中職學校檔案管理信息化及科學化建設探討

文/龍口市高級技工學校 湯濤

一、學校檔案信息化管理的必要性

（一）學校檔案業務工作發展的需要。隨著學校生源的增加以及知名度的提升，導致學校的檔案分類和數量不斷增加，如教師的業績檔案和人事檔案，學生的學籍檔案等，加大了檔案工作者在信息收集、統計、保管、利用等方面的難度，工作壓力加大。加快學校檔案管理信息化建設，提高辦公自動化程度，實施“雙軌制”歸檔，不僅可以縮短檔案收集和利用周期，提高工作效率，還可以拓展檔案工作的服務領域，增加社會效益。

（二）檔案工作人員提高自身素質的需要。隨著檔案的信息化建設，學校檔案的存儲形式、技術手段、采用的管理方式以及檔案資源的傳遞途徑等發生了巨大改變，傳統的紙質檔案管理方式不能滿足對數字檔案管理的需求，學校檔案工作者在檔案專業知識和業務處理能力方面的缺陷逐漸顯露，檔案管理工作不到位。因此學校要發展檔案管理信息化，培養專業人才，提高檔案工作人員專業技能和職業素質，滿足學校對檔案信息日益增長的需求，提高學校管理水平。

（三）檔案信息資源開發利用的需要。隨著社會科技和文化的發展，社會對檔案信息愈加依賴，然而，傳統的紙質和圖像等各種載體形式的檔案在使用壽命、傳遞途徑的便捷性等方面受到限制，阻礙了檔案信息在社會各方面的利用。社會信息化程度的深入，使人們將信息化技術引入檔案管理，將紙質檔案轉化為電子文件，建立數字檔案館，提供檔案目錄檢索和檔案信息網絡服務等，使檔案資源除傳統的閱歷、出借和復制等方式被社會獲取外，更能通過網絡手段瀏覽利用，促進社會各界獲得更為系統和全面的檔案信息服務。

二、學校檔案信息化管理的優勢

（一）檔案信息化存儲環境更加優化。將數字信息技術運用在檔案管理上，可以構建電子檔案存儲系統，采取實名制的錄入方式，將每個人的檔案進行系統存儲。這種信息化存儲方式可以解決傳統檔案存儲的弊端，大量的信息只需要占據一部分磁盤或者優盤，存儲空間變小。加上磁盤的使用環境要求較低，可以節省檔案存儲的成本，延長檔案存儲的時間。與傳統檔案存儲模式相比，檔案的信息化管理更加符合現代信息化社會的特點。

（二）檔案查詢和使用更加便捷。傳統的檔案查詢和使用需要管理人員進行查詢，手續復雜，在無數的檔案庫里進行一個個的篩選，這個過程中，需要耗費管理人員大量的人力與精力，耽誤檔案使用者的寶貴時間，工作效率比較低。信息化的檔案管理模式，可以將檔案資料進行科學儲存，每一條電子檔案存儲信息備注詳細，使用時，只需要在搜索引擎中輸入使用者自身的姓名、性別和日期，即可找到對應的檔案資料存檔位置，管理人員只需要根據位置指示進行尋找。這種搜索方式極大縮短了查找時間，提高了檔案資源的利用效率與檔案查找的工作效率。

（三）檔案信息的保存更加安全。學校檔案具有一定的保密性，如果發生信息泄露，不僅影響個人的隱私，還會影響社會的穩定。采取信息化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩步提升，還可以對檔案信息進行加密，使信息安全得到保障。信息化檔案管理方式可以采用加密的方式進行存儲，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

三、現階段學校檔案信息化管理的問題分析

（一）檔案管理人員的重視程度不夠。本市的中職學校管理人員將工作重心放在教學質量、科研成果、政績等方面，而忽視了檔案信息化建設。在與學校檔案管理人員交流過程中了解到，大部分學校領導不夠重視檔案的信息化建設，不管是檔案信息化的制度建設、系統設計和發展戰略，還是隊伍的配置和員工的培訓，都存在較大的缺陷。并且，學校領導對檔案管理信息化的認識不足，并沒有完全意識到信息化對檔案管理和學校發展的重要性，盡管已經開發和運用了檔案管理系統軟件，但并沒有安排專人負責對檔案管理系統軟件的維護、升級和數據備份，即使建立了檔案數據庫，但其建設進度較大，大多沒有按照計劃如期進行。

（二）學校檔案的信息資源利用程度不高。學校文件仍采用整理—裝袋—封條—存箱模式為主，輔以數字化模式的存儲模式，以及傳統的手工方法為主、輔以計算機等電子設備的編研方式，缺少數字化的檔案，使得檔案信息資源的獲取仍沿用傳統方式，而不能更多地通過網上瀏覽、電子傳遞等。在與學校檔案管理人員交流過程中發現，由于紙質檔案易損壞和易流失等，導致檔案工作人員為了維護信息的完整與安全，而私自將檔案封藏，拒絕檔案信息查閱，直接降低了檔案信息資源的利用率。

（三）學校檔案管理的信息化設備不足。學校在信息化硬件設備方面數量不足，盡管計算機數量與檔案館工作人員數量能夠滿足一對一的配比，但服務器、掃描儀、打印機、復印機和存儲設備等數量卻較少，路由器、數碼相機、交換機、防磁聲像柜及其他數字化設備更是寥寥無幾，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。目前本人所在的學校正在嘗試建立檔案網站，但在因為種種原因，學校檔案館未使用較為專業的檔案信息化管理軟件系統，沒有建立檔案數據庫，也沒有開發安全管理和操作系統、應用軟件和數據庫管理系統，軟件設備較為缺乏，制約了檔案管理信息化建設的發展。

（四）學校缺乏檔案管理的高素質信息化人才。學校檔案管理工作人員多是剛出校園的年輕人和工齡較長的工作人員。年輕人無工作經驗，僅有創新思維而缺乏實踐能力，而中年人工作年限長，思想觀念守舊，缺少工作熱情，接受難度較大的新鮮事物能力較低，對新型的檔案管理信息化工作顯得有點力不從心，因此愿意繼續采用傳統的檔案管理方式，這些守舊的思緒、傳統的工作方式和工作態度又會影響到年輕人群，阻礙檔案管理信息化建設。在專業能力方面，本校的檔案管理人員所學專業與檔案管理專業的相關性較小，缺乏檔案管理專業知識和現代化信息科學技術知識，工作能力較低，在檔案管理信息化建設過程中常常感到力不從心，從而導致新方式、新技術難以在檔案管理中使用。

四、學校檔案管理的科學化建設

（一）建立新型的檔案管理信息系統，完善檔案的信息化管理制度。為了保證學校檔案管理符合現代信息技術的進步水平，需要提升對學校檔案的信息化管理建設，完善信息化的檔案管理系統，保證檔案信息管理的規范性，從而提高檔案管理的效率。在學校的職工考核標準中，融入檔案管理信息化建設的內容，提高學校檔案管理工作者的檔案管理信息化建設重視程度，將管理制度責任具體到個人身上，培養檔案管理責任意識，同時將檔案信息化管理建設與學校人員的評職評優相聯系，還能夠提高人員的積極性，激發工作熱情，推動檔案管理信息化建設健康發展。

（二）加大投入力度，增加檔案信息化建設的設備先進性。學校檔案管理信息化建設的核心是采用信息化的存儲和管理模式。在這種信息化建設的過程中，需要諸多先進的計算機、系統檢索工具與存儲磁盤等內容以保證檔案管理信息化高水平模式，以保障檔案存儲和管理使用的環境最優化。這些硬件設備的建設都需要大量的資金投入。對于檔案管理的監控設備同樣不容忽視，保證全天24小時的實時監控，以保證檔案管理的安全性。另外，學校要加強與企業的聯合，在學生畢業，落實工作崗位之后，無須拿著紙質版的檔案四處奔波，只需要在檔案管理中，輸入企業的名稱，便能夠將學生的在校檔案轉入企業檔案庫中。此項舉動一是節省時間，二是能夠預防當今社會頻繁發生的文憑造假現象，進一步促進檔案信息化管理的建設與發展。

（三）提高工作人員的管理技術水平。在學校檔案的信息化管理建設之中，需要引進諸多的先進技術與先進設備，保證管理模式的規范化與標準化。這就要求檔案管理人員整體素質提高，以滿足信息化檔案管理的高水平要求。首先，要派遣專門的工作人員進行負責。其次，加強對檔案管理人員的技能和知識培訓，保證工作人員熟練掌握計算機和互聯網技術，以滿足檔案日常存儲與使用的需求。最后，要加強工作人員的管理技巧和安全意識培訓。日常的維護管理檢測都需要大量的精力和時間，這需要工作人員具有一定的創新意識，保證檔案管理工作的效率與質量。對檔案設計諸多保密內容，增加管理人員的安全意識，可以保證學校人員的隱私信息和機密處于安全的空間之內，促進單位與社會的和諧穩定。

（四）擴大學校檔案數據庫的建設與應用范圍。數據庫是學校信息化檔案建設的基礎，但是在當前信息社會快速發展的時代，檔案管理工作者的眼光不能僅僅放在學校的數據庫建設之中，而是要放眼整個社會，因為學生不會長期在校生活，最終會走向各個工作崗位。為此在學校檔案數據庫建立過程中，工作人員除了要確保學校各個部門之間的檔案傳遞渠道之外，還要拓寬學校和各個企業的檔案傳遞渠道。首先，學校要對現有的檔案數據庫進行擴容，保證校園數據庫能夠容納更多的學生信息。其次，在新生入學之初，便要建立信息化的學籍檔案，并將學生在校的表現，如獲獎情況、學業完成度、違規違紀的處罰等一系列內容記錄在內，以此給予學生全面化的評價，讓學生重視自己的行為，這對于學生良好的道德品質形成有一定的幫助。最后，突出學校的辦學特色，創立相應的專業人才數據庫，讓用人企業單位能夠在人才數據庫中找到符合企業要求的專業性人才。