檔案管理中信息技術的應用

崔 莉 劉利潔 大慶油田化工有限公司銷售分公司

信息時代到來以后，我國的檔案管理工作迎來了嶄新的突破，傳統的檔案管理理念、方式等弊端日漸暴露，在很多領域的檔案管理工作中，已然進行了信息化探索，發現信息技術在檔案管理中的優勢突出，有效形成了新的檔案管理流程、方式。信息技術下的檔案管理更為高效與便捷，有效集成了全部的檔案資源，使得檔案資源的服務作用凸顯，雖然很多主體在檔案管理信息化建設方面尚存在很多的不足，但未來隨著信息技術的日漸發展，我國檔案管理將進入新的階段。

一、信息技術在檔案管理中的作用

(一)拓展檔案資源范圍

在任何一個檔案管理的主體而言，信息技術在檔案管理中的應用，使得檔案管理的整體模式得以轉變，因為信息技術的優勢突出，在檔案管理方面的應用取代了人工管理，檔案管理方面的人力資源投入量大大減少，不僅提高了整體的管理效率，更是在一定程度上拓展了檔案資源的范圍。傳統的檔案管理工作中，各種檔案資源的獲取一般是由人工獲得的，獲取方式具有很大的單一性，無論是檔案資源的獲得數量還是獲取質量方面，都難以達到最為理想的狀態，檔案資源缺失的問題普遍存在，正是因為這一問題，主體在開展各項工作中，難以實現對檔案資源的合理利用，決策科學性難以保障的同時，也帶來了巨大的工作壓力與漏洞[1]。而信息時代下將信息技術在檔案管理工作中的有效應用，完全解決了這方面的問題，形成了信息化檔案管理模式，檔案資源的獲取和利用都更為便捷，這些檔案資源在決策等領域的作用突出。

(二)實現了系統化的檔案管理

信息時代到來以后，一切的工作都趨向信息化，對檔案管理工作而言，傳統人工管理下的問題逐步暴露出來，管理效率低下，檔案資源的利用不夠。而信息技術在檔案管理中的應用，完全可以通過檔案信息化系統，在系統內開展檔案分類存儲、整合與檢索等工作，而在此系統內包含了多個的子系統，不同部門之間可以在檔案管理工作中實現配合與協調，也就促進了檔案管理工作的系統化，不同檔案管理流程之間的銜接性更為突出，推進了標準化檔案管理工作的開展步伐[2]。

(三)減少檔案留存風險

傳統的檔案管理工作下，一切檔案資料多以紙質存放為主，紙質檔案的存放不僅會占用大量的存放空間，且紙質材料在多年的存放過程中，必然會出現破損等問題，也就難以保障紙質檔案的完整性，給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。而信息技術被應用于檔案管理以后，借助于各種新型的信息技術，各種的檔案資源都可以以電子化的方式存儲，也就消除了紙質檔案的存放問題，經由專門電子檔案系統的構建，在該系統內集成了全部的檔案信息，無論是存放、管理，都更具高效化和便捷性，經由專門存儲設備，有效避免了空間資源的過度占用，標準化的分類存放管理模式下，檔案資源的調用非常容易，基本上不存在檔案留存方面的風險。

二、信息技術在檔案管理中的具體應用

(一)信息技術的云儲存和備份

在將信息技術應用于檔案管理工作中時，如果要有效發揮信息技術的優勢，首先應該將紙質的檔案資源轉化為電子檔案，在轉化時經由人工錄入或者掃描的方式來實現，將全部的檔案信息都集中在一個專門的存儲設備中，并將這些電子檔案備份保存，這種存儲方式下的檔案資源基本上不會出現傳統紙質檔案破損、遺失等問題。伴隨著大數據時代的到來，各方面的工作都取得了突破式的發展，而信息技術屬于大數據時代的基礎技術，在不斷的技術發展過程中，信息技術、大數據技術等的應用范圍逐步擴大，尤其是這些技術在檔案管理中的應用，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，有效實現了檔案資源的云儲存與備份，云端存儲下的檔案信息化初步實現[3]。

(二)借助計算機程序進行管理

近年來，信息技術的發展越來越成熟，在檔案管理領域，可用的信息技術種類越來越多，不同信息技術的結合使用，使得檔案管理的技術性優勢越發凸顯。檔案管理信息化模式下，計算機專業程序的開發使得管理流程得以簡化，各個主體在檔案管理工作的過程中，根據自身的檔案管理情況，積極開發出適應自身情況的計算機程序，利用此程序來完成全部的檔案管理工作，比如，檔案糾偏程序、檢索程序等的開發，使得在檔案糾偏和檢索方面直接調用這些程序，有效克服了傳統人工管控模式下的弊端。計算機程序在檔案管理中的應用雖然是信息技術在檔案管理中應用的直接體現，但因為不同主體的檔案管理工作內容、要求都有所不同，在計算機程序的設計上，應根據主體的檔案管理實際要求來開展，只有保障了檔案管理程序設計與實際情況的一致性，方能夠發揮計算機程序在檔案管理中的作用，推進信息化管理目標的有效實現。

(三)構建檔案信息網

檔案信息網的建設是信息技術在檔案管理中的突出體現，檔案管理信息化的實施過程中，只有構建了檔案信息網，才能夠利用該網絡系統來實現各類檔案信息的集成和共享，使得不同部門均能夠在檔案管理工作中發揮聯動作用。檔案信息網構建時，必須要由各種信息技術來完成，通過信息技術在不同部門、不同主體和不同類型的檔案資源中建立關聯關系，使得該檔案信息網兼具多方面的功能。

(四)共享管理云技術

在當前技術不斷發展的今天，我國的共享管理云技術顯然已經取得了一定的發展成就，在很多領域的檔案管理工作中都有著廣泛的應用，且技術發展日漸成熟。伴隨著信息技術的日漸發展，無論是手機終端還是電腦，均可以實現云端的信息傳送，正是因為如此，在檔案管理工作開展時，云終端充分發揮了其優勢和作用。檔案管理信息化的發展步伐中，云共享實現以后，在內部的檔案管理中，就可以充分實現各種檔案信息與資源的實時共享，通過這一目標的實現，也就保障將傳統的檔案管理模式充分轉變成為了云管理，這一技術的發展，使得能夠在全國范圍內逐步形成檔案數據庫，不同企業之間的信息下載和上傳將更為便捷，也就為溝通交流提供了平臺。但云端建立以后，各個單位都應該在日常的工作中做好云端的維護與管理，為信息存儲和傳輸提供相對安全的云端環境。

三、信息技術在檔案管理中的應用策略

(一)集中化管理檔案

任何一個單位在開展各項工作的過程中，所產生的檔案資源和數據量都是非常龐大的，信息時代下的檔案管理工作中，對海量檔案資源和數據的管理尤為重要。相關主體在實際的工作過程中，都應該根據自身的檔案管理現狀，積極更新當下的檔案信息載體，加強各類檔案的集中化管理。傳統的檔案管理模式下，大多堅持的是分片區管理原則，上到國家、下到縣市，均存在各自對應的檔案管理系統，不同層級的檔案管理系統之間并不存在緊密的聯系，這種獨立性特征使得在檔案管理工作中，很多的管理工作處于分散獨立的狀態下，影響了檔案管理工作的效率。在當下及未來的信息化發展趨勢下，各個主體都應該充分認識到信息技術的優勢，在檔案管理中堅持集中化理念，將大數據技術、信息技術等多種技術應用于檔案管理工作中，實現各類檔案資源的整合，形成集中化檔案管理平臺。在集中化檔案管理平臺中，各個主體都可以根據自身的檔案管理需求，來進行檔案資源的采集、存儲和調用，有效實現檔案信息的共享，為整個的檔案管理工作提供便捷。集中化檔案管理模式下，檔案管理的效率大大提升，管理也更為深入，為未來全國性的檔案信息資源平臺建設提供了保障。

(二)深度挖掘檔案數據

檔案資源是十分有用的資源，對于一個單位主體而言，其產生的檔案資源信息龐大，在將這些信息充分挖掘以后，就可以篩選出其中的有用信息，進而將這些信息作為決策的依據。因此，信息技術在檔案管理中的應用同樣要加強對大數據技術的使用，不斷挖掘檔案信息中的信息，將大數據技術與數據挖掘技術的有效結合，可以有效發揮各種檔案資源的價值，為人們提供更好的服務。在檔案資源與數據的挖掘過程中，一般要通過分析型數據庫來完成，因為分析型數據庫兼具高并發和低延時的特點，使得在檔案管理的過程中，能夠對各種的檔案數據加以分析和整合，這一數據庫中的相應模塊與MYSQL協議、語法標準等具有兼容性，即使面對的是海量的檔案數據資源，同樣可以快速響應。數據挖掘中可以通過對語義搜索引擎的靈活應用來進行檔案數據與資源的分析，從技術原理來看，語義搜索引擎中的基礎技術是語義推理技術，經由關鍵字來搜索信息。語義搜索引擎在檔案管理中的應用，使得專業的檔案管理人才可以從海量的檔案信息中提取其中的信息，數據挖掘更具準確性，推進了檔案管理的信息化和智能化。

四、結語

現階段的檔案管理工作中，傳統的檔案管理模式顯然難以與現代化的發展趨勢相符合，各個主體在開展檔案管理工作的過程中，都應該積極通過信息技術在檔案管理工作中的融入，來發揮信息技術的優勢，通過檔案管理信息化平臺和系統建設，集成全部的檔案信息，不同部門和崗位人員都可以直接在該信息化平臺內進行檔案的存儲、整合與利用，提升了檔案管理的信息化水平。未來各個主體都應該加大在檔案管理方面的信息技術投入。