企業(yè)物資采購的管理與監(jiān)督

蔣麗霞 許昌許繼物資有限公司

一、企業(yè)物資采購管理與監(jiān)督問題的研究背景

(一)研究現(xiàn)狀

目前某些國家一直鼓動單邊主義、恐怖主義，壟斷核心技術(shù)，中美貿(mào)易戰(zhàn)打響后，我國多個方面的事業(yè)受到嚴重影響，其中就包括了企業(yè)物資采購方面。我國作為地大物博的物資大國，當前發(fā)展前景卻不容樂觀。因為受到疫情與不利外部環(huán)境的影響，如果不及時調(diào)整經(jīng)濟管理策略，必將腹背受敵，一方面無法企業(yè)競爭使原材料價格上浮嚴重，另一方面天災(zāi)人禍的影響使原材料的產(chǎn)量不如往日。由于企業(yè)工程的周期一般較長，風(fēng)險較大，所以物資采購在整個計劃中較為重要。企業(yè)物資的物資采購是對整個成本的總體把控，從最初規(guī)劃預(yù)算開始，到每階段的具體任務(wù)安排與時間安排，對物資采購進行規(guī)劃，采取一定實施舉措，保證整個過程中沒有貪污腐敗行為的發(fā)生，最后進行驗收工作的檢查與調(diào)查，找到理論物資采購計劃與實際花銷的差距，分析出現(xiàn)偏差的原因。盡量保證每一步都井然有序，有條不紊。比如在進行項目費用預(yù)估后，要合理采購所需材料，對人數(shù)、設(shè)施與材料做到有序規(guī)制，在物資采購經(jīng)費內(nèi)，盡可能地提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，但同時也要把好每個階段的檢驗關(guān)，防止劣質(zhì)原材料的發(fā)生。還好在我國經(jīng)濟政策的扶持下，市場經(jīng)濟發(fā)展相對穩(wěn)定，但是如果不進行企業(yè)物資采購的管理與監(jiān)督，不改變與優(yōu)化市場環(huán)境，我市企業(yè)的生存都將成為難題，所以本文將針對物資采購方面現(xiàn)存的問題，提出管理與監(jiān)督辦法，為企業(yè)和員工發(fā)展尋找方向和目標，使市場與企業(yè)有更為穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)研究內(nèi)容

世界正在經(jīng)歷百年未有之大變局，國際局勢風(fēng)云變幻，受經(jīng)濟危機的影響目前我國企業(yè)的物資采購既面臨機遇的同時也面臨挑戰(zhàn)。在新時期的條件下，國內(nèi)外大環(huán)境發(fā)生了重大變化，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也在發(fā)生調(diào)整，隨著消費市場的轉(zhuǎn)型，推動原材料價格的上漲。在計劃經(jīng)濟體制下，很多材料生產(chǎn)方?jīng)]有足夠的舞臺去施展他們的能力，所以只有企業(yè)擁有足夠的競爭力，國家才能在國際中更好地立足。人無遠慮必有近憂是我們都懂的道理，企業(yè)物資的采購應(yīng)該根據(jù)具體的不同的物資項目的要求，安排科學(xué)的物資采購與順序，并詳盡地根據(jù)計劃緊跟工程進度，因地制宜地對時間與任務(wù)進行規(guī)劃，對采購靈活把控，空出合理的彈性時間，從材料、設(shè)備、人員等方面進行更好的安排，最終做到收尾時工作的順利完成。在此基礎(chǔ)上，本文決定找到企業(yè)物資采購管理與監(jiān)督中的問題，并提出行之有效的措施，對物資采購提供一定的指導(dǎo)價值。

(三)研究意義

對企業(yè)物資的管理與監(jiān)督進行有效干預(yù)，具有以下幾個意義：一是可以保證所撥經(jīng)費與企業(yè)物資采購的計劃相匹配。物資采購既要滿足企業(yè)的經(jīng)營目標，又要與市場的供求關(guān)系相適應(yīng)，保證資源的合理利用。不同的企業(yè)物資所需經(jīng)費不同，只有根據(jù)物資特點規(guī)劃經(jīng)費范圍，有計劃地按部就班地開展，才能避免在采購目標時而造成的成本提高的現(xiàn)象。二是可以帶來經(jīng)濟效益與品牌知名度。在企業(yè)物資采購中的很多因素不固定，比如原材料可以洽談，所購設(shè)備品牌不同價格不同，采購人員的熟人，臨期產(chǎn)品等，使物資采購的不確定因素增多。合理有效地進行企業(yè)物資采購工作，既可以如約完成工期，得到合理收益，也能使公司品牌增加可信度與知名度。三是可以保證物資采購中人員的規(guī)范性。合理安排與控制物資采購，可以使每步工作有序完成，但是采購人員首先要有正確的價值觀，不會被蠅頭小利蒙蔽雙眼。保證物資質(zhì)量的同時依據(jù)合理的預(yù)算節(jié)省成本，增加收益，實現(xiàn)雙贏[1]。

二、企業(yè)物資采購管理與監(jiān)督出現(xiàn)的問題

(一)物資采購與計劃要求不匹配

因為很多物資采購人員在采購開始前并未做好足夠的準備工作，所以在實際管理方面不到位，采購期間對采購人員的約束力不夠，執(zhí)行力不強，導(dǎo)致效率下降，進而將時間消磨在不必要的地方，使工作無法按期完成，甚至對物資質(zhì)量存下潛在隱患。還有一部分原因是實際物資采購的操作跟不上計劃的變化，在實際采購中，人員的變動、環(huán)境的干擾、動態(tài)因素的變化等，導(dǎo)致進度不能跟隨計劃的調(diào)整而變化，所以應(yīng)該具體情況進行具體分析，根據(jù)整體資金把控進行微調(diào)，不進行大的變動與變化。當下，一些企業(yè)的物資采購跟不上計劃或者計劃更改后，實際購買時卻落后于計劃，或者出現(xiàn)采購過多超過計劃數(shù)的現(xiàn)象容易增加企業(yè)的生產(chǎn)成本，給庫房增壓，要充分平衡兩者關(guān)系，達到合理規(guī)劃采購計劃的目的[2]。

(二)物資采購的管理與監(jiān)督體制不完善

在企業(yè)物資采購的問題上，采購人員除了提前制定科學(xué)的規(guī)劃外，還應(yīng)該遵循一定的管理與監(jiān)督體制。一般來說，企業(yè)的物資管理一般針對企業(yè)的經(jīng)營目標進行采購，比如生產(chǎn)所需原材料與設(shè)備零部件等，這期間的利潤很容易讓一些心懷不軌的員工鉆空子，或者一些擁有權(quán)利的企業(yè)高層，利用手中的權(quán)利為一些人開后門或者購入不合格的產(chǎn)品，容易造成企業(yè)品牌的污損化。企業(yè)往往只監(jiān)管了員工，而忽略了部門上級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控與管理，如果有違法違規(guī)的行為產(chǎn)生，將對企業(yè)造成嚴重影響。

(三)物資采購流程不規(guī)范

目前很多企業(yè)存在著物資采購流程不規(guī)范，采購信息不透明等問題。有很多法律法規(guī)規(guī)定了企業(yè)物資采購流程，但是在實際操作時還是有很多企業(yè)為了搶時間趕進度等不同程度的對企業(yè)物資采購流程進行忽視。一些小型企業(yè)在物資采購時隨意性較強，沒有穩(wěn)定的供應(yīng)商，招標流程不合規(guī)，從而滋生了很多貪污腐敗的違法犯罪行為，監(jiān)督體制形同虛設(shè)。要確保企業(yè)物資中物資采購合理進行，關(guān)鍵是保證資源的合理配置與人員操作的合法性，如若采購過多，成本將增加，采購過少，效率也低，容易為企業(yè)造成損失。

(四)物資采購的人員素質(zhì)不統(tǒng)一

采購人員的素質(zhì)水平直接關(guān)系企業(yè)物資中物資采購與質(zhì)量保障，甚至導(dǎo)致物資采購計劃完不成，質(zhì)量不達標。招募的采購人員應(yīng)該做到遵紀守法誠實做人等基本公民行為，不能因為一些利益空子傷害了公司利益，撿了芝麻丟了西瓜傷害了集體利益。所以在篩選人才方面要慎重，根據(jù)不同采購任務(wù)要求合理安排人員，做到不遺漏與重復(fù)任務(wù)。同時對企業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)要求也很高，如果對物資沒有辨識度，采購到的物資不合格，重復(fù)采購也是人力物力的雙重浪費。

三、企業(yè)物資采購管理與監(jiān)督的有效措施

(一)建立完善的管理與監(jiān)督制度

對企業(yè)物資采購的有效管理，需要結(jié)合實際情況與用戶需求，來保證采購的合理的進行，同時也要不斷監(jiān)督來確保物資在每階段的完成，所以就需要完善的管理與監(jiān)督制度，在狀況出現(xiàn)后有據(jù)可依。在采購監(jiān)管過程中能夠調(diào)動主觀能動性，從最基本的費用環(huán)節(jié)上有效地提高對采購過程的管理，采取階段性采購措施進度，建立多層次的管理體系，在人員方面也是馬虎不得的。采購人員要與后勤部門保持密切聯(lián)系，進行相關(guān)的規(guī)章制度完善，來保證物資的持續(xù)供應(yīng)[3]。

(二)建立匹配的價格審批制度

規(guī)定相應(yīng)物資的價格區(qū)間，并進行嚴格的審批制度。管理物資采購首先要對物資進行合理預(yù)算，防止因資金問題導(dǎo)致的物資采購出現(xiàn)問題。除了采購前要進行可行性研究，在物資完成以后還要進行驗收與查驗，比如在采購物資中要時刻監(jiān)督人員與物資質(zhì)量，確認物資符合合同要求后，才能正常采購，同時也要根據(jù)實際情況進行及時調(diào)整，防止價格戰(zhàn)出現(xiàn)。此外，強化采購人員的進度意識與時間觀念，告知其影響物資采購的各種因素與干擾情況，確保在實際采購過程中規(guī)范采購，保質(zhì)保量。嚴格的審批制度可以保障一旦出現(xiàn)問題與潛在隱患及時找出原因，及時干預(yù)與管理和監(jiān)督，保障企業(yè)物資采購的順利進行。

(三)建立透明的信息公開制度

在物資開始之前要合理編排物資采購的順序，建立信息公開制度有助于讓公司上下信服，讓采購有計劃有目的地進行，公開的信息制度可以確保物資的合理采購，確保采購隊伍按照采購計劃有序且如期完成。在編制物資采購計劃之前，首先要對物資項目足夠熟悉，科學(xué)地安排采購順序、材料、資源、人員、設(shè)備等，充分考慮其動態(tài)性、系統(tǒng)性、可行性、全面性，實現(xiàn)最大的利益與質(zhì)量保障。采購信息的公開透明可以給相關(guān)審計部門進行監(jiān)察制度，相關(guān)的物資監(jiān)管人員可以重視這個問題，采取行之有效的相應(yīng)措施對物資采購加以監(jiān)察，避免貪污受賄的現(xiàn)象發(fā)生[4]。

(四)建立相應(yīng)的獎懲制度

因為采購過程中的不確定因素較多，問題多種多樣，我們要對這種情況進行收集與整理，同時還要做好項目影響因素收集與反饋工作，在采購工作完成后建立相應(yīng)的獎懲制度，激勵采購人員的積極性，讓其更好地進行企業(yè)物資采購計劃。在下次問題出現(xiàn)前進行預(yù)防與人為干預(yù)，對不同時期不同進度的企業(yè)物資采購計劃進行合理調(diào)整與規(guī)劃，確保物資采購的順利完成。

(五)提高采購人員的基本素質(zhì)

目前一些采購人員存在專業(yè)性不夠，基本素質(zhì)差等現(xiàn)象，甚至有挪用物資款的現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)物資項目想要成功，首先要讓管理層擁有大局意識與危機意識，自身首先認識到采購環(huán)節(jié)的嚴峻性與重要性。針對這種現(xiàn)象，首先要在招聘環(huán)節(jié)嚴防死守，合格把關(guān)，應(yīng)屆生工作熱情高卻缺乏實踐經(jīng)驗，而老師傅又容易出現(xiàn)“經(jīng)驗主義”與倚老賣老現(xiàn)象，最好是采用傳幫帶結(jié)合，兩輩人共同努力。最后，要提高采購人員與監(jiān)管人員的思想水平，落實責任到人現(xiàn)象，增強社會責任感與危機意識，防止因小失大現(xiàn)象的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜合以上幾點，對企業(yè)物資采購進行管理與監(jiān)督，需要在發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)有問題上改造，積極實施應(yīng)對策略，采用合理措施來應(yīng)對采購過程中可能會出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，保證其可行性與動態(tài)性，才能實現(xiàn)更好地對企業(yè)物資進行采購。