施可以對其進行高效執行，在執行期間，對于內部檔案管理工作，衛生監督機構的要求偏高，制定合理的措施，有效融合理論與實踐，對檔案管理工作進行持續創新。

一、檔案管理信息化建設的現實作用分析

（一）有利于實現檔案管理的現代化。在實行信息化建設檔案管理方面，衛生監督機構已將過去的人工操作轉變為信息操作，一定程度上改變了檔案管理的整個過程，使得衛生監督機構在進行檔案管理期間，合理利用了信息資源，實現對社會的優質服務。在此基礎上，就能在檔案信息化管理過程中制定保護策略，同時科學有效地運用網絡技術，在信息技術利用方面，可以運用檔案管理軟件對檔案信息進行收集和整理，從而進一步保護原始的檔案文件，確保檔案文件的時效性、完善性。

（二）有利于增強檔案管理的服務效能。衛生監督機構在落實衛生監督工作過程中，檔案資料管理是其中的一項主要工作，檔案管理者提供檔案信息給上級領導，能為上級領導決策提供有效參考根據。然而，在檔案管理工作過程中運用IT，能對紙質檔案實行電子檔案管理的模式，從而對紙質檔案進行信息儲存。如管理者需要檔案資料，則對特定的網絡平臺進行登錄后就可獲取。因此將IT應用在檔案管理工作中，不僅能將檔案管理效能提升，還能將檔案管理服務效能提升。

（三）有利于實現檔案管理的智能化。在實行檔案管理工作過程中融入IT，事實上是把IT看成是檔案管理的關鍵手段。檔案管理信息化事實上是運用IT進行檔案管理，在網絡背景下達到遠程管理目的，進而全方位呈現出其服務功能，相應資源利用網絡平臺能夠實現共享。除此之外，衛生主管人員在進行日常工作的過程中融入IT，并對相關文件進行有效管理，可全面呈現出IT獲取知識的功能。長此以往，能高效提升相關監督者的知識水平，完善其知識結構。顯而易見，在進行檔案管理工作的過程中，衛生監督機構運用IT，對檔案管理智能化的實現具有重要意義。

二、檔案管理信息化建設瓶頸分析

（一）管理方式亟須改變。根據相關理論知識可以了解到，對檔案管理進行信息化建設是衛生監督機構最為明智的選擇。但是，在具體工作中，部分領導、管理人員及基層人員尚未對檔案管理信息化建設的關鍵意義進行正確認識。所以，在對其建設工作進行具體落實期間出現態度不端正的行為，更未對相關實情進行全面了解，更不要說對其進行合理規劃了。此外,始終采用傳統的管理手段，這不僅不利于檔案管理信息化的運用,還會嚴重干擾檔案管理功能的發揮，因此，必須準確推進檔案管理信息化建設，并且積極改變管理方式。

（二）很難實現信息共享。現階段，對于衛生監督系統，我國早已構建，同時對國家級衛生監督管理平臺，我國也進行了統一的運用。通過運用該平臺，可收集衛生監督數據、行政處罰數據等，還能幫助衛生監督機構對檔案進行管理。然而，依據檔案管理工作實施情況，在統一運用該平臺時需要處理的瓶頸頗多，這樣很難實現信息共享，更加阻礙了檔案管理工作效果的提升。

（三）相關工作人員素質水平偏低，缺乏歸檔意識。在信息化管理檔案的過程中，要求相關工作人員的專業能力要強，同時要具備較強的專業知識，只有這樣才能為信息化管理建設的有效實施提供保障。但是現如今很多相關工作人員的專業素質水平偏低，對信息化檔案管理工作形式與內容的了解不夠透徹，相關工作者還缺乏對檔案管理及收集的意識。還有個別工作人員一直采用過去的紙質文件方式，打印發文底稿移交給上級領導進行審核，之后再由文秘將上級領導的手簽意見錄入辦公自動化系統中，在網上進行歸檔，在發文期間會遇到諸多變化，所以會產生多個版本，進而對文件的有效性造成嚴重影響。

三、檔案管理信息化建設要點

（一）需加強相關員工的信息化管理意識。依據以往的檔案管理方式，也就是說依據一套系統的材料管理方式進行管理，不但會降低工作效率，而且主觀因素很容易對其造成干擾。如在檔案管理中運用IT，則必須突破以往的思維模式，促使檔案管理信息化得以實現，在傳統的管理方式改變方面，運用IT在一定程度上能完善檔案管理模式。對于相關檔案管理人員的信息化管理意識，衛生監督機構需采取有效的措施來對其加強，如從IT方面出發對檔案管理模式進行創新，對信息化管理模式進行不斷完善等。

（二）完善檔案工作的基礎設施建設。開展檔案管理信息化建設工作的必要條件是基礎設施必須是完備的，假設基礎設施不完備，就難以展開檔案管理信息化建設工作。可從以下三個方面來完備基礎設施：一是完備硬件設備，如計算機、掃描儀等，硬件就是電子產品的基礎，因此，信息化工作質量與硬件的優劣是成正比的。二是計算機運行網絡，主要指的是一種系統，能夠錄入、整理檔案管理資料及數據。先進的計算機運行網絡系統，對各個部門而言是其相互溝通的橋梁，可使工作達到事半功倍的效果。三是對檔案信息的保密性進行有效提升，將檔案資料管理工作做好，以免產生檔案缺失問題，及時備份檔案資料與數據。

（三）健全檔案管理制度。應嚴格遵循相關規章制度，實施基層檔案管理信息化建設，對其安全性進行保障。在檔案管理體系中，相關規章制度是必須要遵守的，因此，相關基層檔案信息管理部門需構建完善的管理制度，對現有的基層檔案管理機制進一步優化。為了對越來越多的檔案資料實施科學的管理，需建立完善的、規范的基層數字檔案館，以數字化管理基層全部檔案，從而實現基層檔案信息的共享化、公開化，充分滿足社會使用檔案的實際需求。

（四）不斷提升檔案網絡化管理水平。電子信息檔案可以避免交叉問題和重復問題在信息管理中的出現，非常方便調用檔案，能夠快捷地在共享信息資源的模式中獲取檔案。所以,企業需要重視提高檔案的網絡化管理水平，檔案管理的呈現是通過公共信息的形式，使交叉和重復的信息問題得以避免。另外，編碼處理檔案，不但使整理收集檔案信息更方便，而且還便于后續的調用和查詢，一定程度上節省了大量的人力物力，提升了檔案管理工作的效率。在進行具體工作時，對員工信息數據庫進行建立，信息儲存可以通過激光掃描的方式，后續查看和保存可利用網絡IT。

（五）更新檔案管理模式，增強其工作效率。積極開展信息化管理模式，不斷引入計算機技術是檔案管理現代化的重要體現。檔案的信息管理主要從目錄的編制開始，逐漸轉向計算機操作，這樣可以有效提高檢索效率。需要建立數據庫，管理者需要在計算機中，錄入紙質檔案中的所有內容，按照一定標準進行分類和歸檔。查詢相應的文件信息時，只需搜索并單擊相應的關鍵字就可以了。這使員工對所需的內容能夠迅速檢索到。文件管理的信息化，對授權用戶在終端上下載所需的文件信息提供有效的便利條件，還為管理人員的檢索提供了便利，對文件信息的使用價值具有巨大的提升作用。

（六）全面提高相關人員專業素質水平，增強文件歸檔意識。文件管理人員的專業素質水平直接影響文件管理的有效性。對于基層檔案管理人員，各級基層主管部門應開展相關的培訓活動，促使檔案管理相關工作人員掌握相關的知識，提升自身的專業素質水平，掌握相關的業務知識，提高他們的業務水平，最終成為高專業素質的檔案管理人才。現今，辦公自動化的不斷深入促使電子文件相繼出現，這就要求相關工作人員學習相關的電子檔案管理知識，順應時代潮流，為單位樹立良好形象打下基礎，同時保障單位競爭實力有效提升。除此之外，還應重視文件歸檔的控制工作，重視電子文件的鑒定，其中文件的完善性及真實性的鑒定以及媒體文件的密級與電子文件的鑒定均有關，對文件的背景信息和內容是否與原始狀態一致的檢查，即進行真實性驗證；對電子文件的背景信息和內容是否完整的檢查，即鑒定的完整性。

四、結語

總之，我國的社會經濟水平在迅速發展，隨之越來越嚴格要求基層檔案管理工作水平的提高，在此種情形下，務必對基層檔案管理信息化建設進行全面重視，如健全檔案管理制度，構建數字檔案館、構建基層檔案信息庫，拓寬信息獲取路徑、全面提高相關人員專業素質水平，增強文件歸檔意識等等，最終推動我國基層檔案管理工作有效實施，確保我國基層衛生事業長期穩定發展。