新形勢下事業單位檔案管理工作創新路徑分析

文/巨野縣醫療保險局 郭琳

檔案管理對事業單位發展十分重要，事業單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經濟體系快速發展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展需要，同時也會出現各種各樣的問題。基于此，事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，創新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統檔案管理模式的不足，進而提升事業單位檔案管理工作的實效性。

一、新形勢下事業單位檔案管理創新的重要性

檔案可以說是事業單位健康發展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業單位各環節管理就形同一盤散沙，發展也會落后。基于此，事業單位在新發展形勢下應重視檔案的創新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環節。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發揮自己的作用和價值。最為重要的是創新檔案管理模式，可以使事業單位查缺補漏，找到影響自身發展的問題，進而創建行之有效的方式，實現檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業單位發展提供服務和幫助。

二、當前事業單位檔案管理現狀

（一）檔案管理人員專業水平較低。在事業單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不夠全面，缺乏專業管理水平，只能進行簡單的收集與保管工作。另外，事業單位檔案管理人員的專業能力較差，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現象時常發生，進而導致事業單位檔案管理難以發揮出自身內在價值。

（二）檔案管理設備較為落后。當前，隨著信息化技術的快速發展，各個行業都開始運用信息化技術開展工作，事業單位檔案管理工作也不例外，在發展進程中，逐漸開始實施信息化檔案管理，但由于事業單位高層管理人員沒有意識到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術已經滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。另外，因為檔案管理工作環境較為狹小，使檔案管理工作質量較差。信息化檔案管理對設備要求較高，由于事業單位檔案管理沒有大范圍使用計算機設備，因為習慣問題，很多時候還在依靠人工來進行檔案登記，進而導致事業單位檔案管理工作效率與質量較差，使檔案不能在規定時間內進行妥善歸檔。1.檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會大環境發展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現象經常發生。針對事業單位檔案管理工作來講，如果出現管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導致部分檔案出現“死檔”的問題，這對于事業單位發展會產生極大的影響。2.事業單位對當前檔案的運用不夠有效。事業單位所涉及的檔案眾多，但部分檔案的使用次數較少，所以，長時間被放置在固定位置，進而導致檔案利用效率較差。另外，還存在檔案內容表面的問題，難以發揮出檔案的內在價值，這些問題都需要在檔案管理工作中進行創新和補充。3.檔案管理工作規定不規范。檔案管理工作有著復雜且繁瑣性特征，因為檔案管理工作長時間沒有具體的規范，導致管理人員在管理的過程中經常是自由管理，進而導致檔案管理質量和效率較差。另外，還存在檔案紙張雜亂等問題，使檔案在使用時找尋較為麻煩，進而影響檔案的使用效率。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作的創新路徑

（一）加強對檔案管理的重視程度。想要做好和創新事業單位檔案管理工作，就需要加強單位對檔案管理的重視和關注度，認識到加強檔案管理工作的重要性。在當前社會新的發展形勢下，事業單位檔案管理需要轉變以往傳統的管理模式，科學運用現代化技術進行管理，這對于提升事業單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義。基于此，事業單位需要健全當前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時，實現與時俱進，借助創新思維來強化檔案管理制度，實現檔案管理與現代化發展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統來完善和修訂原有檔案管理體系，構建出高效且創新的檔案管理工作體系，以此來提升事業單位檔案管理的實效性。檔案管理工作是一項長期的任務，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。

（二）檔案管理信息化平臺建設。1.軟件建設與保密工作。軟件建設是事業單位檔案管理信息化建設的重要內容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業單位可以依照自身實際需要向第三方購買檔案管理軟件，還可以進行自主設計軟件平臺。在管理軟件內部設置與自身實際情況相符的功能，著重體現出事業單位檔案管理特征，針對模塊設計與功能設計方面，應進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設需要從長遠角度進行規劃，同時隨著單位實際發展情況來拓展各項功能，依照實際需要來進行戰略性升級，以此來保障檔案管理信息化建設的先進性與技術性。另外，在軟件建設過程中，還需要保障信息內容的安全性，因為檔案信息與單位發展機密規劃有著密切的聯系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優。在事業單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當前諸多事業單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現泄露問題。基于此，事業單位檔案管理部門需要針對這一現象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區也要進行科學劃分。委派專業人員來負責檔案管理工作，無關人員不可進入到檔案庫房中。2.資源整合。資源整合可以借助事業單位的管理軟件來實現，例如ERP/EDP等等，檔案管理的信息化改革創新可以根據事業單位管理平臺來進行資源整合，主要包含以下兩個層面：其一是將檔案管理工作融入事業單位管理平臺中，這樣不僅有利于管理，還能夠進一步發揮出檔案信息的內在價值。其二是借助事業單位管理平臺發揮出檔案信息化管理的最大效能。

（三）提高檔案管理人員的整體素質。當前，在我國網絡科技快速發展的背景下，對事業單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創新事業單位檔案管理工作的有效性。想要實現這一目標，需要強化檔案管理工作人員的整體素質與綜合能力，從根本上提高工作人員的創新意識，進而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網絡信息管理的專業能力，所以，事業單位需要加強對檔案管理人員網絡技術培訓與檔案管理知識的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業團隊中進行學習實踐，還可以邀請專業人士對檔案管理人員進行專題講座，分享自己的成功經驗，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對計算機的使用能力。另外，針對事業單位檔案管理人員的招聘環節，需要加強對面試人員的綜合要求，選擇具有整體實力的專業人才，以便為事業單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進而促進檔案管理工作實現可持續發展。此外，檔案管理人員還需要依照事業單位對檔案管理工作所建立的規章制度來開展各項工作，規范自身行為，科學有序地進行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時代發展需要，同時還可以發揮出檔案管理工作的效能，進而促進事業單位健康發展。

四、結語

在事業單位發展進程中，檔案管理屬于一種無形資產，其對于單位實現可持續發展有著重要作用。在過程中，事業單位檔案管理工作需要推動信息化建設，這是檔案管理在新時代發展的迫切需要，也是檔案管理改革創新的關鍵途徑。為保障事業單位檔案管理信息化建設順利實施，需要在業務流程與服務功能以及平臺建設等方面進行創新改革，實現與時俱進，優化檔案管理空間，以此促進檔案管理適應信息化建設需求。檔案管理的創新可以有效提升檔案管理工作效率，進而為事業單位發展奠定強有力的基礎。