就業視角下高校學生檔案管理工作創新與實踐

文/遼寧大學 王薌馨

近年來，由于我國教育領域工作水平不斷提高，使得高校不斷增加自身的學生招收數量，以高校的教育工作提高我國的國民素質。高校管理人員應明確就業視角下對學生檔案管理的要求，全面掌握其地位、作用及重點內容，并且對自身的管理工作進行全面分析，及時發現相關工作中的問題，以此提高就業視角下檔案管理工作創新的科學性及有效性，使得檔案管理工作可以促進學生健康成長。

一、就業視角下高校學生檔案管理的地位與作用

（一）記錄就業前的個人經歷，提高大學生的綜合素質。在就業視角下提高檔案管理工作質量過程中，管理人員應明確檔案管理工作的地位及作用，進而不斷提高其對檔案管理工作的重視，為學生就業提供一定的條件，保障學生健康成長。學生檔案管理工作可以全面記錄學生的在校情況，記錄學生就業前情況，全面完善學生的個人資料。另外，學生的檔案管理工作是教師對學生進行個性化教學工作的依據，以記錄學習與生活的方式激勵學生提高自身的學習能力，促使其在學習工作中提高自身綜合素質，為健康成長打下良好的基礎。

（二）在就業中加大被選用的機會。隨著社會的發展，就業選擇方式也在不斷發生變化，需要企業與學生進行雙方互相選擇，以此保證學生科學就業。檔案管理工作詳細記錄了學生的學習情況、活動參與情況，明確學生的能力，檔案可以為企業提供詳細了解學生的途徑，提高學生被企業選用的幾率，幫助學生擴大自身的社會競爭優勢，保證學生可以被理想的企業選用，為學生的日后發展奠定良好的基礎。

（三）保障學生就業后的合法權益。在以往的就業機制中，部分企業并未加強對學生戶口及檔案的落實，出現檔案管理工作不合理的現象，使得學生對檔案管理工作的重視程度較低。但是隨著我國經濟的不斷完善，各個行業內的企業不斷完善自身的檔案管理制度，提高對檔案管理工作的重視，根據學生的檔案情況為學生落實戶口及社保等問題，以此保障學生就業后的合法權益，確保檔案管理工作可以在學生發展中發揮其效用，以此促進學生健康成長。

二、就業視角下學生檔案管理工作重點

（一）學生檔案資料收集。學生檔案信息搜集是檔案管理工作的重點，可以在一定程度上完善學生的信息，為用人單位選取合適的人才提供一定的數據基礎，因此，在實際工作中，管理人員應提高學生檔案資料收集工作的質量，確保為學生的成長作出貢獻。首先，管理人員要根據學生在學校中的思想狀況收集相關資料，保證用人單位加強對學生思想的了解。其次，管理人員應對學生的學習信息進行全面收集，明確學生的工作能力。最后，管理人員要加強對學生身體素質方面資料的收集，保證學生的身體素質可以滿足用人企業的要求。

（二）學生檔案轉遞。在檔案管理工作中，管理人員要明確檔案隨著學生的變動而變動，因此，在學生就業后，應及時進行學生檔案的傳遞。管理人員在學生進入企業后，快速完善通知單，保證學生檔案可以及時轉遞。在轉遞過程中，管理人員應要求學生加強對自身檔案數量的檢查，保證檔案的完整性。并且要保證郵寄地址的準確性，防止在傳遞的過程中出現檔案丟失的現象。另外，檔案管理人員應及時完善轉遞手續，保證學生檔案進入用人單位。

（三）遺留檔案管理。學生在畢業的過程中，由于多種因素的影響，部分學生及用人單位不能很好地處理檔案轉遞工作，導致高校檔案管理工作中出現遺留檔案的問題，針對這種現象，高校應加強對遺留檔案的管理，管理人員應對轉遞工作進行全面整合，及時發現遺留檔案，并對相關檔案進行整理、錄入，對其進行統一管理，以此為學生的后續發展提供一定的保障，促進學生健康成長。

三、當今高校學生檔案管理存在的主要問題

（一）高校學生檔案中部分資料不夠規范完整。高校檔案管理人員在實際工作中想要提高自身工作，就必須對自身工作進行全面分析，及時發現檔案管理工作中存在的問題，根據相關問題完善自身工作，進而為學生就業提供一定的基礎。檔案管理工作中存在著學生檔案部分資料不夠規范、完整的現象，對學生就業造成負面的影響，使得用人單位無法全面了解學生的學習情況及能力。高校檔案管理工作往往較為重視學生的學習成績及思想的記錄，忽視對學生實踐能力、交際能力等方面的培養，導致企業無法全面了解學生，使得學生失去一定的就業機會。另外，管理人員不能根據檔案查閱的需求，合理設置檔案目錄，使得相關人員無法快速完成學生檔案的查閱。

（二）高校學生檔案管理方式落后。近年來，我國高校學生招收數量正在快速上升，因此，檔案庫中需要管理的檔案逐漸增加，使得檔案管理工作壓力增加，因此，部分高校要求下屬院校進行檔案管理工作，并且在畢業時，要求學生統一填寫相關資料，導致檔案工作真實性喪失。另外，檔案管理工作中并未提高對電子檔案建設的重視，使得高校檔案管理工作中出現管理方式落后的現象，限制著管理工作質量的提高。

（三）高校學生檔案管理工作人員缺乏專業素養。在高校提高學生檔案創新工作中，存在著檔案管理人員缺乏專業素養的現象，導致管理人員無法提高檔案管理工作的質量，限制著學生的發展。首先，檔案管理人員在檔案管理工作中并未及時更新自身的管理理念，不能加強對檔案管理工作的重視，限制其提高自身工作水平，并且在實際工作中不能積極參與培訓工作，使得管理人員無法提高自身的專業性，不能在高校的要求下加強對專業知識的學習，限制著企業的快速發展。其次，部分管理人員在管理工作中未認識到信息技術的重要性，未提高檔案信息化建設的質量。最后，部分管理人員不僅不具備堅實的管理知識，更加不具備信息化專業知識，導致信息化水平降低，不能提高信息查閱速度，導致高校無法提高檔案信息管理水平。

四、就業視角下高校檔案管理的創新策略

（一）提高高校學生檔案的質量。針對相關問題，檔案管理工作人員應采取一定創新策略，以此提高檔案管理工作質量。管理人員應根據檔案的分類對學生的信息及資料進行完善，保證檔案管理工作可以為學生的就業提供支撐。在檔案管理工作中，高校應加強對計算機技術的利用，提高檔案信息檢索效率，保證用人單位快速掌握學生的相關信息。另外，在檔案管理工作中，相關人員要提高檔案涵蓋內容的全面性，保證用人單位可以全面了解學生。

（二）強化高校學生檔案管理的方式。高校在檔案管理工作中，管理人員應強化學生檔案管理方式，進而提高檔案管理工作質量。高校要通過完善相關管理制度明確檔案管理人員在管理工作中的作用，確保管理人員在工作中進行協同合作。在檔案管理工作中，高校應通過信息化技術的利用建立檔案管理平臺，保證檔案管理人員在平臺中進行交流，保證管理人員協調完成相關工作，以此提高檔案管理工作水平，為高校其他工作的開展打下良好的基礎。

（三）提升高校學生檔案管理工作者的專業素養。高校在檔案管理工作中要想為學生的就業奠定堅實的基礎，就要不斷提高工作人員的專業水平，以此提高高校檔案管理工作的水平，促進學生健康成長。學校要保證管理人員是優秀員工，保證他們遵守學校對管理人員的管理。并且相關人員要始終從事同一工作，進而提高管理人員工作的專業性，促使其利用自身優勢加強對檔案管理工作的創新。

（四）加強高校學生檔案管理工作信息化服務。在對高校學生檔案信息管理創新工作中，高校應加強對檔案管理工作信息化技術的利用，不斷提高高校檔案信息管理工作的效率，確保管理人員錄入工作的準確性，提高管理人員的查找效率。另外，管理人員可以使用信息技術實現資源共享，保證用人單位可以通過計算機網絡技術查閱學生的詳細信息，增加學生在社會發展中的就業機會。

五、結語

就業視角下的檔案管理工作可以有效記錄學生就業前的個人經歷，加大學生被企業選用的機會，保障學生就業后的合法權益，保證學生提高在社會中的競爭優勢。管理人員應明確學生檔案資料收集、學生檔案傳遞及遺留檔案保存等重點工作，應對相關工作進行定期分析，正視高校檔案管理工作中存在的部分資料不夠規范、管理方式落后、管理人員專業素質有待提高、信息化技術應用程度較低等問題，明確這些問題對高校檔案管理工作的影響。針對相關問題，管理人員應采用提高學生檔案管理質量、強化學生檔案管理方式、提高學生檔案管理工作專業素養等措施，有效提高高校檔案管理工作的質量，為其他工作的開展打下良好的基礎。