新形勢下事業單位文書檔案管理研究

文/國家廣播電視總局二〇二二臺 張燕

一直以來，文書檔案管理工作都是事業單位日常工作中的重點，優化文書檔案管理工作可以更好地提高事業單位內部管理工作的水平，并拓寬事業單位文書檔案管理工作的途徑。在新形勢下，由于信息化技術的不斷發展，導致事業單位文書檔案管理工作還存在著一定的問題，影響了事業單位的內部管理質量。

一、優化事業單位文書檔案管理工作的必要性

（一）提高事業單位文書檔案管理工作水平。在當前互聯網技術和信息化技術高速發展的形勢下，事業單位文書檔案管理工作也隨之發生了很大的變化，若想更好地提升事業單位的文書檔案管理水平，需要將文書檔案管理工作與信息技術進行深度融合。因此，在新形勢下，要優化事業單位的文書檔案管理工作，確保事業單位通過信息技術手段進一步提高自身文書檔案管理工作水平。同時，大大提升了事業單位的文書檔案管理工作效率，這不僅為事業單位建立了專門的文書檔案管理系統和平臺，還能實現數據信息的查詢功能，進一步提高文書檔案管理工作質量。

（二）拓寬事業單位文書檔案管理工作的途徑。在社會不斷進步的背景下，事業單位的文書檔案管理工作也應該趨于現代化，因此，利用信息化技術來進行文書檔案管理工作，是事業單位內部管理的新途徑。事業單位在進行文書檔案管理工作時，要增加現代化的工作設備，以便于工作人員對文書檔案進行歸納、整理、保存和查找等工作；同時，在網絡平臺上進行文書檔案管理工作，大大提升了事業單位文書檔案管理工作的效率，并且在一定程度上創新了事業單位文書檔案的管理方式。除此之外，隨著事業單位文書檔案管理工作信息化水平的不斷提升，工作人員應用現代化設備的技術也在不斷提高，有效提升了事業單位文書檔案管理工作效率和質量。

二、事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對文書檔案管理工作的重視程度較低。目前許多事業單位都將主要的關注點放在了中心業務上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。事業單位的文書檔案是用于事業單位的各項公務活動詳細的記錄，是事業單位內部管理工作中的重要環節，有利于維持事業單位內部秩序，并為規劃事業單位的發展目標和發展戰略提供關鍵依據。因此，忽視對文書檔案管理工作不僅無法使事業單位順應新形勢的發展，還會導致工作人員在實際的工作過程中常常出現不規范、不嚴謹的問題，嚴重影響了事業單位的文書檔案管理工作質量。

（二）信息化程度較低。目前有一些事業單位在進行文書檔案管理工作時，使用的是紙質檔案和人工管理的方式。一方面，紙質文書檔案不易保存，很容易在管理的過程中出現丟失、破損等問題，在進行數據信息查找時也十分困難，進而影響事業單位文書檔案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常會由于人為因素而造成誤差，影響了文書檔案信息的準確性，進而降低事業單位文書檔案管理工作質量。

（三）工作人員專業能力較差。首先，由于一些工作人員重視對文書檔案管理工作，在實際的工作過程中不規范工作流程，降低了事業單位文書檔案管理工作的水平。其次，在事業單位文書檔案管理工作向現代化方向發展的過程中，許多工作人員信息化能力較低，無法熟練操作信息化設備，使得事業單位的文書檔案管理工作停滯不前。

（四）缺乏完善的管理制度。管理制度是開展文書檔案管理工作的基礎，缺乏完善的管理制度將會導致事業單位文書檔案工作無法按照科學、規范的流程來進行。此外，缺乏完善的文書檔案管理制度導致無法規范工作人員，造成工作人員工作態度不積極，工作流程不規范，嚴重影響了事業單位文書檔案管理工作的質量，使其難以順應新形勢的發展要求。

（五）文書檔案管理環境較差。由于目前大部分事業單位使用的是紙質的文書檔案，因此對于管理環境要求非常高。一方面，許多事業單位并不注重文書檔案存放的地點和環境，選擇了安全性較差的房間，很容易造成文書檔案的丟失；另一方面，事業單位沒有控制好房間內的溫度和濕度，造成 文書檔案破損。

三、新形勢下事業單位文書檔案管理工作的優化途徑

（一）加強對文書檔案管理工作的重視。在新形勢的背景下，傳統的文書檔案管理工作受到了大數據技術和信息化技術的沖擊，使得事業單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰。基于此，若想更好地提升事業單位的文書檔案管理質量。首先要做的就是提升對文書檔案管理工作的重視程度。一方面，事業單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠對后續的管理工作提出正確的決策，進而在新形勢下，結合外部環境的發展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關工作人員也應該加強對文書管理工作的重視程度，在實際的工作過程中充分發揮自身的能動性，不僅對事業單位的文書檔案進行收集和管理，還要進一步分析、歸類和利用等環節，讓文書檔案管理工作能夠在事業單位內部管理工作中發揮出最大價值。

（二）加強信息化建設水平。在當前信息化技術快速發展的背景下，加強文書檔案管理工作的信息化水平是提高事業單位文書檔案管理工作質量的核心手段。首先，事業單位要利用數字檔案全面代替紙質檔案，防止紙質檔案由于保存難度較大而導致的丟失、破損等問題。同時，在管理和查詢文書檔案時，也應該建立網絡平臺，并輔以數字化技術，從而確保文書檔案管理工作的準確性。其次，事業單位要采取動態化的文書檔案管理方式，例如：基于數字分析方法的文書檔案存儲方式，對文書檔案的數據信息進行快速轉移，這不僅可以直接粘貼數據信息，還能通過圖文轉換的功能來提取文書檔案的內容，既提高了事業單位文書檔案管理工作的效率，還大大提升了事業單位文書檔案管理工作的質量。

（三）提高工作人員的專業能力。在新形勢下完善事業單位文書檔案管理工作，需要不斷提高工作人員的專業能力。一方面，事業單位要定期開展培訓工作，不斷提高工作人員的信息化水平，使其能夠熟練操作信息化設備，確保文書檔案管理工作具有較高的效率；同時，還要提高工作人員的管理能力，不僅是對文書檔案進行簡單收集和整理，還要對文書檔案進行分析、歸類和應用，不斷提升事業單位的文書檔案管理水平；另一方面，事業單位要培養工作人員的工作意識。文書檔案管理工作十分嚴謹，因此工作人員在實際的工作過程中，必須要規范、謹慎地來進行操作，避免文書檔案信息有誤，從而影響事業單位整體的內部管理工作。基于此，事業單位可以建立監督機制，來規范工作人員的工作流程，進而提高文書檔案管理工作的質量。

（四）健全文書檔案管理制度。科學、合理的管理制度是事業單位開展文書檔案管理工作的基礎，因此，若想更好地提升事業單位文書檔案管理工作的質量，就要不斷健全文書檔案管理制度，確保管理制度的內容能夠符合事業單位目前的發展情況。首先，事業單位要不斷積累文書檔案管理工作的經驗，并根據之前工作中存在的問題來進行進一步的分析，進而確保文書檔案管理制度內容更加完善，并且能夠解決事業單位文書檔案管理工作中的問題。其次，事業單位要在文書檔案管理工作中設置嚴格的監督機制，不僅要監督文書檔案管理工作，還要對工作人員的工作狀況進行監督，如果工作人員在實際的工作過程中出現了不嚴謹、不規范的行為，要對其進行嚴厲的處理，避免事業單位文書檔案管理工作受到影響。

（五）為文書檔案管理工作提供良好的環境。一方面，文書檔案管理工作必須要選擇合適空間，防止出現文書檔案被竊取的情況。比如說，如果將文書檔案的存放地點選擇在樓層較低，或是開放性較強的位置，將會增加文書檔案丟失的風險；此外，事業單位還要確保周圍環境適宜，防止房間過于潮濕或過于干燥，使得文書檔案遭到破壞；另一方面，事業單位要不斷更新文書檔案管理工作的設備，利用信息化設備來代替紙質檔案，以便于對文書檔案進行更好地管理，進而提高事業單位文書檔案管理工作質量。

四、結語

綜上所述，在新形勢的背景下，事業單位若想更好地提升文書檔案管理工作質量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強管理人員的專業能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強信息化建設水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環境，讓事業單位通過提高文書檔案管理工作質量，來加強內部管理水平。