數(shù)字化校園視域下檔案管理模式研究

文/濟寧市高級職業(yè)學(xué)校 周佟

在高校發(fā)展歷程之中，校園檔案能夠有效記錄高校的歷史，儲存校園建設(shè)、教師管理以及學(xué)生教育等重要材料，為后續(xù)校園工作的順利開展提供數(shù)據(jù)支撐。當(dāng)前我國大力推行數(shù)字化校園建設(shè)，電子檔案也逐步實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案的替代。不同于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理工作所樹立的理念以及所采取的模式大相徑庭，需要相關(guān)管理人員依據(jù)高校自身實際情況來選擇合理的檔案管理模式，才能夠有效契合數(shù)字化校園建設(shè)的基本需求。

一、數(shù)字化校園建設(shè)與檔案管理工作之間的關(guān)系

（一）包含關(guān)系。在進行數(shù)字化校園建設(shè)時，其范圍包含了高校所有部門以及相關(guān)資源，覆蓋了管理、教學(xué)、服務(wù)以及科研這類不同領(lǐng)域，而數(shù)字檔案館是其中一個重要組成部分。建立數(shù)字檔案館的目的是讓高校檔案管理工作顯得更為網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化，進而能夠?qū)崟r管理高校檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息，由此能夠看出當(dāng)前電子檔案管理工作與數(shù)字化校園建設(shè)之間屬于一種融合關(guān)系。

（二）促進關(guān)系。高校要想得到健康的可持續(xù)發(fā)展，必須依賴于高質(zhì)量的檔案管理工作。在數(shù)字化校園視域下，高校各個部門已經(jīng)逐步采用了網(wǎng)上辦公這一模式，讓不同部門之間的壁壘得以打破，形成了一個有機的整體，這樣一來，相關(guān)資源能夠得到充分共享。而在這一過程之中，數(shù)量眾多的電子文件應(yīng)運而生，怎樣對這類電子文件進行及時的鑒定以及歸檔，是當(dāng)前高校檔案管理部門首要考慮的重點問題。要想有效解決這類問題，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取一個網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的工作模式，讓檔案管理系統(tǒng)能夠完成在不同部門之間的交流與共享，進而實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作對接其他部門的相關(guān)工作。建設(shè)數(shù)字化校園能夠有效促進高校檔案管理工作顯得更為信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，有效推動高校檔案管理工作的良好發(fā)展。同時，檔案管理部門通過數(shù)字化手段和其余部門進行對接之后，能夠讓相關(guān)數(shù)據(jù)信息快速實現(xiàn)儲存的目的，不但讓傳統(tǒng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程得以簡化，有效降低了檔案管理工作人員的工作壓力，還能夠?qū)Σ煌块T進行有效整合，同心協(xié)力推動高校各項工作順利開展。

二、數(shù)字化校園視域下高校檔案管理工作的要求

（一）做好安全保障。要想讓高校檔案自身的作用得以充分發(fā)揮，就必須保證檔案自身的完整性以及真實性。因此在數(shù)字化校園視域下，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加大對電子化檔案的儲存與保真監(jiān)管力度，做好相應(yīng)的安全保障，防止高校檔案信息受到內(nèi)外因素的干擾而產(chǎn)生遺漏、失竊等現(xiàn)象。

（二）構(gòu)建正確的管理體系。不同于紙質(zhì)檔案，在對電子檔案進行儲存以及使用時往往會采取不同的方式，這導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案管理在管理標(biāo)準(zhǔn)、管理指標(biāo)、管理流程等方面都有較為明顯的差異。因此在數(shù)字化校園視域下，高校檔案管理要想獲得良好的發(fā)展前景，就必須對原有的管理體系進行改良與優(yōu)化，結(jié)合高校自身實際情況以及時代發(fā)展需求，構(gòu)建一個較為完善的檔案管理體系，從而有效保障高校檔案管理工作的基本成效。

（三）設(shè)定合理的管理權(quán)限。在數(shù)字化校園的背景之下，要想讓高校檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化與信息化，必須要合理設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，讓高校檔案部門相關(guān)管理人員擁有對檔案信息的絕對管理權(quán)力，同時檔案生成部門也應(yīng)當(dāng)擁有對檔案信息的查閱以及利用權(quán)力，并且應(yīng)當(dāng)讓檔案生成部門對檔案信息進行修改的權(quán)限得到一定程度的限制，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

（四）通過數(shù)字化方式來對檔案信息進行利用。在建立完善的檔案管理體系之后，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化檔案信息應(yīng)用平臺的建立，讓檔案管理的成效得以充分發(fā)揮。這一平臺能夠以數(shù)字化檔案建設(shè)為前提，讓檔案數(shù)據(jù)資料所具備的數(shù)字化功能得到深入挖掘，從而最大化提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

三、不同檔案管理模式在數(shù)字化校園中的應(yīng)用價值

（一）文件生成機構(gòu)保管模式。文件生成機構(gòu)保管模式主要是指在進行檔案管理時，由文件生成機構(gòu)負責(zé)對所有電子文件進行保管，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對這類數(shù)據(jù)信息儲存與歸檔至檔案數(shù)據(jù)庫之中。在對電子檔案進行保管時，文件生成機構(gòu)能夠?qū)﹄娮游募M行鑒定、保管、歸檔、收集以及銷毀等操作，無須把檔案信息交付給相應(yīng)的檔案管理部門。如運用這類檔案管理模式，就會對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求，生成機構(gòu)需要組織專業(yè)的檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)進行鑒定、歸檔以及鑒定等方面的工作，且必須嚴(yán)格按照既定的規(guī)章制度辦事。在這一模式中，文件生成機構(gòu)不但擁有對電子檔案進行鑒定、保管、歸檔、收集以及銷毀等權(quán)力，同時也會對這類檔案的真實性、可靠性以及完整性負責(zé)，但也只限于本機構(gòu)所生成的相應(yīng)電子檔案，對其余機構(gòu)所生成的電子檔案只能夠進行查閱以及利用。而在這一模式下的檔案管理部門權(quán)限相對較弱，只能夠?qū)﹄娮訖n案進行查閱和利用，但要負責(zé)根據(jù)高校檔案實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確高校檔案管理工作的發(fā)展方向，做出正確的工作規(guī)劃，能夠在文件生成機構(gòu)開展相關(guān)業(yè)務(wù)的過程中進行監(jiān)督。這一模式中，檔案管理部門的主要任務(wù)是對檔案數(shù)據(jù)的格式、著錄項等標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，并通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)蔫b定工作讓電子檔案具備更高的完整性。同時在日常工作中，還要定期管理與維護檔案數(shù)據(jù)庫，確保其能夠正常運轉(zhuǎn)，提升其安全性，防止相關(guān)電子數(shù)據(jù)信息被竊取或遺失。而普通用戶在這一模式中能夠?qū)﹄娮訖n案進行查閱及利用，既可以親自到檔案管理部門進行查閱，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)在線進行查閱，相比以往顯得更為便利。但需要注意的是，高校若采取這一檔案管理模式，那么在各方面都會面臨著較高的要求，不但要構(gòu)建一個健全的檔案管理體系，并且檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也必須滿足相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，所需要的硬件設(shè)施設(shè)備質(zhì)量要求較高且造價高昂，一般來說，普通高校無法滿足這一模式順利開展的基本要素。

（二）檔案管理部門保管模式。檔案管理部門保管模式主要是指當(dāng)文件生成機構(gòu)生成了相應(yīng)的電子文件之后，將其傳送給檔案管理部門，后者通過著錄以及鑒定等工序?qū)﹄娮訖n案進行分類、統(tǒng)計、歸檔、保存或者是銷毀。在這類模式中，檔案管理部門具備較大的權(quán)限，能夠完全控制電子檔案：一是對檔案管理的所有流程進行全權(quán)負責(zé)，確保所歸檔的電子檔案具備較強的有效性、真實性以及完整性。二是檔案管理部門要負責(zé)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理方式、規(guī)章制度，明確高校檔案管理工作的發(fā)展方向，嚴(yán)格管理高校檔案管理工作有關(guān)的各個領(lǐng)域。在人員配備方面，這一模式對于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求不如文件生成機構(gòu)保管模式那樣嚴(yán)苛，雖然也有一定的門檻，但大部分人能夠勝任，因此這一檔案管理模式適合大部分高校應(yīng)用。在這一模式之中的文件生成機構(gòu)所擁有的權(quán)限相對較小，只能夠?qū)λ傻碾娮訖n案進行查閱及利用，并且在對這類電子檔案進行利用之前，必須獲得檔案管理部門的認(rèn)可。普通用戶也是一樣，在獲得準(zhǔn)許之后，才能夠?qū)﹄娮訖n案進行查閱。相比之下，這類檔案管理模式適用于具備健全檔案管理部門的高校，檔案管理部門在硬件和軟件方面都有足夠的能力負責(zé)全校的檔案工作，并制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和相關(guān)規(guī)章制度。

（三）聯(lián)合管理模式。聯(lián)合管理模式是指由檔案管理部門根據(jù)高校實際發(fā)展情況，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，而文件生成機構(gòu)則按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)完成對電子檔案的歸檔，讓其能夠被儲存至相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫之中，在歸檔之后則由檔案管理部門對檔案數(shù)據(jù)庫進行日常的管理與維護工作。這一檔案管理模式和檔案管理部門保管模式相類似，文件生成機構(gòu)所擁有的權(quán)限遠遠小于檔案管理部門；不同點在于，文件生成機構(gòu)也有對部分珍貴文件的控制權(quán)力，且檔案管理部門在開展相關(guān)工作時也會受到文件生成機構(gòu)的實時監(jiān)督。檔案管理部門對電子檔案所擁有的控制權(quán)主要體現(xiàn)于查閱、統(tǒng)計、利用、儲存、銷毀以及更改等權(quán)力，同時檔案管理部門也具備保證歸檔電子檔案在內(nèi)容與格式方面的統(tǒng)一性。在這一檔案管理模式之下，普通用戶要想對電子檔案進行查閱及利用，可以向檔案管理部門或者是文件生成機構(gòu)任一方提出查閱及利用電子檔案的請求，兩種機構(gòu)都有一定的權(quán)力給普通用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。相比之下，這類檔案管理模式有更高的工作效率，且檔案管理部門與文件生成機構(gòu)必須進行良好的協(xié)同配合，才能夠促使高校檔案管理工作順利開展，實施難度不大，且在成本支出方面也較為低廉，有著較高的可行性，適用于大部分高校開展檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，給人民群眾的日常生活帶來了較大的便利，我國教育體系也面臨著一定程度的革新，數(shù)字化校園建設(shè)得到了廣泛的應(yīng)用。在數(shù)字化校園視域下，高校檔案管理工作亟待優(yōu)化與完善，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到不同管理模式的優(yōu)缺點，結(jié)合高校自身的實際發(fā)展情況選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理模式，進而為廣大師生及普通用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進高校檔案管理工作順利開展。