信息化執法模式下的衛生監督業務檔案管理

文/山東省巨野縣衛生計生綜合執法局 申海麗

不斷發展的社會經濟有效提高了衛生監督管理水平。新形勢下，應及時提高衛生監督相關部門檔案管理水平與效率，為衛生監督機構的發展提供有力保障。所謂衛生監督業務檔案，實際是指相關衛生監督部門在衛生監督與執法過程中，必須保障初始工作記錄的有效性，將行政執法的真實情況客觀地展示出來，使人民群眾全面了解其具備一定的合法性，符合公開、公平及公正的要求。檔案管理工作的有序完成，為相關衛生監督部門開展有效工作奠定了良好基礎。衛生監督檔案的有效建立，將多種相關內容真實地記錄下來，例如醫療衛生、學校衛生以及飲用水衛生等，以確保醫療衛生相關部門監督管理工作有序進行，并為其出具有效的參考依據。以下針對信息化執法模式融入衛生監督檔案管理工作做出詳細闡述。

一、衛生監督檔案管理信息化的重要意義

（一）提高檔案管理服務質量及效率。衛生監督體系實現檔案信息化管理，其實是促使傳統人工操作轉變為現代化管理模式，并完成信息采集工作，同時也促使衛生監督部門存儲的檔案信息資源充分發揮最大作用，以便更好地服務于社會大眾。在此過程中，可以引入較為先進的科學技術，例如網絡、信息以及計算機等有效技術，完成檔案信息的有效收集、科學整理、合理分類及具體歸檔等工作，進而對初始檔案資料起到有效的保護作用，進一步確保檔案的真實性，以此提高檔案管理服務質量及效率。基于此，衛生監督相關部門應促使信息化檔案管理模式的實施，以便實現衛生監督業務檔案管理執法的信息化。

（二）為領導決策提供有效的科學依據。加強衛生監督業務實現信息化檔案管理，確保其具備先進性，不僅可以在衛生監督部門做出決策時快速地提供有效的科學依據，保障檔案信息的準確性以及時效性，同時相關領導也將其作為重要的參考依據，并結合實際情況制定相應的對策，以便確保對策的時效性及有效性，管理模式的科學性及合理性。基于此，衛生監督部門中的檔案管理信息可以將紙質檔案有效轉變為電子檔案，降低檔案信息存儲空間的占用量，避免相關資金的浪費，以此促使檔案存儲效率不斷提高。除此之外，也避免將大量的時間浪費在檔案查找工作中，進而加強相應的工作質量及效率，實現衛生監督行業的可持續發展。

二、衛生監督檔案管理現狀

各個衛生監督部門在依法開展衛生監督執法時，一定要保障初始工作記錄必須具備合法性，并且要公開進行，以示其公正。加強對衛生監督執法的重視，并對其業務檔案進行科學管理，從而避免執法人員在執法中產生違規行為。

（一）沒有明確的管理認知。目前我國信息化技術不斷發展，因此在衛生監督業務檔案管理過程中，應將信息化執法模式融入其中，彰顯其真實性，并不斷提高其精準度。衛生監督業務管理檔案在衛生執法工作中發揮著重要的作用，其中包含衛生監督工作的行政批準、日常文書等，同時也涵蓋了多種具備權威性的內容。但目前衛生監督部門負責的執法業務檔案管理的相關內容過于煩瑣，檔案管理工作人員承受了較大的壓力。檔案管理工作中，衛生監督部門往往過于看重工作人員的業務能力，卻忽視了加強技術人員的專業素養，致使大部分專業人員滯后于時代的發展，無法跟上新時代的發展步伐。業務檔案管理工作中，管理制度缺乏相應的標準，致使業務檔案管理工作存在較多不足之處，在記錄過程中極易發生數據丟失等情況。

（二）以信息化為背景，執法工作及檔案管理工作存在沖突。衛生監督部門有序開展信息化執法，不僅可以提升工作質量，同時也可以提高衛生監督工作的公開性及公平性。然而檔案管理工作過程中并沒有采用信息化管理模式，致使執法工作無法與檔案管理工作實現有效銜接。衛生監督部門在加大力度，推動信息化體系以及移動執法發展時，并沒有制定完整的檔案管理模塊，因此不能有效更新衛生監督檔案相關信息，嚴重影響了檔案管理工作的有效性。

（三）采用移動執法模式，阻礙了衛生監督檔案管理工作順利進行。移動執法為執法管理信息化的實現奠定基礎。衛生相關部門在執法過程中，可以借助手機及藍牙打印機，公開制作并打印執法相關證明，并真實地記錄執法的整個過程。但是部分檔案管理內容并沒有全部錄入系統中，導致相關工作人員還是參考以往的紙質檔案，日常的監督管理檔案失去了使用價值。執法工作人員不僅無法及時查詢行政相關信息，同時也無法準確分析檔案內容，直接影響了監督執法工作的時效性，對于其中存在的問題也無法做出準確判斷。

三、衛生監督檔案信息化管理的原則

（一）有效原則。實現檔案信息化管理應收集所有有效檔案信息并將其歸納于檔案管理中，并依法對涉及國家機密以及個人隱私等檔案資源進行管理。在對檔案信息化體系構建過程中，應結合相應的檔案信息資源，進而實現檔案資源的信息化管理。

（二）統一原則。衛生監督部門應統一構建及合理部署檔案資源的信息化管理，并結合實際檔案信息制定相應的工作準則，避免部門之間的各為其主，造成資源及資金的大量浪費。

四、信息化執法模式下，衛生監督業務檔案管理有效對策

（一）加強管理工作人員檔案信息化管理意識。對于檔案管理工作人員，應積極開展相應的培訓活動，以便提高其自身專業能力，同時也促使其全面認知信息化執法，并有效掌握知識的更新能力。立足于信息化執法角度，滿足信息化背景下衛生監督檔案的管理需求。在設計培訓內容及范圍時，應促使檔案管理人員在檔案管理過程中具備統一性以及標準性，并培養其具備信息化管理認知，構建完整具體的管理制度，并將此管理制度全面貫徹于衛生監督管理部門的檔案管理工作中，進而促使管理體系趨于規范化及標準化、統一化發展。因此應加大力度構建日常監督檔案的管理體系，為之后的查詢工作提供便利條件，實現數據檔案規范化管理的有效發展。

（二）延伸檔案收集范圍。為滿足時代發展需求，應加大投資力度構建檔案監督管理體系，并促使衛生監督檔案質量實現數字化管理。延伸檔案收集范圍，不僅要高度關注衛生審批檔案以及相應的處罰檔案，還要對監督相關材料以及各種形式的檢測報告進行有效收集并整理，既要對紙質材料的合理歸納予以高度重視，也要對信息技術產生的各式各樣的電子檔案以及在監管過程中錄制的影片、圖片等有效信息進行整理。管理系統實現數字化的發展趨勢，為準確搜索及快速查詢檔案提供諸多便利條件，以此促使利用率的顯著提升。

（三）全面落實檔案雙軌制，實現資源共享。在衛生監督管理業務檔案過程中，信息化技術不斷發展，檔案相關部門應將紙質檔案與電子檔案進行雙軌制管理，實現資源共享，提高檔案的利用率，進而提升現場執法的工作效率。為信息化背景下衛生監督執法相關工作發的順利進行奠定良好基礎。基于此，可以將衛生審核標準以及執法信息檔案的檢閱目錄全部輸入計算機系統，以便相關人員可以及時查找相關信息內容。除此之外，可以為衛生監督管理人員配置移動執法相關設備，有助于快速查閱相關的電子資源信息，系統信息也可以得到及時審核及屬實。不僅如此，監督業務檔案的信息化管理模式下，安全性及保密性都有一定保障，因此對信息資源起到很好的保護作用。

五、結語

綜上所述，在執法過程中有效引入信息化技術，在一定范圍內，促使衛生監督部門檔案管理工作的高效開展，然而這種管理模式仍然存在一定的不足，因此衛生監督相關機構應給予檔案管理體系充足的時間，不斷提高自身專業素養及技能，還要求專業研發人員不但要提高信息技術水準，對相應管理體系進行及時優化并完善。