淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

文/云南省昆明市呈貢區(qū)檔案館 靳睿睿

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）轉(zhuǎn)變存儲(chǔ)環(huán)境。事業(yè)單位以往的檔案以紙質(zhì)媒介為載體，其管理也主要是面向收集、整理、歸檔紙質(zhì)檔案，但隨著時(shí)間的推移，紙張質(zhì)地會(huì)變得薄而脆，且容易受到周?chē)h(huán)境的影響，存在保管隱患，比如蟲(chóng)蛀、潮濕等。這給獲取紙質(zhì)檔案上所記錄的信息帶來(lái)較大困難。然而信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作變得極為便捷，利用信息系統(tǒng)管理檔案信息，完好地規(guī)避了現(xiàn)實(shí)的保管環(huán)境帶給檔案管理的影響，使檔案儲(chǔ)存環(huán)境產(chǎn)生本質(zhì)改變。將檔案信息存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，省去了紙質(zhì)檔案增加對(duì)館庫(kù)空間日益增長(zhǎng)的需求，避免利用大量的人工館庫(kù)管理精力，大大節(jié)約了人力、財(cái)力及物力管理成本。

（二）優(yōu)化檔案查閱利用。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案查閱工作，需由人工對(duì)按規(guī)范整理完畢的紙質(zhì)檔案編制紙質(zhì)目錄，并完全依靠肉眼進(jìn)行信息檢索，易檢索錯(cuò)漏，查詢慢且效率低。而運(yùn)用信息系統(tǒng)管理檔案，僅需完成系統(tǒng)的檔案信息采集，檢索查詢及讀取原文信息均可由系統(tǒng)功能來(lái)完成，檢索準(zhǔn)確、效率極高。檔案信息化建設(shè)逐漸成為事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，逐步優(yōu)化對(duì)信息化建設(shè)有助于正確而高效地運(yùn)用檔案資源，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)信息的優(yōu)化儲(chǔ)存與利用，提高資源的使用效率，從根本上推動(dòng)事業(yè)單位日常工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

（一）重視不足。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，極大地提升了各行各業(yè)的工作效率，許多事業(yè)單位也跟隨時(shí)代的步伐將信息技術(shù)運(yùn)用于日常工作當(dāng)中，但是在目前的檔案工作中，有些單位檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)信息技術(shù)便捷度了解不足，導(dǎo)致工作發(fā)展滯后。事業(yè)單位要想跟上發(fā)展的步伐、獲得良好的檔案管理成效，需要建立相對(duì)完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。由于事業(yè)單位對(duì)其不夠重視，信息化建設(shè)缺乏有力的資金支持，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理的改革之路。就目前而言，此項(xiàng)工作雖已納入事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，但是對(duì)其建設(shè)卻缺少足夠重視，許多要求停留在紙面，各種資源配置明顯不足，從而嚴(yán)重影響其工作的深入開(kāi)展。

（二）軟硬件設(shè)施設(shè)備落后。檔案管理信息化建設(shè)關(guān)鍵部分是檔案信息管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，既需要與檔案信息數(shù)據(jù)量相匹配的儲(chǔ)存設(shè)備、又需要滿足用戶需求的檔案管理信息系統(tǒng)。它們是信息儲(chǔ)存的基礎(chǔ)，有合適的設(shè)施設(shè)備才能順利推進(jìn)信息化建設(shè)。但是目前，事業(yè)單位檔案部門(mén)的設(shè)施設(shè)備相對(duì)來(lái)說(shuō)比較落后，無(wú)法滿足目前檔案管理的需求，嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展。到目前為止，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的最大問(wèn)題是沒(méi)有足夠的資金去更新設(shè)備，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理優(yōu)化措施落實(shí)不到位，資金審批流程較長(zhǎng)，導(dǎo)致信息化軟硬件設(shè)施設(shè)備遲遲沒(méi)有配備到位，嚴(yán)重制約了檔案信息化發(fā)展。

（三）人才匱乏。由于我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展起步較晚，檔案管理成為一項(xiàng)比較冷門(mén)的專(zhuān)業(yè)，因此，檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)的人才較稀少，并且許多事業(yè)單位的檔案管理人員配備并不需要進(jìn)行考核、且多為兼職。由于單位性質(zhì)原因，目前事業(yè)單位檔案員多數(shù)年齡偏大，且大多沒(méi)有參加過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)化操作。檔案工作性質(zhì)需要檔案員具備靜心、細(xì)致的性格特點(diǎn)，檔案需要按規(guī)定認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理，做到收集齊全、整理規(guī)范。但目前在崗專(zhuān)兼職檔案員中能達(dá)到這一目標(biāo)的不多。這就致使我國(guó)事業(yè)單位中的檔案管理無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此，培養(yǎng)一批具有檔案管理知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才極為迫切。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）提升信息化建設(shè)的重視程度。提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視程度對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展很有必要。因?yàn)椋挥兄匾曅畔⒒ㄔO(shè)，才能在具體實(shí)施過(guò)程中提供有效的資金保障。檔案信息化建設(shè)能夠有效保存和使用歷史檔案信息，可以為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)提供可參考依據(jù)，以此來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。首先，事業(yè)單位應(yīng)從資金層面給予支持，通過(guò)資金的傾斜來(lái)保證其在發(fā)展過(guò)程中能夠完成軟硬件的配備，從而奠定其信息化發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，使此項(xiàng)工作能夠真正在實(shí)踐中發(fā)揮積極作用。其次，事業(yè)單位還應(yīng)定期維護(hù)和更新檔案管理信息系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)信息能夠匹配事業(yè)單位的實(shí)際使用需求相匹配、確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全有效，以此更好地發(fā)揮信息化管理的效用。事業(yè)單位還要加大對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)使用的關(guān)注力度，切實(shí)提高其利用率和應(yīng)用效率，梳理其管理功能，明確其具體價(jià)值，在深入推進(jìn)無(wú)紙化辦公的同時(shí)，提高檔案管理的質(zhì)量，以此順應(yīng)檔案管理發(fā)展的新潮流。

（二）健全檔案信息化管理制度。事業(yè)單位需要健全檔案信息化管理制度，以此來(lái)規(guī)范檔案管理過(guò)程中的行為。事業(yè)單位的檔案反映了該單位的發(fā)展歷程，記錄了重大會(huì)議、戰(zhàn)略目標(biāo)以及改革改制等重要信息，是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和幫手，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)比。傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不適用于現(xiàn)代化信息技術(shù)背景下的檔案工作，因此有必要健全檔案信息化管理制度，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息化管理向著更為科學(xué)的方向轉(zhuǎn)型。在信息化建設(shè)的道路上，事業(yè)單位應(yīng)著眼于現(xiàn)狀，在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上去更新與完善制度，如形成有關(guān)檔案工作人員與技術(shù)人員間的交流協(xié)作機(jī)制、各部門(mén)科室之間的檔案信息化應(yīng)用程序與規(guī)范、保證檔案信息的安全等。技術(shù)是為了滿足需求而存在的，因此，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要具體考慮管理人員的意見(jiàn)，有針對(duì)性地滿足檔案館管理與使用的各項(xiàng)需求，以此助推信息化建設(shè)與應(yīng)用過(guò)程中各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。此外，基于檔案管理信息化的考評(píng)制度也是不可或缺的，這就要求事業(yè)單位從實(shí)際出發(fā)制定出合理的有關(guān)此項(xiàng)工作開(kāi)展的考評(píng)制度，以此來(lái)提高檔案管理員的積極性，加強(qiáng)信息化管理的有效性。事業(yè)單位還需要制定維修制度，定期對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行養(yǎng)護(hù)修理，并結(jié)合實(shí)際需求與維護(hù)對(duì)現(xiàn)有平臺(tái)更新，從而使檔案管理平臺(tái)能夠始終保持良好運(yùn)行狀態(tài)，滿足工作需求，同時(shí)最大程度上保障數(shù)字化檔案的安全性。

（三）提升檔案管理信息化人才素質(zhì)。事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化人才素質(zhì)能力的重要性，在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，急需引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人才，適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展與使用。首先，在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位要確保檔案員具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能以及服務(wù)素質(zhì)，對(duì)于已有的檔案員，需要定期組織其進(jìn)行培訓(xùn)。主要為其提供新時(shí)期檔案工作方式方法、最新的信息化技術(shù)、信息化思維等方面的培訓(xùn)，以切實(shí)提升其在新時(shí)期檔案工作上的能力，并促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理提檔升級(jí)。其次，事業(yè)單位應(yīng)該重視從事檔案工作的人員之間的交流學(xué)習(xí)，通過(guò)定期組織座談、實(shí)地考察等方式來(lái)幫助檔案工作人員不斷獲得提升與成長(zhǎng)，并逐漸形成符合時(shí)代要求的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以便在信息化廣泛運(yùn)用的檔案管理工作中，能盡快適應(yīng)計(jì)算機(jī)操作環(huán)境。最后，檔案員還需要具備一定的信息系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)技能，以便在信息化建設(shè)過(guò)程中能與技術(shù)人員進(jìn)行有效的溝通，方便傳達(dá)需求以更好地完善信息系統(tǒng)功能。

（四）重視檔案信息資源的安全管理。事業(yè)單位檔案信息化能夠縮短查詢時(shí)間、提高檔案查詢的準(zhǔn)確率，但是在當(dāng)下最容易忽視的問(wèn)題就是檔案資源的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理工作在進(jìn)行檔案查詢時(shí)手續(xù)規(guī)范嚴(yán)格，只有具備一定的條件才能允許查閱相關(guān)檔案，隨著檔案逐步信息化，其查詢方式變得極為簡(jiǎn)便，只要擁有賬號(hào)密碼，就有權(quán)限查看檔案，非常不利于檔案信息的安全管理，因此，在信息化建設(shè)過(guò)程中一定要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，明確檔案的密級(jí)及公開(kāi)范圍，科學(xué)設(shè)置檔案查閱利用權(quán)限，不得隨意擴(kuò)大檔案信息知曉范圍。另外，還需要確保計(jì)算機(jī)的安全穩(wěn)定，防止病毒侵入，定期對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行清理和維護(hù)，充分利用防火墻等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)確保檔案管理的安全防護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)事關(guān)其本身的發(fā)展和新時(shí)期各項(xiàng)職能的履行。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)不但能夠顯著減少人力負(fù)擔(dān)，還提高了檔案管理中信息的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，事業(yè)單位的辦公效率以及運(yùn)轉(zhuǎn)效率都有著明顯的提升，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展有著重要的影響。