大數(shù)據(jù)背景下檔案安全管理體系的應(yīng)用分析

文/煙臺市教育裝備與技術(shù)研究中心 薛盼峰

計算機技術(shù)作為大數(shù)據(jù)的核心載體，已然遍布各領(lǐng)域的各個角落，并逐漸成為社會運作的主要構(gòu)成部分之一，標(biāo)志著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來。檔案安全管理工作作為我國眾多領(lǐng)域中的一種，受大數(shù)據(jù)技術(shù)沖擊十分明顯，迫切需要改革以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展所需，提升大數(shù)據(jù)時代背景下檔案安全管理的成效。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案安全管理體系的特征

（一）檔案安全管理數(shù)據(jù)趨于海量化。大數(shù)據(jù)時代背景下的數(shù)據(jù)信息層出不窮，海量化特征最為突出，而這些數(shù)據(jù)中所具備儲存價值的視音頻、文件、圖片等都?xì)w屬檔案工作的管理范疇。與此同時，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展也使得一些數(shù)碼科技所產(chǎn)生的有價值視頻、照片等被列入檔案管理領(lǐng)域中，而這也產(chǎn)生了相當(dāng)大的數(shù)據(jù)量。除此以外，檔案自身的一系列數(shù)字化創(chuàng)建數(shù)據(jù)與人工生成數(shù)據(jù)等，都屬于檔案所應(yīng)管理的數(shù)據(jù)，如館藏中的一些實體性檔案借助于拍照、掃描等數(shù)字化科技轉(zhuǎn)化成的多類型檔案信息數(shù)據(jù)，也呈現(xiàn)出幾何式的增長狀態(tài)。

（二）檔案數(shù)據(jù)信息需求趨于多樣化。大數(shù)據(jù)時代背景下，社會各領(lǐng)域不僅是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)信息的一方，而且還是利用檔案數(shù)據(jù)信息的一方，既是生產(chǎn)者也是需求者。當(dāng)今社會對檔案管理信息的需求多種多樣，諸如，經(jīng)濟領(lǐng)域中對檔案管理中涉及的經(jīng)濟數(shù)據(jù)、經(jīng)濟案例、經(jīng)濟政策等有著明顯需求；文化教育行業(yè)對檔案館藏的歷史資料、文化脈絡(luò)、教育歷程以及教學(xué)實例等數(shù)據(jù)信息有借鑒需求；網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域中對檔案管理中涉及的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、網(wǎng)絡(luò)政策等需求強烈。但大數(shù)據(jù)背景下的行業(yè)領(lǐng)域廣闊，致使檔案數(shù)據(jù)信息需求種類復(fù)雜繁多。

（三）檔案安全管理數(shù)據(jù)類別多元化。隨著科技與經(jīng)濟向前推進，檔案管理的數(shù)據(jù)信息對象也更加紛繁復(fù)雜，所需要劃分的類別也趨于多元化。從原本的社會、經(jīng)濟、文化、科技等數(shù)據(jù)類別管理，到現(xiàn)在的計算機網(wǎng)絡(luò)、手機客戶端等數(shù)據(jù)類別管理，所覆蓋的數(shù)據(jù)類別更加多元化。與傳統(tǒng)僅限于線下的數(shù)據(jù)類別管理不同，當(dāng)今檔案安全管理工作面對的是線下與線上兩個大業(yè)態(tài)的數(shù)據(jù)管理，這就使得其面臨的數(shù)據(jù)類別延伸了整整一個業(yè)態(tài)系統(tǒng)，大大拓展了檔案安全管理數(shù)據(jù)的種類。

二、大數(shù)據(jù)時代對檔案安全管理體系產(chǎn)生的積極影響

（一）檔案保存的質(zhì)量得到提升。以前，我國檔案安全管理工作都是以紙質(zhì)版保存方式為主，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，安全系數(shù)比較低，很容易在自然災(zāi)害中遭受破壞，造成有價值信息的丟失。同時，紙質(zhì)版的檔案管理易于老化，一旦檢查不及時，相關(guān)信息就會隨之消失，造成無法彌補的后果。但大數(shù)據(jù)技術(shù)卻對檔案安全管理工作帶來了顛覆性的改革，以往的紙質(zhì)保存開始轉(zhuǎn)化為云儲存，既將各種數(shù)據(jù)信息存儲在計算機硬盤、云盤上，這種現(xiàn)代化的保存方式不僅占用空間極小，而且更加安全，大大延長了保存期限，使得檔案保存的質(zhì)量得到大幅提升。

（二）檔案安全管理工作效率得到強化。傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案安全管理工作，給檔案安全管理工作人員帶來了很大的工作量，無論是收集、歸類、擺放環(huán)節(jié)，還是查尋、打掃、保養(yǎng)等環(huán)節(jié)，都是相當(dāng)重的任務(wù)。但大數(shù)據(jù)條件下的信息化管理模式，卻可以大幅度減輕檔案工作人員的任務(wù)量，不但省去了諸多繁雜環(huán)節(jié)，而且有效避免了信息歸檔失誤或信息丟失等問題發(fā)生的概率。另外，采用數(shù)字化的檔案安全管理方法，一方面可以對原件檔案進行保存，另一方面也可以對其進行信息化處理，將其內(nèi)容予以數(shù)據(jù)保存，以便查詢起來更為方便快捷，從而最大程度提升檔案安全管理工作的效率。

（三）檔案安全管理成本得到壓縮。檔案安全管理工作的首要環(huán)節(jié)就是需要工作人員對其進行批注與整理，故而檔案信息保存是非常有限的。然而，大數(shù)據(jù)背景下能夠保存海量信息，同時還能更為高質(zhì)高效地處理保存信息，既所需花費在檔案管理方面的時間更少了，相應(yīng)的成本耗費也隨之大幅下降。另外，由于絕大多數(shù)檔案都能通過數(shù)據(jù)化處理進行存儲，從而使得檔案安全管理人員所能負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)涵蓋面極大拓展，相應(yīng)的人員數(shù)量需求顯著減少，大大節(jié)約了檔案安全管理工作的人力資源成本，進而檔案整體成本耗費明顯得到壓縮。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案安全管理體系存在的問題

（一）檔案安全意識較為薄弱。由于長期受傳統(tǒng)檔案安全管理工作模式的影響，絕大多數(shù)檔案工作人員的安全認(rèn)知依然停留在以往紙質(zhì)版檔案的安全管理層面，對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案安全管理工作沒有清晰明確的了解與把控。與紙質(zhì)版檔案的安全管理不同，以計算機為載體的檔案云存儲模式，對檔案安全管理工作提出了新挑戰(zhàn)與新要求。比如，盡管計算機技術(shù)取得了長足進步，但由于網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境極為復(fù)雜，且容易遭受黑客及不法分子的攻擊，相關(guān)數(shù)據(jù)信息存在被泄露的安全隱患，這就使得檔案安全管理體系也面臨一定的安全威脅，但當(dāng)前我國檔案安全管理人員安全意識還處于薄弱階段。對大數(shù)據(jù)背景下的檔案安全隱患并沒有足夠的了解。

（二）檔案信息缺乏安全管理。傳統(tǒng)檔案管理具有明顯的實體性特征，只要避免非法人員潛入檔案信息儲存場所，對檔案查詢或提取人員進行嚴(yán)格登記，就能很好地保障其安全。然而，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息一般都是進行網(wǎng)絡(luò)化管理，計算機成為檔案信息管理的主要工具。網(wǎng)絡(luò)的開放性使得很多網(wǎng)民都能自由使用網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域中的資源，大大增加了檔案信息安全管理的難度，如對偷竊或者篡改網(wǎng)絡(luò)檔案信息的現(xiàn)象時有發(fā)生。所以，如何解決新形勢下檔案信息安全管理工作，是我國檔案領(lǐng)域面臨的一個焦點問題。

（三）檔案安全管理體系不夠健全。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用雖然帶來了諸多便利與創(chuàng)新，但由于其數(shù)據(jù)庫處理必須對外開放，從而使得檔案數(shù)據(jù)信息的安全性與保密性面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案安全管理體系是檔案信息數(shù)據(jù)資源進行共享的主要安全保障。因此在對檔案管理資源共享的過程中，必須高度重視防控技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，樹立較強的安全意識，盡可能地提升數(shù)據(jù)共享的安全系數(shù)，確保檔案信息資源的共享與服務(wù)都能在安全體系下運行。目前我國針對檔案安全管理工作未構(gòu)建起完善的安全規(guī)章制度，致使檔案安全管理體系難以緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展步伐，致使檔案安全管理成為薄弱環(huán)節(jié)。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案安全管理體系的應(yīng)用策略

（一）提升檔案安全管理意識。在對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案進行安全管理的過程中，必須樹立的安全管理意識，對以計算機為依托的大數(shù)據(jù)檔案管理工作予以深刻系統(tǒng)地了解，既要正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的重大革新與便利，也要高度重視大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來的一些隱藏性安全因素。例如，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)的搜集、傳輸、儲存以及查閱等環(huán)節(jié)的安全工作都必須予以嚴(yán)肅對待，只有確保每一環(huán)節(jié)的安全工作落到實處，才能實現(xiàn)檔案安全管理工作的實效性與高效性，才能實現(xiàn)大數(shù)據(jù)在檔案安全管理領(lǐng)域中的價值最大化。

（二）加強檔案信息安全管理。大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)建信息化的數(shù)據(jù)庫對檔案信息安全管理而言十分必要。雖然數(shù)據(jù)時代的海量信息使得檔案信息出現(xiàn)了數(shù)量多、種類雜、形式煩瑣等特征，加大了信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的難度，但檔案管理工作者依然需要對入庫的數(shù)據(jù)信息進行嚴(yán)格篩選，保證數(shù)據(jù)庫的完整、穩(wěn)定與準(zhǔn)確，為檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建打下堅實的基礎(chǔ)。另外，檔案信息數(shù)據(jù)庫需要建立現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)運行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案大數(shù)據(jù)化的硬件配備水平與計算機操作技術(shù)水平，以確保檔案信息管理的集中化、自動化與便捷化，以及在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息管理的安全化。

（三）構(gòu)建完善的檔案安全管理體系。健全的檔案安全管理體系是確保大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理安全性的關(guān)鍵舉措之一。一方面，需要建立健全檔案安全管理制度，切實加強大數(shù)據(jù)化檔案管理的規(guī)范化與安全化，保證檔案安全管理工作在大數(shù)據(jù)運行軌道上的平穩(wěn)運行；另一方面，需要確立健全的安全風(fēng)險評估制度，從源頭處預(yù)防檔案管理的安全工作，同時做好應(yīng)急處理準(zhǔn)備，實現(xiàn)高質(zhì)量的安全防范。綜上所述，科學(xué)的、完善的檔案安全管理體系，即能促進檔案安全管理的制度化與機制化，又能推動檔案安全管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

檔案領(lǐng)域作為信息資源儲備與管理的關(guān)鍵手段，能夠為社會提供很多有價值的參考數(shù)據(jù)與信息，但目前檔案安全管理無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的種類多樣、時空不集中、數(shù)據(jù)龐大等特征，導(dǎo)致檔案信息的實際利用價值較低。所以，創(chuàng)新檔案安全管理體系的應(yīng)用模式，滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案安全管理工作的便捷、容量大、安全等要求，對提升我國檔案管理的系統(tǒng)性與安全性影響深遠(yuǎn)。