城建檔案管理數字化建設的有效措施

文/丹東市自然資源事務服務中心 赫曉琳

城建檔案管理數字化建設對于城市發展有著重要的意義，城建檔案管理數字化能夠有效促進一個城市進行合理規劃。在實際工作中，管理工作會遇到各種難題，工作難度逐漸加大，不斷完善城建檔案管理數字化建設，能夠提高工作效率，提高城建檔案管理工作水平。

一、城建檔案管理數字化建設的意義

隨著社會化進程的腳步不斷加快，城市建設的發展對于城建檔案管理工作提出了更高的要求。相對于傳統的科室分類管理來說，數字化管理方式能夠不斷規范工作流程，同時可以加強檔案的實效性，保證快速查閱相關資料，降低分散管理帶來的管理難度。另外，相對于傳統的檔案管理來說，城建檔案管理數字化建設更加科學，有利于長期管理工作的實施，還能夠有效促進城建檔案統一管理，不斷規范，能夠為城市建設以及規劃提供較好的服務。對于傳統的檔案儲存方式來說，需要較多的空間，同時查閱起來不方便，維護成本較高，面對目前信息技術快速發展的今天，已經不能夠適應時代的發展。因此做好城建檔案數字化建設是至關重要的，城建檔案直接涉及一個城市的實際規劃以及建設發展過程的重要信息，涉及很多專業的部門，同時載體形式豐富，例如主要涉及圖紙、照片、錄像、文字、光盤、磁盤等具體內容。在城建檔案中，其原始檔案是非常重要的部分，對于這種類型檔案來說，有效保存以及利用是值得我們重視的問題。如果將錄音錄像轉化為數字化的文件，那么就能夠有效延長其壽命，同時還需要對檔案進行不斷優化整合，這樣才能夠保證城建檔案最大化利用以及開發。

二、城建檔案管理數字化建設的有效措施

（一）進行全面規劃。能夠有效地保證城建檔案數字化建設更加科學、完善，一定要做好全面的規劃工作，嚴格按照批次制定、數字化處理、檔案掃描具體的流程開展相關工作，同時還要保證檔案管理具有較為健全的體系，建設城鎮檔案管理數字化，需要長期努力，需要我們對所有的檔案進行恰當的分類。之后再結合檔案的內容制定，科學化的管理方案，要從實際出發，解決檔案管理存在的一些問題，進行不斷優化，要保證對以前的檔案進行數字化的掃描以及相應的處理，要確保館內所藏的檔案都實現電子化，所有檔案原件都進行掃描，一定要確保掃描出來的文件與原件相吻合，這是非常重要的工作。除此之外，要對相關的技術進行嚴格的考察，要細化各方面的內容，具體來說，可以細化文件的頁碼掃描，要做好數據信息的對接工作，這些前期規劃內容是非常重要的，必須要保證大部分檔案實現數字化的轉化，不斷豐富管理體系，充實管理體系。

（二）實物檔案規范化管理。在城建檔案管理工作中，大多數檔案為紙質檔案，同時還有一些檔案為圖片或者是影像，在傳統的檔案管理中也存在著一些不足之處，例如信息資料不完善、檔案分類有待提高，對于紙質檔案來說，我們查閱起來比較困難，同時保管需要較多空間，檔案的利用率較低，這些問題會直接影響城建的發展。因此我們在建設城建檔案數字化管理時，要不斷規范實物檔案的管理，這樣才能夠保證相關的檔案管理數據更加完善，要做好管理工作的每個環節，同時要對各個環節進行監督考察，只有合理規范實物檔案管理，才能夠使之與電子化檔案進行對應，因為實物檔案是數字化檔案管理的基礎，只有確保實物檔案的完整以及科學，才能夠保證數字化檔案建設更加具有開發價值。

（三）基礎設施與檔案信息資源建設。對于城建檔案數字化建設來說，其相關的基礎設施是非常重要的物質保證，能夠直接體現城建檔案數字化建設的程度，因此必須注意開發以及利用城建檔案基礎設施。具體來說，必須注意檔案信息網絡建設，信息網絡的建設能夠有效保證檔案信息、數據、計算機以及通信三者有效結合。城建檔案涉及的信息內容直接關系城市的發展，因此檔案信息資源的建設也至關重要，首先我們必須充分利用先進的科學技術，不斷充實以及完善原來的檔案信息數據庫，使其能夠與網絡系統相互聯通，保證可以進行資源共享，另外還應該著重注意檔案的數字化管理以及處理工作，要結合信息技術，使檔案數據及時轉化為數字信息，方便管理以及資源的利用。

（四）應用系統建設。應用系統能夠有效對城建檔案中所涉及的信息數據進行采集，結合需求進行處理加工，同時還能夠實施管理以及儲存傳遞等各種功能，不斷提高檔案數字化建設的速度以及質量。因此，要不斷完善應用系統的建設，要使其能夠與局域網建設以及各單位辦公自動化建設共同發展。另外還應該提高數字化管理體系以及相關技術的融合，可以利用掃描技術、數據庫技術、數字攝影等各種技術，不斷完善多元化的檔案信息管理形態，使應用系統更加豐富，加強城建檔案內部管理以及外部服務的有效結合，提高城建檔案的利用率，充分發揮城建檔案的價值。

（五）培養專業人才，完善管理標準。城建檔案管理數字化在實際建設過程中也存在著一些不完善的地方：首先相關的專業人才比較稀少。檔案數字化管理工作其實是比較復雜的，需要一批專業的技術人才投入工作中。其次，存在資金投入不足的問題。面對這些問題，政府部門一定要加強重視以及投入。缺乏統一的規范以及標準，很難促進檔案管理的科學化以及規范化，在實際工作中，不能夠對計算機軟件開發進行合理規范，使相關軟件缺乏實用性。再加上沒有統一的技術標準，使信息共享、信息交流受到限制，進而影響城鄉檔案數字化建設的進程。為了能夠有效促進城建檔案數字化建設，必須要有專業的人才隊伍支撐，相關部門在選用管理工作人員時，一定要按照公平公開的原則選擇擁有專業技能的工作人員，要不斷完善人力資源結構，保證能夠切實滿足檔案管理在實際工作中的需求。相關單位還需要對人才的類型進行細化，具體包括檔案采集人員、數據庫加工人員、檔案系統設計以及開發人員等。還應該對管理人員進行不斷培訓，使他們不斷更新自己的知識，不斷提高自己的專業技能，尤其在引進新的現代化設備時，要著重注意對在職的檔案工作人員進行相關的培訓以及教育，使他們更好地認識以及學習專業知識以及技術，這樣才能夠適應數字化管理工作，保證在城建檔案管理工作中不斷提高工作質量以及工作效率。在城建檔案管理數字化建設過程中，還必須不斷規范相關的標準，要保證檔案的收集、檔案的整理、檔案的檢索以及檔案保存等各方面的工作都可以按照具體的標準實施。為了不斷推進城建檔案管理數字化建設工作，還需要構建安全的網絡體系，具體來說，可以不斷更新安全技術，保證電子檔案具備可靠性以及安全性。除此之外。還需要安裝一些防病毒軟件，要選擇安全系數較高的技術產品，避免信息數據被一些不法分子攻擊盜取，從而引發嚴重的后果。

三、城建檔案管理數字化建設需政府支持

城建檔案管理數字化建設離不開政府的大力支持，只有政府做好相應的引導，才能夠保證樹立城建檔案信息建設的實際目標，提高相關單位的意識，使他們能夠具備一定的責任感，有利于在城建檔案數字化建設管理工作中進行統籌規劃，提高科技創新能力，不斷進行發展。在城建檔案數字化管理工作中，還應該著重注意按照標準化以及規范化的原則實施相應工作。政府要結合實踐操作推出符合實際的標準規范。城建檔案管理數字化建設過程中，也應該積極學習一些優秀的建設經驗，不斷提高對全國信息化建設的認識，保證帶動我國城建檔案數字化建設的進程。

四、結語

我國城建檔案數字化建設相對于其他先進的國家來說，起步較晚，但是我國城建檔案在數字化建設方面的發展速度卻比較快，是科學技術發展的產物，同時也是城市不斷建設以及發展的重要產物。在城建檔案管理工作中，加強數字化建設可以保證城市可持續發展，能夠有效利用各種資源，同時可以提高城市的品位。對于城市來說，城建檔案管理工作是非常重要的工作內容，城建檔案涉及的內容較多，是起著基礎性地位的工作內容。但實際的城建檔案管理工作存在一些不足之處，例如相關專業人才缺乏，資金投入不足，缺乏統一的規范以及標準等。這就要求相關部門結合實際，不斷注重對于專業人才的培養，要提高對于數字化建設的認識，要明確其重要性，要加大資金的投入，要不斷完善城建檔案管理標準，要保證不斷構建科學安全的網絡體系等，這樣才能夠有效促進城建檔案管理數字化的發展。