做好檔案的科學管護 完善檔案安全體系建設

文/華能瀾滄江水電股份有限公司漫灣水電廠 許蓉

注重檔案管理安全，首先須分析檔案管理中存在的風險，并采取預防和整改措施，還需要先進的管理手段與之相互配合。文章根據“檔案保管技術學”相關知識，結合“檔案管理保護”內容，對檔案進行科學的保管保護，檔案保管保護的內容和意義，以及如何開展檔案的科學管護進行了探討。

一、檔案進行科學保管的必要性

首先，檔案的本質屬性和檔案所具有的不可替代的重要作用決定了必須科學設計檔案管理工作，明確檔案的原始記錄價值。其本質屬性決定了檔案是其他史志圖書資料無法比擬的第一手真實記錄。檔案的作用在于存憑、留史、資政、育人。2003年，時任浙江省委書記的習近平同志在視察浙江省檔案館時指出：“檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要，檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化”。其次，檔案載體的屬性及外部條件的影響決定了必須對其進行科學保管。由于檔案記錄的載體存在差異，在社會和環境因素的復雜影響之下，檔案管理工作正在發生深刻的改變，部分檔案管理工作機制在受到外部因素影響的情況下出現了較大程度的改變。因此，出于提高檔案管理工作持續性的目的，檔案管理相關保護性措施得到了較為合理的構建，檔案的保管工作也會在業務環節創新方面發揮更大的價值。六個環節即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用。其中檔案保管占有重要的基礎性地位。所以，對檔案進行科學的保管顯得至關重要。

二、檔案保管工作的內容和意義

檔案保管工作主要是將檔案館之中的資料進行分析并開發其實用價值，在檔案的存放管理工作實施過程中，維護檔案安全性至關重要。維護檔案的完整與安全，是檔案管理的基本要求。保管是檔案管理中的一項重要內容，包括檔案庫房管理和檔案實體管理，概括為三個方面：一是必要的保管條件。二是科學的管護方法。三是提高檔案管理維護制度的完整性。要充分明確檔案保管工作的突出價值，結合當前管理相關工作的總體運行情況，對檔案保管相關工作的具體價值加以分析，使檔案管理工作可以在確立為物質對象方面具備有利條件。在檔案管護制度建設過程中，要對管護措施缺乏可能構成的檔案損壞問題進行完整研究，使檔案管護的措施具備更高的規范性，并借此開發出檔案資源的應用價值。

三、如何做好檔案保管工作

（一）保管工作的法律法規。檔案安全的最大保障是工作人員認真的工作態度，檔案安全的最大危險是其疏忽。從“組織保障”“制度保障”“應急措施”“宣傳培訓”“安全保衛”的安全保障機制對檔案進行多方面的管控分析，準確識別相關工作的風險點。要確保檔案管理措施具備全覆蓋能力，以便前端控制手段的作用可以得到更加充分的開發，滿足檔案信息的建設需要。要實現對信息化硬件裝置的合理應用，為檔案安全預警體系的建設提供更加完整的支持，真正做到“安全問題想在前，安全工作做在前，安全隱患解決在前”。國家層面從《檔案法》第7、8及第13條，《檔案法實施辦法》第9、10及第15條，《機關檔案工作條例》第3、14、19條等相關法律法規及條款都對檔案保管工作作出了相關規定和要求。

（二）保管工作的三個方面。保管工作的三個方面：第一是必要的物質條件；第二是科學的管護方法；第三是嚴格的管護制度。

1.必要的物質條件。（1）庫房的科學設置。庫房須執行《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25-2010），檔案館庫房的選址需滿足：不能建在靠近江河湖泊、地勢低洼、地下水水位高的地方；不能建在靠近工礦企業生產用房的地方；不能建在靠近易燃易爆場所和鬧市區的地方，要與其他建筑保持安全距離；不能建在遠離市區，交通不便的地方要預留擴建余地。檔案室庫房的安排要求：應設于機關辦公樓內，避免設于底層和頂層；不宜設于陽光直射和溫度過高及靠近盥洗室、鍋爐房、民居、餐館等，做到辦公室、閱檔室、庫房分開，總之，庫房設置和建造應充分考慮檔案十防要求，以利于檔案的科學保管。（2）完善檔案管理相關設備。在檔案的安全管理中，設備的配備也非常重要。防火設備（滅火設備）、防盜設備（監控設備）、溫度濕度測量設備（溫濕度記錄儀、除濕機等）、空調設備（單體空調，中央空調）、消毒殺蟲設備（化學方法、物理方法）、保護設備（復印機、縮微機、補洞機、紙漿修復機等）。不難看出，在實施檔案的管理中，設備是關鍵。擁有完整的檔案管理設備，才能提升檔案實體安全管控水平。隨著信息時代的高速發展，檔案又有了新的形式——電子檔案，檔案的信息化時代已經到來，這給傳統的檔案工作帶來了巨大的挑戰。檔案的管理需要采取對應有效的措施，實現檔案管理設備的完善，最終為后續工作的開展奠定良好的基礎條件。

2.科學的管護方法。（1）管好檔案庫房和設備。檔案實體的保管是檔案管理基礎性的業務工作，檔案長期保管不善將直接導致庫藏檔案案卷缺失、破損，所以保持庫房干凈整潔，達到“十防”要求，庫房溫度、濕度符合國家規定標準，庫房以及箱柜架標識準確，雙人管理庫房定期檢查庫房內設備十分重要。在日常管理中，檔案管理人員須嚴格執行《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）、《檔案密集架智能管理系統技術要求》（DA/T 65—2017）、《數據中心設計規范》（GB50174-2017）等標準的各項要求，檔案管理人員定期對檔案庫房進行安全檢查，杜絕安全隱患，保證檔案庫房內部各種設備和設施的正常運行，發現問題及時向檔案主管領導匯報，并采取有效應急措施，認真落實整改工作。牢固樹立“防災勝于救災”的意識，時刻繃緊安全之弦，堅決克服麻痹思想，以嚴的態度、實的舉措，全面落實檔案安全各項措施，防止發生檔案不安全事故。（2）管好檔案。檔案安全工作應采取“預防為主，防治結合”的安全防護策略，一手抓防范，一手抓治理，在實施主動防御的基礎上，做好檔案的安全風險防范。一是檔案法律法規和政策制度執行風險方面。檔案部門應根據《檔案法》及相關法律法規完善檔案的收集、整理、保管、利用等安全管理制度并嚴格貫徹落實，開展制度“廢、改、立”工作，全面梳理檔案制度，不斷健全、完善檔案管理規章制度，為筑牢安全防線打下堅實基礎，檔案工作納入部門、個人年度目標責任書內考核，并將相關檔案安全責任人、檔案安全工作職責寫入《安全生產責任制管理辦法》，以強化員工對檔案安全工作的重視。二是資源安全風險方面。檔案部門每年應根據檔案工作計劃安排，年初向各部業務部門征詢上一年產生的資料需歸檔的范圍，年中下達《歸檔工作計劃》，對歸檔的范圍、要求、時間，各部業務部門歸檔人員做出具體安排；檔案管理部門應安排檔案管理人員積極對各業務部門負責歸檔工作的人員進行歸檔業務指導、督促歸檔工作，做到檔案應收盡收，應歸盡歸，確保各門類檔案齊全完整。三是檔案實體管理風險方面。對于檔案實體，除做好日常巡視管理外，強化汛期、重大災害檔案安全管理，加強安全隱患排查，完善安全措施，確保汛期檔案安全。四是檔案信息管理風險方面。根據國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》結合實際制定了《檔案數字化異質異地備份實施方案》《檔案異質備份技術方案》并根據安全形勢的變化，不斷完善方案。穩步推進檔案數字化工作建設，嚴格按照國家相關標準和規定來配備設施設備。通過培訓、業務指導、檢查加大對各部門及數字化外包公司的安全監管，提高檔案信息安全意識。五是檔案保密、開放與利用風險方面。要分析檔案屬性，并將其作為信息資源進行實用性價值的理解，使檔案管理工作的深遠意義可以借此被深入理解，確保檔案管理工作可以為檔案信息的開發利用提供精準支持、檔案管理工作需要加強對業務關聯性的重視，確立檔案管理工作的中心，以便檔案管理工作的大局可以得到更加有效的維護，并具備創新屬性，在為領導服務、為各工作部門服務的過程中充分發揮檔案的作用，實現檔案的價值。

四、建立檔案安全長效機制

檔案安全管理工作需要實現對檔案信息安全度的有效維護，使檔案管理工作的各環節有效銜接，為檔案管理工作全面提升安全等級提供幫助。把檔案安全管理貫穿于檔案工作的全過程，用規章制度管人管事，不斷建立完善規章制度，缺什么補什么，從而明確職責，責任到人到崗，建立檔案安全長效機制。如建立《庫房管理規章制度》需人員出入庫房制度、庫房專人管理制度、雙人管理庫房制度、檔案出庫入庫登記制度、安全檢查制度、檔案消毒殺菌登記制度。

五、結語

總而言之，做好檔案的科學管護，確保檔案的安全，檔案部門需加強組織領導，把檔案安全列入重要議事日程，定期研究部署有關工作，主動向領導匯報重要情況，以強烈的政治責任感和歷史使命感解決好影響檔案安全的重大問題。