信息文化背景下醫院文書檔案管理工作轉型探討

文/福建醫科大學附屬第二醫院 曾紅華

隨著科技的不斷創新和進步，信息技術在各個領域逐漸滲透，在工作和生活中使用信息技術已經比較常見。在醫院的發展過程中，技術和工作模式都需要跟上時代的變化，不斷創新改進。在醫院的整體運營和管理體系中，醫院文書檔案管理是比較重要的組成部分，其中包括了醫院服務情況、教學科研成果、醫患人員信息等，信息形式除了文字，還包括圖像、視頻、表格等，這些記錄形式客觀展現了醫院整體的工作狀況和成果。

醫院文書檔案管理對于醫院的管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理工作的質量決定了醫院管理工作水平和質量。信息時代，傳統的醫院文書檔案管理模式已經不符合目前醫院管理工作的要求，所以，醫院相關管理人員必須跟上時代，改變傳統管理理念，學習先進的文書檔案管理理念和模式，不斷提高醫院文書管理的效率和質量，為醫院的管理工作夯實基礎。

信息文化背景下，醫院文書檔案管理功能包括以下幾個方面：醫院黨建檔案、教學檔案、科研檔案、財務檔案、文化制度檔案、后勤檔案等。文書檔案的作用應該包含增加醫療服務質量、指導醫院精準發展、豐富醫院文化內涵等作用，只有明確文書管理工作的細節，結合信息文化的滲透，醫院文書管理工作才可以有序運行。不過，目前醫院文書管理工作還存在一定的問題，所以本文會進一步探討目前醫院文書管理工作出現的問題以及如何進行轉型創新。

一、目前信息文化時代背景下醫院文書管理工作的現狀

（一）文件資料整合不規范。在醫院以往的傳統檔案管理過程中，文件資料的收集整合并不是很規范，特別是醫院的檔案整理員有些并不是很專業，對于檔案管理并沒有很強的愛護和珍惜意識。在文書管理過程中發現，文件管理往往容易出現以下問題：第一，檔案管理人員在印發醫院內部的相關文件時，會出現文件缺漏、文件失真以及文件制作時間不連貫等問題。第二，對于上級領導下發的批復、經費下發、表彰記錄等文件的原文件不注重對其采取保護措施。第三，對于檔案檢查的應付行為。醫院的檔案管理需要領導的審核和檢查。有些時候，醫院檔案管理工作人員往往為了應付檢查，會制作醫院內部紅頭文件，這樣反而喪失了檔案文件的真實性。當醫院需要使用這些資料的時候，會看到缺失的不實的檔案文件。

（二）檔案文件的管理流程和制度不規范。信息時代的到來，使得網絡信息技術的運用也越來越廣泛，所以醫院檔案的管理也可以利用網絡技術。隨著時間的推移，有些文件的歷史比較久遠，這要求保存工作必須要落實到位，而且隨著文書檔案的數量逐漸增多，檔案的編修也需要花費大量的時間，但是由于有些檔案管理工作并沒有制定相關的管理流程和制度，造成檔案的管理分類以及使用都遇到了很大的困難。導致每一年的檔案整理分類的工作異常繁重，增加了檔案管理工作人員的工作強度和工作難度。

（三）檔案工作人員專業素質不高。醫院在人才培養的過程中，往往只注重對于醫護人員的栽培，缺乏對于醫院檔案人才的挖掘和培養。主要體現在兩點：其一，文書檔案管理工作的學習和培訓，并沒有很重視文書專職人員。檔案管理人員比例較多的是普通管理人員，所以工作的積極性和細致程度并不是很高，無法保證檔案整理和歸納的規范性和完整性。因為不是全職人員，管理人員缺乏一定的耐心和責任心，對于工作中出現的問題不能及時整改，導致檔案管理工作會出現細節性失誤，從而導致檔案管理出現源源不斷的問題。其二，醫院的檔案管理人員人手不足，無法適應龐大的醫院檔案文件管理強度，而且在大部分都是非專業的檔案管理員的情況下，檔案的歸檔和整合無法由專業的方法進行管理，所以就會出現醫院檔案管理的工作效率低下而且工作強度也很大。

（四）檔案管理工作不受重視，缺乏專業設備。在醫院的管理過程中，因為醫療業務可以為醫院帶來源源不斷的效益，所以醫院更重視醫療業務而忽略檔案管理工作的重要性。由于高層領導及管理層不夠重視，導致其他部門也會忽略檔案管理工作的重要性。另外，檔案管理上所投入的資金支持也很缺乏，有關檔案管理的設備配置都很落后。比如用于存檔查閱的電腦配置，有些已經是非常落后的系統，平時進行整理歸檔的時候會出現卡機黑屏等現象，或者檔案室也沒有可以保存紙質文件的保濕器等專業設備，這對文件的保存帶來很大的困難。再者除了紙質文件，電子文件的保存設備也很不完善，保存檔案文件的硬盤等設備無法有效存放和管理。

二、醫院文書檔案管理工作的轉型策略

（一）轉變文書檔案工作理念，豐富檔案信息資源。醫院文書檔案工作的真正意義在于不斷服務廣大的群眾。在醫院信息資源的結構調整中應該不斷優化升級，保證其可以隨時隨地為醫院所有人群以及廣大人民群眾作出貢獻。因此，在檔案管理的過程中，應該利用先進的網絡信息技術不斷豐富醫院檔案信息內容，優化檔案信息結構，使其可以順應醫院發展的需求和人民群眾的實際需要。信息化背景下，醫院應該注重檔案管理的重要性，讓檔案管理可以在技術的支持下得到全方位的運用。檔案文件的整理和歸納應該規范化、科學化，醫院應該制定相關的檔案管理制度和流程，保證檔案文件可以順利地保存和運用。同時也要保證檔案文件的完整性和真實性。在此基礎上，醫院可以研究和開發更加先進的檔案管理技術和設備，為醫院提供簡捷快速的搜索查詢條件，從而提高醫院和人民群眾的使用滿意度。

（二）轉變檔案服務方式，加強檔案工作人員的專業素質。大數據和信息文化時代背景下，很多領域都使用了云計算等先進的網絡技術，這些都為醫院檔案管理工作轉型提供了便利的技術支持。首先，醫院內部要不斷提升服務質量，從醫院內部角度來說，部門之間的聯合管理可以節約不少時間，后勤、人事、財務、教學等部門進行統一管理之后，在收集相關部門的檔案文件時，工作效率會有很大的提高。并且除了醫院內部的聯系之外，醫院和醫院之間也可以通過這樣的手段實現檔案分享和資源整合，為醫院之間的共同發展提供有效基礎。

另外，從檔案管理工作人員的角度來說，信息技術的不斷發展意味著管理人員需要不斷更新和學習檔案管理工作的知識，因此醫院應該注重對檔案管理人員的挖掘和培養，成立一個專業的檔案管理小組，對其進行不定期的培訓和學習，同時也要加強檔案管理工作人員的獎懲機制，豐富其工作福利待遇。這樣檔案管理工作人員的工作積極性和能動性會有很大的提高。

（三）轉變檔案管理模式，為檔案管理工作提供充分的設備資源。在醫院檔案的管理過程中，除了以上兩點以外，最重要的就是要規范檔案管理的制度和模式，使其可以適應醫院的發展和大眾的需求。在符合國家法律法規的基礎上，要對檔案規范化和標準化進行及時的改正和修訂，完善檔案工作制度和文件歸檔方案，健全檔案標準體系，從而確保檔案文件的完整性和真實性。另外，檔案的存檔方式也應該從傳統的紙質存檔過渡到現代的電子存檔閱檔模式，從而適應醫院和大眾對于文件檔案的閱覽需求。

醫院也要注重檔案電子化建設進程，要參考醫院本身的實際需求，引進合適的技術設備和電子檔案使用設備，比如高速掃描機器、光盤刻錄機等先進設備，同時也可以使用和購買一些必要的檔案整理軟件、殺毒軟件和加密軟件等，建立一個安全的檔案系統。同時可以結合云管理，提高檔案管理的效率和質量。此外，檔案管理工作人員還要整理出年份久遠的紙質檔案，通過電子化技術進行掃描，讓其可以保存在電腦里，防止其丟失和毀壞。并且對不同的文件類型進行分類，這樣對于查詢者來說是非常方便的。所以醫院也要建立安全有效的檔案數據管理模型，為以后醫院有效地展開各項工作提供保障，也可以為醫院其他部門提供方便快捷的檔案查詢條件。總之，醫院要在醫院整體發展水平的基礎上，積極建立健全檔案信息管理工作體系，為醫院快速發展提供良好的資源支持。

三、結語

綜上所述，目前很多醫院在檔案管理工作過程中還存在各種不足，而且隨著近年來醫院規模的擴大、醫院患者數量的不斷增加，醫院的工作壓力也在不斷上升，而對于檔案資源需求也日益增加。然而，傳統的檔案管理體系已經不能滿足醫院的發展要求，很多醫院的檔案工作還存在不規范、不科學、不真實的情況，醫院要想得到快速發展，必須要轉型創新對檔案工作的管理體系。因此，信息化背景下，檔案管理人員以及醫院高層管理人員必須重視檔案管理規范化、科學化的必要性。同時還要努力提高檔案管理工作人員的職業素質和專業素養，只有建立規范的醫院檔案管理機制，優化醫院文書檔案管理模式，才能在信息化時代不斷發展壯大我國的醫療衛生事業。