高校檔案信息化建設的誤區及對策

文/仙桃職業學院 張華容

在高校的教學過程中所形成的基礎性教育教學資料被稱為檔案。隨著高校的發展，以及不斷擴大的辦學規模，促使檔案成為高校發展過程中極其重要的信息資源。在高校工作中，檔案工作屬于基礎性工作，強化對高校檔案信息化建設的力度，能夠使高校工作逐漸向信息化方向發展。高校建設檔案信息化，能夠通過信息技術處理和存檔高校的檔案，不斷提升高校的檔案管理效率，以及降低檔案管理的成本，在高校管理工作中，檔案信息化管理具有極其重要的作用。因此，高校需要根據自身的發展情況，以及檔案管理工作的開展情況，采取合適的對策建設檔案信息化，從而使高校檔案的管理水平得到大幅提升。

一、高校檔案信息化建設的重要性

高校在教學過程中所形成的材料都屬于高校的檔案，而檔案作為高校教育教學的成果總結，主要的形式為文字、影音與圖像等。高校建設檔案信息化，不僅僅是在檔案管理方面體現信息化建設水平，在其他管理方面也能夠顯示，促使高校檔案的辦學水平、經濟效益與社會效益得到大幅提升。隨著我國高校不斷對學科分類進行完善，以及擴大自身的辦校規模，使高校的檔案內容越來越多，導致高校檔案管理對檔案管理提出越來越高的要求，為確保推動高校的發展，高校必須強化檔案信息化建設的力度。

傳統的高校檔案管理工作，會被單機或者局域網環境所限制，使檔案工作管理與信息共享都被局限于檔案館內，而且都是由人工操作完成其中大部分的內容，例如收集、歸檔、編目、信息錄入等，導致檔案管理工作人員需要面臨較大的工作量。在信息化發展背景下，如果高校仍然使用傳統的管理工作模式管理檔案，不僅會降低檔案管理工作效率，也無法達到共享檔案信息的目的，促使檔案處于“重藏輕用”的閑置狀態，大幅降低檔案的利用率。因此，基于信息化時代的發展背景，高校通過使用互聯網、計算機等信息技術管理模式，不管是紙質還是電子檔案都能夠得到高效的管理，不斷縮短檔案形成與利用的周期，能夠有效減輕檔案管理工作人員的壓力，促使高校檔案得到充分的利用。

二、高校檔案信息化建設存在的誤區

（一）高校對信息化建設存在誤區。隨著我國不斷快速發展的網絡技術，我國大部分高校檔案信息化建設取得良好的效果，而且高校管理工作人員也充分了解檔案信息化的重要性，并在高校發展過程中積極的建設檔案信息化，但是工作人員在工作過程中仍然存在不夠了解高校檔案工作作用的情況，大部分工作人員都認為高校檔案只是進行一些簡單的記錄與總結，并沒有將高校檔案信息化建設作為主要工作內容，嚴重影響了高校檔案信息化建設的開展。在高校建設檔案信息化時，需要投入一定的人力資源與經費，以及購買信息化設備。隨著高校辦學規模不斷擴大，人力資源與經費都不夠充足，導致高校領導認為檔案管理信息化建設只是浪費人力資源與經費，以及認為檔案管理無法為高校帶來直接經濟效益，這極其不利于高校檔案信息化建設的開展。

（二）基礎設施設備不夠完善。高校檔案信息化建設的基礎工作就是配備相關設備與投入完善的基礎設施，軟件主要為影音處理軟件、圖片處理軟件、文字處理軟件與儲存信息相關等軟件；硬件則是打印機、服務器、電腦與高速掃描儀等相關設備。根據我國大部分高校檔案信息化建設的配備分析情況，高校普遍認為硬件設備就是配備一定數量的電腦，通過電腦就可以完成數字化工作，并沒有配備其他硬件設備。另外，雖然我國大部分高校已經配備足夠的硬件設備，但是并沒有按照實際需求對相應的軟件進行配備，這不僅會嚴重的浪費相關的資源，也會使高校無法科學合理的開展檔案信息化建設。

（三）檔案管理工作人員專業程度較低。高校檔案的種類多樣，例如高校具有學生檔案、教學檔案與科研檔案等。高校在開展檔案信息化建設時，首先需要利用數字化方式處理這些綜合資料，確保通過掃描等方式將文字資料、圖片資料與影音資料等轉化為數字形式，然后再歸類管理保存檔案。因此，檔案管理工作人員不僅需要具備專業知識與綜合素質，也需要對計算機技術進行掌握，還需要對檔案管理進行了解。但是我國大部分高校教師過于重視教學與科研成果，使高校嚴重缺少檔案管理人才，從而導致高校檔案信息化建設的開展效果較差。

三、開展高校檔案信息化建設的對策

（一）強化檔案信息化建設的認知水平。高校開展檔案信息化建設時，高校領導與相關管理工作人員需要對傳統的思想進行改變，不斷對檔案工作的重要性與檔案信息化建設的必要性進行了解，確保在高校發展規劃中納入檔案信息化建設。因此，高校領導需要對檔案信息化建設的意義進行正確與客觀的認識，而且檔案管理工作人員需要積極對自身的綜合素質進行提升，確保通過對現代化的檔案管理意識進行樹立，不斷對自己的工作水平與工作效率進行強化，促使自己的工作能力與綜合素質可以與高校檔案的信息化發展相適應。

（二）對硬件、軟件的設施建設進行強化。在高校建設檔案信息化的過程中，高校相關領導首先需要了解本校的實際情況與需求，然后再配備與完善檔案信息化建設所需要的設施設備，確保高校可以更加順利地開展檔案信息化的建設。高校建設檔案信息化需要對自己的局域網進行構建，能夠更加利于學校各個部門之間進行信息傳遞，以及使相關文檔的收集更加方便。高校在硬件設施的配備上，首先需要對獨立的服務器進行配備，然后為管理工作人員對相應的硬件設備進行配備，例如刻錄設備、掃描儀與打印機等。其次，高校在軟件方面需要自己對專業的檔案管理軟件與各種類型的數據處理軟件進行開發或者購買，促使檔案管理工作人員具有完整的軟件、硬件設施設備，從而奠定高校檔案信息化建設的基礎。

（三）提高管理工作人員的素質。高校檔案管理工作人員的素質會影響高校檔案信息化建設的開展，只有檔案管理工作人員不斷提升自身的綜合素質，才能夠確保將高校檔案信息化建設的目的落實到高校發展過程中。首先，高校需要強化檔案管理人才的培養，不僅需要對檔案管理工作人員的工作積極性與熱情進行激發，也應該要求檔案管理工作人員掌握相應的檔案管理知識、計算機技術與數據文件的處理技術，促使檔案管理工作人員具備影音文件處理、數據庫使用與圖像軟件應用的能力。其次，高校需要定期培養檔案管理工作人員，確保檔案管理工作人員通過相應的訓練，自身的業務能力與業務水平得到提升，進而與高校檔案信息化建設的要求相適應。

（四）制訂信息化發展規劃。高校檔案信息化建設屬于一項復雜而時間較長的系統工程，必須對其進行統籌規劃，以及分步實施，才能夠確保高校順利地開展檔案信息化建設。高校根據實際的檔案信息化建設情況，需要對一個全面的信息化建設方案進行建設，主要是以檔案信息資源開發與利用為核心，推進檔案資源數字化、信息管理規范化等進程，不僅能夠使檔案管理工作效率的提升，也能夠對檔案工作的服務領域進行拓展。高校需要購置檔案網絡管理系統，確保將檔案室的檔案文件級與案卷的目錄都錄入系統中，然后逐步對部門立卷信息化管理進行深入，以及掃描紙質檔案數字化，建設全文數據庫，從而達到紙質文件與電子文件“雙套制”歸檔的目的。

四、結語

隨著我國社會逐漸進入信息化時代，高校也逐漸向信息化方向進行發展，而檔案管理工作作為高校管理工作的基礎工作，建設檔案信息化能夠大力推動高校向信息化方向發展。因此，高校在建設檔案信息化時，不僅需要對檔案信息化建設的認知水平進行強化，也需要對硬件、軟件的設施建設進行強化，還需要對管理工作人員的素質進行提高，確保高校檔案信息化建設可以更加順利地開展，不斷強化高校檔案的工作水平與效率，進而為高校的教育教學、科學研究等方面提供大力支持。