如何做好精神病醫(yī)院檔案管理工作

文/山東省泰安市精神病醫(yī)院 陳愛云

精神病醫(yī)院檔案指的是醫(yī)生在對精神病患者展開檢查、診斷、醫(yī)治及護理等工作時形成的文字、符號、數(shù)據(jù)、影像等資料的總和，是為領(lǐng)導(dǎo)制定計劃與決策提供參考的重要依據(jù)。我院是一所精神病綜合醫(yī)院，根據(jù)《精神衛(wèi)生法》執(zhí)行嚴(yán)重精神障礙發(fā)病報告制度。由于近年來時常發(fā)生精神障礙患者肇事肇禍?zhǔn)录瑖乙笄袑嵓訌妼裾系K患者的救治與管理。而精神障礙患者發(fā)病信息是組成精神疾病信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，我院已經(jīng)建立精神病信息報告管理制度，大大提高了管理效率，確保信息質(zhì)量，取得顯著工作成效。現(xiàn)將我院開展精神疾病檔案管理工作的措施和經(jīng)驗交流如下：

一、提高認(rèn)識，把握檔案管理的主要特點

為做好精神病醫(yī)院的檔案管理工作，我院檔案人員對檔案管理的特點進行分析，以把握檔案工作的要求和規(guī)律。

（一）專業(yè)性。精神病醫(yī)院的所有工作都是圍繞精神疾病醫(yī)療展開的，在工作環(huán)節(jié)形成對應(yīng)病歷、醫(yī)療鑒定、文書等檔案材料，這些都是醫(yī)療系統(tǒng)的資料，可以反映醫(yī)院開展各項工作的情況，呈現(xiàn)出專業(yè)性的高度凝結(jié)。在我院的長期運作與發(fā)展中，正是這種專業(yè)性支撐醫(yī)院持續(xù)前行。

（二）復(fù)雜性。精神疾病檔案記錄著我院的建設(shè)與發(fā)展歷史、臨床科研情況等，涉及諸多元素。例如科室、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療業(yè)務(wù)等內(nèi)容，因而用于醫(yī)療規(guī)范和指導(dǎo)的資料也較多。如果精神病醫(yī)院按檔案類型劃分病歷檔案，其主要有精神病患者以往的身體健康狀況、精神障礙發(fā)病情況和診斷治療經(jīng)過、有關(guān)疾病診治的其他情況的醫(yī)學(xué)檔案。我院文書檔案包括了基建、人事、財務(wù)管理、科研教學(xué)、黨務(wù)工作等檔案材料，這決定了精神病醫(yī)院檔案管理的復(fù)雜性。

（三）銜接性。我院建院歷史較長，在發(fā)展進程中積累了大量精神疾病檔案，各科室也會產(chǎn)生各種各樣的文書，比較分散。所以檔案人員在做好基本的檔案收集、整理、歸檔等工作的基礎(chǔ)上定期開展檔案專項管理，確保檔案具備連續(xù)性、完整性，為我院在各個階段順利開展各項工作提供一定的保障。

（四）保密性。精神病醫(yī)院的檔案可以反映醫(yī)院日常運作情況，同時涉及內(nèi)部機密，因而我院檔案尤其是保密檔案的開放程度較低，只對我院內(nèi)部人員提供查閱服務(wù)，對于保密檔案則只允許有權(quán)限的人查閱，很少提供層次更深的服務(wù)。在保密性的要求下，我們要堅決做好檔案保密工作，為相關(guān)工作提供指導(dǎo)。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視，優(yōu)化檔案管理基本建設(shè)

在認(rèn)識精神疾病檔案管理特點的基礎(chǔ)上，我們努力爭取院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，保持檔案部門與機構(gòu)的獨立性，同時建立起完善的檔案管理制度，促進檔案基本工作建設(shè)不斷優(yōu)化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度。我院是精神病醫(yī)院，大多數(shù)病患都是語言表達能力弱、自制力差的精神障礙患者，并且這類患者很少有家人的陪護，醫(yī)護人員是否敬業(yè)、是否對患者關(guān)懷備至、能否為他們提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)等，這些都是關(guān)鍵。所以領(lǐng)導(dǎo)們有機結(jié)合醫(yī)學(xué)科學(xué)和人文社會科學(xué)，在精神病患者的醫(yī)療與護理等環(huán)節(jié)融入人性化服務(wù)理念，引導(dǎo)全體醫(yī)護人員向?qū)I(yè)化、制度化、規(guī)范化和人性化的方向發(fā)展，檔案管理也不例外，我們不僅抓好經(jīng)濟建設(shè)，還將人員考評作為重要手段優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與重視下，我們獲得適量資金，有效改善檔案管理條件，打造了相對完善的檔案管理信息系統(tǒng)。

（二）建立獨立檔案部門。獨立的部門能為我們開展精神疾病檔案管理工作提供優(yōu)良的條件和環(huán)境。所以為適應(yīng)時代發(fā)展需要，我院建立了獨立檔案部門，內(nèi)部還分出病歷檔案、人事檔案、科研檔案等不同的小部門，體現(xiàn)獨立性與系統(tǒng)性，避免檔案資料缺失。基于獨立檔案部門的建立，我們按照醫(yī)院特色及時調(diào)整，滿足其運作需求。與此同時，我們建立獨立檔案室，因為檔案室是大型信息資源倉庫。在領(lǐng)導(dǎo)的支持與部署下，我們參加行政查房，真正了解醫(yī)護人員在做什么，開展醫(yī)護工作時需要哪些醫(yī)學(xué)專業(yè)知識、需要總結(jié)哪些經(jīng)驗教訓(xùn)等。通過檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)之間的順暢溝通，找到檔案管理工作服務(wù)與醫(yī)護工作的切入點，保持檔案管理的活力。

（三）完善檔案管理制度。精神病醫(yī)院的檔案管理工作制度主要包括建立我院完善的檔案收集制度和保管、利用制度，制定保管的期限、歸檔的范圍等。其中檔案收集制度的完善是重點，我院從各個管理部門到下屬臨床科室，從院領(lǐng)導(dǎo)到一線護理人員，均會直接或間接產(chǎn)生檔案，這些材料過于分散，增大收集和整理的難度。于是我們完善了檔案收集制度，對檔案資料展開動態(tài)管理，并結(jié)合我院實際情況與特色制定考核制度、獎懲制度，不僅注重物質(zhì)獎勵，還強調(diào)以人為本，予以精神獎勵，建立檔案管理主人翁意識。

三、更新方法，推進檔案管理的信息化

雖然我院已經(jīng)建立了檔案管理信息系統(tǒng)，各項基礎(chǔ)工作有較大進步，但時代在不斷進步，我們不斷更新信息技術(shù)應(yīng)用方法，加快檔案管理信息化建設(shè)進程。

（一）推進檔案資料數(shù)字化。在我院檔案管理中，檔案資料是主要操作對象。在實際工作中，盡管我院應(yīng)用了信息技術(shù)，但一些方面依舊存在傳統(tǒng)性，部分檔案資料目前仍然屬于紙質(zhì)形式，占用空間較大，對其保存與查找也不利，所以我們將各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字材料，既減少紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間，又更好地保存了檔案資料，促進檔案數(shù)據(jù)和信息的及時更新，為分類與查找等提供極大的便利，確保檔案時效性，提升其應(yīng)用價值。

（二）推進檔案安全信息化。精神病醫(yī)院檔案安全是檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，如果我院檔案安全性低，就會使醫(yī)院正常開展各項工作產(chǎn)生負(fù)面影響。鑒于以往我們在開展檔案管理工作時安全意識薄弱，引發(fā)一些檔案材料損壞或丟失等現(xiàn)象，組織相關(guān)工作的開展，目前堅持依托信息技術(shù)推進檔案安全信息化建設(shè)，通過防火墻、數(shù)字檢測等技術(shù)確保檔案的安全性，同時制定并執(zhí)行多種安全條例，規(guī)范檔案管理工作行為，安全有序地開展檔案管理工作。

（三）推進檔案管理現(xiàn)代化。前面提到精神病醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容較多，對我們的檔案管理專業(yè)能力與素質(zhì)提出較高標(biāo)準(zhǔn)，必須保證檔案資料的真實度、準(zhǔn)確度。以前我院的部分檔案人員習(xí)慣使用傳統(tǒng)方式管理檔案，專業(yè)素質(zhì)水平較低，處理檔案資料時暴露出一些問題，對檔案管理信息化建設(shè)不利。于是我們在日常檔案管理工作中盡可能使用信息技術(shù)和方法，全力推進檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案的智能分類與集成，提升檔案管理效果。

四、明確職責(zé)，切實加強檔案保密管理

除了基本檔案工作和檔案安全工作，保密也是精神病醫(yī)院檔案管理的重要部分。我院檔案涉及范圍廣，和醫(yī)院發(fā)展及員工利益都有關(guān)聯(lián)，調(diào)閱相關(guān)檔案較為頻繁，加強檔案保密管理是必然要求。

（一）明確檔案人員保密職責(zé)。我院檔案人員的基本任務(wù)是確保檔案的完整、安全，這是基礎(chǔ)職責(zé)，擁有較強政治、業(yè)務(wù)與文化等素質(zhì)。所以我們在平時不斷學(xué)習(xí)，學(xué)法、懂法、守法，熟悉有關(guān)于精神疾病的各種法律法規(guī)與規(guī)章制度，貫徹執(zhí)行《檔案法》與《保密法》等，時刻保持警惕，杜絕泄露精神障礙患者的隱私，維護他們的合法權(quán)益。

（二）提高檔案人員保密意識。我們進一步認(rèn)識到檔案特別是病歷檔案保密管理做得好不好的關(guān)鍵在于我們是否有高度保密意識和較強的責(zé)任心，所以我們將檔案保密管理視作自己的職責(zé)與義務(wù)，同時加強檔案保密管理的學(xué)習(xí)與宣傳，主動研讀《檔案法》與《保密法》，增強責(zé)任心，樹立強烈的防范意識，深刻理解精神病醫(yī)院檔案保密管理的重要性，認(rèn)識泄密的嚴(yán)重性、危害性。

（三）強化保密檔案歸檔保管。一方面，我們提高對檔案保管期限、保密期限的認(rèn)識，正確理解這兩個概念，仔細(xì)鑒別我院每一項檔案材料的重要程度，明確其保管期限、保密期限。保密檔案一般分成三個保密等級，分別是秘密、機密、絕密，我們根據(jù)規(guī)定進行分類保管，在上級部門作出明確的指示以前，絕不自行更改檔案的保管期限、保密期限、保密等級。國家秘密保密期限提出具體要求，秘密檔案的保密期限不多于10年，機密檔案不多于20年，絕密檔案不多于30年。我們在歸檔保密檔案時，根據(jù)該保密等級標(biāo)準(zhǔn)劃分檔案密級，在保管時不僅遵守保密文件的要求，還遵守檔案利用的要求。另一方面，針對我院保密檔案加強日常管理，嚴(yán)格履行保密檔案的規(guī)定，先確認(rèn)相關(guān)借閱人員有沒有調(diào)閱醫(yī)院保密檔案的權(quán)限，接下來嚴(yán)格執(zhí)行借閱保密檔案的簽字程序，不省略任何步驟，之后定期檢查保密檔案，清點保密檔案的數(shù)量，確認(rèn)保存保密檔案的環(huán)境符合要求與否，一旦發(fā)現(xiàn)保密檔案有損壞、丟失或者保管室條件發(fā)生改變，第一時間采取措施加以處理，預(yù)防產(chǎn)生負(fù)面影響。針對存儲在計算機里的保密檔案，科學(xué)設(shè)置密碼，升級防火墻，避免檔案被盜，并且保存保密檔案的計算機不聯(lián)網(wǎng)，提高保密性。

總而言之，檔案是國家機構(gòu)或者社會組織、個人在社會活動中形成的各種有價值的歷史記錄，精神病醫(yī)院的檔案則涵蓋了各種病歷、醫(yī)療鑒定、人事等檔案，檔案管理工作目前已經(jīng)成為我院管理工作不可缺少的部分，做好檔案管理工作意義重大。通過對我院精神疾病檔案管理特點的把握，采取優(yōu)化基本建設(shè)、推進信息化建設(shè)、加強保密檔案管理等措施強化檔案管理，希望能為精神病醫(yī)院有效開展檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。