新時期事業單位檔案管理工作創新思考

文/菏澤市廣播電視臺 萬洪波

檔案管理是推動事業單位持續穩定發展的關鍵，同時也是回顧事業單位發展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環境之下，事業單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術，尤其是大數據、云計算以及互聯網等，其可以直接應用到事業單位經營決策、管理等工作中，并實現管理工作綜合效益的持續提升。對此，探討新時期事業單位檔案管理工作創新，具有重要意義。

一、事業單位檔案管理工作現狀

在檔案管理過程中，檔案管理中信息化屬于一種全新的理念，在不同時期所體現出來的價值與內涵不同。當前我國的檔案管理信息化特征主要體現在三個方面：1.管理組織形式化。在檔案管理工作中，我們可以通過先進的管理學經驗，構建檔案科學化管理理念并落實到實際工作中，指導檔案工作的管理方式保持高水平發展。2.科學化管理。針對檔案管理人員而言，應當有意識地落實信息化管理工作，充分展現管理知識的儲備，構建一支不僅擁有豐富科學知識，還具備較強業務技術水平的工作團隊。3.技術化。在檔案管理工作不斷發展的環境之下，檔案管理的技術方式也會不斷發展創新，其中信息化技術屬于當代社會檔案管理技術的主要表現，在檔案管理技術不斷發展的同時，可以進一步強化管理工作技術的信息化，從而推動檔案管理工作持續發展。但是，從當前的檔案管理工作現狀來看，仍然存在一些問題，其主要集中在兩點：1.意識不強。在檔案管理發展過程中，檔案管理的意識仍然存在薄弱與陳舊的特征，許多管理人員以及專業人員的管理理念都停留在基礎層面上，部分領導在思想層面上并不重視。而管理人員的管理意識也存在陳舊特征，對于信息化管理的重視度不足，認為傳統管理模式便可，導致管理工作水平相對較差。2.管理設備陳舊。因為檔案管理工作依賴于財政的支持，再加上管理意識的欠缺，導致資源投入檔案管理不多，管理設備陳舊，管理資源較少，導致管理工作的整體水平較差。

二、新時期事業單位檔案管理工作創新

（一）建立信息化檔案管理理念。在當代社會數據發展環境之下，檔案管理模式已經成為社會的必然發展趨勢，為了更好地適應環境的變化，需要提高對于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現狀做好信息化創新。另外，基于檔案管理合理性需要進行適當改進，積極構建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應的規范與依據可以執行，在出現差錯時可以及時追究責任人并實施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責任制度角度進行著手，將工作方式細化，并將責任落實到每一個崗位，制度體系的內容應當涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現混亂及信息泄露等風險問題。另外，還需要定期做好人員的培訓教育，強化人員素質培訓，持續提高管理人員的綜合素質水平。針對檔案管理人員而言，人員培訓屬于檔案事業發展的關鍵。針對檔案管理人員的培訓，主要是以信息化檔案管理技術以及服務理念為主，強化檔案管理的綜合工作水平。

（二）完善事業單位網絡建設。在市場競爭越發激烈的背景下，互聯網技術的應用顯得非常重要，基于互聯網技術的支持可以及時構建一個理想的事業單位檔案管理體系，并為管理人員提供一個便捷化的檔案管理支持。事業單位檔案管理工作的信息化落實重點在于基礎設施的完善，特別是強化事業單位信息網絡的建設工作。以網絡工作作為基礎，進一步強化事業單位檔案管理的流程化特征。對此，在今后需要管理人員進一步強化基礎設施以及條件方面的建設，相關部門需要做好相應設備的引入以及人才的重視，及時完善網絡管理系統并強化對于系統維護管理的重視度，規避內部出現信息的丟失以及泄漏等問題，強化檔案的信息化管理綜合水平，保障大數據背景之下事業單位檔案管理工作持續循環性發展。在信息化時代，檔案資料的管理工作必然會向著信息化方向發展，此時也會衍生出大量的信息化檔案資料。一方面，今后需要加大檔案管理的資源投入，增加技術與設備的投入，并保持與社會環境同步發展。每一年都需要做好資金方面的投入，做好設備與系統的更新維護；另一方面，需要進一步強化信息化管理工作的資源投入，借助不同部門之間的相互配合，持續提升檔案管理方面的信息化水平。檔案管理工作不僅在于信息的管理與儲存，更多的是在于信息的加工與價值挖掘，強化服務終端的信息化建設水平，提高檔案資料的信息化總匯與分析能力，可以引入大數據技術實現對檔案數據的價值挖掘，強化檔案建設的綜合信息化水平。

（三）細化檔案管理措施，提高管理效益。在檔案管理工作中，必須保持工作質量持續提升。在工作中，首先需要確保細化性歸檔工作，在工作中及時制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須保持細致性與明確性，在工作職能調整以及業務發展期間，可以保持持續性發展。在制定具體的范圍時，需要充分考慮檔案的儲存完整性以及資料的全面性，確保內部控制體系的建設綜合水平。同時還需要做好文件檔案的環節性管理工作，不僅需要及時落實檔案工作機制，還需要及時制定歸檔計劃，基于歸檔工作的突出問題，在年末做好重點排查工作，及時落實集中化與全面性的歸檔管理，保障歸檔工作的細致與全面性。對于事業單位而言，需要將文件檔案資料的交接當作是第一任務，以規范化措施作為基礎，保障資料信息的清晰性。另外，還需要持續強化人員方面的培訓教育工作，借助現場指導、視頻教育以及手冊宣傳等多種途徑實現對人員的專業性技術水平的培養，重修提升檔案管理工作的針對性水平，提高檔案管理工作人員的自覺意識，確保檔案管理團隊保持較高的綜合性水平。另外，隨著信息化技術的持續發展，檔案管理工作的信息化也會不斷增加，今后需要持續強化檔案管理人員的信息化技術水平，確保人員層面上可以推動檔案管理工作持續發展。

（四）強化協調工作水平。在市場發展背景之下，事業單位檔案管理工作可以借助計算機方式實現對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存，并借助計算機、信息化技術的支持實現數據的高效率傳輸與共享，實現系統化的檔案管理。對于管理人員而言，需要進一步提升信息的更新重視度，同時需要注重科室之間的相互協調工作，掌握管理領域和計算機軟件的相關前瞻性技術，及時更新事業單位檔案管理工作整體水平，構建完善的管理機制，為后續管控措施的落實奠定基礎。事業單位各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發展，更好地實現信息的共享，真正落實檔案內部信息的及時傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設備正常運行的情況下，推動事業單位檔案管理工作持續發展。

（五）豐富檔案管理的實際價值。在新時期，事業單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優化。例如，對于事業單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎信息，還需要涉及部分人員的隱性內容，例如職業素養、職業技能以及道德水平等，充分展現檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內容將職業技能以及工作狀況、職業道德等內容納入其中，將審核的結果反饋給所有的對應主體。事業單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內容，促使事業單位的運行機制保持良性循環。為了在新時期更好地發揮事業單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變為記錄、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業單位決策任何事情或出現任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性；另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業單位檔案管理工作價值進行拓展；借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

三、結語

綜上所述，隨著時代的持續發展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發展過程中，云計算、云儲存等新興服務模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應用越發普及。檔案管理工作必然需要不斷創新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環境下，需要持續創新與完善檔案管理的工作理念，持續探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續發展。