新時(shí)期高校檔案的保管和利用

文/湖北國(guó)土資源職業(yè)學(xué)院 許冬凌

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的背景下，各大高校的規(guī)模在不斷擴(kuò)大。高校是大量信息的聚集地，所以開(kāi)展檔案管理工作是必要的，這是一種能夠?qū)⒋罅啃畔⑦M(jìn)行系統(tǒng)化管理與歸納的重要方式，檔案管理對(duì)高校的發(fā)展，有著重要的作用。計(jì)算機(jī)高科技的問(wèn)世，為檔案管理工作帶來(lái)更多便捷，使得檔案管理發(fā)生了大轉(zhuǎn)折，為適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，需要有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，并合理應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，提高管理的效率。

一、新時(shí)期高校檔案管理與利用面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理作用相對(duì)較小。檔案管理工作能夠發(fā)揮一定的作用與價(jià)值，在經(jīng)過(guò)整理與歸納完成后，可以在需要時(shí)及時(shí)抽調(diào)，而且其價(jià)值相對(duì)穩(wěn)定。但當(dāng)前部分高校管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作管理水平相對(duì)較低，甚至還會(huì)出現(xiàn)被忽視的現(xiàn)象，同時(shí)檔案管理經(jīng)費(fèi)不夠充足，難以提高檔案管理的效率，導(dǎo)致資料較為散亂，在后期應(yīng)用的過(guò)程中需要花費(fèi)一定的時(shí)間與精力。

（二）檔案管理人員能力欠缺。由于部分高校對(duì)檔案管理工作不夠重視，因而沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)其工作模式，而且面對(duì)大量的數(shù)據(jù)無(wú)法有效對(duì)其歸納與整理。除此之外，還會(huì)受檔案管理人員自身的影響，其對(duì)檔案管理工作、理論知識(shí)與實(shí)踐知識(shí)掌握不夠充分，沒(méi)有積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致難以提高工作的效率，限制檔案管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

（三）檔案管理結(jié)構(gòu)較為單一，各項(xiàng)制度有待完善。據(jù)實(shí)際調(diào)查分析，部分高校檔案管理沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，很多方面相對(duì)單一，沒(méi)有遵循新時(shí)代檔案管理要求，無(wú)法真正發(fā)揮檔案管理的作用，限制檔案利用效率的提升。再加上部分高校檔案沒(méi)有遵循并使用新時(shí)期產(chǎn)物，從而導(dǎo)致受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，沒(méi)有積極將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理當(dāng)中。除此之外，檔案管理制度不夠完善，沒(méi)有對(duì)每一環(huán)節(jié)檔案管理提出要求，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中極其容易出現(xiàn)信息丟失與泄露的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響高校的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）服務(wù)意識(shí)較低。由于當(dāng)前高校檔案管理存在多樣化問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致高校師生在對(duì)相關(guān)資料查找的過(guò)程中難以第一時(shí)間尋找，而且無(wú)法提高檔案查詢的效率，這樣不僅會(huì)影響高校教學(xué)與資料的整合工作，甚至還會(huì)受不完整檔案的影響而導(dǎo)致檔案利用效率難以提升。

二、新時(shí)期高校檔案管理與開(kāi)發(fā)利用要點(diǎn)分析

（一）建立規(guī)章制度。高校要想穩(wěn)定發(fā)展，不僅需要優(yōu)化師資力量以及教學(xué)資源，同時(shí)還需要注重檔案管理工作的開(kāi)展，并保障其具備科學(xué)性與合理性。完善并建立相應(yīng)的規(guī)章制度，確保每一環(huán)節(jié)都能夠遵守，保證檔案管理工作具備一定的高效性，從而發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（二）培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。在信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的背景下，高校正在不斷實(shí)施擴(kuò)建工作，各環(huán)節(jié)信息數(shù)據(jù)量不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展。因此，為了適應(yīng)電子環(huán)境的發(fā)展，需要掌握文件與檔案工作的要點(diǎn)，確保能夠注重創(chuàng)新并合理運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要不斷向檔案管理人員滲透創(chuàng)新思想，并為其創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，引導(dǎo)其積極參與創(chuàng)新實(shí)踐，注重多樣化激勵(lì)手段的運(yùn)用，同時(shí)可以施加一些壓力，促使每個(gè)檔案管理人員都具備創(chuàng)新意識(shí)，挖掘其潛力，適應(yīng)高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

（三）培養(yǎng)信息處理能力和開(kāi)發(fā)能力。在新時(shí)期穩(wěn)定發(fā)展的背景下，無(wú)論哪一個(gè)行業(yè)都需要得到信息技術(shù)的支撐，其中在高校實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，為了能夠順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，需要注重分析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將其合理融入高校檔案管理工作當(dāng)中，并挖掘探索其優(yōu)勢(shì)。還應(yīng)該注重規(guī)范化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)，全面發(fā)揮其作用，完善檔案管理工作功能的需求。因此，高校檔案管理工作人員，需要具備較高的處理能力與開(kāi)發(fā)能力，確保掌握各項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用模式，并不斷開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，提高檔案管理的效率。

（四）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。從事高校檔案管理的工作人員需要對(duì)這份工作有著充足的認(rèn)識(shí)，同時(shí)需要具備一定的積極性，確保能夠有效服務(wù)于人們。因此，高校需要注重檔案管理部門的優(yōu)化，并有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，不僅需要提供政治服務(wù)，同時(shí)還需要將檔案資源服務(wù)于學(xué)校的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。而且，高校檔案管理部門要適當(dāng)向社會(huì)提供服務(wù)，這樣能夠全面發(fā)揮資源的利用效率，并實(shí)現(xiàn)資源共享。除此之外，高校檔案管理人員在實(shí)際參與工作的過(guò)程中，還需要建立相對(duì)完善的檢索系統(tǒng)，從而滿足客戶的各項(xiàng)要求。例如，可以事先分析學(xué)生檔案當(dāng)前教學(xué)模式，并評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量，從而制定針對(duì)性方案，合理運(yùn)用信息技術(shù)強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，優(yōu)化檔案查詢界面，為用戶提供簡(jiǎn)單便捷的操作流程，全面提高檔案管理的效率。

（五）建立信息反饋檔案。目前高校學(xué)生就業(yè)實(shí)行用人單位與畢業(yè)學(xué)生雙向選擇體制，學(xué)生在畢業(yè)時(shí)會(huì)面臨一定的就業(yè)壓力。因此，高校在管理檔案的過(guò)程中，需要分析檔案管理存在的問(wèn)題，并合理進(jìn)行檔案反饋，促使畢業(yè)生為在校學(xué)生提供相關(guān)就業(yè)信息，這樣能夠?yàn)楦咝５姆€(wěn)定發(fā)展提供有力幫助，同時(shí)能夠解決高校學(xué)生就業(yè)困難問(wèn)題。

（六）推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。所謂檔案信息化數(shù)字，并不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案編輯并儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而是將檔案信息進(jìn)行分類與歸納，并且從多個(gè)角度明確檔案所涉及的內(nèi)容，確保在使用關(guān)鍵詞檢索的過(guò)程中能夠查詢到準(zhǔn)確的答案。而且，在此環(huán)節(jié)中，還需要對(duì)檔案進(jìn)行合理排序，分析檔案當(dāng)中是否涉及圖片聲音等其他形式，并運(yùn)用對(duì)應(yīng)設(shè)備提高檔案信息數(shù)字化管理的效率。再加上數(shù)字化檔案信息管理，工作量相對(duì)較大，一些關(guān)鍵性的檔案數(shù)據(jù)或較為緊急的數(shù)據(jù)，則需要進(jìn)行數(shù)字化處理，并優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保能夠有效為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保障每一環(huán)節(jié)檔案管理的準(zhǔn)確性。

（七）注重宣傳，提高檔案的利用效率。高校在新時(shí)期開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要通過(guò)對(duì)檔案法以及學(xué)生檔案的管理制度開(kāi)展宣傳工作，進(jìn)一步強(qiáng)化全校師生的檔案意識(shí)，尤其是針對(duì)學(xué)生工作和就業(yè)方面，必須要強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任心，有效解決學(xué)生檔案材料的質(zhì)量問(wèn)題。與此同時(shí)，為了全面提高檔案利用效率，需要合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，必要推行統(tǒng)一并且具備個(gè)性化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，完善學(xué)生檔案信息以及學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)等，確保在日常查詢與使用的過(guò)程中，能夠更加便捷，保障每一環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期的高校檔案信息管理與利用，需要分析當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題，并將新科技與新型管理模式融入檔案管理工作中，符合時(shí)代特色的同時(shí)，能夠全面提高檔案信息的利用效率。因此，在高校實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須要全面分析檔案管理的要點(diǎn)，并分析傳統(tǒng)管理模式存在的問(wèn)題，從而制定針對(duì)性檔案管理方案，提高檔案管理的效率，確保能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，最大限度優(yōu)化資源利用。