大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的策略分析

文/運(yùn)城師范高等專科學(xué)校 惠紅婷

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流，信息的獲取變得更為便捷，但同時(shí)，也對(duì)各行業(yè)提出了挑戰(zhàn)。高校檔案作為高校的重要環(huán)節(jié)之一，其想要跟上時(shí)代發(fā)展潮流，就必須科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。雖然當(dāng)下許多高校都開(kāi)始實(shí)施檔案信息化，但其間也存在許多問(wèn)題，如信息資源開(kāi)放不足、檔案安全缺乏保障、檔案管理人員專業(yè)程度不高等。為此，需要立足問(wèn)題，從各方面著手來(lái)保證檔案信息化建設(shè)的最優(yōu)成效。

一、大數(shù)據(jù)下高校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）暢通智慧校園渠道。智慧校園是以互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)的智慧化校園體系，其工作、學(xué)習(xí)和生活是一體化的，而智慧校園的建設(shè)離不開(kāi)信息化檔案的支撐。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提到，高等學(xué)校需要做好同步歸檔紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案種類越發(fā)復(fù)雜多樣，數(shù)量也在攀升，電子檔案數(shù)據(jù)龐大，但就學(xué)生檔案來(lái)說(shuō)，如果不實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就很難將其管理好，阻礙智慧校園建設(shè)渠道。

（二）迎合時(shí)代變化需求。高校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是時(shí)代變化的需求，當(dāng)下，大數(shù)據(jù)涉及的領(lǐng)域越發(fā)廣泛，各行業(yè)依靠大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，讓工作變得更簡(jiǎn)單便捷。淘寶、京東、微信、QQ等軟件，都將大數(shù)據(jù)融入人們的生活中，人們可以處理海量數(shù)據(jù)，并進(jìn)行總結(jié)規(guī)整。在此背景下，紙質(zhì)檔案分類占地多，整理時(shí)間長(zhǎng)，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或丟失情況，傳統(tǒng)檔案難免被淘汰。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能夠采用信息化方式管理檔案，避免以上問(wèn)題，使檔案長(zhǎng)期保存，提升收集、分類、整理效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)要面對(duì)的問(wèn)題

（一）信息資源開(kāi)放度不夠。高校檔案信息資源開(kāi)放性不足主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：其一，高校檔案開(kāi)放的信息資源少，只針對(duì)少量門(mén)類檔案開(kāi)放信息，大部分檔案信息資源還是不對(duì)外開(kāi)放的，在借閱的時(shí)候往往需要繁復(fù)的手續(xù)。譬如，有些高校只開(kāi)放文書(shū)檔案，而一些涉及內(nèi)部信息、單位規(guī)定等的檔案則未實(shí)現(xiàn)共享。其二，高校和高校之間的檔案未實(shí)現(xiàn)資源共享，各高校的檔案信息資源都為封閉個(gè)體，缺乏共享平臺(tái)，一些學(xué)校在外工作想要查看相關(guān)檔案時(shí)，還需要親自來(lái)校，無(wú)法在網(wǎng)上操作，十分不方便。

（二）檔案安全缺乏保障。信息化時(shí)代，有許多依靠黑客手段盜取信息賺取錢財(cái)，這難免會(huì)影響到高校檔案信息化建設(shè)。并且，因?yàn)楦咝Ｍ狈I(yè)信息技術(shù)人才，所以難以對(duì)檔案資料進(jìn)行全面多方位的保護(hù)，這就容易遇到不法分子突破防火墻盜取信息，造成學(xué)生檔案資料泄露的事故。加上高校無(wú)法及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，國(guó)家也無(wú)相關(guān)法律規(guī)范，黑客抓不到，高校只能自食苦果，直接影響檔案信息化大規(guī)模推進(jìn)建設(shè)。

（三）檔案管理人員專業(yè)程度不高。檔案信息化建設(shè)不單單要求管理人員需要具有專業(yè)檔案管理知識(shí)，其還需熟練計(jì)算機(jī)操作，且表達(dá)能力良好。當(dāng)下的高校檔案管理部門(mén)人員，其大多非檔案學(xué)或計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，專業(yè)化程度不高，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求，且人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大。想要做好檔案信息化建設(shè)，需要解決這一問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）完善建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息共享。高校在積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)完善數(shù)據(jù)庫(kù)資源，健全檔案管理信息傳輸與傳送流程，積極應(yīng)用先進(jìn)多媒體技術(shù)，如微縮、掃描等，來(lái)完成檔案信息處理。高校可依靠云計(jì)算優(yōu)勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化。云計(jì)算是一門(mén)主流技術(shù)，其能夠?qū)Υ罅繑?shù)據(jù)端口產(chǎn)生反應(yīng)，做好數(shù)據(jù)分析，提出人們所需數(shù)據(jù)。其優(yōu)勢(shì)在于成本低；虛擬化程度高，用戶可利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)取得海量數(shù)據(jù)；個(gè)性化強(qiáng)，用戶可依據(jù)自己所需定制服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算可分析用戶各類信息，提取個(gè)性化信息，分析總結(jié)數(shù)據(jù)，然后儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。為完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，有必要以云計(jì)算技術(shù)為支持。

（二）積極開(kāi)發(fā)軟件，保證檔案信息安全。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案信息化建設(shè)需要依托檔案信息化管理軟件，當(dāng)下高校用得較多的管理軟件主要有寶葫蘆、清華紫光、世紀(jì)科怡等。例如，清華紫光檔案管理軟件能夠進(jìn)行目錄錄入、檢索、電子掛擋等操作，但也存在有待改進(jìn)的方面，比如各個(gè)部門(mén)的下載權(quán)限與閱覽權(quán)限不能分別設(shè)置。伴隨著檔案信息化建設(shè)步伐的邁進(jìn)，對(duì)軟件的要求也將越來(lái)越高，各個(gè)高校的實(shí)際狀況存在差異，怎樣開(kāi)發(fā)合適軟件來(lái)高效管理高校信息化檔案是需要不斷努力探索的方向。另外，為了保證檔案安全，提高檔案分類整理效率，減少人力、時(shí)間耗費(fèi)，可以采用RFID（射頻識(shí)別）這一自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，其具有編碼、載體、識(shí)別等功能于一體，可以由無(wú)線電波讀取，寫(xiě)入與識(shí)別標(biāo)記媒體。應(yīng)用RFID技術(shù)，能夠做到非接觸式數(shù)據(jù)采集，方便隨時(shí)查詢文件名，也可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。一些十分重要的文件，EAS標(biāo)簽防盜功能可配合通道天線使用，當(dāng)文件被非法獲取時(shí)，其會(huì)自動(dòng)報(bào)警，從而避免文件泄露丟失。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員專業(yè)水平。高校需要針對(duì)檔案管理人員出臺(tái)完善的教育培訓(xùn)管理制度，像是登記、統(tǒng)計(jì)、培訓(xùn)、考核、評(píng)估、建立等，充分激發(fā)管理人員的工作熱情，充分發(fā)掘其創(chuàng)造潛能和積極性。同時(shí)，還需營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境氛圍，激勵(lì)與約束機(jī)制并重，增加檔案管理者的危機(jī)感、緊迫感，使其能主動(dòng)參與繼續(xù)教育，更新知識(shí)儲(chǔ)備，提高檔案信息化專業(yè)水平。就教育培訓(xùn)繼續(xù)教育來(lái)說(shuō)，需要從以下方面著手：其一，繼續(xù)教育過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供全面學(xué)習(xí)檔案信息化相關(guān)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提升其專業(yè)水平，幫助其吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、觀念、方法，彌補(bǔ)非本專業(yè)的不足。其二，檔案工作往往會(huì)融合許多其他學(xué)科知識(shí)，像是歷史學(xué)、行為學(xué)、心理學(xué)、哲學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育，也需注意對(duì)這些學(xué)科知識(shí)進(jìn)行更新補(bǔ)充。其三，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用是檔案信息化建設(shè)的重要特征，檔案工作者在學(xué)習(xí)中需要掌握計(jì)算機(jī)、科技軟件、信息技術(shù)等新技術(shù)知識(shí)，從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)所需，為高校檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（四）面向館藏紙質(zhì)檔案，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)也需建立數(shù)字化檔案館藏，對(duì)之前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化方式可以為掃描或拍照，在組織實(shí)施方面進(jìn)行如下嘗試：高校一些部門(mén)，如教務(wù)處，要建立自己的教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，需要用到大量原始館藏檔案，此時(shí)便可以由檔案館提供原始檔案，教務(wù)處負(fù)責(zé)掃描新建數(shù)據(jù)庫(kù)，完成之后，檔案館再依靠抽取與重新組合的方式將教務(wù)處數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息與數(shù)據(jù)直接導(dǎo)回檔案館系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)回溯建庫(kù)。1.可組織相關(guān)人力，譬如學(xué)校勤工儉學(xué)的學(xué)生，讓其幫助完成一些逐錄入條目等簡(jiǎn)單工作，而掃描與拍照這種比較復(fù)雜的技術(shù)性、要求高的工作則由檔案館人員完成。勤工儉學(xué)學(xué)生可以幫忙完成檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對(duì)接后的有關(guān)工作。因?yàn)镺A系統(tǒng)只有文件，而檔案系統(tǒng)有案卷與文件，所以對(duì)接入庫(kù)需要相關(guān)人員花費(fèi)精力、時(shí)間，對(duì)案卷進(jìn)行篩選、分類與整理。2.參與高校較大規(guī)模信息化建設(shè)項(xiàng)目，例如可以把檔案信息化建設(shè)，館藏?cái)?shù)字化納入學(xué)校信息平臺(tái)建設(shè)體系中，從而爭(zhēng)取資金投入，利用資金來(lái)外包數(shù)字化工作給專業(yè)數(shù)據(jù)錄入公司，從而提升數(shù)字化效率和質(zhì)量。

（五）制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)為標(biāo)準(zhǔn)化，其會(huì)直接影響信息化建設(shè)的有效與否。因此，制定統(tǒng)一的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是適應(yīng)檔案信息化的要求，實(shí)現(xiàn)海量信息網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)資源共享的必然要求。我國(guó)出臺(tái)了一系列制度來(lái)規(guī)范檔案信息化建設(shè)，對(duì)此高校可以進(jìn)行參考，結(jié)合實(shí)際來(lái)進(jìn)行檔案管理制度的拓展完善，從而規(guī)范檔案信息化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在數(shù)據(jù)時(shí)代，高校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是符合發(fā)展趨勢(shì)的。針對(duì)高校檔案信息化存在的各種問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)完善建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息共享；積極開(kāi)發(fā)軟件，保證檔案信息安全；加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員專業(yè)水平；面向館藏紙質(zhì)檔案，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)；制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，如此方能提升高校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量和效率。