Office辦公軟件在高校招生工作中的“智慧化”應用

尼彬杉

(承德石油高等專科學校 招生就業處，河北 承德 067000)

招生工作涉及到報考數據管理、錄取數據管理、考生電子照片管理、通知書打印管理等部分，通過Office辦公軟件實現對電子照片、Word文檔、Excel表格管理，既提高了辦公效率，又保證了數據的準確性。以下以承德石油高等專科學校為例，介紹Office辦公軟件在高校招生工作中的“智慧化”應用。[1]

1 Excel VBA在招生工作中的應用

1.1 VBA簡介

VBA，全稱Visual Basic for Applications，是標準宏語言，通過編寫VBA 程序代碼，可以實現工作流程自動化，解決在工作中需要解決的實際問題。[2]

1.2 應用VBA批量提取Word表格中的數據

工作場景：以2019年為例，2019年高職院校實施擴招，擴招人數為100萬人。學校承擔了河北省高職擴招的招生任務，組織高職擴招過程中，需要考生現場報名并填寫報考登記表(報考登記表統一設計為Word格式)。

任務需求：根據考生報考情況，假設60名考生填寫了的Word報考登記表，需要將考生信息錄入到Excel表格中，使用人工操作存在工作量大，容易出錯。

任務規劃與核心算法：將考生填寫的Word文檔存放在一個文件夾中，程序進入存放文檔的文件夾，逐一掃描Word文檔，提取文檔中表格的信息(考生號、姓名、性別、身份證號、考生身份類別、報考專業代碼、報考專業名稱、通訊地址、郵政編碼、收件人、手機號)寫入到Excel報名匯總表格中。提取完一個考生Word文檔后，繼續提取下一個考生Word文檔，直到所有的文檔提取完畢。

圖1為要掃描的報考登記表，如考生所填寫的考生號，所在位置為第一行第二列，通過VBA提取考生號到Excel表格的相應行第一列，示例代碼如下：Cells(i,1)=cy_text(cy_tab.Cell(1,2).Range.Text)。根據實際需求，依次提取Word表格中的數據到Excel表格的相應行，直至Word表格提取結束，掃描下一個考生的報考登記表，提取數據，直至所有Word表格數據提取結束。功能實現截圖(見圖2)。

1.3 應用VBA批量提取文件夾中的考生電子照片

工作場景：高校錄取工作招生所在的省區市教育考試院分批次在錄取系統中投檔，院校下載考生投檔信息并執行錄取或退檔操作，教育考試院同意錄取結束后，院校下載新生名冊。

任務需求：如果在某批次的錄取過程中，出現退檔考生，錄取結束后被退檔考生的數據信息被系統自動刪除，但是考生電子照片依然存在于考生電子照片文件夾，考生電子照片以考生號命名。假設在某批次投檔考生1 000人，錄取900人，退檔100人，需要從1000個電子照片中將錄取的900人復制到另一個文件夾，使用人工操作存在工作量大，容易出錯的情況。

任務規劃與核心算法：將下載的考生電子照片文件夾更名為“TD”(投檔)，新建一個目標文件夾“LQ”(錄取)，程序通過比對Excel表格中的錄取考生的考生號信息，逐一掃描考生電子照片，將TD文件夾中被錄取的考生的電子照片自動提取到LQ文件夾。復制完一個錄取的考生電子照片后，繼續復制下一個錄取的考生電子照片，直到所有的照片復制完畢。功能實現截圖(見圖3)。

2 Excel和Word郵件合并在招生工作中的應用

2.1 郵件合并簡介

郵件合并是Word軟件中一種可以批量處理的功能。將包括數據信息的Excel表格作為數據源合并到包括所有文件共有內容的Word文檔中，即使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel表格中的數據，按照Word文檔樣式進行批量打印。

2.2 應用郵件合并批量打印準考證

工作場景：1.2的工作任務實現后，錄入了考生的報名信息，下一步需要現場打印考生準考證，包括考生報考登記表中采集的考生號、姓名、性別、身份證號、身份類別、報考專業名稱，以及現場編排的考場號、座位號。

任務需求：假設考生填寫Word報考登記表，打印簽字，憑簽字的報考登記表領取準考證，工作人員人工編排考場號、座位號，登記考生信息，重復錄入數據、工作效率低。

任務規劃與核心步驟：新建一個Excel準考證匯總表，在表格中編排好準考證號、考場號和座位號，考場號從“A01”開始編排，每個考場的座位號“01”-“30”依次編排，編排使用填充柄進行單元格的數據填充，準考證號為考場號+座位號，如“A0101”。然后將Excel報名匯總表中的姓名、性別、考生號等數據信息拷貝到Excel準考證匯總表中。新建Word準考證打印文檔、排版，使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel準考證匯總表中的數據，進行準考證的打印。

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圖4為要打印的準考證，需要打印相應考生的信息，通過Word進行郵件合并后，在排好版的準考證表格中添加考生信息，如姓名，需要在相應位置插入合并域“姓名”，域代碼如下：{MERGEFIELD 姓名}。根據實際需求，依次讀取Excel表格中的數據到Word表格的相應位置，選擇“完成并合并-打印文檔”，進行準考證打印。功能實現截圖(見圖5)。

2.3 應用郵件合并批量打印通知書

工作場景：高校錄取工作結束后，需要整理錄取通知書所需要的考生信息、對通知書編號，設計打印通知書。

任務需求：假設2020年錄取了4 500名考生，需要打印考生通知書，如果使用已完成排版的Word文檔打印，將姓名、身份證號、錄取專業所在系、錄取專業，人工更新通知書編號、逐條復制到Word文檔中打印，工作量大，工作效率低，容易出錯。

任務規劃與核心步驟：新建一個Excel通知書匯總表，在表格中編排好通知書編號，編號號從“0001”開始編排，使用填充柄進行單元格的數據填充。然后將錄取信息表Excel報名匯總表中的姓名、身份證號、錄取專業所在系、錄取專業數據信息拷貝到Excel通知書匯總表中。新建Word通知書打印文檔、排版，使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel通知書匯總表中的數據，進行通知書的打印。功能實現截圖(見圖6)。

3 Excel函數在招生工作中的應用

3.1 VLOOKUP函數簡介

VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數，可以用來核對數據，可以實現多個表格之間快速導入數據等函數功能。VLOOKUP函數的功能是按列查找，返回該列所查詢的序列所對應的值。[3]

3.2 應用VLOOKUP函數批量合并投檔數據

工作場景：河北省單獨考試招生投檔信息表分為考生及志愿信息表、成績表、體檢信息表，在對考生實行平行志愿錄取的時候，需要查閱考生體檢信息，按照分數優先、平行志愿的原則錄取。

任務需求：假設投檔2 000個考生，三個信息表考生信息行順序不一致，查閱考生信息的時候，在不同的表格中操作，操作不便，容易出錯。

如圖7，錄取數據表以考生號升序排序、成績表以考生號降序排序、體檢信息表亂序，如將成績表中的B列(總分)，合并到錄取數據表的J列，VLOOKUP函數使用如下：在J2單元格中輸入“=VLOOKUP(A2,[成績表.xls]Sheet1!MYMA:MYMB,2,FALSE)”，使用填充柄向下填充。其他列繼續使用VLOOKUP函數合并，直至數據合并結束。

3.3 COUNTIF函數簡介

COUNTIF函數是Excel中對指定區域中符合指定條件的單元格計數的一個函數。

3.4 應用COUNTIF函數核查重復數據

工作場景：考生錄取數據是分省區市、分批次、分文理的，錄取信息的整理需要將考生數據匯總到一個Excel表格。

任務需求：假設學校2020年錄取數據有27個省區市、分為文科、理科、文理綜合、綜合改革等批次，需要將多個表格匯總到一個表格中，容易出現數據記錄重復的情況。

任務規劃與核心步驟：新建一個Excel錄取信息表，將錄取的所有考生信息復制到表格中，使用COUNTIF函數查詢是否有重復的數據記錄。考生號為A列，查重列為N列。在N2單元格中輸入“=COUNTIF(A:A,A2)>1”，Z2單元格正確顯示返回值，使用填充柄填充到最后一行。

COUNTIF函數功能實現截圖(見圖8)。

4 結語

使用Office辦公軟件，實現了部分招生工作流程的自動化，減少了人工操作，提高了工作效率，提高了工作效率和準確率。通過對軟件及技術的應用，讓招生業務工作的實現變得更加“智慧”。