提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

文/云南省紅河州屏邊縣檔案館 童娜

眾所周知，基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，同時也是國家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關系到有關部門是否高效利用檔案，最大限度地發揮檔案信息的價值，助推社會的穩健長遠發展。因此，基層單位一定要認識到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實際，不斷加強基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

一、提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當前我們正處在“雙創”的社會宏觀背景下，如何超越或突破傳統檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時期，要想提高基層單位管理效能，就要堅持與時俱進，構建科學、現代的檔案管理架構，擺脫傳統檔案管理理念或是檔案管理系統的制約，通過科學的收集、保管檔案信息，以便最大化地發揮檔案的價值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關單位的穩健長遠發展提供強有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。當前部分基層單位在具體的檔案管理中，由于單位管理者沒有從思想上認識到做好檔案管理工作的必要性，加之檔案管理人員對傳統人工管理模式的延續操作，因此，在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時期，想要提高檔案管理效能，相關單位要投入人力物力，引入先進技術和管理方式。與此同時，檔案管理人員要與時俱進，加強學習，強化專業知識，充分利用信息技術，科學有序地對檔案資料進行收集、整理、編制、存儲。便于在使用檔案的時候，快速及時找到檔案信息資料，提高相關工作人員查找檔案的主動性，從整體上促使檔案利用效率提高。

二、提高基層單位檔案管理效能的路徑

（一）積極轉變管理觀念，深化檔案管理意識。在新時期，要想提高基層單位管理效能，需做到如下幾點：一是基層單位要堅持與時俱進，不斷轉變觀念，深化檔案管理意識。對此基層單位領導要轉變傳統思想觀念，要認識到做好檔案工作的重要性，堅持將檔案管理工作有效納入單位的日常議事過程中，在內部營造良好的檔案管理氛圍?；鶎訂挝贿€要立足于實際，給辦理檔案的群眾或是相關部門提供溫馨的服務環境和查閱服務。二是利用多種渠道或途徑讓檔案管理工作走向社會，讓社會大眾知曉檔案，進一步了解基層單位檔案管理工作，通過這樣的舉措，縮短社會大眾與檔案之間的距離，便于他們查閱檔案，還可以深化其意識，認識到個人檔案與社會大眾的生活息息相關。第三，基層單位檔案管理人員要積極轉變檔案管理觀念，同時將檔案管理意義上升到法律層面，系統化認知這項工作，樹立整體觀念，高度整合檔案資源，真正讓檔案管理工作朝著縱深發展。

（二）嚴把檔案形成環節，規范檔案管理工作。眾所周知，檔案的形成會經歷幾個環節，這些環節能否高效地完善在很大程度上關系到檔案的價值和質量?；诖耍蠡鶎訂挝粐栏衩總€環節，科學、規范地管理檔案，促使檔案質量提升?；鶎訂挝恍枳龊靡韵聨c：一是嚴格把好檔案收集關。在檔案管理中檔案收集是關鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質量低，自然無法做好后續的檔案管理工作。對此，檔案管理人員需嚴格根據我國的法律法規，定期收集檔案，針對部分不符合相關要求或是標準的檔案，一定要嚴格根據相關標準或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業務等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個環節檔案管理人員的工作職責，將責任落到實處。二是基層單位需嚴把檔案整理關，將一些雜亂無章的檔案進行整理，檔案管理人員在這個過程中需要將收集來的檔案進行分類、排列、組合、存儲、編號，形成卷宗。上述這個過程是檔案形成的關鍵環節，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據特征進行分類整理。與此同時，還必須要了解不同檔案之間的區別和聯系，此外還要了解檔案的價值，存儲方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎。三是基層單位立足于實際構建檔案整理具體標準，在這過程中，檔案管理人員一定要認真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發揮檔案的價值意義。四是嚴把檔案存放關，儲存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫房中，為了防止或是規避檔案損壞，基層檔案要根據相關規定或標準使用指定檔案盒，同時制定好目錄、做好標簽。針對一些重要且特殊的檔案，檔案管理人員還要在檔案盒的側面做好標記，通過這樣的方式，在檔案盒上面清晰反映檔案資料，便于檔案管理人員查找。

（三）健全檔案管理制度，做好檔案管理工作?；鶎訂挝灰J識到檔案管理工作的重要性，并立足于實際，采取措施，建立健全檔案管理制度，在以上過程中，要做好兩方面工作：一方面，需嚴格根據檔案法律法規，針對性地制定檔案收集、檔案文件存儲范圍、檔案保管期限等；另一方面，還要構建檔案資料鑒定、分類、收集、保管、統計、檢索、調閱、利用以及銷毀制度。除此之外，還要構建突發事件應急管理、檔案管理設備維護、信息安全保密等制度，基層單位通過這些制度，進一步明確檔案管理人員的工作范圍、工作紀律、崗位職責。為最大限度調動檔案管理人員工作的積極性和主動性，還要定期檢查檔案管理工作，從而更好地確保檔案管理人員完整有效地收集檔案，高效有序地做好檔案科學分類，合理組卷、規范整理，充分利用，通過這些舉措，切實做好檔案管理工作，最大限度發揮檔案的價值作用。

（四）投入人力、物力、財力，切實加強硬件建設。我們正處在新時期，為進一步完善檔案管理工作方式，全面促使基層單位檔案管理事業的長遠發展。一是基層單位需要根據自身實際情況，加強檔案管理硬件建設，這就要求基層單位從財力、物力、人力方面進行合理規劃，引入先進設備設施，以實現檔案資料管理的網絡化和資料存儲的數字化。二是事業單位應該將這項工作有效納入年度預算中，進一步落實經費，根據單位的實際情況，購買或引入檔案軟件設備和管理硬件。根據需要，建設合格的現代化檔案庫房，在這個庫房中，需嚴格根據防污染、防塵、防高溫、防火、防盜、防鼠等相關標準，在庫房內配置消防、防盜、監控、溫度濕度控制的設備。三是基層單位需構建數字檔案管理制度，同時還要根據實際情況，構建檔案信息安全防護體系，通過科學合理的檔案管理體系，防止重要檔案信息外泄、丟失，有效利用或是保存電子檔案。

（五）改進檔案管理方式，實現信息網絡共享。新形勢下，傳統紙質檔案的鑒定、分類、利用已經無法滿足當前社會發展的需求，為此，需做好以下幾點：一是基層事業單位需從傳統檔案管理模式，有效轉變為數字化檔案信息管理模式，利用這種模式進一步實現檔案信息的網絡共享。二是基層單位要堅持與時俱進，以創新和發展思維，采用新理念、新方法以及新技術積極開展檔案數字化工作、在基層單位構建檔案信息網絡管理系統，以方便檔案管理人員充分利各種先進的電子設備，將紙質檔案變成數字化檔案，通過掃描、圖片、視頻等電子格式，將基層檔案錄入計算機中，以便真正意義上構建數字化檔案信息數據庫，讓檔案管理人員充分利用互聯網開展檔案收集、傳遞、管理等工作。

（六）加強人才隊伍建設，提高人員綜合素養。新時期要做好基層單位管理工作，高素質的人才隊伍是基礎、是前提，檔案管理人員綜合素養的高低直接關系到基層單位檔案管理工作開展的質量。一是基層單位要通過各種途徑積極引入高素質的檔案管理人員，加強專業人才隊伍的建設力度，從整體上促使檔案管理人員綜合素養的提升。二是基層單位要通過“走出去、引進來”，定期開展檔案管理專業知識培訓教育，同時還要定期開展現代信息技術應用比拼工作，通過這樣的舉措，提升檔案管理人員的專業技能，為提高基層檔案管理效率奠定良好的基礎。三是為提高檔案管理人員工作的積極性。基層單位還要制定激勵制度，定期通過成果比拼，知識競賽等，促使其積極性提升，從而更好地培養檔案管理人員的職業素養，真正意義上構建一支高素質復合型的檔案管理人才隊伍，助推基層單位穩健長遠發展。

三、結語

總之，在基層單位管理中，檔案管理非常重要，隨著社會的不斷發展，傳統檔案管理模式已經無法滿足當前檔案管理工作的需求。因此，基層單位一定要認識到這項工作的重要性，從而積極轉變管理觀念，深化檔案管理意識、嚴把檔案形成環節，規范檔案管理工作、健全檔案管理制度，做好檔案管理工作、投入人力、物力、財力，切實加強硬件建設，改進檔案管理方式，實現信息網絡共享，加強人才隊伍建設，提高人員綜合素養，做好基層單位檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理效能，助推基層單位穩健長遠發展。