高校教學檔案管理中信息化技術應用探析

文/漢江師范學院經濟與管理學院 趙歡

教學檔案對于高校、學生而言都具有重要意義，對其妥善進行管理是必須要重視的問題，因此信息化技術下的教學檔案信息格式，使得該項管理工作更具安全性、可靠性，但結合普遍案例可見，很多高校對信息化技術的應用并不完善，經常出現信息混亂的現象，當需要調用檔案信息時，要用大量時間進行整合、查詢，隨之才能進行傳輸，且在檔案錄入階段，還需要人工進行分類，這種表現并沒有體現出信息化技術對管理工作的便捷性幫助，因此在信息化技術應用當中，現代高校信息化教學檔案管理需要進行優化。

一、信息化技術系統框架與設計

信息化平臺是實現信息化技術應用的基礎，主要承載信息系統的各功能模塊運作，具有實現通信、功能應用、人機交互等作用。信息化平臺建設一般分為三個步驟：開發工具的選擇、模塊設計、通信結構設計，下面對三個步驟具體內容進行分析。

（一）開發工具的選擇。信息化平臺的開發工具有很多，例如Web、Authorware等，這些開發工具都支持信息化平臺的開發工作，但工具與工具之間存在功能、性能等方面的差異，即Web具有較高的兼容性，功能上借助瀏覽器具有自帶通信功能的作用；Authorware是一種多媒體信息平臺開發工具，具有信息展示形式多樣化的性能特征，功能上具有豐富的交互功能、高效的多媒體集成環境及標準的應用接口。在此基礎上，考慮到教學檔案管理工作的實際需求與普遍環境，開發工具應當具備大容量以及較高的兼容性，因此將選擇Web作為系統開發工具。在Web上進行開發，考慮到管理工作需求，需要采用模塊化設計技術來規劃開發資源，形成多個模塊框架，一般Web信息化系統需要具備四大模塊框架，即儲存層、調度層、應用層及通信層。

（二）模塊設計。在上述Web開發工具支持下形成了各模塊框架，因此后續需要對框架進行填充，此步驟即為模塊設計。在設計當中針對儲存層、調度層、應用層（通信層較為特殊，此部分設計將在下一步驟中進行分析）要考慮到實際需求分開進行設計。1.儲存層。因為現代教學檔案信息量龐大，所以該層設計側重于數據容量，同時考慮到各模塊之間的銜接，建議采用“大數據技術+云數據庫”形式來進行設計，其中云數據庫實現了近乎“無限”的數據儲存容量，且可以同時與互聯網（通過Web窗口實現）、大數據系統連接，使得用戶可以通過互聯網對數據庫進行訪問，并進行相應操作，而大數據系統具有信息智能識別功能，且具有二次儲存功能，用戶在進入數據庫之后可接入大數據系統的二次儲存功能，對其中信息進行操作。2.調度層。鑒于大數據技術本身就是一種較為成熟的技術系統，其中具有很多自帶功能，例如信息特征識別、信息檢索等，因此在儲存層設計當中，通過二次儲存可以將云數據庫當中的部分信息保存在大數據系統內，用戶進入后直接通過信息檢索輸入代表信息特征的關鍵詞，后大數據系統會根據信息特征來搜索二次儲存中的信息，如果存在與特征相符的信息將會展示給用戶，如果不存在則繼續檢索云數據庫，當云數據庫中也沒有與特征相符的數據時，將會提示“無相關信息”的反饋信息。3.應用層。應用層設計主要為實現系統的各項功能，一般采用Java等編程語言進行開發，考慮到檔案管理工作需求，可以采用編程語言開發信息調度、信息權限設置等功能，將其放入應用層模塊中即可。

（三）通信結構設計。通信層的設計主要考慮兩個重點，即模塊與模塊之間的通信以及系統對外通信，兩種通信信息分別代表了系統內、外通信功能。在模塊與模塊之間的通信設計當中，主要借助Web的標準應用接口來實現，此舉打破了以往信息系統的模塊封裝框架，可消除“孤島信息”，同時具有增加系統靈活性的作用；在系統對外通信設計當中，因為Web本身就具備對外通信能力，所以無須深入設計，其通信功能主要由TCP等開放式通信協議來實現。

二、信息化技術系統在教學檔案管理中的應用

（一）應用功能。結合上述設計工作，信息化技術系統在教學檔案管理中主要具備三大功能，即海量信息儲存、信息特征識別、信息交互。1.海量信息儲存。設計中云數據庫是現代常用的數據庫技術，其信息儲存點是整個網絡，而網絡空間在理論上是“無限”的，因此該數據庫的容量近乎“無限”。這一基礎上，面對現代教學檔案中的海量檔案信息，云數據庫完全有能力滿足這一需求，較傳統的SQL數據庫具有巨大優勢。另外，云數據庫與互聯網之間存在密切聯系，因此采用該數據庫來進行數據檔案檢索，可以借助互聯網的普及性，實現不限地點、不限時間、不限工具（計算機、智能手機等互聯網設備均可）的工作模式，增加了工作便利性。2.信息特征識別。信息特征識別由大數據技術實現，該功能同樣可以給用戶工作開展帶來便利性的幫助，即在用戶將某信息錄入云數據之后，大數據技術將會拷貝一份放入二次儲存當中，并對該信息的特征進行分析，依照分析結果與云數據庫已有信息進行特征對比，將相似度較高的信息定義為一個分類，由此智能地完成信息分類，無須人工操作，分類完成后二次儲存的拷貝信息將會被消除；當用戶需要調用某個信息之后，即可在大數據系統的數據檢索欄輸入與信息特征類似的關鍵詞，系統將對關鍵詞進行識別，并對二次儲存、云數據庫進行檢索，隨后將檢索到的信息展示給用戶。以上是信息化技術系統信息特征識別功能在教學檔案管理當中的主要表現，而細化來看，該功能有一些輔助作用，例如在應用層，信息特征識別功能能對用戶信息進行識別，可實現信息權限設置功能，即因為教學檔案屬于機密信息，不能輕易外泄，所以并不是所有用戶都可以對信息進行調度，此時可以在Web訪問部分設立“賬號、密碼”登錄系統，任何用戶訪問都必須輸入正確的賬號、密碼，如果登錄成功則由信息特征識別來確認用戶信息是否符合信息權限邏輯，如果符合則用戶可以對信息進行調度，否則將拒絕訪問。3.信息交互。介于通信結構設計的兩個重點，信息交互功能具有兩種表現，即模塊與模塊之間的交互、系統對外的人機交互。模塊與模塊之間的交互代表用戶可以通過操作，將數據導入任意一個模塊當中，說明系統運作的協同性、靈活性良好；系統對外的人機交互代表系統可以將信息展示給人工，且對人工操作產生反應。

（二）應用注意事項。通過設計工作得到了一個基本結構完整的信息化技術系統，可以應用于教學檔案管理當中，滿足該項工作的基本需求，但考慮到檔案信息的安全性及系統適用性，在系統應用時要注意兩大事項，即網絡環境的安全防護與硬件配置。1.網絡環境的安全防護。信息化技術系統與互聯網有密切關系，而現代互聯網中存在很多安全隱患，隨時可能威脅到系統中的信息，對其實施破壞、盜取等行為，因此介于教學檔案的機密性，信息化技術系統應用需要重視信息的安全性。在這一基礎上，網絡環境下的安全防護技術應用顯得尤為重要，一般情況下，可以采用防火墻或殺毒軟件及橫、縱隔離技術來實現防護，其中防火墻與殺毒軟件主要對計算機、智能手機等應用終端設備進行防護，可以避免互聯網環境中對終端設備進行破解，再進行違法操作的行為；橫、縱隔離技術需要建立在安全分區基礎上，可以避免互聯網環境中直接對系統進行破解，后對系統內信息進行違法操作的行為。2.硬件配置。硬件配置是信息化系統應用的基礎，將決定系統應用的適用性，即信息化技術系統對應用環境有一定要求，當應用環境不滿足要求時，則系統運作將會出現多種問題，說明系統不適用于當前環境，而應用環境就是由硬件配置組成的，由此證實硬件配置是決定系統適用性的因素。在硬件配置上主要考慮網絡傳輸速率、硬件支撐兩個重點，其中網絡傳輸速率即為數據在通信中的上、下行速度，這一點上硬件配置應當根據實際需求來配置寬帶，保障數據通信不會出現卡頓、遲緩等問題，有利于教學檔案管理工作的效率。在這一基礎上，用戶可以在短時間內將系統內部信息導入，并發送到傳輸通道當中（寬帶），后通過通信將信息發送給其他用戶；在硬件支撐方面，必須構建一個結構完整的硬件環境，一般包括服務器、終端設備、路由器等，其中服務器是給予系統運行支撐，實現訪問連接功能的關鍵，配置上同樣要考慮速率問題；終端設備主要采用計算機、智能手機來實現，這一條件下用戶可以采用這些終端設備在任意場所當中開展檔案管理工作；路由器主要實現信號收發工作，是實現互聯網通信的關鍵。

三、結語

本文主要對高校教學檔案管理的信息化技術應用進行了分析：首先，介紹了信息化系統設計，闡述了系統設計的必要步驟、基本要求與設計方法，目的主要是為了構建一個貼合教學方案管理工作需求的應用系統，為應用分析提供基礎。其次，圍繞教學檔案管理工作，在系統基礎上分析了該系統在工作中的應用功能及功效，可以提高教學檔案管理工作的便利性，實現了工作優化的目的，同時考慮到檔案信息的安全性及系統適用性，提出了系統應用時應當注意的事項，且對事項處理策略進行了闡述，依照此部分內容，可以保障信息化系統應用穩定、安全。