圖書資料檔案信息化管理優勢分析

文/聊城市婦幼保健院 樊明

隨著互聯網技術的升級，各行各業都積極適應新時代，圖書資料檔案信息化也踏上了新的征程。圖書館除了承載人們文化修養的寄托之外，更多的是對文化的傳承，圖書館對文化進行傳承的基礎就是提高檔案管理工作的效率以及積極建設符合新時代需求的圖書館。圖書資料檔案要想實現信息化管理，就必須積極學習先進的技術理念，適應新時代發展的需求，從觀念上轉變檔案管理工作的內容，以先進的網絡技術為支撐，整體提升檔案管理工作的效能，實現圖書館檔案管理工作高品質快速發展。在現代信息技術應用快速普及的階段，諸多圖書館已經意識到其優勢，并著手建設信息化圖書館，但是在信息化檔案管理層面，仍然有一定的差距。基于此，本文對圖書資料檔案信息化管理的優勢進行相應的分析。

一、圖書資料檔案實現信息化管理的必然性

（一）傳統圖書館現狀。市場發展不平衡是自然經濟的必然后果。規范化、制度化的現代圖書資料檔案管理，還沒有深入人心，未受到應有的重視。對于工作在一線的工作人員來說，日復一日地查找、收集，不僅平添了枯燥，更是帶來一系列的整理問題。由于缺乏全面而系統的管理，有些部門在資料歸檔方面心中無數，收集的圖書范圍內容零散，屢屢不能歸檔。目前，我國在圖書資料管理方面的規章制度還沒有系統制訂，對于相關部門和個人做不到有效的規范和約束。圖書工作成果集中表現在圖書資料檔案的管理上，其重要的組成部分是檔案工作的主體和綜合檔案室。由于認識上存在偏差，對于圖書歸檔管理工作的重要性，人們還沒有意識到，同時缺乏搜集檔案資料的積極性和主動性。傳統的圖書館不管是圖書，還是檔案資料，多數以紙質形式存在，在時間的作用下，堆積的檔案資料會不斷增加，不僅占用了大量的空間，查找耗時耗力，同時還有防蟲工作，濕度溫度控制，成本高昂，效率低下。

（二）信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應用效率。社會有一定的滯后性，尤其面對新技術時，往往會出現兩極分化，一部分積極擁抱，一部分抵制懷疑。對于圖書館來說，明顯屬于后者，長期以來，圖書館的檔案管理工作受傳統檔案管理工作存在的局限性影響，導致效率低下。傳統檔案管理工作隨著現代社會與科學技術的不斷發展，是遠遠無法達到新時代對圖書館檔案管理工作要求的。網絡信息共享在很多領域隨著高度發展的網絡信息技術逐漸得到應用，在圖書資料檔案管理工作中應用信息化管理與信息化建設模式，可以最大限度體現檔案的應用價值，為檔案管理工作奠定基礎，把諸多檔案信息資源盤活，實現數據資源的集成化管理。而要想提升檔案資料的應用效率，就必須借助于信息技術的應用優勢來改變以往的檔案管理工作形式。

（三）促進公眾精神文明建設。以往在我們離開學校后，圖書館是我們獲取信息和知識的主要渠道之一，然而我們對圖書館的使用頻率和效率，隨著進入新世紀后快速發展的網絡技術而逐漸降低。對于圖書館來說，目前網絡信息種類繁多且來源廣泛，給其帶來了極大的沖擊。在運營管理中，圖書館要想在讀者和圖書資源之間提供良好的交流平臺，就必須要加強對信息技術的投入，順應科技的進步，進而達到信息的處理和互通，以及讀者和圖書資源之間的有效溝通，有效促進公眾精神文明建設。

（四）對紙質資料檔案起到有效的保護作用。出借紙質資料檔案是圖書館之前主要的管理模式，因此在出借過程中，部分年代久遠的珍貴檔案資料極易出現磨損，其在修復和維護中也需要大量的物力與人力。圖書館信息管理隨著網絡時代的發展，對這一弊端進行了改進，不僅對原始檔案起到了有效的保護作用，也滿足了大眾對珍貴資源信息的需求。

（五）提高運營效益。圖書館巨大的資源量和館藏是其被大眾所需要的主要原因。傳統的圖書管理工作，需要投入大量人力，效率低下且單調重復。在圖書館檔案管理工作中應用計算機技術，可以有效減少人力成本，工作人員的工作環境也可以得到較大程度的改善，工作效率得以大幅提高，進而從整體上提高了圖書館的運營效益。

二、圖書檔案管理信息化過程中存在的問題

（一）管理人員缺乏專業素質。一般來說，圖書管理員屬于公職人員，遵循國家的相關規定和政策。由于沒有足夠的市場意識，圖書管理人員的崗位意識較差，對于檔案自動化管理、檢索、復制、編研等專業的知識技能掌握不夠，綜合能力不足，滿足不了現代化設備的操作要求，即便是設備更新換代也不能發揮其應有的功能。

（二）未建立與時俱進的工作制度。圖書館的良好運行，需要規范的工作制度，同樣，在信息化管理階段，圖書館也應建立完善的工作制度。隨著人類文明的不斷累積，人工處理問題已經遠遠不能滿足當下需求，這其中既有生產力落后的原因，也有規章制度滯后的問題。如圖書資料收集過程中，資料的流動率下降，存儲范圍過載，信息化資料質量較差，檔案信息不健全等。先進的生產力不僅需要管理人員的技能迭代，而且也需要與時俱進的工作制度，讓工作人員不受阻礙。

（三）圖書資料檔案管理意識薄弱。圖書館的核心基礎是日常的管理工作，這是圖書館可以正常運行的先決條件。由于思想上缺乏足夠的認知，管理意識薄弱，很多圖書管理人員在信息化服務管理模式已經成熟的階段，仍然停留在傳統的管理模式中踏步，這違背了生物進化的本能，所以需要進一步提升管理員的意識，從而形成規范的管理機制，促進先進模式正常運行。

（四）圖書資料檔案管理觀念較為落后。思路決定出路，圖書資料檔案管理也一樣，需要先進的觀念指導前進的方向，而現有的管理人員對于新生事物排斥，根本原因是思想仍然停留在傳統的管理模式中。人類文明的累計已經呈指數級裂變，單純的傳統管理不僅效率低下，而且增加了圖書館的運行成本。想要做到與時俱進，就必須改變落后的管理觀念，積極擁抱新技術，新思想，將先進生產力引入圖書資料檔案管理工作的日常。

三、圖書資料檔案管理工作實現信息化管理的有效策略

（一）提升圖書檔案管理的信息化。在新基建影響不斷升級的當下，我國從原來的基礎建筑建設，向更深層的設備建設過渡，其中互聯網技術的升級是新基建的重中之重。全國各圖書館開始積極擁抱新技術，通過建設自身的檔案管理信息化系統，實現日常工作與網絡的融合。但是由于信息技術的限制，檔案管理工作仍然停留在資料的掃描、上傳階段，可以說，圖書館信息化工作仍然處于相對低級的狀態。圖書檔案管理信息化，不是簡單的資料上傳，統一管理，而且需要多維度的配合，如動畫技術的再加工，計算機編程技術的進一步優化等。人們看到的圖書不再局限于文字，更多的是以圖文結合的形式出現。

（二）加強圖書館的現代化和信息化建設。從工作性質來看，圖書館屬于事業單位，嚴重依賴于地方經濟的發展。如果沒有強勁的經濟作為支撐，那么圖書館的建設就好比紙上談兵。圖書館信息化管理的工作質量，不僅需要擁抱新技術、新思想，更需要地方政府的財政支持，只有充足的資金，才有圖書館現代化建設的基礎。在我國思想文化建設不斷深入的當下，中央財政統一撥付的財務制度解了燃眉之急。各地方圖書館應立足于當下，根據自身發展的需求，抓住國家的紅利期，申報建設基金，真正讓圖書館信息化建設工作落到實處。同時，國家應將圖書館資源共享，建立起統一的數據庫，實現資源的優質分配。

（三）重視檔案信息化的安全管理。互聯網開放包容的姿態，給了人們無限的可能，然而信息安全問題也時刻困擾著我們。信息化檔案資料如果沒有足夠的安全管理，勢必會造成嚴重的損失。所以，在建設檔案管理信息化的同時，我們需要提高安全防范意識，建立檔案管理的標準，重視檔案信息的安全管理。首先，檔案信息化管理需要根服務器備份，以實現數據不丟失，不混淆，同時定期同步化檔案管理信息。其次，檔案管理工作人員需要一定的操作權限，在數據的傳遞和使用的過程中，都需要進行加密解密，從而確保數據不更改。

四、結語

在檔案管理工作中，圖書資料檔案信息化建設有著舉足輕重的地位。要想在圖書資料檔案管理中充分發揮信息化的優勢，檔案管理人員需要在工作中努力提高信息化專業知識技能，使檔案信息化管理適應時代發展，規范工作制度，改變傳統的檔案管理模式，為社會發展和經濟建設作出貢獻。