關于廣電人事檔案數字化建設的思考

文/重慶廣播電視集團（總臺) 黎雙林

在信息社會大環境下，檔案載體需求已經從傳統的紙質轉變為電子化載體、網絡化載體和數字化載體，檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化。人事檔案信息內容的利用需要進一步提高管理和服務水平，其數字化建設是實現檔案事業跨越式發展的重要一環，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。隨著檔案數字化的逐步深入，人事檔案數字化也成為一項擺在廣電人事檔案部門面前的、急需完成的重要任務。人事檔案數字化建設是一項系統工程，通常包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設五個方面，這就決定了開展人事檔案數字化建設工作具有相當大的難度。聯系人事檔案工作實際，筆者認為，廣電部門開展人事檔案數字化建設，實現“數字化檔案”，應該充分結合自身實際，尤其要重點考慮以下幾個問題。

一、人事檔案數字化與媒體管理信息化工作結合問題

廣電媒體是事業單位，聚集了一批優秀文化人才，是宣傳文化戰線的重要載體。近年來，隨著事業單位體制機制改革不斷深入，廣電媒體人事制度改革使傳統的人事管理模式逐步被打破，現代企業制度日益完善，媒體信息化建設正如火如荼地開展。廣電人事檔案室作為非獨立部門，開展人事檔案數字化建設，需與媒體信息化工作有機結合，同步推進。

（一）與媒體信息化工作有機結合，可充分利用現有資源。媒體信息化工作是一項系統工程，而整個軟件系統一般分為四個平臺：信息門戶平臺、統一身份認證平臺、共享數據平臺和部門業務系統。廣電人事檔案部門完全可以利用媒體信息化建設這個機會“搭順風車”，從基礎設施建設，如購買服務器、網絡設備和安全設備等，到數字檔案建設，再到檔案管理軟件的開發，都可以利用媒體管理信息化建設平臺，在一定程度上彌補檔案部門人、財、物不足的缺陷。

（二）與人力資源管理信息化工作有機結合，方便數據共享。人事檔案來源于各下屬單位和部門，同時利于這些機構使用，從這個角度上講，無論是收集工作還是利用工作，廣電人事檔案部門與其他單位和部門均有業務來往，部門間的數據共享將會給人事檔案的各項相關工作帶來便利。實際上，人力資源管理信息軟件中的“共享數據平臺”為各部門業務系統間的數據共享提供了實現的可能。人事檔案數字化建設可充分利用“共享數據平臺”，可以更容易打通信息資源共享的技術壁壘，整合各單位和部門之間的資源，從而實現真正意義上的數據共享。廣電媒體黨政管理形成的相關文件大部分通過OA系統流轉，因此與OA系統的連接也成為人事檔案數字化的重要任務。

（三）與媒體管理信息化工作有機結合，體現了檔案工作“三納入”基本原則。人事檔案工作的“三納入”，即將檔案工作納入單位人力資源工作計劃和規劃，納入勞動人事管理制度，納入有關人員的職責范圍。從宏觀上講，廣電人事檔案數字化建設屬于媒體管理信息化工作的一部分，要求檔案部門做好與負責媒體信息化工作的相關部門的協調與溝通工作。從微觀上講，人事檔案數字化建設的具體工作最終要落實到具體人員，由他們負責相關的具體任務。

二、人事檔案數字化建設的重點是數據安全問題

人事檔案數據存在的根本目的是利用，利用則意味著檔案需要處于開放的狀態，存在于某種特定的開放環境當中。但數據安全是人事檔案數字化工作首先考慮的重大問題，貫穿人事檔案數字化建設的全過程。人事檔案數據的安全隱患絕大多數來自它自身所處的環境，保障人事檔案數據的安全要從它所處的環境入手。

（一）從硬件設備層面保障人事檔案數據的安全。硬件設備包含檔案數據儲存所依賴的載體（硬盤和光盤等）和其他間接相關的有專門作用的載體（如傳輸介質、網絡設備和安全設備等）。硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎。除力所能及地配置良好性能的設備外，還必須做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等工作。還要及時備份數據，以應對意外發生。

（二）從應用軟件層面保障人事檔案數據的安全。應用系統是人事檔案數據所處的“小環境”，即檔案管理軟件，其最大的威脅是來自于內部或外部的非法訪問。統一身份認證與統一用戶管理是保障檔案管理軟件安全的有效措施。廣電人事檔案管理軟件可以結合本單位的實際情況，利用工號和身份證號的唯一性，將人事檔案管理軟件的統一身份認證集成到信息系統身份認證平臺中，實現與認證平臺的單點登錄和統一的用戶管理。

（三）從系統軟件層面保障人事檔案數據的安全。系統軟件是檔案數據所處的一個“更大的環境”。幾乎所有的操作系統都存在安全漏洞，這是操作系統普遍存在的缺陷。這些漏洞一旦被黑客利用，就會直接威脅到人事檔案管理軟件，造成系統癱瘓或大量檔案數據丟失。針對操作系統的漏洞，通常要采取及時升級，及時打補丁等措施。使用正版的操作系統軟件可以提高一定的安全系數。

（四）從網絡層面保障人事檔案數據的安全。防火墻和入侵檢測技術是保障網絡安全的常用手段，前者主要用于內外網之間的訪問控制，后者則用于監測、監控和預警。在每一臺電腦上安裝反病毒軟件，并及時更新病毒庫，是保證網絡安全的非常重要的日常保護措施。安全問題普遍存在于人事檔案數字化的全過程，而且不斷變化。確保人事檔案數據安全最關鍵的因素是人本身，不管是技術問題還是管理問題，都是要由人來解決。因此，增強檔案工作人員的安全意識，加強安全管理，規范日常操作，提高安全防護水平，才是保障檔案數據安全的根本。

三、人事檔案數字化建設要實事求是

人事檔案數字化建設，人事檔案綜合信息管理系統和數字檔案都是目標。人事檔案綜合信息管理系統和數字檔案兩者也有區別，前者指檔案工作的管理體系和運行機制，后者主要指管理對象——人事檔案。人事檔案數字化，主要是對現有人事檔案的數字化。檔案數字化是一項繁重的工作，投入大，耗時長，我們應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。

（一）確定數字化的范圍。廣電媒體的勞動人事關系復雜，有編內人員、編外人員，也有派遣人員和項目用工人員；人事檔案含在職人員、離退休人員，也有死亡人員、判刑人員和辭職辭退人員。這些檔案有的需要數字化，有些不必數字化，這是開展人事檔案數字化工作首先要考慮的問題。要從實際出發，綜合考慮人力、財力、物力及利用需求等因素，特別要考慮檔案實際利用需求這個因素。對查詢利用率不高的，可以以紙質檔案為主，暫不考慮數字化。那些利用高，或者已經破損，或者不易保存的人事檔案則應首先考慮數字化。

（二）整理需要數字化的人事檔案。首先，對確定要數字化的人事檔案進行核實，查看是否有缺頁現象，若有缺頁，應在相關登記單中填寫清楚，并規范卷內目錄內容。其次，是對人事檔案進行鑒定，去粗取精，無關或重復的材料要去除。如果文件的正本與定稿都存在，則只掃描正本。對于破損嚴重而無法進行掃描的人事檔案要先進行修復，案卷拆分后要重新裝訂。最后，人事檔案整理工作既要保證檔案數字化順利開展，又要確保數字化后檔案原件的完整與安全。

（三）選擇數字化的方式。人事檔案數字化的方式，要從檔案的數量、人力、物力、財力等方面考慮。一般來說，人事檔案數字化可以選擇由檔案部門自己完成，也可以選擇外包方式。檔案部門自己完成，意味著檔案部門要投入額外的人、財、物等多種資本，比較適合任務不緊迫且資源比較充足的情況。選擇外包，則意味著檔案部門要投入更多的財力，這種方式可以更快地完成人事檔案數字化任務，但是不能保證檔案的完整與安全。

四、人事檔案管理軟件的設計要符合發展趨勢

目前使用的檔案管理軟件有很多版本，有單機版，也有網絡版；有自主開發的，也有購買成熟軟件的，各種版本樣式不一。事實上，檔案管理軟件本身就是規范，就是制度。如果能事先做好規劃和規范管理工作，就可以盡量避免一些不必要的重復和浪費。

制度規范是人事檔案管理工作的基礎，標準建設是人事檔案數字化建設的內容之一。開展人事檔案數字化建設首先要有清晰的思路，除了在技術上要保障有充分的投入以外，更要注意對制度規范建設這項基礎工作的全面投入。只有在檔案制度規范健全的前提下，檔案管理軟件的設計才有可能規范。人事檔案管理軟件的標準規范設計主要包含機讀目錄數據交換格式、著錄標引、XML技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容。這些標準規范的設計直接關系到整個人事檔案管理軟件的利用效果。

五、結語

人事檔案是反映個人情況的真實記錄，除了滿足工資制度改革、工齡認定、落實待遇等常規性管理之需外，還是各級組織公正、客觀地培養和使用干部的重要依據。隨著廣電體制機制建設的不斷完善，人事制度改革不斷深化，提高人事檔案利用效率是當前工作的當務之急。因此，廣電人力資源部門要著力做好人事檔案數字化建設工作，盡快實現“數字化檔案”目標，為“深化媒體改革，走市場化道路”打下堅實基礎。