芻議辦公室公文管理與保密工作

文/大唐南京發(fā)電廠 趙珣

公文即公務(wù)文書，是政府機(jī)關(guān)等單位在管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件資料的總稱，主要包括報(bào)表、各類記錄等多種形式，具備信息記錄、傳遞以及存儲(chǔ)的重要功能。在現(xiàn)代辦公活動(dòng)之中，公文管理占據(jù)極其重要的地位，對(duì)于辦公室提高整體管理水平而言，有著十分顯著的作用。為此，辦公室工作人員應(yīng)重視對(duì)公文管理進(jìn)行全方位的了解，科學(xué)分析與把握其中存在的問(wèn)題，采取有效措施對(duì)問(wèn)題加以解決，力求增強(qiáng)公文信息的安全性與保密性，改善文檔管理工作質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮公文管理在促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展方面所具備的積極作用。

一、辦公室公文管理與保密工作存在的問(wèn)題分析

（一）未能形成專業(yè)公文管理工作隊(duì)伍。在辦公室的整體管理工作之中，公文管理是由行政管理部門負(fù)責(zé)展開的管理工作。當(dāng)前，由于大部分企事業(yè)單位對(duì)于行政管理部門的工作缺乏應(yīng)有的重視力度，因而未能適應(yīng)公文管理工作在新時(shí)代所提出的全新要求，有效展開專業(yè)人才的培訓(xùn)工作，沒有構(gòu)建一支具備高度專業(yè)素質(zhì)與綜合實(shí)踐能力的公文管理隊(duì)伍。與此同時(shí)，由于企事業(yè)單位習(xí)慣于采取內(nèi)部調(diào)任人員擔(dān)任或兼職公文管理工作，未能有效地通過(guò)人才招聘引入專業(yè)公文管理人才，因而很難保障公文管理工作的專業(yè)性，同時(shí)不利于保密工作的有序開展。

（二）缺乏完善的公文管理與保密工作制度。制度在約束和規(guī)范人的行為方面，具備無(wú)可替代的重要作用，完善的公文管理與保密工作制度，是企事業(yè)單位辦公室有效開展各項(xiàng)日常工作、維持正常運(yùn)行狀態(tài)的根本保障。然而，由于沒有對(duì)公文管理與保密工作形成全面而深刻的認(rèn)知，當(dāng)前許多辦公室沒有構(gòu)建起健全的公文管理與保密工作制度，因而工作人員在展開公文管理時(shí)往往缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，存在較強(qiáng)的主觀隨意性，同時(shí)也無(wú)法有效保障信息的安全性與保密性，不能構(gòu)建起良好的公文管理工作秩序。

（三）缺乏公文管理所要求的保密意識(shí)。當(dāng)前，許多辦公室在展開公文管理實(shí)踐的過(guò)程中，都沒有形成這項(xiàng)工作所要求的高度保密意識(shí)，無(wú)論是公文的管理者還是公文的實(shí)際利用者，都或多或少地存在這方面的問(wèn)題，因而不能有效地展開公文管理與保密工作。究其原因，在于辦公室沒有形成對(duì)于公文管理工作的全面認(rèn)知，沒有深入把握公文管理工作在辦公室整體工作中所占據(jù)的重要地位，沒有充分認(rèn)識(shí)公文信息泄露可能對(duì)于辦公室業(yè)務(wù)乃至單位效益或形象造成的負(fù)面影響與損失，因而無(wú)法全面保障公文管理保密工作順利開展。

二、有效加強(qiáng)公文管理與保密工作的具體策略

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，構(gòu)建專業(yè)公文管理工作隊(duì)伍。公文管理與保密工作在素質(zhì)與能力方面都對(duì)于工作人員提出了很高的要求，對(duì)此，辦公室需要通過(guò)做好以下兩方面工作，有效完成公文管理與保密專業(yè)工作隊(duì)伍構(gòu)建：一方面，辦公室應(yīng)重視面向現(xiàn)有工作人員展開公文管理與保密主題培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)公文管理與保密工作領(lǐng)域的專家和具有豐富經(jīng)驗(yàn)的公文管理與保密工作者為辦公室工作人員展開全方位的培訓(xùn)，以此增進(jìn)他們對(duì)于公文管理與保密工作的理解與認(rèn)知，幫助他們掌握公文管理與保密工作的科學(xué)開展方法，從而有效增強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)與實(shí)踐能力；另一方面，辦公室應(yīng)改變從其他工作崗位調(diào)任人員參與公文管理與保密工作的做法，重視對(duì)人才招聘流程進(jìn)行優(yōu)化，從辦公室工作崗位及公文管理與保密工作實(shí)踐需求出發(fā)展開人才招聘工作，力求引入兼具相關(guān)專業(yè)背景和較強(qiáng)實(shí)踐與學(xué)習(xí)能力的復(fù)合型人才，以此為辦公室工作隊(duì)伍注入全新活力，有效推動(dòng)公文管理與保密工作水平的提升。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，推動(dòng)公文管理朝著有序化方向發(fā)展。制度建設(shè)對(duì)于辦公室公文管理與保密工作朝著規(guī)范化與有序化發(fā)展，有著無(wú)可比擬的顯著作用。為此，辦公室應(yīng)從公文管理與保密工作的實(shí)質(zhì)與實(shí)踐需求出發(fā)，加強(qiáng)制度建設(shè)，為公文管理與保密工作提供有力的支撐與保障。具體而言，辦公室應(yīng)做好以下幾方面制度建設(shè)工作：

1.文件登記制度建設(shè)。在公文管理之中，文件登記是一項(xiàng)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)之中，辦公室工作人員需要將各類文檔與公文按照規(guī)范要求及時(shí)登記在專門的卷冊(cè)上，以此為信息傳遞和信息查閱提供便利。辦公室必須重視建設(shè)完善的文件登記制度，避免在文件登記過(guò)程中工作人員出現(xiàn)隨意堆放公文資料的現(xiàn)象，以制度的形式規(guī)定文件登記的各項(xiàng)注意事項(xiàng)，以此推動(dòng)工作人員在管理實(shí)踐中將公文按照時(shí)間、種類等不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理和登記，為后續(xù)的文檔查閱創(chuàng)造良好條件，減少不必要的時(shí)間與精力成本耗費(fèi)。

2.文件歸檔與文件存儲(chǔ)制度建設(shè)。辦公室在公文管理過(guò)程中處理的許多公文都需要在日后進(jìn)行再次使用，因此辦公室必須做好相應(yīng)公文資料的存儲(chǔ)工作，避免文檔丟失和損壞。為此，辦公室要重視建設(shè)完善的文件歸檔與文件存儲(chǔ)制度，完善文件存放標(biāo)準(zhǔn)，分門別類地將不同的公文資料進(jìn)行有序保存，比如按照時(shí)間、重要等級(jí)等不同的標(biāo)準(zhǔn)要素展開分類保存等，以此在需要相應(yīng)公文資料的時(shí)候能夠第一時(shí)間完成對(duì)于公文資料的查找和調(diào)用。

3.文件查閱制度建設(shè)。文件查閱是關(guān)系到公文保密水平的一個(gè)環(huán)節(jié)，辦公室應(yīng)重視建設(shè)完備的文件查閱制度，有效增強(qiáng)公文管理安全性。首先，辦公室需要以制度的形式明確公文查閱權(quán)限，以此在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠有效展開責(zé)任追溯，切實(shí)守護(hù)公文資料安全。其次，辦公室需要對(duì)公文查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)而完整的記錄，每次查閱行為發(fā)生時(shí)都必須詳細(xì)記錄文檔查閱者、查閱時(shí)間、歸還日期等具體信息，有效避免重要公文資料丟失。

4.工作人員責(zé)任制度建設(shè)。辦公室還應(yīng)加強(qiáng)公文管理工作人員責(zé)任制度建設(shè)，以制度的形式明確工作人員在公文管理中所承擔(dān)的具體責(zé)任，有效增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)他們嚴(yán)格遵循文件登記、文件歸檔與存儲(chǔ)以及文件查閱制度的各項(xiàng)細(xì)節(jié)性要求，提高公文管理與保密工作水平。

（三）增強(qiáng)保密意識(shí)，有效提高公文管理中信息安全性。公文管理工作在保密性方面有著較高的要求，唯有做好保密工作，辦公室才能有效地保障單位的重要信息不會(huì)在公文管理的過(guò)程中出現(xiàn)泄漏和丟失的情況，有效避免單位發(fā)展因機(jī)密信息丟失而受到嚴(yán)重負(fù)面影響的情況出現(xiàn)。為此，辦公室需要著力通過(guò)做好以下幾方面工作來(lái)有效提高保密工作水平：首先，辦公室需要增強(qiáng)公文管理工作人員的文檔保密意識(shí)，做好相應(yīng)思想工作，嚴(yán)格按照文檔登記和文檔查閱制度要求展開工作，以此有效地保管好重要與機(jī)密文件。其次，辦公室需要與其他部門展開深入地溝通與協(xié)調(diào)，有效保障其他部門的單位工作人員遵循保密要求，不越過(guò)制度做出違規(guī)接觸文檔資料和隨意傳播文檔信息的行為，從而使文檔在上傳下達(dá)的過(guò)程中具備高度安全性，避免文檔在傳遞時(shí)丟失或者其中的信息泄露。最后，辦公室應(yīng)定期對(duì)保存的公文資料進(jìn)行全面整理，確保重要文檔資料保存完好，一旦發(fā)現(xiàn)文檔丟失，立即采取針對(duì)性解決方案加以彌補(bǔ)，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。

（四）引入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化公文管理與保密工作模式。信息時(shí)代，辦公室應(yīng)重視將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入公文管理實(shí)踐之中，構(gòu)建信息化公文管理與保密工作模式，以此有效地提高公文管理工作效率，進(jìn)一步增強(qiáng)公文的安全性。為此，企事業(yè)單位應(yīng)加大資金支持力度，重視為辦公室配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時(shí)與專業(yè)計(jì)算機(jī)企業(yè)展開深度合作，將虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入公文管理與保密工作之中，有效構(gòu)建起對(duì)于公文資料的全方位保護(hù)。比如，辦公室可以應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將公文資料數(shù)字化，然后借助虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)公文資料進(jìn)行有效保護(hù)；可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的射頻識(shí)別標(biāo)簽技術(shù)對(duì)公文資料借閱信息進(jìn)行有序管理，提高管理效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，伴隨辦公現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，企事業(yè)單位辦公室在開展文檔管理的過(guò)程中，必須提高對(duì)于公文管理與保密工作的重視力度，充分認(rèn)識(shí)做好公文管理與保密工作對(duì)于改善辦公室整體工作質(zhì)量的重要價(jià)值，正視當(dāng)前存在于公文管理與保密工作方面的問(wèn)題，如工作人員綜合素質(zhì)與能力不足，尚未構(gòu)建起完善的公文管理與保密工作制度。缺乏公文管理保密意識(shí)等一系列問(wèn)題，通過(guò)落實(shí)加強(qiáng)公文管理與保密工作主題培訓(xùn)力度、做好公文管理與保密工作制度建設(shè)、增強(qiáng)公文管理保密意識(shí)以及在公文管理與保密工作中引入信息技術(shù)等策略，切實(shí)改善公文管理與保密工作成效，促進(jìn)公文管理與保密工作適應(yīng)現(xiàn)代化辦公要求，進(jìn)而有效推動(dòng)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。